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文档简介

行政前台岗位职责及工作流程一、制定目的及范围行政前台作为公司对外的第一窗口，承担着重要的接待、沟通和协调职能。为确保行政前台的工作高效、有序，特制定本岗位职责及工作流程。本流程适用于所有行政前台工作人员，涵盖日常接待、电话处理、文件管理等多个方面。二、岗位职责行政前台的主要职责包括但不限于以下几个方面：1.接待访客负责接待来访客户、合作伙伴及其他访客，提供热情、专业的服务，确保访客信息的准确记录。2.电话接听与转接负责接听公司电话，准确记录来电信息，并根据需要将电话转接至相关部门或人员。3.邮件与快递管理负责公司邮件及快递的收发，确保及时、准确地传递信息，妥善保管重要文件。4.会议室管理负责会议室的预定与管理，确保会议室的整洁与设备的正常使用。5.办公环境维护负责前台及公共区域的日常维护，确保环境整洁、舒适，提升公司形象。6.文件管理负责公司日常文件的整理、归档与保管，确保文件的安全与便捷查找。7.协助行政事务协助行政部门处理日常事务，包括但不限于办公用品采购、员工考勤记录等。三、工作流程1.接待访客流程1.1访客登记：访客到达前台时，前台工作人员需主动问候，并要求填写访客登记表，记录访客姓名、来访单位、来访事由及时间。1.2通知被访人员：登记完成后，及时通知被访人员，确认其是否在岗，并引导访客至等候区。1.3引导访客：被访人员到达后，前台工作人员需礼貌引导访客前往会议室或指定地点，并提供必要的饮水等服务。2.电话接听与转接流程2.1接听电话：电话响起时，前台工作人员需在三声铃响内接听，礼貌问候并自报姓名。2.2记录信息：如来电者需留言，需详细记录来电者姓名、联系方式及留言内容。2.3转接电话：根据来电者需求，将电话转接至相关部门，确保转接顺畅，并告知被转接人员来电情况。3.邮件与快递管理流程3.1收件登记：收到邮件或快递时，需及时进行登记，记录寄件人、收件人及快递单号。3.2分发邮件：根据登记信息，将邮件及快递及时分发至相关部门或人员，并确保签收。3.3重要文件保管：对于重要文件，需妥善保管，并及时通知相关人员领取。4.会议室管理流程4.1会议室预定：各部门需提前向前台提交会议室预定申请，注明会议时间、人数及所需设备。4.2会议室准备：在会议开始前，前台工作人员需检查会议室的设备及环境，确保一切正常。4.3会议结束后整理：会议结束后，及时整理会议室，清理垃圾，恢复会议室的整洁状态。5.办公环境维护流程5.1日常检查：前台工作人员需定期检查前台及公共区域的卫生情况，确保环境整洁。5.2物品补充：如发现办公用品短缺，需及时向行政部门反馈，确保办公环境的正常运转。5.3设备维护：定期检查前台设备（如电话、传真机等）的使用情况，确保设备正常运转。6.文件管理流程6.1文件整理：每日对收到

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