北京华品博睿网络科技有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u214891北京华品博睿网络科技有限公司简介 北京华品博睿网络科技有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计北京华品博睿网络科技有限公司简介“BOSS 直 聘”是全球人民首创的互联网“直聘”模式的网络进行招聘企业产品，隶属于北京华品博睿网络科技有限公司（共投资5家公司，设立21家分公司）。由赵鹏先生团队创建，于2014年7月13日上线，为1.2亿用户效力，致力于用技术处理专业问题。“Boss 直 聘”已发展成为一个中国经济发展最快的综合招聘平台，拥有准确的人力资源匹配技术和高效的招聘经验，具备不同行业领先的机器学习生活能力。北京华品博睿网络科技有限公司成立时间以来，各领域发展所需的办公生活用品均由北京总部运至分公司，所需办公用品包括电脑、座机、办公桌椅、笔记本、纸笔、宣传册、名片等。北京华品博睿网络科技有限公司办公用品采购存在问题及产生原因分析2.1存在问题分析2.1.1采购与财务监督管理不协调在北京华品博睿网络科技有限公司中采购业务部门在整个大型企业中发挥作用重要地位很高,是整个大型企业中采购综合管理实力很强的一个部门。虽然与公司生产、财务、仓储以及企业采购管理等职能部门工作关系密切,但由于公司各职能部门主体职能相对独立,采购部在采购管理环节仍然拥有较大职责权限。在采购服务过程因其中的产品违背国家法律规章政策以及环境保护问题较严重,对公司的事业发展及其经济效益造成一定大的影响。2.1.2采购费用成本高耗时长（1）办公用品需要得到总部的批准和发送。有长期亏损的风险。如果急需物资，不能第一时间供应。造成业务员个人出资补货，由于没有相应的财务报销制度，一些费用无法统一，且价格高低不一。如果解决财务报销难，业务员有意见，工作就会不积极。办公用品的购置应先上报总部。大多数分公司从北京总部采购。提前上报前期采购人员管理工作计划,每周都一定要对采购物资发送信息情况进行前期分析跟踪检查,造成工作影响较大，人力资源管理浪费;物流有限公司将采购物资从北京处发送到当地采购办事处,成本费用太高,浪费大量财力;各采购分公司向采购总部要求下达前期采购人员工作管理计划。总公司客户应逐个计划制订产品相关配送计划,并与相关物流公司取得联络,发送到各地。与办事处自己进行的采购相比，时间过长。2.2问题产生原因分析2.2.1采购计划不合理生产部门在制定采购计划时，仅对材料清单的数量和质量负责，对材料的价格和渠道没有要求。这给了采购管理部门很大的活动空间，不仅可以在价格和渠道上做文章，实现效益价值最大化。而且一些企业人员的不良行为也很可能会严重损害整个企业的经济利益。2.2.2采购管理不规范在办公采购管理方面，虽然有些公司的采购管理工作成效显著，但由于参与人员较多，公司采购部门与招标主管部门一样，也存在一些问题。招标过程尽管公开透明，但需要经过有效管理监督。特别是，如果财务部门不参与材料采购的招标活动，供应部门是唯一的一个，就很难发现管理公共采购财务风险。2.2.3物流环节问题多（1）订单管理中存在的问题。目前,许多供应商并未有一套相应的体系和企业采购体系进行对应,订单信息的准确度也得不到保障,就可能造成供应商在生产过程中不能及时提供,以至于出现供货模式错误,数量不准确等诸多问题。（2）配送方面的问题。在配送的过程中,由于实际办公使用方式不同,所以配送时会存在着协调性的偏差。一些尺寸不同,材料多样的办公用品共同运输,会导致一些较小的办公用品被毁。企业的办公要求便是被影响了。（3）交通运输的问题。在运输办公用品的过程中，因为员工做不到及时实施安全监控和运输，一些急需的货物往往会因物流和配送问题而停滞不前，导致时间过长，员工的生活和工作效率直接降低。（4）办公用品存储的问题。如果办公用品不能存放在合适的环境中，则继续储存，往往导致损坏、质量严重下降等问题出现，造成一些资源的浪费。储存办公用品的仓库也不要太近，这样会耽误物品转移的时间，也可能影响工作效率。北京华品博睿网络科技有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计3.1问题解决方案3.1.1在统一采购方面统一采购制度是对企业采购工作进行组织执行的一种方法。即企业把批量采购工程纳入统一的采购项目,并且在采购管理上统一发挥企业的采购规模和经济效益。总的来说,统一采购便可以认为包含两层意思:一是减少了采购过程中的选择风险及在采购过程中耗费的时间。二是,将特定时期、特定地区内的一个或几个相同产品要求进行整合,再对其他产品进行大面积的统一采购。具体的运作流程包括以下四步:（1）统一定价公司所属的公司应该按照自己部门的生产能力和企业生产方案,科学地计算某个时期的物资供应,并将情况汇报给公司;公司采购部门将对各个分支机构的采购情况进行了统筹规划,参照以往采购订单和对于物资市场调研的相关数据,制订本公司的采购订单。（2）统一采购采购部门通过采购招投标来选择供应商,或者与现有的合作供应商一起下单,签订采购合同,这就要求所有的供应商都必须根据采购合同向客户提供相应的采购服务,按照规定的交货时间来安排供应。（3）集中或分散物流管理物资的验收主要有两种途径:第一种就是集中化的物流管理,也就是供应商的履行。采购部门在根据采购合同要求提供对应的产品,组织了专项检测单位对其进行了验收并对其进行了集中化管理;二是对分散性物流的管理,即公司的采购部已经通知各个分公司对其进行了验收。自行管理公司的物资采购。一般来说，当各分公司的业务范围相近，采购物资差异较小时，前者更合适；后一种方法适用于各分公司业务范围不同、采购材料差异较大的情况。（4）统一支付统一的支付手段,这是采购过程中的最后一步,也是管理采购物流的重点。公司的采购部门负责对各个分公司的采购材料实施情况进行汇总,并将物资检查合格证上交到财务部。在验收合格后,财务部和各个供应商共同进行了相应的内部核对,按照各个分公司产品的入库单和财务部共同做出了相应的财务核对。3.1.2在电子商务采购方面电子商务物资采购主要是通过适用的物资采购政策,在一定的时期内通过选取合适的物资品种(或是规格式型号)、单件(或买卖双方都认为合适的定价准则)、配送和服务标准,并且要求在零星化的物资采购监督管理平台上进行申请,这样才能够做到一个操作界面简单、易于实现、采购工艺流程规范、配送与服务安全、高效优质的目标。实施则需要以下步骤:（1）网上操作培训因为电子商务在采购时，企业的大量数据都是通过外网国家电网商城或者是内网erp系统来多次地传输，一些环节的移动操作也没有规定的限制，两个系统之间的数据将不一致，这就决定了在线上所做的业务一定要很熟练。第一，我们要求各单位指定专人负责电子商务采购（即申购人），未经培训的人员不得上网操作。第二，进行了几次简单的集中式培训,编写了一份培训手册,列举了很多容易导致错误的问题和实际案例,说清楚了怎样才能避免与明确地禁止这些错误的操作,并把培训手册及相关的培训材料分发给了各个操作者,在源头上预防了错误的重复发生。第三，根据各单位人员变动情况，采用“面对面、点对点”的培训模式，并举例说明，使操作人员直观、快速地掌握网上订购的操作方法。通过培训，确保了电子商务采购的准确性和标准化，为今后的工作打下了良好的基础。

（2）确保采购信息准确为了提升采购申请的精度,线下提出了纸质电子商务的采购申请,创立并保管线上采购订单,采购申请在经过财务部及采购部等各个部门的审批后即可提交。该方式可以极大地减少请购单中的错误发生,为未能成功地提交请购单积累了巨大的错误经历,增加了电子商务中的采购订单创建的成功率。（3）加强内外协同电子商务采购订单多用于办公用品和维护费用。为了适应财务部门针对基础单位的成本指标进行长期考核的要求,我们在订货期限内将交付日期确定为每个月的前十天,仓储部门则负责提前交付。基层单位及时出具请购单,需要在当月内办理各个省分公司的供应商接受付款手续,并有效核对进货收发货，而且财政机关和单位需要对本月的支出进行及时把控。（4）固化后的单据格式根据各个财务机构的工作需求,当仓库处于erp系统中,当负责接收到货物的情况下,将财务表面文本用固定的形式标记为交付给**单位**项目。这样可以在erp系统中的财务明细帐中,清晰地把握了运输费用和订单支出的方向,便于对财务费用进行集约化管理。（5）物资寄卖为了做到工作量和差误率"双降",对于常用的办公产品及其他物资均采用了供应商寄卖的模式,物资部在此基础上公开甄别出寄卖的供应商,并且同时与其他供应商达成《寄卖协议》。寄卖的各种办公用品等物资均已上架,需求个人即可入库后再进行仓储点选择,随用随领,操作简便,实现了工艺简约、资源最优配置。电商物资邮递寄卖的新模式,避免了提报单位和供给方之间的沟通连接,能有效地防止内部的货物转移。3.2业财融合设计3.2.1统一采购流程设计图1办公用品统一采购流程图3.2.2电商化采购流程设计图2办公用品电商化采购流程图3.3业财融合流程实际运用3.3.1在统一采购方面统一采购汇总了旗下的各个分公司统一所需要的物资,在采购的数量和规模上都具备了明显的采购优势,能够引起更多具备实力的供应商投入到采购工作当中,从而有效地提升了供给市场及其他供给者的议价能力,为物资的质量提供了有效的保障。统一的采购给了供应商,也就是说买方的优势,进行大规模生产,这样可以尽量减少生产费用,让买卖两者都受益。（2）同时,由于集中统一的采购计划,下属部门分散式采购计划一次性实施,避免了重复采购,提高了采购的效率,减少了采购工具,有效地降低了人工费用。3.3.2在电商化采购方面从目前发展情况来看,电子商务采购平台具备的优点总结为:首先,实施该商业模型,可以有效地降低采购费用,节约采购工作流程中的日常周转和时间,提升企业的内部控制和管理水平。对于供应商而言,还是可以减少供应商与客户之间的采购协议过程中产生的库存费用。而且，电子商务在商业上与传统采购方式不一样,可以在24小时内进行采购,有效地利用了时间,从而降低了在采购过程中带来的损耗。另外,电子商务也是先进技术和科学发展的结果。除了招聘优秀、高价值的职业技术人才外,还需要系统地完善公司的内部工作及对员工的管理,改变过去的管理方法,引进先进的经营管理思想。对于采购电子商务平台,实施专门化的管理,增加了采购过程中的透明性,加强对采购各个环节的监控与管理,将会有助于真正做到运营费用的节省。电子商务的发展模型在统一采购中得到广泛应用,能够有效地提升企业在全球市场的综合竞争能力,增加企业收益。结束语本毕业设计不仅可以有效提高整个企业的整体采购管理效率，缩短采购管理周期，节省大量企业采购管理成本，优化企业采购管理流程，减少过多的安全采购库存，实现信息的实时共享,还可以使整个企业和供应商清楚地了解采购详细信息；既能够使作为采购方的整个企业组织大大的获得收益,而且还能让供应商也同样能从中获益。参考