2024年员工离职与档案管理流程图2篇

20XX专业合同封面COUNTRACTCOVER20XX专业合同封面COUNTRACTCOVER甲方：XXX乙方：XXXPERSONALRESUMERESUME2024年员工离职与档案管理流程图本合同目录一览1.1离职员工档案定义与组成1.2离职员工档案交接流程1.3离职员工档案归档要求1.4离职员工档案查询与借阅1.5离职员工档案的保存期限1.6离职员工档案的销毁流程1.7离职员工档案的电子版管理1.8离职员工档案的保密与隐私保护1.9离职员工档案的违规处理1.10离职员工档案管理的培训与指导1.11离职员工档案管理的监督与检查1.12离职员工档案管理的更新与维护1.13离职员工档案管理的法律责任1.14离职员工档案管理的争议解决方式第一部分：合同如下：1.1离职员工档案定义与组成1.1.1离职员工档案包括但不限于：员工个人基本信息、入职登记表、劳动合同、工资单、福利享受证明、工作表现评估、培训记录、奖惩记录等。1.1.2离职员工档案应按照员工离职日期进行分类归档。1.2离职员工档案交接流程1.2.1员工离职时，由离职员工所在部门负责人负责组织档案交接。1.2.2离职员工应将个人档案材料整理齐全，交予所在部门负责人。1.2.3所在部门负责人对离职员工档案进行审核，确保档案材料完整无误。1.2.4审核无误后，所在部门负责人应在三个工作日内将档案材料移交人力资源部门。1.2.5人力资源部门对离职员工档案进行再次审核，并在五个工作日内完成归档。1.3离职员工档案归档要求1.3.1档案材料应按照档案编号顺序进行整理，并使用统一的档案盒进行存放。1.3.2档案材料应使用耐久性强的书写材料，避免使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。1.3.3档案材料应保持整洁，不得有破损、涂改、污染等情况。1.3.4档案材料应使用统一的档案夹进行装订，避免使用订书机、胶水等可能损坏档案材料的装订方式。1.4离职员工档案查询与借阅1.4.1档案查询与借阅应由人力资源部门负责统一管理。1.4.2查询与借阅档案需填写《离职员工档案查询申请表》，经所在部门负责人审批同意后，由人力资源部门办理。1.4.3查询与借阅档案时，应由人力资源部门指定人员进行陪同，确保档案的安全与保密。1.4.4档案借阅时间不得超过十个工作日，借阅期间应确保档案的安全与完整性。1.5离职员工档案的保存期限1.5.1离职员工档案的保存期限为离职员工离职后十年。1.5.2涉及法律诉讼、仲裁等特殊情况，档案保存期限根据相关法律规定执行。1.6离职员工档案的销毁流程1.6.1离职员工档案保存期限届满后，应进行销毁。1.6.2销毁前，应由人力资源部门组织进行档案材料核对，确保无误。1.6.3销毁过程应由人力资源部门指定人员进行监销，并填写《离职员工档案销毁记录》。1.7离职员工档案的电子版管理1.7.1人力资源部门应建立离职员工档案电子数据库，进行电子化管理。1.7.2电子档案应与纸质档案保持一致，确保信息准确无误。1.7.3电子档案的存储、查询、借阅等操作应按照纸质档案的相关规定执行。8.8离职员工档案的保密与隐私保护8.8.1任何单位和个人不得泄露离职员工档案中的个人信息和隐私。8.8.2查阅、复制、摘录离职员工档案，应当符合相关法律法规和公司规定。8.8.3人力资源部门和相关工作人员应签订保密协议，对离职员工档案信息保密。8.8.4违反保密义务的，应承担违约责任，给公司或离职员工造成损失的，应予以赔偿。8.9离职员工档案的违规处理8.9.1任何单位和个人不得擅自篡改、毁损、丢失离职员工档案。8.9.2违反本合同规定的，应承担相应的法律责任。8.9.3对于故意违反本合同规定的，公司有权解除劳动合同，并追究其法律责任。8.10离职员工档案管理的培训与指导8.10.1人力资源部门应定期对离职员工档案管理进行培训和指导。8.10.2培训内容应包括档案管理的相关法律法规、公司规章制度、操作流程等。8.10.3离职员工所在部门负责人应积极配合人力资源部门进行档案管理培训和指导。8.11离职员工档案管理的监督与检查8.11.1人力资源部门应定期对离职员工档案管理进行监督和检查。8.11.2监督和检查的内容包括档案的完整性、准确性、安全性等。8.11.3对于检查中发现的问题，应及时整改，确保档案管理工作的顺利进行。8.12离职员工档案管理的更新与维护8.12.1人力资源部门应根据公司业务发展和法律法规变化，及时更新和完善离职员工档案管理流程。8.12.2离职员工档案管理系统应定期进行维护和升级，确保系统的稳定运行。8.12.3人力资源部门应定期对离职员工档案进行审核，确保档案信息的准确性和完整性。8.13离职员工档案管理的法律责任8.13.1对于违反本合同规定，给公司或离职员工造成损失的，应承担相应的法律责任。8.13.2对于故意泄露离职员工档案信息，侵犯离职员工隐私的，应承担相应的法律责任。8.13.3对于故意篡改、毁损、丢失离职员工档案的，应承担相应的法律责任。8.14离职员工档案管理的争议解决方式8.14.1对于本合同执行过程中产生的争议，应通过友好协商解决。8.14.2若协商无果，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。8.14.3争议解决过程中，双方应继续履行本合同规定的义务，不得影响离职员工档案管理的正常进行。第二部分：第三方介入后的修正9.1第三方概念界定9.1.1第三方指非本合同甲乙双方的自然人、法人和其他组织。9.1.2第三方包括但不限于中介方、评估机构、专业咨询顾问等。9.2第三方介入情形9.2.1本合同执行过程中，如需第三方介入，包括但不限于中介服务、专业评估、技术支持等。9.2.2甲乙双方应与第三方签订书面协议，明确第三方的职责、权利和义务。9.2.3第三方介入应确保不违反相关法律法规，不影响甲乙双方的合法权益。9.3第三方责任限额9.3.1甲乙双方应与第三方明确责任限额，包括但不限于赔偿限额、责任范围等。9.3.2第三方应承诺在合同约定的责任限额内承担相应的法律责任。9.3.3甲乙双方应要求第三方购买相应的责任保险，以保障甲乙双方的合法权益。9.4第三方义务与责任9.4.1第三方应按照甲乙双方的约定，履行相关义务，包括但不限于提供专业服务、提交报告等。9.4.2第三方应保证其提供的服务或产品的合法性、合规性，不得侵犯他人的合法权益。9.4.3第三方应对其提供的服务或产品的质量、安全性等承担责任。9.5第三方与甲乙双方的权利划分9.5.1第三方应按照甲乙双方的约定，明确其权利范围，不得超出约定范围行事。9.5.2甲乙双方应监督第三方履行合同义务，确保第三方的行为符合合同约定。9.5.3第三方与甲乙双方之间的权利划分应明确，避免产生纠纷。9.6第三方与甲乙双方的沟通与协作9.6.2甲乙双方应协助第三方完成其职责范围内的工作，提供必要的信息和资源。9.6.3第三方应定期向甲乙双方报告工作进展，及时解决合同履行过程中出现的问题。9.7第三方违约处理9.7.1第三方未按照合同约定履行义务的，甲乙双方有权要求第三方承担违约责任。9.7.2第三方损害甲乙双方利益的，甲乙双方有权要求第三方承担相应的法律责任。9.7.3第三方违约导致甲乙双方损失的，甲乙双方有权要求第三方进行赔偿。9.8第三方解除合同的情形9.8.1第三方未按照合同约定履行义务，经甲乙双方催告后在合理期限内仍未改正的。9.8.2第三方因违反法律法规、合同约定等导致合同无法继续履行的。9.8.3甲乙双方与第三方协商一致，决定解除合同的。9.9第三方解除合同后的责任9.9.2第三方解除合同的，应向甲乙双方支付违约金或其他约定的赔偿。9.9.3第三方解除合同的，不得影响甲乙双方的合法权益。第三部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件1：《离职员工档案清单》详细列出离职员工档案中包含的所有文件和资料，确保清单的完整性和准确性。附件2：《离职员工档案交接记录》记录离职员工与所在部门负责人之间的档案交接过程，包括交接时间、地点、人员等信息。附件3：《离职员工档案归档证明》证明离职员工档案已经按照规定流程归档，并由人力资源部门负责人签字确认。附件4：《离职员工档案查询申请表》用于查询和借阅离职员工档案的申请表，需填写申请人的基本信息、查询目的、查询时间等。附件5：《离职员工档案销毁记录》记录离职员工档案的销毁过程，包括销毁时间、地点、人员等信息。附件6：《保密协议》与查阅、复制、摘录离职员工档案的相关人员签订的保密协议，确保档案信息的保密性。附件7：《第三方服务协议》与第三方签订的服务协议，明确第三方的职责、权利和义务，以及责任限额等。说明二：违约行为及责任认定：违约行为：1.第三方未按照合同约定履行义务，包括但不限于未提供专业服务、未提交报告等。2.第三方提供服务或产品存在质量问题、安全性问题，导致甲乙双方损失。3.第三方未经甲乙双方同意，超出约定范围行事，损害甲乙双方利益。4.第三方未按照约定时间完成工作，影响甲乙双方合同履行。责任认定标准：1.第三方未按照合同约定履行义务的，应承担违约责任，包括继续履行、支付违约金等。2.第三方提供服务或产品存在质量问题、安全性问题的，应承担相应的赔偿责任。3.第三方超出约定范围行事，损害甲乙双方利益的，应承担相应的法律责任。4.第三方未按照约定时间完成工作的，应按照合同约定承担违约责任。示例说明：如第三方未能在约定时间内提供专业服务，导致甲乙双方合同无法按时完成，第三方应承担继续履行合同的义务，并支付违约金。如果第三方提供的设计服务存在严重质量问题，导致甲乙双方遭受经济损失，第三方应承担相应的赔偿责任。全文完。2024年员工离职与档案管理流程图2本合同目录一览1.1离职员工基本信息确认1.2离职员工工作交接1.3离职员工薪资结算1.4离职员工社保公积金转移1.5离职员工档案提取1.6离职员工离职证明开具1.7离职员工离职面谈1.8离职员工绩效评估1.9离职员工合同解除1.10离职员工保密协议履行1.11离职员工知识产权归属1.12离职员工福利取消1.13离职员工人际关系处理1.14离职员工后续跟进服务第一部分：合同如下：第一条离职员工基本信息确认1.1离职员工姓名：1.2离职员工身份证号：11010219900307567X1.3离职员工在职时间：2022年5月1日至2024年2月1日1.4离职员工部门：市场营销部1.5离职员工职位：市场专员1.6离职员工劳动合同签订日期：2022年4月30日1.7离职员工劳动合同终止日期：2024年2月28日第二条离职员工工作交接2.1离职员工应将所有工作资料、文件、设备等交予接收人2.2离职员工与接收人进行工作交接，并由部门经理监督完成2.5离职员工应协助接收人解决交接过程中遇到的问题，确保工作顺利进行第三条离职员工薪资结算3.1离职员工应按照公司规定，结算至离职月份的工资、奖金、补贴等3.2离职员工工资计算公式：基本工资+岗位工资+绩效工资+补贴3.3离职员工加班工资按照公司规定进行计算3.4离职员工社会保险、住房公积金由公司按照规定办理转移手续3.5离职员工应在办理离职手续时提供相关银行账户信息，以便公司及时支付工资第四条离职员工社保公积金转移4.1离职员工应提供社保公积金转移所需的相关证件和资料4.2公司人力资源部负责办理离职员工的社保公积金转移手续4.3离职员工应在转移手续完成后，及时查询新的社保公积金账户信息4.4离职员工在新的社保公积金账户建立后，应按时缴纳相关费用第五条离职员工档案提取5.1离职员工应在离职前向公司人力资源部提出档案提取申请5.2公司人力资源部应在离职员工提交申请后五个工作日内，将档案交予离职员工5.3离职员工应确保档案材料的真实性、完整性和保密性5.4离职员工在提取档案时，应签字确认档案材料无误第六条离职员工离职证明开具6.1离职员工应在离职前向公司人力资源部申请开具离职证明6.2公司人力资源部应在离职员工提交申请后五个工作日内，开具离职证明6.3离职证明应包含离职员工姓名、身份证号、在职时间、职位等信息6.4离职员工应保持离职证明的真实性和完整性，不得涂改、伪造或篡改第七条离职员工保密协议履行7.1离职员工应遵守公司与离职员工签订的保密协议7.2离职员工不得泄露公司商业秘密、技术秘密、客户信息等7.3离职员工在离职后不得利用公司资源与公司进行竞争7.4离职员工应积极配合公司的保密调查，如有违反保密协议的行为，应承担相应法律责任第八条离职员工知识产权归属8.1离职员工在职期间创造的知识产权，包括但不限于专利、著作权、商标等，归公司所有8.2离职员工应协助公司办理相关知识产权的转移手续8.3离职员工不得以个人名义申请与公司相关的知识产权8.4离职员工在离职后，不得使用公司名称、商标等进行的商业活动第九条离职员工福利取消9.1离职员工应取消所有公司提供的福利，包括但不限于停车位、健身卡、优惠券等9.2离职员工应在离职前将福利卡、优惠券等交回公司9.3离职员工不得继续享受公司提供的任何福利第十条离职员工人际关系处理10.1离职员工应保持与公司同事的良好关系，不得发生恶意诋毁、攻击等行为10.2离职员工不得在离职后以任何方式损害公司声誉10.3离职员工应尊重公司员工，不得侵犯他人合法权益第十一条离职员工后续跟进服务11.1离职员工在离职后，如有需要，公司可提供职业发展、招聘等方面的咨询服务11.2离职员工应积极参与公司组织的后续跟进活动，如有讲座、聚会等11.3离职员工与公司保持联系，互相分享行业发展、职业经验等信息第十二条合同解除与终止12.1在合同有效期内，双方均可协商解除或终止合同12.2合同解除或终止后，离职员工应遵守本合同中约定的保密协议、知识产权归属等条款12.3合同解除或终止后，离职员工不得以任何方式要求公司承担任何责任第十三条违约责任13.1如离职员工违反本合同的任何条款，应承担相应的违约责任13.2公司有权要求离职员工赔偿因此造成的经济损失及违约金13.3违约金的计算方式为：经济损失金额×10%第十四条争议解决14.1本合同的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律14.2双方在签订本合同时，应遵守国家法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益14.3如有争议，双方应友好协商解决；协商不成时，可向合同签订地人民法院提起诉讼。第二部分：第三方介入后的修正第一条第三方概念界定1.1本合同中所称的第三方，是指在离职员工离职过程中涉及到的除甲乙方以外的个人或机构。1.2第三方包括但不限于中介机构、专业咨询机构、政府部门、离职员工的家属或朋友等。1.3第三方介入是指在离职员工离职过程中，第三方参与协助、协调、监督等行为。第二条第三方介入的情形2.1第三方介入的情形包括但不限于：协助离职员工寻找新的工作、提供法律咨询、进行薪酬谈判等。2.2第三方介入应得到甲乙双方的同意，并遵循本合同的约定。2.3第三方介入不得违反国家法律法规，不得损害甲乙双方的合法权益。第三条第三方责任及权利3.1第三方应严格遵守本合同的约定，不得擅自变更合同内容或扩大自己的权利。3.2第三方在介入过程中，应保持中立公正的立场，不得偏袒任何一方。3.3第三方应承担因自身过错导致的损失，不得要求甲乙双方承担。3.4第三方有权要求甲乙双方提供必要的协助和配合，以便更好地履行合同义务。第四条第三方与甲乙双方的责任划分4.1第三方介入后，甲乙双方仍应履行本合同约定的义务和责任。4.2第三方介入不影响甲乙双方根据本合同享有的权利和承担的义务。4.3第三方对甲乙双方的任何承诺和保证，均视为第三方对甲乙双方的承诺和保证，甲乙双方不承担连带责任。第五条第三方责任限额5.1第三方应对因履行本合同而产生的损失承担有限责任。5.2第三方对甲乙双方的损失承担的责任限额为第三方介入费用总额的十倍。5.3如果第三方介入导致甲乙双方损失超过责任限额，第三方应按照实际损失进行赔偿。第六条第三方介入费用的支付6.1第三方介入费用由甲乙双方协商确定，并在合同中明确。6.2第三方介入费用应在第三方完成介入工作后支付。6.3甲乙双方有权根据第三方的工作质量和效率，对第三方介入费用进行调整。第七条第三方介入的终止7.1第三方介入可以在甲乙双方协商一致的情况下终止。7.2第三方介入终止后，第三方应立即停止介入行为，并交回相关资料和文件。7.3第三方介入终止后，甲乙双方应继续履行本合同约定的义务和责任。第八条第三方介入后的争议解决8.1如果甲乙双方与第三方发生争议，应尝试友好协商解决。8.2如果协商不成，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。第九条第三方介入的保密义务9.1第三方应对在介入过程中获得的甲乙双方的商业秘密、个人隐私等信息予以保密。9.2第三方不得将保密信息泄露给任何无关第三方，否则应承担违约责任。第十条适用法律和管辖10.1本合同的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。10.2任何因本合同引起的争议，均应提交合同签订地人民法院管辖。第十一条其他条款11.1本合同的任何修改、补充均须经甲乙双方协商一致，并以书面形式作出。11.2本合同自甲乙双方签字或盖章之日起生效，有效期至合同约定的离职日期止。第三部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件一：离职员工基本信息确认表附件二：工作交接清单附件三：薪资结算确认表附件四：社保公积金转移申请表附件五：档案提取申请表附件六：离职证明附件七：保密协议附件八：知识产权归属确认表附件九：福利取消通知附件十：人际关系处理协议附件十一：后续跟进服务协议附件十二：第三方介入协议附件十三：违约行为及责任认定表附件十四：争议解决协议附件一：离职员工基本信息确认表详细要求：包含离职员工的姓名、身份证号、在职时间、职位等信息。附件说明：用于确认离职员工的基本信息，为后续工作交接和薪资结算提供依据。附件二：