广州视域神州科技有限公司差旅费报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计广州视域神州科技有限公司差旅费报销制度优化设计广州视域神州科技有限公司简介广州视域神州科技有限公司，曾用名广州市速泰电子科技有限公司。法定代表人是郭涛，成立时间：2015-06-03，注册资本：100万人民币。经营范围包括计算机技术开发、技术服务;电子、通信与自动控制技术研究、开发;信息电子技术服务;信息系统集成服务;电子产品设计服务;电子元件及组件制造;电子产品零售;电子产品批发;销售本公司生产的产品;电视机制造;电子白板制造;计算机整机制造;计算机应用电子设备制造;电子设备工程安装服务;音频和视频设备租赁;节能技术开发服务;计算机和辅助设备修理;工程环保设施施工;环保设备批发;环保技术开发服务等。公司现行差旅费报销制度2.1 公司差旅费申请和报销流程

公司现行差旅费报销制度主要流程由申请与报销两个部分组成，具体规定如下：一、公司员工执行公务出行工作前，须事先填写“出差申请单”，以书面形式明确报告出差的时间、地点与目的，并对期间所需费用进行合理有效的标注。申请单由出差人自行填写，经部门负责人签署同意后，方可确认该申请的有效性。

二、员工出差所需借款的申请需另外填写“用款申请单”，将出差所需款项列出明细，并与“出差申请单”保持一致，由部门负责人签字担保后，经财务负责人审核，审批后方可借款。

三、出差人员返回公司后，应形成出差完成情况的书面报告，并向主管领导汇报，主管领导将评估结果并签署评估意见。财务人员不得报销和结算超出规定标准的费用，超出部分由个人承担。如因特殊原因经财务负责人，分管领导批准后方可报销。四、根据“出差申请表”和主管领导签署的有效出差证件，审核人员可按规定的费用标准审核后报销差旅费。五、与原出差申请表规定的地点、天数、人数、交通工具不一致的差旅费用不予报销。如因特殊原因或情况变化需要变更路线、天数、人数、交通工具等，需经主管领导签署意见后方可报销。六、出差结束后，需在一周内报销费用，如有延误每天按30元进行罚款。延误时间超过一个月的(以发票日期为准)，按每月30元罚款，并追究其部门担保人的责任。七、差旅款项借出执行“账前不清，账后不借”的原则，耽误工作后果自负。若总经理给予特别批准，则按特殊情况处理。如果各部门违规发放贷款，造成会计混乱，将追究财务经理和责任人的责任。2.2 公司差旅费用报销标准交通费报销标准表1交通工具报销标准表交通工具标准计量单位：元/天员工地区飞机火车轮船长途汽车出租车总经理（副总经理）普通舱软卧软座一、二等舱实报实销实报实销经理需申请硬卧硬座二、三等舱实报实销实报实销普通员工需申请硬卧硬座三等舱可乘实报实销2.2.2 住宿费报销标准表2住宿报销标准表住宿标准计量单位：元/天员工地区特区直辖市省会城市省级市及以下总经理（副总经理）实报实销实报实销实报实销实报实销经理380300280280普通员工350280250280公司员工同行双人出差按标准间价格进行报销，即按照单人住宿标准报销。对于出差人员的车费、住宿费实行包干使用，节约不补，超出员工自己补。2.2.3 伙食费报销标准表3伙食补助标准表伙食补助标准计量单位：元/天员工地区特区直辖市省会城市省级市及以下总经理（副总经理）实报实销实报实销实报实销实报实销经理200150100100普通员工200150100100如因特殊原因或情况变化，员工需要申请更大额度时，应向上级领导的书面申请签字方可实行金额增加；如果没有书面申请单，则超出标准费用部份由员工自己承担。差旅费报销存在的问题3.1 标准不执行，制度不落实

当前公司所设立的差旅费报销制度在流程及细节上并无原则上的疏漏，若能严格按照标准执行，不会出现较大的问题。但在实际工作中，公司差旅费的财务管理存在较为严重的超支现象，这是报销标准未能按约定执行，且报销制度不能落到实处所造成的。公司员工在出差时，借口业务繁忙、时间来不及等原因，在申请流程上马虎了事，事前不能按规定给出出差申请及借款申请，事后缺失工作汇报，或者申请文书缺少应有的签字盖章，导致公司差旅费的管理及费用的支出前后混乱，难以核验。3.2 虚假发票现象严重

长期以来，公司差旅费用的报销凭据以发票为主体，即员工只需给出商家开具的发票，一般情况下都会给予报销。这一情况下，部分员工在进行差旅费的申报时动了歪心思，通过向商家行贿，让其开具非实际消费的虚假发票，以此钻报销的空子。例如有员工在本地进行外出工作，但他即不用公司自己的车，也不正规的打出租车，而是使用自家电动车出行，甚至电动车充电还要在公司充，回来后却要拿开具的虚假出租车发票进行报销，严重损害公司利益。3.3 出差者多消多报，导致预算超支除开具假发票的问题外，另有部分员工申报差旅费时故意将数额扩大化。查验这类员工的差旅费申请与报销单据，粗略来看往往很难找到其中的问题，因为他们确实有按照规定走申请及申报的流程，但若仔细研究会发现，他们申报的金额往往不符合正常的消费标准。例如，员工出差前往外地，本应购买动车二等座，但其有心想占公司的便宜，故意选择一等座；在出差住宿的问题上，明明商务宾馆可以选，却借口只有豪华型酒店才有房间；出差工作只需三天，却申请了一周的时间，工作余下的时间用来公费旅游。这些现象的存在导致了公司差旅费的预算超支严重。3.4 报销管理不严，个人消费转嫁公司财务部分公司员工思想滑坡，借差旅工作之便，将单纯的个人消费硬算成工作消费，拿回公司报销，甚至出现根本没有出差，却报销差旅费的荒谬现象，藐视规章制度的严肃性，严重侵害了公司的权益，甚至可以说行为涉及非法侵占公司财务等罪名。敢于做出这种行为的员工往往身上牵连着厚厚的“关系”，或者本身是公司的高管，而部分财务工作人员或者是不想得罪人，或者是想要巴结上级领导，对报上来非正常“差旅”发票不仅不加以仔细甄别，严肃处理，反而为之百般遮掩，用克扣其他正常差旅费用等方式抹平这些账目，大大助长了不正之风。4 差旅费报销方案的优化设计4.1 查漏补缺，进一步明确报销方案4.1.1 方案用语的定义要使公司差旅费报销方案更加科学，从而最大限度减少其中的漏洞，首先需要对方案的相关用语进行更加明确的定义。具体需要定义的内容如下：长期出差者：“长期”指出差时间大于30天，同时，出差地点需要在本市之外。同一地区：一般情况下指市内，但若是在本市的不同地区进行公务，需要外宿或不能正常出勤，可以视为不同地区的出差。近郊出差：以通勤班车或市内交通的到达范围为准。日补贴：包括交通费、误餐费、饮水费、通讯费、洗衣费等所有杂费。4.1.2 差旅费的计算方式差旅费的报销主要由车船费、住宿费、日补助三个部分组成。其中，车船费和住宿费的计算按照出差者的级别计算，日补助则以出差天数为准，并且天数的计算以当日中午12点为准，出发时间在此之前则按全天计算，在此之后按半日计算，返回时同理。4.1.3 对费用标准存在疑问的补充当前公司差旅费报销方案存在部分争议之处，现将之补充说明：第一、对于交通费、住宿费等费用的报销，首先需要满足公司不能提供该项条件的前提。即当公司能够派出车辆、提供住宿、供应餐饮时，理论上不再额外报销差旅费。如有特殊情况，需进行特殊申请，经批准后方给予申报。第二、员工出差期间同样需要进行异地考勤，若无故缺勤，则需扣除当日的补贴及住宿费用。若遇生病等特殊情况，则需要及时向公司汇报，以便于按照特殊情况处理。第三、由于不同员工级别对差旅费的额度有不同的规定，若员工在出差期间出现职位变更的情况，则从变更当日起执行新的费用标准。第四、员工在出差前预支差旅费时，仅可预支所申请金额内的费用，实行费用限额，费用包括车船费、住宿费、日补贴在内，不得预支超过申请范围的费用。此外，若出差期间出现行程变更，导致提前回到公司的情况，则需按规定退回未使用的住宿费及日补贴。第五、若员工出差为陪同上级领导时，可以视情况提高该员工差旅费标准，但需要提前申请注明，并由责任人签字批准。4.2 流程化审批，严肃程序的公正性针对公司差旅费报销方案执行不严格的问题，可以对其流程进行合理的优化，明确差旅申请与费用申报过程中的细节，形成相对完善顺畅的行为链条，使方案更便于执行与监管。在差旅费的事前申请中，员工需要自行填写“出差申请单”及“用款申请单”两张申请，交由员工所在部门的负责人签字确认，再将两份申请交至财务部门，由财务部门统一请示总经理后安排出纳，单一线条的流程会出现很多误会和情况说明的不必要性，为减少公司内部矛盾以及延误工作，我将借款具体流程双向说明，具体流程如下：图1出差申请流程的优化设计在差旅费的报销环节中，需要牢记其中的时间限制，即员工回到公司后，需在十个工作日内填写纸面报销单等相关票据，对相关费用进行总结，将票据等报送部门经理再次确认，签字后报送总经理签字，再将报销单与差旅消费的发票单据一起发至财务部门，由财务部门对照事前申请、报销单及商家发票，确认三者无误无疑后，方可完成报销流程。此流程将差旅费的报销转为单向的上报行为，不用再像出差申请流程一样双向确认。而前面的出差申请流程更加慎重，则是考虑财务出纳需要更加重视事前计划，前期申请把控好，可以大大降低后期出问题的可能性。所以将其流程简单化，具体流程为：图2出差报销流程的优化设计4.3 严格管理，设置电子档案体系当前公司的差旅费报销方案过于依赖纸质单据，员工进行出差申请以及出差后的费用报销都需要手动填写相关表单，而这些纸质表单需要在公司各部门间进行多次传递，极易出现疏漏。此外，纸质单据在事后也不利于长期保存，若每一张单据都详细保管容易造成财务部门人力物力的浪费，但若不对其进行保存又难以支持后期审核工作的进行。再者，纸质单据上字迹容易模糊，若受潮或长时间保存，容易出现字迹不可辨认的情况，影响单据的准确性。而若将相关材料进行无纸化保存，则可以基本解决以上问题，并且帮助财务部门实现更加快捷地查询相关信息，方便差旅报销的事后审查管理。4.4 强化监督，设立报销监管制度企业的差旅费报销中极易出现藏污纳垢的现象，若不能对报销流程进行从严管理，将有滋生贪腐行为之隙，影响企业健康发展。要控制这一问题，单靠报销流程的复杂设计是行不通的，即使在出差申请和报销单据的签字确认上多过几道手，也只能增加工作人员的工作量，而且反而容易因为手续繁琐造成疏漏。唯有建立报销监管制度，通过奖惩机制的设置让员工积极参与到监督行为中来，才能减少违规行为的出现。财务部门的内部监督要求其对于超支的现象或倾向要给予足够的关注，总结其中的问题。个人监督则要求公司在员工的培训及日常宣传中明确对于差旅费的报销纪律，鼓励员工进行自我督查，若遇到违反公司报销规定的情况，则要主动汇报。科学的报销监管制度还需要配合相应的奖惩制度进行执行，对于假报、虚报等行为，一经发现，则对所有包括员工、签字领导、经办财务等在内的涉事人员给予不同程度的处罚，并在员工大会上通报批评，从而建立企业监管的风向标，促进企业整体风气的良性发展。或直接任命一个差旅费经理，差旅费经理直接负责企业员工的差旅费管理，差旅费经理的职责为：参与定制公司的差旅费制度管理;对差旅费的产生过程进行有效、实时的监督；就差旅费工作质量进行管理和监督，确保差旅工作的准确性和及时性。为确保此政策的有效运行和实施，应及时告知公司全体员工。5 结论差旅费对于公司而言是日常支出中难以避免的项目，差旅费的报销中有很多“文章”可做，公司如果不严肃对待这一问题，很容易造成相关支出的严重超标，不仅大大增加经营负担，同时还会助长公司内部的不正之风，破坏公司形象，影响各项工作的正常开展。本文通过广州视域神州科技有限公司的差旅费报销情况进行总结，发现该公司现存的报销乱象，并依据问题提出相应的差旅费报销优化方案，帮助公司实现报销工作的科学有序