广州市集源水电设备安装有限公司员工借支管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-2"\h\u169711广州市集源水电设备安装有限公司简介 广州市集源水电设备安装有限公司员工借支管理制度优化设计1广州市集源水电设备安装有限公司简介广州市集源水电设备安装有限公司于2011年03月16日成立，是国内领先的机电设备安装服务商。服务是公司最主要从事的任务，公司经营范围包括：机电设备安装服务;商品批发贸易（许可审批类商品除外）;建筑劳务的分包;土石方工程服务;室外体育设施的工程施工;园林绿化的工程服务;输水管道工程施工服务等。广州市集源水电设备安装有限公司自成立至今，通过不断的迅猛发展，不断吸取和借鉴国内外先进的经营思想和管理理念，努力实现公司业务、管理等方面自我超越！2公司员工借支管理存在的问题广州市集源水电设备安装有限公司主要经营机电设备安装服务、室内装饰、设计，由于从事设备安装服务，员工外出的次数多，借支的次数多，在借支管理方面存在着一些不合理的问题，如涉及的服务多借支用途不明确；或者事情紧急审批程序从简或者不规范；从事室内装饰设计服务由于时间会比较长导致借支收回不及时等现象。2.1员工借支范围不明确员工借支范围不明确包括:员工因公借支和因私借支范围不明确；员工借支数额和借支人员身份无限定。广州市集源水电设备安装有限公司服务范围广，其主要是借支没有额度零售额，以及借支人员的范围没有限制。比如员工出差，完全根据自己意愿申请办理借支，而不是根据出差的地点、时间和业务需要来预算借支额度。部分员工多次办理借支，导致累积的金额越来越大，但是没有相应的措施对此进行管理。由于员工借支管理制度不善，对于员工借支范围的界定比较草率，并且对员工没有核实的要求，公司员工难以自觉做到遵守制度，经常出现误差，从而导致管理混乱，也占用了公司资金。2.2员工借支滥用情况严重广州市集源水电设备安装有限公司主要从事服务业务，服务的范围涉及电子设备安装、建筑工程的后期装饰，室内装修、室内设计服务等。涉及服务范围广，借支用途各样，当员工进行借支的时候，往往为了简便把为同一个顾客服务所开的借支归类一起，比如去顾客家装修的车费和室内设计申请采购工具的费用合在一起写在一张借支单上，而在实际使用的时候又可能将借支的款项用于其他顾客的业务或者用于个人开支，经常会出现到报账时部分款项对不上，员工就会想办法采取虚报或者谎报费用以清偿借支款的行为。长此以往，这些滥用公司款项的行为将导致公司经营费用大幅增加，并且有的员工私自借支后跑路或者挪用公款，使公司存在经济损失的隐患。2.3员工借支报销审核不严格机电设备安装一般要求到顾客家里，这时员工一般会拿车费报销单报销，但由于审批流程的不规范，报销明细中有可能会夹杂着一些公司禁止报销的项目明细。这就需要从庞大的明细中筛查，这样不仅会需要大量的工作量，并且不排除没有筛选出来的而蒙混过关的禁止报销的明细，这会让企业报销费用频频超支，有些员工还会以前报销过但未审核的单据进行重复报销。但由于公司对员工履行公司借支管理制度的自觉性感觉良好，公司有可能会忽略这一方面的因素，这会导致这一些隐藏的隐患出现，还有可能导致假发票报销。还有一些没有经过领导审批但又急着出差用的员工，出纳没有严格遵守程序等等。2.4员工借支收回不及时广州市集源水电设备安装有限公司从事的安装服务工作会导致员工借支收回时间的不确定性，比如去某个顾客家装修所报销的油费，如果不及时报销而正好过几天油费涨价，而员工却报销的是涨价的那天的油费，这会使企业报销频频超支，从而影响企业的利润。公司重点主要放在服务方面，对员工借支管理制度不重视，导致员工借支的收回不积极性，出纳对于收回款没有明确的记录，导致漏记或者是多记。目前公司账上显示有大量的未及时收回的借支，但没有人对此进行清理，对于借支时间过久的，很可能导致员工离职时借款也无法收回，从而增加公司的坏账损失，也容易滋生员工的侥幸心理，使借款长期不还的现象更严重，影响公司的内部管理。3公司员工借支管理制度优化设计3.1明确员工借支范围3.1.1核定员工借支额度首先应明确员工的借支额度，确保员工借支的合理性。员工因公借支，应由部门负责人和财务经理根据业务的实际需要核定额度，若是出差借支，则根据出差的地点、天数等预计所需借支的金额。员工因私借支，不得超过借支人“应付工资余额”的三分之二，但集团领导特批的除外。对于借支余额超出借支规定的应给予相关财务部经理一定的经济处罚，对其造成损失的，追究其赔偿责任。对于员工的未发工资总额核算错误的，并导致超额借支的，给予公司工资核算员一定的经济上的处罚。对于员工预支工资超过当月工资金额的，企业有权利拒绝支付超过当月应付的工资。通过这种方法可以限定员工借支的额度，减少公司一些不必要的资金占用，能在很大程度上提高公司资金使用效率。表1员工因私借支额度表级别借支额度副总经理及以上10000元以内中层管理人员5000元以内一般员工2000元以内3.1.2明确借支员工范围首先，试用期员工不得借支。借支人应该严格执行公司的借支制度，并且在规定范围内使用员工借支，在员工借支时要核实员工的身份，如果是试用期员工应不予借支，因为试用期员工属于非正式员工，为了加强公司的管理以及避免一些不必要的损失，应严格管制并加以防范，做到事前控制，完善公司制度明确规定试用期员工不得借支。其次，前款未清和借款超过一定期限没有归还的不允许再借支。按照规定，对于前款未清和借款超过一定期限没有归还，部门负责人催还置之不理不听劝告的，将该员工加入黑名单，黑名单内员工不得借支，并且应对加入黑名单的员工予以告知。对于累计借款超过额度的不得借支，定期核实借支情况，如果累积借款超过额度的不允许借支，如果是由于特殊情况借支金额超过核定范围的必须由总经理审批后才能给予借支。3.2完善员工借支审批流程，规范借支管理3.2.1完善员工借支审批流程为规范公司的财务管理，防范借支风险，严格遵循员工借支管理制度，凡是没有按照审批程序、资料不全、领导批示不明确的情况下，无论紧急与否财务部一概不予受理。员工需要办理借支的，先由借支人员先填写借支单，然后由部门经理核实借款事由的真实性，财务部门核定借款的额度，审核通过后交总经理等审核再由出纳复核并付款，最后由借支人签名确认收到款。如下图所示:图1员工借支审批流程3.2.2制定详细的审批规范明确各部门的职责，出纳对于借款人提出的借款申请必须取得由部门负责人、财务部门负责人、总经理审批后的《借款审批单》，才方可支付。对于没有严格按照借支审批程序的，出纳擅自借支的，应给予出纳一定的经济处罚，严谨由于“方便”而简化审批的流程。造成损失的，追究其赔偿责任。严格审核用于报销的发票等原始单据，进行发票核验，避免企业因报销审核不当而造成报销费用超支。同时，对于严格遵守公司借支审批程序，支持公司借支管理类制度的员工给予一定的经济奖励。3.3加强员工借支报销的审核3.3.1加强借支前的审核该公司服务的范围较大，员工借支的原因和用途存在多种可能性。所以应该要求在员工借支用途处明确备注借支原因，明确具体、合理、合法的借款用途，首先要做到规范员工借款行为。借款用途主要用来说明借款干什么，应严格按照流程来执行，由财务部门对其进行认真审查。对于用途不明确的，一律不予受理。因为借款用途是多种多样的，所以不管什么部门什么原因都必须严格注明借支的用途、余额、借入的时间、预计还款的内容，以防止资金被挪用或者用于违法用途。除此之外，还要谨防“短借长用”风险，对于借款员工，应该了解导致借款人资金短缺的原因及具体借款的用途，就可以更好的把握借款需求的本质，从而做出合理的借款决策。然后可以实行激励机制，提高员工工作积极性，提高员工整体素质。对于严格遵守员工借支制度的，并且积极宣传公司文化和对公司员工团体凝聚力强的，有一定的奖励制度。3.3.2加强借支报销的审核图2员工借支报销流程首先是对借支报销单的审核，审核报销单是否填写正确以及报销单据是否规范。严格关注借支单是否填写正确和填写完整，如果员工有特殊情况不能够按时凭发票报销的员工可以进行书面申请。并由高层签字同意后才方可延期。对于报销的费用没有进行归类的、与实际金额不相符的、费用归类方面不合理的、审核签批手续不齐全的、不予报销。3.4完善员工借支归还管理制度公司对于室内设计方面的服务时间周期长，跨季度性大，正因如此，更应严格按照员工借款原因的实际情况规定其收款时间。第一:对于员工借支管理制度进行进一步的加强与宣传。员工借款后，报销还款手续严格按照公司员工借支管理制度，因公务取消或者其他原因不再使用借款的应及时将借款归还，不得挪作他用。第二:严格规定员工离职时应主动及时到财务部结清借款，对于员工离职前向公司的借支应该催促其归还，在此前应该使每个员工有主动结清借款的自觉，这就对于公司文化和制度方面有着一些要求，可以通过公司官网和内部的员工工作环境来宣传企业文化，在制度方面加强其规定，一个好的公司文化可以规范员工之间的用款行为，可以在一定程度上提高资金使用效率。第三:建立企业资金使用效益的监督制度。不断提高财务管理人员的风险意识，加强员工的内部管理，对于没有按照规定时间收回的借款应根据具体情况作出一定的经济处罚。（特殊情况除外）如：超过规定20至25天规定一个经济处罚范围；超过25至30天规定一个范围；35天至40天又是一个范围；以此类推。4小结广州市集源水电设备安装有限公司虽然在员工借支管理制度方面有些不足，但隐患比较大，为了防患于未然，需要优化员工借支制度，在员工借支范围上，明确各部门责任，严格界定公司员工借支范围。在员工借支用途上促使员工做到自觉性，实行激励制度。在借支程式优化方面严格按照审批流程，公司员工每个人必须把借支流程严记于心。在员工借支收回方面应严格按照借支的实际情况收回，对于各部门的职责要求应该更加细化，加强员工队伍建设，立足于岗位结合实际，不要为了工作而工作，勇于开拓思维，具有良好的奉献精神。每个人做到自觉宣扬企业文化，从而增强企业员工凝聚力，对于公司借支管理制度会有着一定的改善。参考资料[1]王建东.企业文化两“渗透”对凝聚人心激励员工的重要性[J].现代企业,2021(03):123.[2]吕珊珊,火岩.信息化背景下企业财务会计工作流程的优