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文档简介

归档存档管理制度1.总则归档存档管理制度是为了规范企业文件归档存档工作，确保企业文件的安全保管和高效利用，提高工作效率和信息管理水平，保障企业长期发展所订立的管理制度。2.适用范围本制度适用于企业全体员工，包含全部部门、办事处、分支机构等。3.文件归档存档组织原则3.1.文件归档存档组织应依据文件的性质、用途和流转程序进行合理分类和编制。3.2.文件归档存档采用标准化的文件编号、装订和存放方式，确保易于检索和阅读。3.3.不同类别的文件采取不同的归档周期和保管期限，详见附表1、4.文件归档存档流程4.1.归档流程4.1.1.编写文件：依据文件要求和规范编写相关文件。4.1.2.文件审批：经相关部门、上级领导审批通过后，准备归档。4.1.3.文件复制：将文件存档原件和副本分别复制一份。4.1.4.文档分类：依据文件的性质和用途进行分类。4.1.5.文件编号：为每份文件调配唯一标识号码，依照年份、序号进行编号。4.1.6.文件装订：将文件依照分类和编号进行装订。4.1.7.文件存档：依照归档要求将文件存放到指定的存档地方。4.2.存档管理4.2.1.存档地方：确保管档地方安全、防潮、防火，并标明存档地方的名称和住址。4.2.2.存档柜：采用封闭式存档柜，柜门应加锁，只有授权人员方可打开。4.2.3.存档标签：为每个存档柜和文件夹贴上清楚明确的存档标签，标明文件分类和编号。4.2.4.存档清单：建立存档清单，记录文件的存档时间、地方、编号等信息，用于日后查找。4.2.5.存档备份：订立定期备份存档文件的制度，确保文件不会丢失或损坏。5.文件检索与借阅5.1.检索员：指定专人负责存档文件的检索工作，在岗时应严格执行保密制度。5.2.检索程序：依照存档编号和分类进行检索，供应检索恳求和借阅申请服务。5.3.借阅规定：借阅文件应填写借阅登记表，借阅期限不得超出15个工作日，逾期需办理续借手续。5.4.文件的归还：借阅者须定时归还文件，归还后由检索员进行存档。6.文件销毁6.1.文件销毁的条件6.1.1.文件存档期限届满。6.1.2.文件发生了重点修改或被废弃不再适用。6.1.3.文件被要求销毁。6.2.文件销毁程序6.2.1.订立销毁方案：确定需要销毁的文件范围和销毁方式。6.2.2.文件复查：对需要销毁的文件进行复查，确保无遗漏。6.2.3.销毁准备：联系特地的销毁单位，准备销毁所需的设备和人员。6.2.4.销毁过程：依据销毁方案进行文件销毁操作。6.2.5.销毁证明：销毁单位应供应文件销毁的证明，并填写销毁登记簿。附表1：文件归档存档周期和保管期限类别归档周期保管期限行政管理类3年10年项目管理类项目结束后10年财务管理类每年年底15年人力资源类停止后30年客户合同类合同停止后合同有效期后再加5年以上制度由企业管理负责人负责组织实

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