湖南大鱼海堂餐饮文化传播有限公司进货费用控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 湖南大鱼海堂餐饮文化传播有限公司简介 湖南大鱼海堂餐饮文化传播有限公司进货费用控制制度优化设计湖南大鱼海堂餐饮文化传播有限公司简介湖南大鱼海堂餐饮文化传播有限公司于2017年10月24日正式创立，该公司成立至今已三年有余，注册资本为500万元整，法定代表人为陈志高，注册地址位于长沙市湘报传媒中心301号。公司在长沙的第一家旗舰店位于湖南省长沙市金融中心,总营面积为4500平方米,总投金额为2500万,拥有餐位数580余个,经营范围主要包括健康和餐饮管理（中餐和西餐，日本料理、韩国料理等），文化商业活动的组织和策划，三年来公司立足在中南地区打造最地道的海鲜姿造，目标成为覆盖整个中南地区成为一家颇具影响力的大型连锁餐饮企业。2湖南大鱼海堂餐饮文化传播有限公司进货费用控制制度现状分析大鱼海堂公司的进货管理流程主要分为采购、验收、仓管和发放四个环节，根据对各餐饮企业的实际情况的全方位分析，务必切实做好采购进货工作。为了规范公司的进货费用控制制度、节约进货费用以及提高企业的经营效益，公司特别制定了三条基本制度（如表2-1所示）。表2-1基本制度方法目的加强进货流程的事前管理，做好相关市场调查有效控制进货采购成本并且保证相关货品质量。规范进货采购流程，严格遵守及时采购，控制进货成本对可能具备相同属性的物品，要尽量集中进行进货采购方便办理相应申购程序初选供货商由表2-1可以看出：正确的市场调查，规范的采购流程以及合理的申购程序对公司进货费用控制制度的重要性，但大鱼海堂公司在做市场调查时有时随意更改负责人员，没有形成一个较为固定的调查体系（固定的调查人员和次数），从而影响后续分析程序的有效进行。另外，虽然进货活动一般取决于进货部门和采购人员，通常情况下，进货部门配合相关负责人员完成采购合同的谈判，做好相关记录，确定部门合同，但在实际工作中，公司的采购流程受到了许多部门和机构的影响。除此之外，为了进一步控制好进货费用，供货商的处理也是重中之重，具体流程如图2-1所示初选供货商找代表供应商，市场考察找代表供应商，市场考察初选供货商对比类似商品供应商试用供货商成立审查小组，民主表决决定确定供货商审查小组跟进处理，决定是否更换或者继续使用后续处理 图2-1处理供货商流程图结合上图可见其一，大鱼海堂公司在初选供货商时，相关人员先对市场进行考察，从当地挑选出具有一定代表性的商家，再进行总体考察，在考察过程中把工作重心放在了解供货商的货物来源方面，但在处理实际问题中，往往还要进行货物来源的分类，如果公司没有对不同的货物进行不同的计量和处理，往往还会影响相关货物的申购程序和采购流程，甚至导致错误工作报告的出现。

其二，公司在试用供货商时，对具有相同属性的商品先找到两家同时进行供货，然后主要从价格和质量两个方面展开对比。

其三，公司在确定供货商时，由总经理、厨师长、财务及采购人员形成审查小组，通过了解使用结果，采用民主表决的方式进行集中表决予以确定。

最后，公司在供货商方面的后续跟进程序倘若没有做好，在合作的过程中，如果供货商一方违反合同约定，大鱼海堂公司将会在合同到期之前，要求审查小组商讨是否作出更改需求的决定。3湖南大鱼海堂餐饮文化传播有限公司进货费用控制制度存在的问题3.1市场调查及结果处理方法不到位从上述大鱼海堂的现状分析可以看到，公司做了一些加强进货流程事前管理的工作，做了相关市场调查，但由于进货费用涉及到方方面面，所以为了能更有效地控制和降低进货采购成本和保证进货采购质量，公司在处理进货费用的时候，应该要考虑多方面具体因素，首先目前看来，大鱼海堂虽然每个月都会进行市场调查，但是还没有成立固定的调查体系，即没有固定的调查人员以及调查次数。因为市场调查人员的变动以及调查次数的不足可能存在不严谨性和偶然性，其次，大鱼海堂针对市场调查结果也没有设定合理程序，仅仅设立由厨师长、质检员组成的寻价员，然后每月两次（月初和月中）进入市场寻价，然而，公司只做到了重视调查过程而忽略结果的处理，所以在调查的方法和程序方面并没有引起足够重视，调查人员不固定，范围不全面以及结果处理不当等问题的存在，导致了进货质量存在不当，从而大大增加了进货采购跟进程序的繁琐性，加重了不必要的麻烦，甚至影响其他相关的业务流程。3.2进货申购程序不合理大鱼海堂公司在进行合理进货采购之前，为了能更好地保证进货质量和进货费用的处理，对耗用物品和自购菜品进行了相关的申购程序。首先，关于耗用物品，对经常性项目的采购所需部门应该每个月都在固定的时间进行计划，但尽管如此，公司的申购程序还是存在一定缺陷，不完整的审批流程会导致公司进货费用处理得不准确。除此以外，公司对临时采购的零星低值物品虽然填写了相关申购单，但是没有确保每一次都是经过部门负责人同意后再进行办理的。而零星物品的采购又不得超过两天，总经理在申购单上写明了需要急购的物品以方便及时购买，其次，关于自购菜品的申购程序，则需要根据具体情况填写申购物品清单，然后在厨房负责人签字后交给采购进行对应办理。同时，酒店管理人员与厨师长负责随时检查库存情况，当下降到最低存货点时，并没有每次都及时地以书面的形式通知采购部门进货，这样一来，将会影响大鱼海堂公司进货费用处理的及时性。综合以上分析，公司的申购程序还是稍有欠缺，申购程序不流畅完整，相关申购程序设计不合理，都是影响进货质量和进货费用控制的一大重要因素。3.3采购流程不严谨大鱼海堂公司采购流程大致分为前期调查、采购进货、验收入库和库存保管。为了降低进货费用，提高工作质量，根据实际情况来确定具体所需的进货数量。例如，蔬菜、水一类材料需要每日进行定期采购，一般要求供货商送货以保证其质量。然后相关原料的部门在每日营业结束之前根据当日具体情况，提出次日的采购数量。进货采购完成以后，公司将验收单填写完，再由采购部门负责人签字完毕后实行入库单的一式三联(采购员或供货商、财务部各一联)。在货物入库时，仔细检查货物的数量和质量，其中对符合要求的物品才能办理入库。除此之外，采购员没有及时登记帐卡则会影响每天结出数量的合计数，从而影响公司进货费用的准确性。在验收入库之后，还应该要合理利用仓库具体条件，分门别类地保管好所有物品。否则稍不严谨的采购流程会影响货物的存在完整性，做不到先进先出，从而导致货物积压变质。4湖南大鱼海堂餐饮文化传播有限公司进货费用控制制度优化设计4.1优化市场调查和结果处理方法针对上述大鱼海堂公司市场调查方面存在的不足，为了能尽可能地避免市场调查人员的变动以及调查次数不足而带来的不严谨性和偶然性，公司应该设立以总经理、财务人员、采购人员和厨师长组成的固定调查小组，然后由该小组进行每个月至少两次的市场调查，在调查后还应该有写明调查人员和时间、具体地点及调查结果的调查记录，由全体人员签字后交给会计存档（如图4-1所示）。总经理总经理成立调查小组财务人员采购人员厨师长定期市场调查进行调查记录全体人员签字交于会计存档图4-1市场调查流程图综上，大鱼海堂公司可以通过这样一套较为完整的市场调查体系，基本上避免了由于市场调查人员的变动以及调查次数的不足而带来的不严谨性和偶然性的问题，从而让市场调查的工作效率得到有效保障，提高调查结果的完整性和准确性。另外，针对调查结果，应该由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合讨论通过，这些优化程序的实施能够有效地减少公司进货采购跟进程序的繁琐性。4.2优化进货申购程序大鱼海堂公司在进行合理进货采购之前，为了更好地保证进货质量和进货费用的处理，首先，在对耗用物品的申购程序处理时，不仅要对于经常性项目的采购由所需部门每个月在固定时间进行计划，申购单一式三联，分别归采购员、仓管员和财务部各所有，除此以外，还应该写明所需耗用物品的品种和规格，在总经理进行审批后，交给采购人员办理。而酒店管理人员与厨师长应随时检查库存，当下降到最低存货点时，应该每次都及时地以书面形式通知采购进货，从而方便及时处理相关进货程序，保证相关进货质量。其次，公司不仅要对耗用物品和自购菜品进行相关的申购程序，还应该包括对供货商送货进行相关合理的申购程序（见图4-2）进货部门填写申购物品清单进货部门填写申购物品清单部门负责人签字采购部门进行办理总经理审批图4-2供货商送货申购程序如表所示，对供货商送货进行这样一个合理的申购程序，制定相关进货审批流程，整体程序严谨，节约处理时间，从而提高了供货商送货效率。4.3优化采购流程为了能更好地控制好大鱼海堂公司进货费用相关制度，应该要在前期调查、采购进货、验收入库和库存保管的基础上加以完善，首先，采购人员应该严格按照“申购单”所列物品的数量和质量标准进行采购。在采购过程中，由于市场因素等特殊原因而导致采购数量和质量结果不合理，出现此类情形时要及时与相关部门取得联系，征得其负责人同意后才能进行购买。

其次，在采购过程中，自购鲜活食品、蔬菜时，应对每次所购菜品的数量、单价和金额等信息进行填写；对采购过程中发生的数量差异而导致的非正常损失，应当单独列示并说明原因，经过总经理批准后才能进行报账。除此之外，采购部还要进行询价比价等工作，做好相关价格记录，监督控制好进货进度，保证所购物品的数量和质量。

最后，根据实际情况作出采购工作报告（相关程序如图4-3所示）。退货及挤压物品的处理退货及挤压物品的处理前期调查出具工作报告单独列示非正常损失采购进货审核申购单验收入库考虑市场等因素填写物品数量等信息库存保管图4-3具体采购流程图结合上述采购流程，从前期调查到最后出具工作报告，程序严谨，一环扣一环，具体采购工作报告内容如表4-1所示。表4-1采购工作报告内容当月采购货物的类别当月采购货物具体所占比例当月因采购程序问题引起的退货情况当月因其他问题导致的退货次数各供应商供货的具体金额分布询价与议价结果的差异金额供应商的送货效率各供应商的差额分布情况如此一来，公司才算有一套较为完整严谨的采购流程，才能更好地提高公司的经济效益，减少资金占有，尽可能减少大鱼海堂公司的进货成本，从而降低整体成本。5总结湖南大鱼海堂餐饮文化传播有限公司的进货费用制度经过三点问题优化之后，公司的经营规模取得了可喜的成就，随着进货费用制度的合理控制，进货费用得到有效降低，相关利润也得到了增加，从而提高了大鱼海堂公司的相关资金使用率，同时也促进了员工层和领导层的合作效率。总体来说，公司相关申购程序和进货流程优化设计的实施让公司进货费用得到了较为合理且严谨的控制，有效控制了进货费用的相关支出，全力以最低的成