衡阳居易新型环保节能建材科技有限公司采购制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1衡阳居易新型环保节能建材科技有限公司简介 衡阳居易新型环保节能建材科技有限公司采购制度优化设计1衡阳居易新型环保节能建材科技有限公司简介衡阳居易新型环保节能建材科技有限公司（以下简称居易建材）是国内引领性、面向住宅工业化和建筑节能领域，致力于新型轻质节能墙板研发、生产、销售于装配的建材科技技术企业。公司坐落于雁城衡阳市白沙洲湘江之畔，占地两万余平方米，注册资本100万人民币，技术力量雄厚。公司投资研发的专利产品——新型轻质隔热保温墙板，已获湖南省墙改办新型建筑材料认证，具有重量轻、强度高、防渗水性能好、耐火、隔热、隔音等突出优点，填补了国内空白。居易凭借持续的技术创新能力、强烈的品牌质量意识、精诚的经营服务理念，引领轻质保温墙板行业，树立行业标杆，开启住宅工业化背景下节能墙板材技术革命，将我国的轻质保温墙板技术提升到了一个前所未有的高度。目前公司生产的墙板在衡阳市大型楼盘、影院、汽车4S店、厂区房、室内隔墙装修、亭台楼阁、围栏等工程领域广泛使用。图1公司组织结构图2衡阳居易新型环保节能建材科技有限公司采购制度现状衡阳居易新型环保节能建材科技有限公司与一般的制造企业一样，实行的是传统型的采购模式。根据生产需求确定好采购物资，经由部门经理审核批准，而后由采购部门联系多家原料供应商，通过询价对比与出具价格最优的供应方建立合作关系。具体的采购流程如图2：图2衡阳居易新型环保节能建材科技有限公司采购流程图3衡阳居易新型环保节能建材科技有限公司现行采购制度存在的问题通过对居易建材公司的调查，以及相关资料的查询和分析，我认为该公司存在以下几个问题：采购计划编制不合理、采购流程设计存在缺陷、采购监督制度不完善。3.1采购计划编制不合理根据我对该公司的了解，居易建材在进行墙板生产时对原材料的需求很大，其耗用的主要原材料为水泥、石膏、粉煤灰等。一次所需采购的材料数量和种类较多，因此该公司通常在年末就对来年的采购计划进行预算编制，但在第二年执行过程中，由于水泥和石膏的市场价格变化波动频繁，在进行采购时会受到当期市场价格的影响，如若当期市场价格超过预算价格，就会导致实际的采购成本增加。而之前的采购预算又是在历史价格的基础上制定的，必然会造成计划的预算结果和现实相差极大，并且因为制定的是年度预算，无法在中途改变，最终只能导致采购预算的失效。同时在进行采购计划编制时，对来年的材料需求是在本年材料用量的基础上预估的，没有考虑到当期产品的销售量，往往导致材料采购的数量过多或过少。材料采购过多，导致库存增加，不仅增加了部分仓储费的开支，而且由于水泥、石膏这类原材料容易受潮吸湿，一旦贮藏时间过久，材料使用强度下降，必然会造成部分材料的浪费。而材料不足，在生产过程中随时可能因为缺乏原料，迫使生产线停工，影响产品完工进度。而采购人员不得不采取紧急采购方式，接受市场价格，导致采购成本增加，影响了企业的经济效益。这说明该公司采购计划编制过于的流于其形式，没有很好的达到控制成本的效果。3.2采购流程设计存在缺陷如上图1公司的组织结构所示，我们可以了解到居易建材不存在直属管辖的采购部门，而是附属于物料部之下，这就意味着相关的采购业务需要经由物料部的审核和批准才能被允许执行，在进行紧急采购或者涉及重大金额业务交易时，也必须按照该流程进行，这就使得采购程序过于的繁琐，耽误业务进度。其次，在供应商的选择上，主要是由采购部门直接进行对接、交流。尽管采取价格孰低的原则确定，但难以避免采购人员为谋取私利和供应商进行不合理的交易，以此损害公司的利益。再者，由于该公司的主要业务是生产建筑材料，对原材料需求多且消耗大，那么对其供应商是否能够及时提供物料的要求也相对较高。但往往在实际运行中，却经常出现物料不能在规定时间内供给或者供给充足但质量不过关的情况。而采购部门给予的答复是由于双方在接洽过程中，过于强调价格因素，追求利益最大化，缺乏对供应商各方面的了解。因此居易建材需要建立一条稳定的供应链来满足自身的供给需求。此外，采购合同作为采购流程中最重要的一环，主要是由采购人员与供应商在确定好合作意愿后双方进行的协商和签订。而为了满足采购需求，采购人员在进行合同签订时关注点更多在于材料的单价、数量、交货期限、付款方式等，忽视了对材料质量的要求和相关验收标准以及由于具体行为（如交货不及时、质量检验不合格、运输公司选择不当造成货物丢失等）可能造成违约情况发生所规定的违约标准的审查。从而导致居易建材公司采购合同的风险增加。3.3采购监督机制不完善通常而言，公司监督部门对公司开展的各项采购业务进行监督，能够有效避免工作上的一些失误。但是居易建材对这方面却缺乏重视，导致部分的监管人员没有意识到自己的职责，在实行监督时草草了事，无法及时发现问题，等到事后出现重大错误才想办法挽救，给采购业务留下了较大的隐患。而且公司受其规模限制，为了节约成本、减少开支，对于监管部门和执行部门之间的界限区分也不明确，经常出现同一部门扮演两种角色的情况，这就很容易造成监管力度的失效，使得监督部门形同虚设。4衡阳居易新型环保节能建材科技有限公司采购制度优化设计针对以上居易建材公司出现的采购制度问题，我做出的优化如下：4.1合理编制采购计划采购计划作为采购业务的第一步，编制是否得当深深影响着后续采购业务的开展。该公司自身的采购计划存在较大缺陷，如采购计划设置不当、预算编制不合理等，造成了一些可避免成本的增加。因此，居易建材在制定采购计划时，应编制采购计划表（如表1），根据前一季度的生产需求确定下期材料采购计划数，然后考虑当期材料期初和期末的结存量，通过公式：本期生产计划数+期初结存数-期末结存数得出下期实际应采购的材料数量。这样就能有效避免采购数量上的不稳定性，节约采购成本，降低库存量。表1原材料采购计划表需求数量物质名称规格单位期初结存需求量期末结存采购量供货厂商需求时间备注此外，在进行采购预算编制时，为了适应市场的灵活多变和预算的可控，居易建材应该取消以一个固定的会计年度为周期制定的采购预算。相反可以选择采用滚动预算的编制方法代替，大大弥补原先预算编制上存在的不足。因此居易建材在期初进行编制时，不再制订总年度预算计划表，而是把一个年度划分为四个季度，制定季度预算计划表。先建立起每个月的预算数据，然后汇总成一个季度的总预算数。如果在某个季度期间，发现采购成本超过了预算范围，采购员可以根据实际情况对后续的预算进行调整与补充。例如，居易建材第二季度的预算计划（如表2），我们通过制定这样的季度预算，可以更加直观的得出每个月的材料预算和一个季度的总预算，即使材料的价格随着市场行情波动剧烈，我们也可以采取更换材料厂商、更改采购方式等手段，尽可能减少价格因素带来的成本增加，同时及时对下一个季度的预算进行更改调整，如此循环往复，不断使其贴合实际，充分发挥预算对成本的控制作用。表2采购预算表采购预算表公司名称衡阳居易新型环保节能建材科技有限公司制表时间2020年3月编号物料名称类别型号规格单位单价预算周期预付款比率（%）预算合计（元）第二季度4月份5月份6月份01水泥水泥吨410元82000615004100020%18450002石膏建筑石膏斤6.4元96008960768030%2624003粉煤灰C类粉煤灰吨150元22500270001950020%6900004网格布内墙保温网格布5*5*75克平方米2元20000160002200040%580004.2建立完善的采购流程采购业务作为公司业务的核心，应当建立独立的采购部门直接对接上级。对涉及较大金额业务时，就可减少一些不必要的审批程序，提高办事效率。面对采购供应商出现的问题，居易建材也可以通过加强供应商管理，建立完善的管理体系来提高供应商的质量，同时企业应提高风险意识，减少由采购合同风险带来的损失，确保公司的经济利益。4.2.1优化组织结构居易建材作为一家专门从事生产建材的制造企业，其中采购业务占据了公司业务中的绝大部分。为了便于对日常采购进行处理，该公司应该设立独立的采购部门直接对接上级。当涉及较大金额业务时，可直接传递给总经理或者更上层领导进行决策，减少一些不必要的审批程序，提高办事效率。而对于涉及金额不大或者非公司主要业务的物资采购（如办公用品等），给予采购部门经理一定的权限，按照个人的职业判断能力和公司的采购经验及处理程序，进行一般采购的审批工作。同时为了加强采购部门的内部管理和控制，居易建材有必要对采购部内部的职权按照采购物料的性质进行严格的划分，强化各岗位职能，明确责任分工，提高采购的办事效率。图3优化后的采购组织结构图4.2.2建立完善的供应商管理体系由于居易建材生产的墙板所涉及的原材料较多，与其建立合作关系的采购供应商也纷繁复杂。经过仔细调查研究发现，影响供应商选择的主要是人际交往和价格优胜两个因素，这也是造成大量采购物资质量持续下降的根本原因。对此，居易建材有必要采取措施，建立完善的供应商管理制度。首先，对供应商进行分类管理。依据材料的重要程度，可以将采购物资供应商分为三大类。第一类：重要物资供应商。指产品生产的主要原料，如水泥、石膏、粉煤灰等，对于这类原料，公司一次性购进的数量较多，其质量的好坏会直接影响到最终产品的性能。因此，公司选择供应商的主要依据不再是价格，而应该是品质。采购员可以在该类原料的主要市场上寻找具有良好口碑的、有一定质量保障的供应商作为该类原料的合作对象。第二类：辅助物资供应商，指对产品性能不产生主要影响的原料。如抹面胶浆、锚固钉等。对于这类材料，采购员可以结合品质和价格进行综合考虑，通过对比、分析从中选择经济效益最高的一家，作为该类产品的供应商。第三类：非生产物资供应商。指不是用于产品生产的物资采购供应商。如用于公司管理所需的办公用品、低值易耗品等物资的采购。由于平时经常性的使用，消耗较大且易毁损，更新换代的时间较短，最适应采用价格优胜的原则，满足了公司需要的同时又降低了采购成本。其次，对供应商进行考核。为了保证生产的有效进行，在合理根据供应商类别进行选择后，公司应该对已经完成的合作交易进行下列项目的考评：1.质量是否满足生产需求2.供应是否及时3.成本是否合理4.售后是否及时。如果选择的供应商满足以上要求，公司就可与其建立长期的战略合作关系，稳定生产供应链，控制采购成本。反之，如果不满足以上要求，公司应该及时更换供应商，以免对未来产品生产造成影响。表3供应商考核表供应商编号：考核周期：供应商名称联系人地址及邮编电话考核项目所占比例考核指标指标计算方法得分价格30平均价格比率（20）（供货价格-市场平均价格）*100%最低价格比率（20）（供货价格-市场最低价格）*100%产品质量30产品合格率（15）合格件数/抽样件数*100%退货率（15）退货/交货次数*100%交货情况25交货准时率（10）准时次数/总交货次数*100%按时交货量率（10）实际未交货量/应交货量*100%服务情况15配合度（5）出现问题配合解决的次数信用度（5）失信次数/合作总次数*100%总分100所属等级得分等级等级分数标准相应措施A85-100分优秀供应商，可建立长期友好合作关系B70-84分合格供应商，进行正常采购C60-69分一般供应商，按照需求减少或增加采购D59分以下不合格供应商，应予以淘汰考核人名单审核人姓名所属部门考核项目考核意见签字确认填表人：审核人：4.2.3规范合同签订程序正确签订采购合同，能够有效避免合同中的漏洞，减少损失，降低公司的合同风险。在合同签订前，采购部门应该对供应商的营业资格进行核实，了解该公司是否具备合法的营业能力，检查其基本信息如公司地址是否真实存在、法人代表有无变更等，避免与假冒公司签订无效合同，增加公司风险。此外，采购人员还可以通过网络进行信息查询，收集对方的信用情况、市场规模、售后反馈等具体信息，判断该公司是否具有履约能力。如果经过查实，该公司自身确实存在相关问题，则采购人员可以选择更改合同条款或者拒绝与其签订购货合同。在进行合同签订时，采购员应当仔细阅读合同内容，对其中存在表达不清晰或者容易引起争议的条款应及时向对方提出并解决，以免日后出现问题。其次采购员还需关注合同中列明的材料类别、等级、产地，避免对方以次充好。同时公司也可以安排一位法务人员对合同中各项条款进行进一步的审查。例如合同解除、中止、终止的情况、有关合同争议的解决办法、违约情况如何处理等，防止后续发生合同纠纷。在合同签订后，采购员要及时追踪，了解对方的合同执行情况，并适时与对方联系沟通，确保能否如期交货，预防可能发生的合同违约风险。如若出现合同违约情况，采购员应根据造成合同违约的事项，依照合同规定要求对方承担必要赔偿责任。此外，在和对方进行沟通时，采购员应注意保留所有往来的原始证据，避免日后发生纠纷，及时维护自身权力。4.3建立健全的企业监督机制监督职能在企业日常管理中发挥着至关重要的作用，因此企业有必要加强采购监督管理，规范采购行为，提高采购质量和效率。设置采购监督小组，专门对采购业务进行监督。为了加强监督的力度，居易建材应该建立专门的采购监督小组，该组的组成人员由8到10人构成，分别从公司的不同部门中挑选，给予他们不同的监督职能。每种职能由2到3位成员负责，彼此相互监督和制约，防止监督人员利用监督职能谋取私利。表4监督职能划分及职责要求职能具体要求管理监督职能由监督小组组长实行，主要对采购从收集信息、询价、比价、定价、请购、订购、催交、到进货验收、整理付款的全部采购流程进行总的监督管理，并对监督小组成员负责财务监督职能由监督小组成员（2-3人）负责，主要对居易建材采购业务中的资金往来或者涉及资金的相关活动进行监督。如对采购预算审核的监督、支付货款的审核监督等。审计监督职能由监督小组成员（2-3人）负责，主要对采购所发生的全部经济业务的处理进行监督，法务监督职能主要对签订的采购合同进行合理性、合法性的监督，还有为公司采购制度提供的法律依据实行该四项监督职能，有利于帮助居易建材更好的发挥监督效用，加强公司内部管理。提高监管人员的责任意识，实行工作奖励机制。要想监管工作能有效的进行除了明确各监督人员的职能之外，实施必要的奖惩机制也是有必要的。如果只是一味的以完成监督工作为目标，不采取任何方式对监督人员进行一定的激励和鼓舞，很容易挫伤监督人员的工作积极性，导致工作上的懒散、松懈，不利于监督的有效实施。所以居易建材可以通过设置相关奖惩条例，规范监管人员的工作作风，提高公司员工对工作的责任心和上进心。表5监督工作奖惩条例奖励机制1．在监督过程中如有发现材料质