广西新纪元信息科技有限公司商品采购流程优化设计方案

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u1广西新纪元信息科技有限公司简介 11.1广西新纪元信息科技有限公司简介 11.2广西新纪元信息科技有限公司股权结构 12广西新纪元信息科技有限公司采购现状 22.1广西新纪元信息科技有限公司组织结构 22.2广西新纪元信息科技有限公司采购现状分析 23广西新纪元信息科技有限公司采购中的问题及分析 33.1采购流程不合理 33.2供应商信息，送货时间没有做到统一 33.3货品受损，不良商品情况常有发生 44广西新纪元信息科技有限公司采购流程优化方案 44.1采购流程优化 44.1.1请购 54.1.2订购与签订购货合同 64.1.3货物验收 64.1.4货款结算与货款控制 64.2供应商信息管理优化设计 74.3入库验收优化设计 85总结 9广西新纪元信息科技有限公司商品采购流程优化设计方案1广西新纪元信息科技有限公司简介1.1广西新纪元信息科技有限公司简介广西新纪元信息科技有限公司是同创集团旗下的分公司成立于2020年，公司是一家专门从事商户收单业务合作营销、收单项目解决方案策划、支付系统集成开发、商户收单专业化服务、智能终端行业应用策划推广、大数据应用分析和营销支持、各类终端产品销售的一家综合性金融外包服务公司。

1.2广西新纪元信息科技有限公司股权结构表1公司股权结构股权结构出资人姓名出资方式出资额占比例胡起贤货币665万元95%成信敏货币35万元5%合计700万元100%公司法定代表人为胡起贤。目前拥有公司员工200余人，基础技术员工100余人，高级专业技术人员30人，管理人员20人，领导10人，员工整体素质较高公司为广西省重点企业，曾获得高新技术企业证书，获得2020年广西省诚信建设示范单位称号，获得广西省名优品牌推介榜上榜品牌，2021年获得发展开放型经济优秀企业奖。公司始终秉承着"成就顾客，成就社会"的公司企业经营精神，坚持为广大客户服务创造最大价值，与广大客户共同同成长的公司企业发展使命，打造全国领军的专业化、信息化、多元化的综合性金融外包企业。2广西新纪元信息科技有限公司采购现状2.1广西新纪元信息科技有限公司组织结构图1公司组织结构公司最高行政领导人的职位为中国公司全体董事长，负责中国公司全体股东大会的日常组织工作召开和中国公司全体董事会一次全体会议的日常组织工并主持；公司负责组织决定发布符合中国公司的长期发展经营企业发展战略计划的长期企业发展经营战略实施规划。总经理主要负责各项生产指标管理工作组织完成，监督各项生产经营指标管理工作；协调、检查和指导督促各部的有关工作。采购部负责制定采购计划、与供应商协调、购货等。仓储部负责接收材料入库、填写入库单、发出材料等。生产部负责用材料进行生产等。商务部负责与采购部和财务部进行沟通，与采购部交流采购计划。财务部负责平常业务的结算以及零星的支出、填写收据，编制报表等。2.2广西新纪元信息科技有限公司采购现状分析采购工作过程一般是由公司生产部门提交物料需求单给公司商务部，商务部门对找到的供应商进行询价，然后公司交单后送给公司采购部门再进行现场采购，采购部收回来的所有物料由仓储部工作人员负责进行现场检验，检验结果合格后进行入库，然后再由采购工作人员自行提交分期付款发货申请单交给公司财务部门，财务部门根据付款申请单价格进行发货付款。3广西新纪元信息科技有限公司采购中的问题及分析3.1采购流程不合理广西新纪元信息科技有限公司的产品采购计划可能存在不够准确，不够严谨，盲目定向采购的不良现象。物资生产采购计划编制是政府实施企业物资生产采购经营活动的最重要一步，其直接影响范围涉及企业物资生产采购活动全过程，直接成效关系涉及到整个企业物资运营管理成本，一经企业确定便不能随意进行变更，但在实际采购工作中广西新纪元信息科技有限公司的企业物资生产采购计划的具体编制还可能存在一定随意性，有些企业物资采购计划工作人员，在原物资计划体制下的物资大量短缺的大条件下，形成一种手中不握有材料粮心中不慌、有备无患的乐观想法，过分刻意追求采购材料的一定数量，这样不仅仅会浪费大量人力、财力，造成材料储备库的资金占用大，材料大量堆积，周转迟缓，甚至有时还严重影响广西新纪元信息科技有限公司的物资生产购销经营服务活动。广西新纪元信息科技有限公司采购流程现状流程图如下：图2广西新纪元信息科技有限公司采购现状3.2供应商信息，送货时间没有做到统一广西新纪元信息科技有限公司未建立供应商信息库，只记载交易过的供应商名称、电话、主营产品、联系人等内容的信息库，并未采用供应商竞争的方式，导致供应商相关信息不完备，采购员根据市场平均价格选择供应商，不能及时联系供应商。每次采购前都需耗费时间，提前联系供应商获取信息、比对供应商的报价，耗时时间长，难以保证采购价格最优。当公司与供应商交易关系不好时，供应商可能会优先向其他公司提供货物，使得公司采购货物不足，影响生产。供应商资料不全，不真实。也可能会选入不符合公司要求的供应商，导致公司生产需求采购的货物不能满足。不仅采购原料品质出现问题供应商不能准时发货，甚至携款而逃，都会给公司带来重大影响。3.3货品受损，不良商品情况常有发生仓储部对货到未验收或收货登记不正确，入库时没有对异常情况及时做出反应与报告，未将不合格产品退货或拒收，使不良产品混入，或未保证采购的真实性，是使采购货物与实际数量形成差异的原因，没有及时将报告单等其他入库手续交由财务部，导致应付账款登记不及时。造成公司的巨大损失和埋下了风险。公司的实际采购管理流程中各环节往往是最容易导致出现徇私舞弊的一个环节，采购人在业务中往往存在许多重大风险，包括内部与外部沟通风险。风险等级识别评估是产品风险评估的重要前提，根据产品风险的特点可以进行识别评估，根据它的风险识别等级可以进行风险控制以及预防。广西新纪元信息科技有限公司没有完善的采购风险评估体系，只从采购问题进行风险分析，忽略了隐形风险对公司经营管理端重大影响。采购合同的不完整、没有经过有效审批导致了采购效率与风险控制的缺失。4广西新纪元信息科技有限公司采购流程优化方案4.1采购流程优化采购流程主要有请购、订购与签订购货合同、货物验收和货款结算与货款控制四个方面可优化。图3优化后采购流程图4.1.1请购采购监督管理相关部门人员可以随时提出分配使用请求采购权的合理申请，企业本着提高质量效益提高效率的基本经营原则应当合理安排分配使用对方请求采购权的经营活动。(1)原材料及辅料请购。由企业生产管理部门根据企业生产采购计划、生产请求订单情况提出生产请求采购单。仓管员在收到商品请购单后与商品库存进行核对，确定商品实际供货需求及采购商品数量。(2)固定资产及生产设备请购。由各资金使用主管部门直接负责提出，由本使用部门财务主管和政府财务部门资金使用预算管理主管人员负责审批，由政府采购管理部门负责采购。请购中单位要认真编制本次采购资金申请单，一式三份，本市各部门一份，一份提交财务部门，作为本部编制采购资金使用计划预算表的重要依据，另一份提交传递部门给上级采购管理部门，作为采购编制本次采购项目实物费用预算的重要依据。采购人和申请单据的传递中心需要严格审核并经批准。4.1.2订购与签订购货合同无论何种特殊情况都有需要的产品来电请购。采购产品管理服务部门在每次收到经过严格检查审批的产品订货单或请购单后都必须首先对其作出以下三个个人或方面的正确政策决定：我们是否应该确定要每次订购多少；向谁提出申请需要发出新的产品订货单；什么样的任何时候我们应该申请发出新的产品订货单。在上述三方面的决定做出之后。将请购单一联退请购部门，以示答复；一联退仓库准备验货；一联退财务部门筹备资金；一联采购部门作为签订购销合同的依据。采购管理部门根据客户签批后的客户请购单，应及时与客户确定的产品供应商双方签订一份符合国家自律法规的的并附有产品编号的客户购销物品合同，在购销合同中一定要明确列出客户所购购销物品的具体品名、规格、数量、单价、交货截止日期、交贷还款方式、折扣优惠条件、售后服务等相关内容，由各级行政授权人对其进行严格审核，审核通过同意后，才能为其加盖购销合同上的专用章。采购发货合同一般一式四份，一份由递交仓库供货商负责请求仓库发货，一份由行政采购管理部门指派专人进行保管，负责采购合同的签订执行，一份则递交行政会计管理部门以财务监督审计合同的形式执行，一份则递交行政仓库物品保管部门用以作为依据验收仓库物品时与仓库发票进行核对。4.1.3货物验收货物抵达后。应及时对照验收订单或根据购货货物合同约定进行入库验收，由车库仓储管理部门工作人员对验收货物的订单数量，价格等相关内容与购货合同约定进行严格核实，并及时出具进行验收的相关证明书等资料，为了及时达到严格控制进货目的，验收货物入库的必须由专门的仓库验收管理人员负责执行。对销售收货的经营控制工作是否具有双重控制作用，既然是控制了在购买存货环节的日常经营管理活动，也一定要严格控制销售存货的经营管理工作。4.1.4货款结算与货款控制(1)用人单位上级财会行政部门在申请办理采购付款凭证业务时，应当对单位采购付款申请单，采购付款合同等以及相关采购凭证的内容真实性、完整性、合法性及其他合规性信息进行严格监督审核。(2)事业单位法人应当依法建立其对预付款项账款和相关定金的监督授权或者批准管理制度，加强其对预付帐款账欺和相关定金的监督管理。(3)事业单位法人应当依法加强其对应付账款和其他应付资金票据的监督管理。由公司专人按照客户约定的产品付款截止日期、折扣优惠条件等严格管理客户应付清的款项。已支付到期的各项应付资金款项须经上级有关部门授权管理人员核查审批后方可申请办理分期结算与继续支付。表2广西新纪元信息科技有限公司采购流程内部控制要点表主要业务活动重要控制点岗位分工不相容原则编制需求和采购计划及时，适量请购严格审批选择供应商健全制度，签订协议确定价格健全机制，采取多种采购方式订立采购合同供应商信用评估，签署合同，明确权责验收责任追究退货发现、解决问题付款审批后付款4.2供应商信息管理优化设计广西新纪元信息科技有限公司以前并未建立确切的供应商管理制度，构建完善的供应商资格预审，需要完善供应商信息管理。首先，各部门管理人员应当成立供应商评价小组，需要对供应商提供的货物的品质、价格、交货速度进行信用评估管理。采购人员负责收集供应商信息，包括供应商营业执照、注册资金及经营状况，采购人员对市场进行综合调查、分析。对所需但缺少的资料要求供应商补齐，需要时可同供应商评价人员一起考察。对供应商信息真实性审核，有条件时去供应商进行现场审核，查看供应商经营状况是否良好，相关证件是否有效。为防止出现伪造信息的情况。负责收集供应商信息的采购人员不得参加评定供应商。其次通过供应商评选小组审核后，建立供应商信息库，进行统一管理。将考察后符合公司要求的供应商名单交由财务部备份，发挥财务部监督管理职责。若新增或调整供应商信息，需要采购部门提交申请，依据相关规定，通过审批后，方可录入供应商信息库。最后每年还需对信息库中的供应商表现进行评估，筛选出合格供应商。根据评价结果移除供应商信息库。在进行供应商选择时，应优先考虑本公司供应商数据库中的名单。图4供应商选择流程图4.3入库验收优化设计质检部按货物类型对入库货物进行检测。如果是大批货物，则进行随机抽查，详细记录检测结果。作为对供应商评选的依据。若实物与系统不符合，仓储部人员应及时联系采购员进行更改。货物必须经过实时验收入库检查测试合格后方可入场进行所有货物验收入库，要求管理人员负责处理所有货物进行入库验收相关管理手续时务必由所需2人及以上货物入库管理职员共同负责在场，并且同时在所有货物验收入库单上如实填写资料签字并经人员确认，监督员对所有货物入库进行实时检查验收方可入库。入库单应根据发生时间连续编号，保证账实相符。另外针对采购的产品需要建立一个风险评估小组，来对采购成本与货物的质量进行一个风险控制。风险控制主要包括风险评估的重要性与发生的概率，防范风险能够促进公司发展的需求，确保经营稳定。首先，建立专门的行业风险评估领导小组，运用行业风险等级识别评估办法，案例研究分析、咨询相关专业保险机构评估意见，开展座谈会。提高采购流程部门职员认识与防控风险的能力，及时将风险信息反馈给风险评估小组。其次风险评估小组应根据公司具体运营情况分析公司承受风险能力并制定具体方案应对风险。对于常见的采购流程管理风险，应当设立采购流程风险等级预警指标，当超过风险等级预警指标时，应立刻采取风险管理应对行为，控制风险。具体风险应对流程如图5。图5风险应对流程图5总结做好企业采购管理流程的内部风险控制与采购业务汇报处理工作程序设计，有利于加强公司对业务的内部控制，规范采购流程活动中不良行为，防范采购流程过程中产生的差错和舞弊等一系列行为。如果公司采购到的材料数量过剩，则不仅会严重造成公司存货数量积压过多，而且还严重占用公司大量的生产运行管理资金；如果公司采购到的材料太少，会严重延长公司生产交货周期，导致正常经营生产或者经营业务活动停滞，无法按时完成交货，会给公司的直接客户造成较大的社会经济损失，导致公司的信用受损。采购预算是采