《采购术语掌握》课件

采购术语掌握采购活动中涉及众多专有术语,了解和掌握这些术语对于有效进行采购活动至关重要。本课件将系统地介绍常见的采购术语,为您的采购实践提供必要的知识基础。采购术语的重要性提高效率掌握采购术语能够帮助企业更快捷、更高效地开展采购活动,节省时间成本。增强谈判能力熟悉术语有助于企业在采购谈判中掌握主动权,提高谈判成功率。规避风险准确理解术语有利于企业识别并规避采购中的潜在风险,维护自身权益。提升专业水平掌握采购专业术语可以增强采购人员的专业知识和技能,提升企业形象。采购术语的定义采购术语是指在采购管理过程中使用的专业用语和概念。这些术语帮助采购人员更好地理解和沟通采购流程中的各个环节,确保采购活动的效率和透明度。掌握采购术语的准确含义和应用场景,对于提高采购专业能力和实现精细化管理至关重要。只有清楚了解这些术语的定义,才能更好地制定采购策略,优化采购流程,控制采购成本。采购术语的分类按性质分包括业务性术语、财务性术语和法律性术语等。按采购阶段分从需求提出、询价、议价到合同签订和付款等阶段。按参与方分涉及采购部门、供应商、物流公司等各方。按文件分如订单、合同、发票等采购相关凭证。常见采购术语概述基本术语包括订单、合同、发票等基础的采购文件和概念。供应链管理涉及供应商、采购计划、库存管理等供应链相关术语。交易流程如询价、议价、验收、返修等采购全流程的关键环节。绩效评估包括采购成本分析、供应商评估等采购绩效管理的术语。订货(PurchaseOrder)定义订货是采购部门向供应商下达的正式请求，要求提供一定数量的商品或服务。主要内容订货单包括产品/服务描述、数量、价格、交货日期等信息，是合同的依据。作用订货单能保证双方权利义务关系明确,有利于后续验收、付款等环节的顺利进行。流程下达订单→供应商确认→安排生产/交货→收货验证→结算付款。合同(Contract)合同定义合同是双方或多方当事人就某一事项达成的法律协议,规定了双方的权利和义务。合同具有法律效力,对签约双方都具有约束力。合同内容合同通常包括标的物、价格、数量、交货期限、付款方式、违约责任等内容。合同内容需要双方充分协商并达成一致意见。合同签订在充分沟通和谈判后,双方在合同上签字盖章即可正式生效。合同签订后,双方需要严格遵守合同条款履行义务。发票(Invoice)定义发票是买卖双方进行交易时,商家向买家出具的证明文件,详细记录了交易商品的信息和价格。功能发票不仅有记录交易的作用,还可用于税务申报、账务核算和支付跟踪等目的。关键信息发票通常包括商品名称、数量、单价、总价、购买日期、发票编号等关键信息。账单(Statement)账单定义账单是一份详细列出所购商品或服务项目及其相应费用的单据。它是供应商向买方开具的收款凭证。账单周期账单通常按月或季度出具,明确买方的应付金额和付款期限。账单内容账单包括订单编号、商品名称、数量、单价、总金额等详细信息,为采购结算提供依据。付款条件(PaymentTerms)现金结算买家与卖家在交易完成后立即进行现金支付。这种情况下买家能够获得最大的议价空间。账期结算买家获得一定账期,可在付款截止日前支付货款。这种方式有利于买方的资金流管理。分期付款买家根据约定分期支付货款。有利于大额采购的资金安排,但需要双方信任。预付款买家提前支付部分货款,剩余款项在交货时或账期内支付。有利于卖家的现金流。报价(Quotation)报价概览报价是供应商提供给采购方的一份详细的价格单,列明了采购产品或服务的价格、数量、交货期等具体信息,是双方进行采购谈判的基础。报价目的报价的目的是让采购方了解供应商的产品或服务价格,为双方进行价格谈判、签订合同等环节做好准备。报价注意事项报价应该清晰明确,包含所有相关费用报价应该有一定的灵活性,留有价格谈判空间报价应该反映供应商的最优惠价格投标(Tender)参与公开竞标通过参与公开招标,供应商可以有机会赢得大型政府或企业项目的合同。提交详细标书标书需要包括产品或服务介绍、交货时间、预算等详细信息,以满足客户需求。展示专业能力通过标书,供应商可以展示自身的资质、经验和专业实力,提高中标机会。严格遵守流程投标需严格按照客户要求的时间、格式和内容提交,以确保顺利参与竞标。供应商(Supplier)供应商概述供应商是企业采购活动中重要的参与者,负责向企业提供所需的货物和服务。选择合适的供应商是采购管理的关键。供应商的重要性优秀的供应商可以为企业提供优质的产品和服务,降低采购成本,提高运营效率。供应商评估与管理定期评估供应商的表现,并采取有效的供应商管理措施,是确保采购质量和效率的关键。供应商关系管理建立良好的供应商关系,可以促进双方的长期合作,实现共赢。采购计划(ProcurementPlan)明确需求首先确定采购需求的具体内容和数量,根据业务发展计划制定相应的采购计划。供应商选择评估并选择合适的供应商,建立长期的合作关系,确保供应质量和及时性。资金预算合理规划采购资金,确保按时支付采购款项,降低采购成本和风险。计划执行严格按照采购计划执行,跟踪采购进度,及时解决问题,确保计划顺利实施。供应管理(SupplyManagement)供应链管理综合协调采购、生产、配送等环节,提高供应链的效率和灵活性。供应商管理选择合适的供应商,建立长期战略合作关系,确保供应质量和及时性。库存管理根据需求动态调整库存水平,降低资金占用和减少浪费。询价(RequestforQuotation)定义询价是采购人向供应商发出的一种正式要求,询问供应商提供某种商品或服务的报价信息。目的通过询价,采购人可以了解市场价格,比较不同供应商的报价,选择最合适的供应商。内容询价单通常包括商品描述、数量需求、交货时间、付款条件等关键信息。流程采购人发出询价单>供应商提供报价>采购人比较并选择>通知中标供应商议价(Negotiation)建立信任关系采购人员与供应商应建立良好的合作关系,通过坦诚沟通和互相理解来达成共赢。平衡利益诉求在谈判过程中,双方应妥协和让步,找到双赢的解决方案。制定谈判策略采购人员应提前做好充分的市场调研和成本分析,制定明确的谈判目标和行动计划。采购预算(ProcurementBudget)预算制定根据采购需求和历史数据制定全面的采购预算,考虑各类费用如物料价格、运输、仓储等。预算追踪持续跟踪实际采购支出,及时调整预算,确保开支在预算范围内。预算管理建立预算管理机制,明确资金使用审批流程,提高预算管控能力。成本优化深入分析采购成本构成,寻找降本机会,提高采购效率。采购订单(PurchaseOrder)订单详细信息采购订单包括商品名称、数量、单价、总价等,是买卖双方确认交易内容的依据。交货时间订单中明确了商品的交货日期和交货地点,确保采购流程的及时性。付款条件订单上标明了结算方式和付款期限,规范了双方的财务关系。发货(Delivery)1交货时间根据采购合同的约定，准时将货物交付给客户是采购管理的关键任务。2交货方式选择合适的运输方式和渠道,确保货物能安全、高效地送达目的地。3验收检查在货物交付时,需与客户共同进行数量及质量检查,确保符合要求。4配送追踪采用运单号等跟踪措施,实时掌握货物的运输进度和状态。运输(Logistics)货物运输采购过程中,需要对货物进行合理有效的运输和配送。选择合适的运输方式和路线,可以确保货物安全高效地送达。配送管理采购部门需要与物流部门密切配合,制定详细的配送计划,跟踪货物运输进度,确保按时交货。运输成本运输成本是采购成本的重要组成部分,需要合理控制,提高采购效率。供应链协作良好的供应商-采购商-物流商协作,可以实现资源共享、信息畅通,提升整体运作效率。验收(Inspection)验收流程采购验收是采购活动的关键步骤,包括外观检查、数量核对、功能测试等,确保采购物品符合合同要求和质量标准。验收单记录验收单是正式记录验收情况的文件,需要双方代表签字确认,作为后续结算和争议解决的依据。验收人资格参与验收的人员需要具备专业知识和经验,保证验收过程公正客观,维护采购方的权益。采购合同(ProcurementContract)合同条款采购合同包含商品或服务的具体内容、数量、价格、交付期限和付款条件等重要条款。风险分担合同明确双方责任和风险分担,可有效降低采购过程中的潜在风险。法律保护合同具有法律约束力,能为双方权益提供法律保障。业务协调合同约定各项业务流程,帮助买卖双方做好有效协调。验货(QualityInspection)检查规程根据合同和标准,制定详细的验货检查清单,确保全面和规范。质量把控对货物进行外观、尺寸、功能等全面检查,确保符合要求。记录保存将验货结果详细记录,以备后续查阅和评估。返修(Return)退货流程客户对采购的产品如有质量问题或不满意,可以按照合同条款提出退货。公司需要评估原因,并安排退货和更换的具体流程。验货与评估收到退货商品后,公司需要仔细检查产品质量,评估是否符合质量标准。根据评估结果决定是否予以退换。退货补偿如果退货原因合理,公司需要及时退还已付款项,并承担相关的运费。同时提供等值的替换商品或者积分补偿。采购绩效评估1建立评估指标制定切合实际的采购绩效指标,如采购成本、交付时间、供应商满意度等。2定期评估和反馈定期收集和分析数据,及时发现问题并提出改进措施。3注重过程管理关注采购全流程,持续优化以提高整体采购效率。4激励改进措施根据评估结果制定激励和改进计划,提升采购团队的积极性。供应商评估(SupplierEvaluation)全面评价供应商评估应该从多个角度出发,包括产品质量、供货能力、服务水平、价格竞争力等各个重要方面。绩效指标制定详细的供应商绩效指标体系,对供应商进行定期评估,客观反映其实际表现。持续改进将评估结果反馈给供应商,鼓励其持续改进,共同提升采购质量和效率。资质审查充分审查供应商的资质、认证、财务状况等,确保其具有长期稳定的供应能力。供应链管理(SupplyChainManagement)1整合供应商关系通过与供应商建立长期、紧密的合作关系,提高供应链的整体效率和响应能力。2优化物流配送利用先进的物流技术和系统,实现从原材料到制成品的高效运输和配送。3提高存货管理水平采用精益生产与及时供货的理念,最大限度降低供应链的库存成本。4增强信息共享和协同建立敏捷的信息系统,促进上下游企业间的信息透明、实时共享。采购成本分析(CostAnalysis)全面成本评估采购成本分析要考虑直接成本、间接成本、交易成本等各类采购相关费用,深入了解采购过程中的全部开支。数据驱动决策通过对采购数据的分析,可以识别出降低成本的机会,制定更有针对性的采购策略。优化供应链采购成本分析有助于优化供应链,提高采购效率,从而减少采购过程中的各项开支。风险管理成本分析可以帮助企业了解采购过程中的各种风险因素,制定应对措施,避免不必要的损失。采购风险管理(ProcurementRiskManagement)风险识别有效识别采购过程中可能出现的各种风险,包括供应商违约、价格波动、交货延误等。风险评估对已识别的风险进行系统评估,了解风险