2023年九芝堂股份有限公司接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景介绍.......................................................................................................................1

2接待目的.......................................................................................................................1

3接待时间.......................................................................................................................2

4接待地点.......................................................................................................................2

5接待对象.......................................................................................................................2

6接待准备.......................................................................................................................2

6.1接待前期............................................................................................................2

6.2接待中期............................................................................................................3

6.3接待后期............................................................................................................3

7接待流程.......................................................................................................................3

7.1第一天接待流程................................................................................................3

7.1.1接车.........................................................................................................3

7.1.2入住酒店.................................................................................................4

7.1.3晚宴.........................................................................................................4

7.2第二天流程........................................................................................................4

7.2.1早餐.........................................................................................................4

7.2.2实地考察.................................................................................................4

7.2.3午餐.........................................................................................................5

7.2.4会谈.........................................................................................................5

7.2.5晚餐.........................................................................................................6

7.3第三天流程........................................................................................................6

7.3.1早餐.........................................................................................................6

7.3.2游玩.........................................................................................................6

7.3.3午餐.........................................................................................................6

7.3.4送站.........................................................................................................6

8经费预算.......................................................................................................................7

I

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9意外防范.......................................................................................................................7

9.1事前防范............................................................................................................7

9.2事中及时应对....................................................................................................8

参考资料...........................................................................................................................9

II

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2023年九芝堂股份有限公司接待方案设计

1背景介绍

（1）九芝堂股份有限公司

九芝堂股份有限公司创建于1650年,是湖南省唯一同时拥有“中国驰名商

标”、“中华老字号”、“非物质文化遗产”名称的国家重点中药企业。公司旗下

有20多家子公司,近400家连锁门店,主要从事中成药,生物药品,大健康产品

的产,销,研发及药晶批发,零售业务。公司拥有占地16.8万平方米的中药固体

制剂智能工厂,先后被评为长沙市智能制造试点示范企业,是湖南省中药固体制

剂智能制造示范车间。

（2）中国北京同仁堂(集团)有限责任公司

同仁堂品牌创建于1669年(清康熙八年)，公司总部在北京，自1723年

(清雍正元年)为清宫供御药，历经八代天子长达188年。

北京同仁堂以同仁堂国药集团在香港建立生产基地为标志，实现了从“北

京的同仁堂”、“中国的同仁堂”向“世界的同仁堂”跨越，目前已经在五大

洲28个国家和地区设立经营服务终端，加快了中医药国际化的步伐。

北京同仁堂旗下有七个子集团、两个院和众多直属子公司，2400多家零售

终端和医疗机构，可以终年为众多消费者提供健康服务；拥有36个生产基

地、110多条现代化生产线，可生产六大类、20多个剂型、2600多种方剂和保

健食品，安宫牛黄丸、同仁牛黄清心丸、同仁乌鸡白凤丸等一大批王牌名药人

尽皆知。

双方无前期的合作，但在经营范围、企业宗旨等方面有着众多相似之处，

怀抱着双方互利共赢的想法，九芝堂股份有限公司想邀请中国北京同仁堂(集

团)有限责任公司的相关高层参观本公司，双方进行互相了解以及进行谈判，

希望能达成良好的合作关系。

2接待目的

本次接待主要是想与北京同仁堂达成合作关系，让对方能感受我方的诚

意、友善的态度和正面的企业文化和价值观，塑造良好的形象。依托北京同仁

堂的全国性连锁,进一步去提升九芝堂股份有限公司品牌在零售领域的经营能

力、普及范围以及影响力,提高九芝堂的品牌文化价值传播能力,助力“九芝堂

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”品牌的提升，优化九芝堂公司业务结构,提高现有的资源配置效率,实现品牌

高质量发展与维持良好的口碑，实现双方的合作共赢。

3接待时间

2023年6月6日—2023年6月8日

4接待地点

参观地点：九芝堂股份有限公司，

详细地址：湖南省长沙市岳麓区桐梓坡西路339号，

住宿地址：长沙麓谷亚朵酒店，

详细地址：长沙市岳麓区东方红中路368号。

5接待对象

本次接待对象为北京同仁堂一行6人，具体如下：

总负责人：裴予；

市场总监：郁清；

市场副总监：陆邀；

董事会秘书：虞了；

专家顾问：祁言；

法律顾问：蒋丞。

6接待准备

6.1接待前期

（1）提前做好相应的准备，了解对方公司每个来访者的相关喜好以及禁

忌，了解对方有没有忌口、过敏源等。

（2）制定完备的商务接待计划，做好接待行程安排，商务接待计划应该

尽可能的详细，方便本次企业接待能够顺利进行。

（3）加强商务礼仪的学习，良好的商务礼仪是一种重要的手段来建立相

互尊重,从事业务接待的工作人员在活动中应遵守业务接待的礼仪行为。它可

以表达主人“友好和礼貌”。

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6.2接待中期

（1）公司内部组织一次商务接待通知会议，及时传达给员工。员工得到

通知后积极准备，成立相关商务接待小组，以便本次商务接待能够成功进行。

（2）公共事务部负责确认客户的抵达信息、抵达时间，落实前往机场

（车站）的来宾及接待工作人员的相关情况，提前到达接待地点。

（3）行政管理部负责安排接返的车辆，准备好备用车辆，通知酒店做好

接待准备。提前确认好食宿，制定好参观路线，布置好会场。

（4）后勤部门负责检查公司卫生，保持接待环境的干净整洁。

（5）在客户参观时，讲解人员和参会人员需全程陪同。

6.3接待后期

（1）客户返程时要欢送客户，给客户留下积极向上的印象，让客户能够

感受到本公司的友好与真诚的氛围。

（2）做好资料的保存，比如影像资料、会议记录等。

（3）对来访接待环节按时进行复盘，进行改进与完善。

（4）礼品馈赠，商务交往中的交换礼物可以让人觉得有意义，能够表达

我们的真心和亲切的问候。

7接待流程

7.1第一天接待流程

7.1.1接车

（1）提前到达接待的地点，我司应该提前了解清楚来宾的基本情况，基

本习惯，提前到达接待点，不要迟到。

（2）为来宾安排好接待的商务车，保证车内无异味。为防止来宾出现晕

车的情况，车内应该备好晕车药、晕车贴以及矿泉水。

（3）安排的行车人员开车应行驶平稳，不应车速过快。

（4）车内可以放置一些面包和小零食让来宾可以充饥。

（5）微笑示意，帮对方把行李提置后备箱，让对方来访人员有一个良好

的第一印象。

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7.1.2入住酒店

（1）开车到达长沙麓谷亚朵酒店，带领对方公司来访人员去到居住的房

间，帮对方成功办理入住。

（2）在入住之前清楚酒店的安全出口、灭火器的位置、酒店的内部基本

结构，并在对方入住后告知，预防意外发生。

（3）提前了解酒店的服务项目，告知对方，了解对方对酒店的看法以及

还有什么需求，尽量满足，让对方居住得愉快。

7.1.3晚宴

（1）会场准备:提前和酒店沟通好，布置好晚宴的会场。

（2）宴前准备:提前确定本次晚宴规格，根据对方喜好，确定具体的菜肴

及出菜的顺序。

（3）提前告知:告诉对方在晚上有一个专门的欢迎晚宴，时间是18:00开

始，邀请对方来访人员参加。

（4）领到宴会:17:50敲响对方的房门并将对方带到晚宴的地点（酒店一

楼）。

（5）双方会面:到达晚宴后将对方带到本公司领导面前进行介绍，让双方

有一个初步的认识。

（6）晚宴结束后问询对方对今天的晚宴是否满意，如有不如意之处，请

指出争取改进。

7.2第二天流程

7.2.1早餐

前一天晚上提前与对方确认好早餐时间以及参观公司的具体时间，第二天

7:30am到酒店有礼貌的轻扣房门，邀请对方人员共进早餐。

7.2.2实地考察

（1）后勤部门提前打扫公司各处的卫生，保证现场干净整洁。

（2）根据对方提出的要求提前安排好考察地点，通知我司负责人员准备

好材料，组织进行公司的基本情况介绍。

（3）提前5分钟通知接待人员准备迎接，等来宾进入大堂后，前台微笑

示意问好，公司经理亲自出来迎接，10:00am带领对方参观公司各部门，进行

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公司实地考察，各部门应保持良好的精神面貌，给来宾留下好印象。

（4）参观完公司各部门之后，10:40am一同参观九芝堂健康大楼，由解说

对九芝堂的企业文化进行评释，让来宾了解九芝堂传统中药文化建设。带领对

方一行人仔细参观九芝堂产品陈列馆、九芝堂企业文化馆、中医药博物馆及中

医治未病中心、中医针灸推拿外治中心等中医诊疗与健康养生项目。

7.2.3午餐

（1）12:00am参观结束后问询对方是否有饥饿感，提议对方可以一起去食

堂吃午餐，感受一下公司的食堂。

（2）到食堂后打好饭菜后将对方人员带至空位坐下吃饭，期间可以进行交

谈。

（3）13:00-14:00是休息时间，吃完午饭后，可以询问对方对食堂建议，

将来宾带至休息室进行小憩，准备好茶点接待。

7.2.4会谈

（1）会议室布置

①会场布置：全围式，不设置专门的主席台，将所有参与集会的人员围坐

在一起。

②会场环境为暖色调，在入口摆放两盆绿植，会议桌中间放上一束香槟，

每个座位前摆放一瓶矿泉水，每两个座位之间放置一包抽纸。布置好主席台，

放置好麦克风，提前调试好相关设备。

（2）14:05将对方带到会议室进行会谈,14:10-16:00是会谈时间。

（3）第一阶段（价值传递）

阐述九芝堂的文化核心以及产品优势，加强对方对九芝堂的了解，带动对

方的积极性。

（4）第二阶段（寻找合作点）

①提前各项准备工作，准备好座谈资料。这样才能在谈判中随机行事，处

理各种突发性问题。在谈判之前，我们需要提前准备对方公司背景资料调查，

比如对方公司经营范围信息、注册时间、经营时间、法人、股东、对外投资、

企业相关消息等，通过前期准备的相关资料得到对方认可和初步信任。

②进行商谈，寻找双方的合作点，提升对方合作意愿。

（5）第三阶段（达成合作意向）

通过前面的沟通洽谈，初步达成合作意向，并明确后续进一步对接的流

程。

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7.2.5晚餐

（1）会谈结束后，邀请对方来访人员一起去火宫殿(坡子街总店)共进晚

餐，品尝口味虾、糖油粑粑等特色美食，感受特色文化，见识长沙热闹繁荣的

“人气”，联络感情。

（2）晚餐时避免灌酒，建议喝茶可以细细品味，开车送对方回酒店驾驶

人员禁止喝酒，遵守交通法规。

（3）晚餐过后将对方送回酒店，回到酒店后，为解乏可以带领对方一行

人泡脚、聊天。

7.3第三天流程

7.3.1早餐

提前一天与对方确认游玩计划，第二天8:00am到酒店有礼貌的轻扣房门

邀请对方共进早餐。

7.3.2游玩

吃完早饭后带领对方一行人到橘子洲头，在伟大领袖毛泽东主席的雕塑前

领略其风采，一览江景与美景，去到沙滩公园感受亲水运动休闲文化园。茶颜

悦色也是一个必打卡点，游玩结束后一定得来一杯声声乌龙，消退燥热。

7.3.3午餐

（1）中午带领对方到橘洲汇1910（地址：岳麓区橘子洲头神职人员公寓

1号栋近毛泽东雕像公园入口）共进午餐。

（2）点菜时，要尊重对方的喜好，投其所好，遵守用餐礼仪，安静的享

受美食。

7.3.4送站

（1）送行人员与接待人员相同，关注航班/车次信息，有延误等情况及时

进行调整。

（2）用餐结束后将对方送回酒店整理行李，由接待人员及总负责人安排

商务车送对方一行人到机场（车站），保证车内无异味。为防止出现晕车的情

况，车内应该备好晕车药、晕车贴以及矿泉水。

（3）为对方送上当地特产作为纪念。

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8经费预算

接待费用预算汇总表

项目名称数量费用（元）

车辆加油费用3辆（含备用车辆）1500

会场布置费用1000

游览费用500

住宿费行政大床房（含早餐）62964

间

晚宴费用（含酒6000

水）

餐费5000

其他费用3000

合计19964

9意外防范

9.1事前防范

接待活动策划者在制定本次商务接待方案时，一定要考虑到各种突发情况

的发生，并做好相应的预案，精心设接待流程