常德津沅食品有限公司销售与收款内部控制优化

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1常德津沅食品有限公司简介 12常德津沅食品有限公司组织管理结构 13常德津沅食品有限公司销售与收款内部控制存在的问题 23.1公司销售与收款内部控制制度不完善 23.2公司销售发货环节管理不够严格 33.3公司应收账款管理缺乏安全性 34常德津沅食品有限公司销售与收款内部控制的目标 45常德津沅食品有限公司销售与收款内部控制优化方案 45.1制定并完善公司销售与收款内部控制制度 45.2优化公司发货环节管理体制 45.2.1公司销售发货流程与内部控制优化 45.2.2优化发货审核环节 65.2.3规避发货环节风险 65.3公司应收账款管理的优化方案 75.3.1规范应收账款管理环节 75.3.2制定明确的收款流程 75.3.3制定客户销售信用政策 85.3.4建立应收账款催收责任制度 86设计方案实施效果 8参考资料 9湖南商务职业技术学院毕业设计常德津沅食品有限公司销售与收款内部控制优化设计1常德津沅食品有限公司简介常德津沅食品有限公司位于中国有着“桃花源里的城市”之称的常德，现主要以植物蛋白类饮料系列、果味饮料系列及乳酸菌饮料系列为主打产品,公司始终秉承“以人为本，诚信经营”的原则和企业宗旨,注重质量监督与检测,严格控制食品质量,近年来一直备受广大消费者的喜爱与赞赏。公司销售渠道有线上销售、天猫旗舰店、超市批发、市内外经销商销售等多种渠道。2常德津沅食品有限公司组织管理结构常德津沅食品有限公司根据实际工作的需要，共设有8个部门，其中销售部、收款部、财务部与销售及收款活动有关，通过专业化、集中化的管理方式使公司内部管理高效化，公司组织管理结构如图1所示。图1公司组织结构图公司各部门主要职责如表1安排如下：表1公司部门岗位和职责部门岗位职责财务部会计、出纳负责会计日常核算、销售与收款等各种财务管理工作、负责公司财务以及会计政策修订销售部销售主管、销售人员负责销售产品以及销售渠道市场的开拓采购部采购主管、采购人员负责采购公司所需材料及设备生产部车间生产主管、生产人员负责公司生产、技术更新储存部仓储部门主管、仓储人员负责公司原材料、存货的储备管理工作收款部收款部门主管、收款人员负责编制公司财务收支计划以及销售货款的收款等财务工作发货部发货部门主管、装运人员、发货人员负责销售货物的发出和检验3常德津沅食品有限公司销售与收款内部控制存在的问题根据对常德津沅食品有限公司的了解与调查，公司销售与收款内部控制制度存在的问题总结为以下三大方面。3.1公司销售与收款内部控制制度不完善公司内部控制是由经理层、相关部门和全体员工共同实施，从而实现控制目标的过程。然而常德津沅食品有限公司并没有合理设置内控细节，致使内部控制管理不到位。销售与收款内部控制制度未完善且没有充分落实，最主要的是公司内部并没有意识到风险控制的重要性，导致公司出现问题时，不能及时给出应对方案，从而造成了某些本可避免的损失，销售与收款内部控制不完善将成为公司管理的瓶颈。3.2公司销售发货环节管理不够严格常德津沅食品有限公司发货环节管理较为简单直接，没有设立相关的风险系统测评，发货流程如图2所示。图2公司发货流程图公司发货流程简单，整个过程并没有相应的机制来监督管理，这样很容易导致公司内部出现诸多风险，其中发货人和仓储部清点人员时常会遗漏签名，这样出现问题会影响到整个发货环节。此外，出库单未及时上交财务部，导致财务信息不及时影响财务部工作成效，公司发货流程与控制还有待完善。3.3公司应收账款管理缺乏安全性表2公司2016-2019年应收账款相关指标单位：万元项目2016年2017年2018年2019年主营业务收入134.44211.67378.23455.28主营业务利润22.5542.9167.3312.83应收账款30.3049.4596.47159.52应收账款占主营业务收入比重(%)22.5423.3625.5135.04通过表2所列指标可以看出公司从2016年到2019年持续发展，主营业务收入不断增加，销售规模逐渐扩大，但是2019年的主营业务利润出现了大幅回落，应收账款逐年增加，且2019年大幅度增长，说明公司账款回收不力，存在较大经营风险。公司管理层过于重视营业利润及收入的上升，忽略了账款回收的能力。公司对客户的信用调查系统过于粗略，没有相对精细化的步骤去确认客户的信用度，导致不合理的应收账款增加，坏账增加。4常德津沅食品有限公司销售与收款内部控制的目标遵循销售与收款内部控制规范，其中《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制配套指引》作为公司内部控制制度制定依据，为公司经营提供保护屏障。公司应规范销售与收款业务活动，全面记录销售过程，监督和控制商品发出和货款收回，保证对外公告的收入信息真实可靠完整。公司结合本身所在内外环境，建立适合的销售与收款内部控制制度以及实施策略，保障销售的运畅和款项的安全。5常德津沅食品有限公司销售与收款内部控制制度优化方案5.1制定并完善公司销售与收款内部控制制度公司应当明确相关部门和岗位的职责权限，建立销售与收款业务的岗位责任制，保障销售与收款环节的不相容岗位相互制衡、监督和分离。譬如将前期的销售合同签订、客户销售信用等级评估以及售前售后咨询服务进行分割，销售人员主要负责销售合同签订；销售发货则由发货部安排处理；货款后续收回则由财务部为主销售部为辅负责经管。同时制定严格的销售收款制度，要求客户向指定的银行账户付款，严禁销售人员直接接触现金，避免销售人员将公司客户资源变为个人私属资源，徇私舞弊，损害公司利益的风险。销售与收款业务包括销售收款计划管理、客户信用管理、销售定价、销售审批与合同订立、发货管理、开具销售发票、会计系统控制、收款、退换货、折让管理等环节。公司需规范具体销售与收款业务环节的内部管理制度，优化细化销售环节流程，增加具体销售与收款内部管理制度办法、销售收款环节流程、绘制销售收款环节流程表图等，为公司销售与收款内部控制夯实基础。公司根据自身销售收款管理特点、目标需求和过程，加强对公司内部控制，并针对相关制度根据内部环境的变动及时进行调整和修订。5.2优化公司发货环节管理体制5.2.1公司销售发货流程与内部控制优化公司应加强发货环节管理的监控设置，每一个环节都需有相应的监督评价机制，并且各环节需有具体负责人，以便每一个环节都能落实到位。优化的销售发货流程与内部控制要求如图3、表3所示。图3发货环节具体流程表3销售发货环节内部控制要求发货环节操作内容负责人（1）接收订单提交发货申请填写发货通知单销售人员（2）销售部主管审核签字销售主管进行初步审核，确定订单信息是否与客户信息相匹配销售主管（3）销售信用额度审核对客户销售信用额度进行查询审核，确定订单金额所符合的信用范围，若符合直接上交总经理审批，若不符合则信用管理员需调整信用额度报告上交副总经理审核，再经过财务经理确认合理上交总经理。信用管理员（4）总经理审批总经理对发货通知单进行授权审核总经理（5）发货部信息填写进行相关信息的录入信息录入人员（6）揽货开单揽货开单信息的填写录入开单人员（7）单据审核发货部经理查看单据是否存在数量金额的问题发货部经理（8）发货根据发货单发货，并编制发货明细单（储存部编制出库单）发货人员5.2.2优化发货审核环节公司发货流程需要经过多个审核环节，工作中很难让每个环节具体到位，因为审核环节往往所需时间长，而当时间紧迫时，容易使这些审核审批环节被跳过或者直接省略，这样就造成了形式流于表面的现象。网络信息化管理机制的建立，可以使得繁杂的纸质流程转化为高效的互联网信息流，不用焦急等待审核过程，直接信息共享，这样发货部门可以最大程度的获取自己的有效信息，并及时进行反馈，自动化的信息处理可以避免信息损坏或丢失。5.2.3规避发货环节风险发货环节中各个步骤需严格按照公司规定进行审核发货，规避风险，其中的发票环节最为关键。公司应建立相应的发票管理制度，落实发票日常管理制度，防止出现谋私利而去按顾客的要求开局发票的风险，同时可实行发票管理责任制，即“谁负责谁承担”，防止推卸责任及权利滥用的风险，最后对发票的领用、填写、取得、保管制定对应的规范条款，加强发票的检查监督力度。5.3公司应收账款管理的优化方案5.3.1规范应收账款管理环节对于应收账款的管理可以分为事前控制、事中防范、事后监督。事前控制应制定周详谨严的管理方案，对客户的经济状况做足调查，确定其是否有承担债款的能力；事中防范应建立应收账款责任制，采取谁管控谁负责的制度，明确各个责任单位和责任人；事后监督应注重款项的收回，及时更新应收账款和客户信息状况，确保控制款项收回的周期，对于坏账的发生，公司应分析原因，按照规定程序谨慎进行会计处理，既要避免账实差错也要防止账外款的出现。5.3.2制定明确的收款流程明了清晰的收款流程可使公司收款管理有规可循，当出现欠款赊账时也能及时应对，设计的收款流程如表4所示。表4公司收款流程第1步财务经理审核合同，财务开票报表上数据的确认第2步财务经理审核无误后，确认应收账款和销售收入第3步财务人员编写相关明细表（应收账款、销售收入明细表等）第4步财务部审查客户是否按照合同时间付款，如果延期到第5步；如果按时付款到第7步第5步销售部催收账款并停止货物发出第6步财务部收到货款，随之更新应收账款第7步财务部总结应收账款情况并上交应收账款管理报告首先增加部门人员的收款意识，公司可以拟定应收账款管理制度进行相应的宣传，使得部门人员了解到相关规章制度，后续更方便实施。收款部需要及时与客户对接，时刻关注客户付款状况和信用额度的监控，并采取高效真诚的沟通来向客户传达还款日期和金额，相关折扣制度的制定也可以加强客户还款速度，减少赊销账款的形成。5.3.3制定客户销售信用政策客户销售信用政策的合理制定，对应收账款的收回起着关键性作用。由于本公司对客户的信息调查不够健全准确，没有建立客户信用档案以及制定一些客户信用政策，所以公司需安排相关人员对客户进行详细的信息记录，进行跟踪追寻调查,并对其内容进行核查，以确保真实可靠；之后再按照客户信用等级来评定对等的销售信用政策，如信用较好的客户可适当放宽赊销额度，但信用较差的客户则给予少量信用额度或者只予现款现货进行交易等，并且应定期更新客户信用额度以及做好相应的客户档案保管措施。5.3.4建立应收账款催收责任制度公司应当建立应收款项催收责任制度，以书面催告函和往来函电为主，其他方式为辅，销售部负责落实专人保管催收记录，方便后续款项追踪，财务部则负责监督款项动态和资金结算，日常核对应收账款等往来款项，同时加强应收款项的账龄分析。涉及一定金额以上的大额或长期应收款项，应当定期进行追踪核查，发现可疑情况，应及时查明原因并采取措施。公司可采取的催款程序如图4所示。图4公司催款程序6设计方案实施效果综合本设计内容，常德津沅食品有限公司通过从管理层次到销售环节、收款环节的分析与优化，使公司财务内部控制管理机制的实施变得更具有灵活性和有效性。公司内部控制制度优化进一步增强了公司信息管理的传达效率，销售发货环节的细节优化也使得公司内部运行效益更上一层楼，应收账款环节的调整优化将减少坏账风险，保障公司经济效益以及销售与收款内部会计控制目标的实现。参考资料[1]刘