衡阳乐尔乐生活超市财务制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1衡阳乐尔乐生活超市简介 衡阳乐尔乐生活超市财务制度优化设计1衡阳乐尔乐生活超市简介衡阳乐尔乐生活超市于2019年2月25日开业，法定代表人周文静，监事刘柏发，注册资本为109万元。超市位于湖南省衡阳市雁峰区白沙洲工业园南外环33号综合楼302室，经营范围包括超市市场零售、日用百货、散装食品、预包装食品、粮油、糕点、面包、果品、蔬菜、酒饮料及茶叶的零售等经营活动。超市坚持以诚信的宗旨，严格控制商品购买这一关，商品价格货比三家，为顾客提供折扣和舒适的购物享受，满足广大顾客的需要。自开业以来，以优质的服务、良好的信誉、完善的售后服务赢得了广大群众的关注。在日常的经营中注重安全生产及拥有专业团队的监控，从未发生一次食品生产安全事故，为广大消费者的健康安全提供了有力的保障。2衡阳乐尔乐生活超市财务制度现状2.1现金管理制度它主要表现在日常运营交易时，涉及现金项目频繁，现金支出多，交由统一财务部门管理办理可以有效的限制现金收入直接被用做支出这一问题的出现。一人监督现金交易大量且频繁的现金管理工作太过松懈，实行多人监管可严加把控，这就要求我们要明确现金的开支范围，严格限额及坚持对账工作。2.2采购管理制度在采购业务中，实际管理中的商品采购及进货按照流程一步一步到位，做到有序且有效。在价格方面，货比三家的真正实施，询价到报价再到跟供应商的洽谈合作。2.3费用报销制度报销的说明要求严格，费用报销的事项包括时效、范围、金额、具体的情况。报销时的单据要求必须填写完整且真实有效。出现因公出差的事例时的费用实行全报。表1财务制度现状明细表财务制度名称具体现状现金管理制度现金支出项目多，实行多人监管审批现金收入统一交由财务部门保管办理明确现金开支范围，实行日清月结制度采购管理制度严格按照商品进货的规定流程采购价格询价比价议价费用报销制度设定报销时效、对象范围、金额报销时出具完整且真实有效的单据核实业务后外出办公时费用进行报销3衡阳乐尔乐生活超市财务制度存在的问题及原因分析3.1现金管理制度不完善在现金管理制度里没有详细的细则及相关规定，导致衡阳乐尔乐生活超市在现金收入与现金交易业务中比较随意的使用，存在未及时将收到的现金收入存入银行中，及日常零星的支出直接使用收入的现金进行支付的情况。现金管理制度中所设规定不全面，表现在未规定库存现金限额，出现超过限额范围现金大量流出的问题，也表现在无明确禁止令禁止“小金库”的设立，让相关部门人员钻了制度不完善的空子。另外，未坚持现金收入与支出两条线原则，现金管理要求不严谨，不重视日常的开销管理，常常出现对不上账且混淆不清的开支的现象，给超市带来管理方面的不便。现金管理制度里未制定禁止坐支这一行为导致超市的现金收入中出现直接支出（即坐支）现象，进而诸多的实操问题也一一显露。3.2采购管理制度不到位在正常的超市运营工作中，往往实际情况上漏洞百出。采购力只掌握在一个责任人手中，无明确的采购授权与审批制度这一缺陷，直接反映了采购管理制度不到位的事实现象。超市的采购规定未按许可的审批，导致采购业务审批人未在授权范围内审批，超出审批权限。不规范的采购审批工作直接降低了采购的效率，也让其工作的积极性大打折扣。超市没有制定合理的采购工作流程,整个业务流程缺乏明确具体的程序，导致在采购工作中常常出现跳过某一特定程序直接进行下一步的操作，成为了没有实际应用上的必要步骤，还常常导致采购项目成本过高和管理人员费用过高、需求不同规格不够明确、交货周期较长等问题的出现。3.3费用报销制度不健全在费用报销上，费用报销未走规定的完整流程，这一程序的不严谨不正规让漏写单据重要信息经常发生。另外，无正当理由进行费用报销、计划外的费用也列入报销范围、报销不及时的问题也越来越明显。这让票据的真实有效性有待考证，导致出现随意报销的贪污现象。费用报销制度的不健全也表现在超市并未遵循费用报销的原则，存在未经申请、批准的费用直接支出的现象由于没有明确的报销限额要求，原则上当月取得当月报销的票据全部堆积数个工作日拖延报销，业务人员没有及时履行监督单据报销时间的义务。未对报销单据的明细进行检查审核使票据与实际不相符，也让“无发票不报销”的原则被打破。问题存在的原因分析：缺乏现金管理意识；系统的管理才能有待提高；公司对相关部门缺监管力不够；超市管理层面上存在漏洞；4衡阳乐尔乐生活超市财务制度优化设计4.1现金管理制度优化设计4.1.1制定各管理制度体系框架及详细的工作细则只设“现金”一个科目，现金遵循收入与支出两条线的原则。现金支出与保管，严格实施账、款分管。无论是现金收入还是现金支出都要在被允许范围内实行并且都不得随意的使用。现金收支必须坚持收有凭，付有据，拒绝出现现金收入与现金消费支出不清、手续不全的情况。现金收入需要经过相关部门—财务部门办理及审核，严禁任何部门或者个人利用任何方式用白条收取现金，否则将采取强制手段制止。现金支出必须经审核方可支出，还必须明确它的支付范围，比如员工薪酬、奖金或者报销的出差补助费用、其他零星支出等都在正常可行性执行的范围之内。明确出纳人员自身职责并要求坚守岗位。现金收支应坚持日常清算和月结算，不得延长或交叉处理现金账务事实。严禁挪用现金或以个人名义借给他人。对现金库存管理工作实行监督，明确规定禁止通过利用银行账户代单位支取现金的行为。规定监盘次数，坚持每月两次以上并且相应的编制盘点表，对现金的事项进行登记并要求做好落实工作。4.1.2正规化现金的管理程序严格遵守库存现金限额。关于限额的相关细则，单位必须与开户银行协商核定库存现金额度，限额数量与超市的经营情况进行比较，经银行批准后，严格遵守每月现金的余额不得超过批准限额的规定，确保超市每天零星支出的同时，也按照规定允许保留最大金额的现金。严禁私设小金库。要求在送存企业现金和提取现金时，必须明确送存现金的来源和提取现金的用途。明确指明私设小金库是万万不可取的违反行为，不仅不利于公司现金收入方面的运营管理，还给社会风气造成了不良的影响。加强现金保管及防范意识的必要性。在不影响日常经营的业务上，提取日常所需的小量备用金，等现金支票核对清楚后，其余资金放在保险箱内妥善保管。另外，超过库存限额的现金应送入银行，任何现金不得随意存放。4.1.3重点管理企业坐支现象坚持实行收支两条线。严格控制实施相关规定的要求：支付企业现金时可以从库存现金限额中支付或从开户银行中提取，不得从本单位的现金业务收入中直接支付。建立一个健全的现金账户，在日常消费支出中逐项记录所有以现金支付的款项，并确保账户一致，每日清点杜绝坐支现象的出现。4.2采购管理制度优化设计4.2.1严格执行授权审批明确授权审批的批准权限及程序，在采购业务中的设立责权明确的机构，部门事项环环相扣，所有的业务发生与往来都需先经经办人反映真实的业务情况，提供有效的单据后，经授权人在合理的范围内审核，对超出部门权限的业务，报上级审批并加盖印章，通过互控形成一个严密的授权审批控制。4.2.2制定超市采购流程超市采购流程一：下单采购员收集信息，获取超市所需原材料的信息，而后根据超市的生产计划和采购计划制定相应的采购需求计划再经需求及市场情况进行比价，寻找合适的供应商进行商谈及采购订单下单工作。订单必须包含材料型号、数量、单价、金额、计划到货日期等基本信息，之后买方再根据具体情况审核采购订单，并让供应商确认采购信息，签订采购合同及付款流程。超市采购流程二：稽催采购订单完成后，采购员按照企业采购要求的供货日期进行如期交货验收的操作，采用不同时间段向供应商反复确认到货日期直至材料按时按量到超市指定地点。超市采购流程三：入库采购需求询价比价议价采购洽谈审批流程收货人收到采购需求的物料时，确认供应商送货单上的信息（供应商名称、订单号、存货编码、数量）是否准确。进行交货验收，确认无误后才可做好相关信息的登记入库，再根据物品特性，安排好仓位储存，并进行妥善保管，遇订单的信息与采购订单需求不符的情况，及时将情况反馈给采购员征求意见，如没有问题就及时入库，不可以则退或换货。采购需求询价比价议价采购洽谈审批流程签采购合同下采购订单交货验收入库验收合格验收不合格退换货付款审批流程寻找供应商价图1超市采购流程图签采购合同下采购订单交货验收入库验收合格验收不合格退换货付款审批流程寻找供应商价4.3费用报销制度优化设计整理票据,填制报销单审核审核预算外及需总经理审批部分4.3.1制定有序的费用报销流程整理票据,填制报销单审核审核预算外及需总经理审批部分审批审批付款经理级、总经理级报销图2费用报销流程图审批审批付款经理级、总经理级报销4.3.2遵循费用报销原则并严格执行报销要求表2费用报销四大原则表格费用申请原则必须事先申请，经权限部门批准后方可开销，未经审批的费用一律不得支出责任明确原则费用的支出遵循谁发生谁报支谁批准谁负责，必须责任到人及时清结原则凡是借用公款者，前账不清、后款不借手续完整原则发生的费用必须统一报销单据，按规定的程序进行审核签字，相关手续必须完备报销要求：规定报销的时效：明确报销人所报费用必须是计划内的费用且当月的费用尽量当月入账。所有报销人员需及时把报销相关事项进行报销，业务结束或费用发生后3个工作日内，应办理报销手续，过期将对费用进行冻结。对于无正当理由而未按时报销的，应附加说明报告或冻结不予报销的处理。如：（差旅费）返回后14个工作日还未送达财务费用会计的，将不予报销。单据与附件保证真实与完整：该文件必须是合法、有效的文书，购买商品须有验收证明人的签字确认，其他业务活动须相关人员证明，随单的附件必须完整。所有单据禁止涂改伪造、坚持对账工作。报销单据的填写要求：报销人根据实际发生的业务、合法的原始单据和资料，列清明细，填写费用报销单，详细注明业务事项（金额、时间、地点、事由、附件）。另外，应注明该项费用所属期间。对于部门的审批与登记，部门负责人负责核实各项业务的真实可靠性，核对票据是否与业务相符、金额是否相符，还需在报销单上注明实报金额，（其中未说明清楚事项的均不予受理），签名审批确认。报销的费用项目、标准和审核应当符合制度的规定，保证报销的票据是税务机关认可且合法的有效凭单。5总结规范的制度对一家超市、一家公司都至关重要，它直接影响内部的管理工作与外部的发展。针对现金管理制度、采购管理制度、费用报销管理制度三大方面的优化做出总结：严控现金收