完整版接待工作手册

完整版)接待工作手册

公司接待管理手册本管理手册的目的是为了贯彻中央八项规定，发扬勤俭节约的优良传统，简化接待程序，降低费用支出，提高接待效果，推进节约型企业建设，并有效促进企业的发展。接待范围包括内部接待、会务接待、公务接待和商务接待。内部接待指公司系统内的接待，包括公司领导、各部门人员到所属各单位检查、调研、指导工作等，基层单位领导、业务人员到公司机关请示、汇报或办理相关业务工作等。会务接待包括大型综合性会议、专题业务会议、业务培训和其他重大活动。公务接待包括上级和地方政府及行业主管部门的检查、调研、指导等。商务接待主要指业主的考察、调研、洽谈等。接待原则包括热情礼貌、服务周到，对内从严、对外从宽，对口接待、预算管理。接待任务按照接待对象的级别分为三级，具体实施可根据任务的实际情况确定，并匹配相应的接待标准。接待流程包括收到接待任务、制定接待方案、公司相关领导审批、组织实施接待、费用核销、接待总结和建立接待台账。具体操作包括与对方沟通确定来访人员信息、制定接待方案、审批方案、组织实施接待、办理迎送手续、预订房间、车辆安排、就餐安排、活动安排、应急准备、费用核销、总结接待工作、建立接待台账。以上是本公司接待管理手册的内容，旨在规范公司接待流程，提高接待效率和质量，促进企业的发展。6.接待流程指南6.1接受接待任务并制定接待方案根据领导要求，及时与对方联系，了解宾客信息，包括到访时间、目的、活动范围、人员情况（单位全称、职务、级别、性别、人数）、往返情况（始发地、班次、车次、出发时间、预计到达及离开时间）。同时，掌握宾客（尤其是主宾）的生活、饮食惯、工作条件要求，参考查阅主宾以往的到访情况，成立接待工作小组，明确分工，确定接待负责人。如来宾中有女宾，尽量确保至少一名女性接待人员。根据来访宾客，结合人员到实地踩点情况，提出初步日程建议。经领导审核，并与对方沟通确定后，形成基本的日程安排。根据日程安排拟定接待方案，内容包括迎送陪同、视察参观、会议座谈、宴请配餐、住宿、车辆、着装要求等。填写《接待申请表》，按照流程履行接待方案，领导批准后组织实施。特殊情况可事前经主要领导口头同意后执行接待方案。《接待申请表》被批准后，及时将方案告知参加接待的有关领导及参与配合的相关部门、单位和个人。根据任务要求，编印小开本《接待手册》。6.2接送安排提前一天确认来宾信息有无变化。提前了解接机（接站）领导如何前往迎接地点，集中前往时，应及时通知有关人员，做好出发组织工作。准备接机（接站）牌。通知接机（接站）车辆出发时间。提前3个小时了解来宾抵达时间，确定是否准点到达。工作人员提前到达机场（车站）等候并引导接机（接站）领导迎接来宾。领导出站后，协助来宾领取行李并送往住地。做好来宾入住、用餐的引导工作。提前通知迎接领导在公司总部迎接，通知总部迎接人员各就各位。落实来宾回程信息，包括回程时间、班次（车次）。提前询问航班（车次）情况，了解有无晚点、延误等变化。根据需要，搜集来宾相关证件信息。协助办理行李托运手续。酒店预订：根据来宾身份，提供2-3个备选酒店，并经过领导审核后确定入住酒店。在预定房间时，将入住天数增加一天，以避免房卡过期造成不便。根据来宾级别安排房间，一类宾客安排套间，二类宾客安排商务间或单间，其他人员安排标准间。如果来宾较多，应预留机动房。办公室负责人员、领导秘书等人员的房间应尽可能靠近主宾房间。迎宾准备根据来宾等级，需要往房间配送物品的提前配送，如企业宣传册、欢迎卡、茶叶等。提前开通房间的国内长话功能，并要求酒店采取限制无关电话打进措施。车辆安排：提前安排嘉宾用车，包括司机姓名、电话、车牌号等信息。根据接待方案，驾驶员应提前熟悉来宾行程，对行车路线进行设计，必要时踩点选择最佳路线，对可能出现的异常情况做好预案。驾驶员应提前检查车况，检查车上空调、影音设备，确保油料充足，准备好通行费用，根据行程，提前准备好通行证件。在穿着正式工作服、系领带、戴白色手套的情况下，驾驶员应保持服饰整洁、面容清洁，使用礼貌用语，服从接待现场安排。当车辆超过三辆时，应对车辆进行编号。车上应配备并及时更新纸巾、矿泉水、雨伞、常用药及当地地图等物品。在来宾上车前，应开启车内空调，置于合适温度，并在来宾上车后主动询问温度是否适宜。每天用车结束后，应及时清洗、除味、消毒，清理垃圾，保持车内干净卫生。当来宾下车后，应检查车内是否有来宾遗忘的物品。针对可能出现的异常情况，做好预案，提前了解天气、路况、车辆通行情况等变化。接待：在来宾到达酒店后，应帮助卸取行李，并向来宾发放房卡，引导来宾上电梯。迎宾安排应根据来宾等级，需要往房间配送物品的提前配送，如企业宣传册、欢迎卡、茶叶等。与迎接人员保持联系，确定到达时间，并将情况及时向等候迎接来宾的领导汇报。在预定房间时，将入住天数增加一天，以避免房卡过期造成不便。来宾较多时，应预留机动房。办公室负责人员、领导秘书等人员的房间应尽可能靠近主宾房间。迎宾准备根据来宾等级，需要往房间配送物品的提前配送，如企业宣传册、欢迎卡、茶叶等。提前开通房间的国内长话功能，并要求酒店采取限制无关电话打进措施。6.5就餐安排工作项目：根据来宾级别及相关要求预订1-2家宴请地点，由相关领导确定宴请地点。工作内容：根据要求布置就餐地点，提前放置酒水、香烟，需要醒酒的红酒要提前通知酒店服务员。落实来宾名单，确定就餐陪同人员。重大宴请时，制作排位表并摆放席位卡。根据主宾或主要领导口味提前配菜，菜单包括凉菜、热菜、汤、甜点、主食、水果，合理搭配来宾口味，体现当地特色和时令菜式，控制用餐标准及菜量，不铺张浪费。例行节约，原则不上高档菜肴和名贵烟酒，宜选用当地家常菜、特色菜和当地特产烟酒。布置来宾休息区，安排茶水和消遣用品。确认来宾到达时间，告知相关陪同人员提前15分钟到达餐厅等候。引导来宾入座。用餐结束前15分钟，通知相关接待人员、驾驶员做好车辆准备。协助领导将来宾送至门口或上车地点道别。在来宾离开时及时关注是否有遗留物品。6.6活动安排（会议、考察接待）工作项目：按照会议人数、形式确定会议室，了解会场设施。工作内容：提前制作会场横幅，保持会场清洁。根据实际情况放置会议指示牌和准备电子屏。准备笔墨纸砚供来宾题词（如有需要）。在座位上摆放会议议程（包括参会人员名单、会议议程及公司简介）、交流材料等。根据来宾人数，准备适量的水果。保持接待室干净卫生，提前准备好热水和茶叶。准备茶杯、茶叶、热水、矿泉水、纸巾、笔记本、签字笔、桌牌等必要用品。检查会场投影、音响设备及会议室电源、照明及空调系统，空调应提前开启。服务人员提前到位，提前通知参加会议人员入座。会场服务人员应穿着得体，最好穿工装。会议服务期间，应及时为参会人员添加茶水。有关部门应提前准备录像、录音设备。提前与媒体联系，开展新闻报道。对内对外宣传报道经相关领导审核后方可发布。会场布置工作就绪后，通知接待人员。迎接来宾，引导入座。及时了解来宾出发时间，预估到达会场时间。络相关部门和领导，调整接待方案并做好安排提前做好应急物资准备，如急救箱、防暑降温用品等对接待人员进行应急培训，提高应对突发事件的能力三级接待：在接待前，应提前制定应急预案，并对接待人员进行应急培训，以提高应对突发事件的能力。同时，应做好应急物资准备，如急救箱、防暑降温用品等。在接待过程中，发生各类突发紧急事件，需及时联系当地相关部门进行处理，并及时报告上级领导。如果遇到天气变化、自然灾害事故或车辆故障等情况，应及时调整接待方案并做好安排。二级接待：除了应急预案和应急物资准备外，还应对接待人员进行应急培训，提高应对突发事件的能力。在接待过程中，如发生信息变化或突发事件，需及时报告相关领导和接待人员，并做好调整方案。如果遇到天气变化、自然灾害事故或车辆故障等情况，应及时联系相关部门和领导，调整接待方案并做好安排。一级接待：在应急准备方面，应提前制定应急预案、做好应急物资准备，并对接待人员进行应急培训。在接待过程中，如发生信息变化或突发事件，需及时报告相关领导和接待人员，并做好调整方案。如果遇到天气变化、自然灾害事故或车辆故障等情况，应及时联系相关部门和领导，调整接待方案并做好安排。同时，如遇到群体性事件，应及时调整接待会见地点，并以适当的理由向来宾予以解释，并尽快予以处理。来宾级别：XXX一行莅临XXX开展工作调研具体事由：工作调研时间：月日至月日酒店等级：星级酒店名称：住宿安排：总房间数：间，入住天数：天，房间类型：套房间/单人间/双人间等，结账类型：我方承担/来宾自付会见安排：横幅/电子屏内容，投影/宣传片/录音/音响/话筒/水果/瓶装水/宣传册/拍照/摄像等用餐安排：拟用餐总次数、用餐时间，用餐、用酒基本规格活动时间、考察或观光地点，是否需要购票：是/否，类型：机票/火车/汽车宴请安排、活动安排、返程安排，购票费用：我方承担/来宾自付特殊安排：按正常接待等级标准以外的其他要求项目金额说明、费用预算住宿费用：餐饮费用：合计：接待部门意见，分管领导审批，主管领导审批XXX一行莅临XXX开展工作调研会议手册企业文化：企业精神：科学管理、文明施工、艰苦奋斗、勇创一流管理方针：以人为本、塑造精品、安全环保、守约诚信、真诚服务经营理念：责任荣誉共赢企业愿景：发挥陕西省施工总承包龙头企业优势，争做国内一流施工企业企业价值观：奉献社会、富裕职工企业服务宗旨：施工前为用户着想，施工中对用户负责，施工后让用户满意调研提纲：1、20年上半年生产经营情况；2、安全生产情况；3、结合“十二五”规划的执行情况，对标准化、信息化的认识（重点，互动）会议地点：XXX2楼会议室日期时间：会议议程：会议内容：14:00——14:10：XXX做调研讲话，***做工作汇报，标准化、信息化专题互动，***做总结讲话14:10——15:10：15:10——17:10：17:10——17:40：XXX一行莅临XXX开展工作调研会议参会名单：序号姓名职务1党委书记、董事长2党委副书记、总经理3总工程师4副总经理5副总经理6副总经理1XXX领导2集团领导3集团各部门总工程师4集团各部门副总经理5集团各部门副总经理6集团各部门副总经理1.综合办公室主任、生产管理部部长、技术管理部部长、XXX副部长、财务负责人和公司领导是公司的重要领导人员。2.公司简介：XXX是由中国人民解放军建筑工程第七师集体转业而来的国家房屋建筑工程施工总承包壹级企业，具备多项资质。3.建司六十年来，秉承“科学管理、文明施工，艰苦奋斗、勇创一流”的企业精神，承担了多项国防及民生重点工程建设任务，为我国经济建设作出了突出贡献。4.近年来，公司以建设施工总承包特级资质企业为目标，先后承接了多项“高、大、精、尖”项目，获得多项荣誉和认证。5.公司被授予了“省级文明单位”称号，并在企业信用等级评审中被授予了“AAA”信用等级，被授予了省级“重合同、守信用”企业。6.7.5房间必备物品一览表包括水果、茶叶、公司欢迎卡、矿泉水、日程安排/接待手册、洗漱用品和个性化物品，不同级别的接待需要的物品不同。7.7.6住房设施检查表需要对住房设施进行检查和分工。项目检查内容。核查人。复查结果一、房间设施及卫生卫生间：水龙头、马桶、浴缸开关是否漏水、阻塞、损坏、脏乱；热水器是否损坏、不通电、不通水；袍、毛巾、浴巾、卷筒纸是否缺少；通风、灭蚊情况如何。客厅：门窗开关是否损坏；桌椅是否损坏；电话是否通；是否有取电卡。卧室：被褥、被套、枕套是否叠放脏乱、未洗、未熨、未折叠；被芯、枕芯是否未翻晒；睡衣是否未洗、未熨、未挂；灯具是否不亮；书报是否缺少、过期书报未清理；物品是否杂乱；办公文具是否不全；是否有备用取电卡。书房：书报是否缺少、过期书报未清理；物品是否杂乱；办公文具是否不全；是否有备用取电卡。阳台：电源插座是否正常；衣架、衣夹是否缺少、损坏、脏乱、摆放不齐。门窗：开关是否损坏；地板、地毯是否损坏、不洁；绿色植物是否枯萎、损坏。二、安全设施消防设施：灭火器、防毒面具是否能使用、失效。通道电梯：是否阻塞、脏乱、不运行、不通电、指示灯不亮、开关失灵。电气设备：是否不通、杂音、图像不清、频道少、节目单不全。电视是否不能上网、速度慢、损坏、不安全。三、食品饮料矿泉水：是否缺少、变质。水果：是否品种单一、变质。四、洗漱用品房间朝向、位置、异味、噪音、欢迎卡、水果、鲜花等情况。注：检查项目包括但不限于上述内容。上述检查主要适用于一级接待任务，公司接待人员进入房间实地检查，亦可作为考察接待宾馆的设施、服务水平评价标准。就餐地点检查表餐厅和房间名称。餐厅负责人及联系方式：一、就餐需配备的项目餐桌、碗筷刀叉、接待席位卡、个性化食品、服务人员、台布/台花、酒杯、白酒、饮料等是否配备齐全，是否符合接待要求。二、就餐环境检查1、必备设施设备是否齐全；2、必备设施是否处于良好可用状态。检查要求：供水系统是否正常；空调（含遥控）工作正常，是否控制在26℃；空气是否流通；卫生间物品及配备是否齐全和完好（植物、洗手液、毛巾、纸巾和空气清新剂、马桶）；餐厅通道是否畅通；电视机图像是否清晰，遥控是否完好；餐厅及卫生间地点是否干净、防滑；房间是否明亮，灯具是否干净、完好；餐厅内外是否有噪音；餐厅大小是否符合要求。检查人。年月日时分检查情况汇总核查人。年月日时分注：上述检查表供参考，主要适用于一级和二级接待。亦可作为考察接待餐厅的评价标准，检查项目包括但不限于上述内容。坐在主席台正中央，其他领导按照顺序排列。8.2.2关于宴会座次的安排8.2.2.1宴会座次应根据来宾身份和职务确定，一般来说，主宾应坐在主席桌正中央。其他来宾则按照职位和年龄等因素分别安排座次。8.2.2.2宴会座次安排应做到合理、公正，避免出现不和谐的情况，同时也要注意考虑到来宾之间的关系和交流。8.3接待礼仪注意事项8.3.1接待礼仪是企业文化的重要组成部分，要注重细节，做到周到、细致、热情、得体。8.3.2在接待过程中，要注意礼仪的规范性和专业性，避免出现不当的言行举止，影响企业形象。8.3.3在接待过程中，要注意与来宾的沟通和交流，尽可能地了解来宾的需求和意见，为来宾提供更好的服务和体验。8.3.4在接待过程中，要注重礼品