档案管理规章制度(15篇)

档案管理规章制度（15篇）

档案管理规章制度1

第一章基本原则

第一条为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更

好地为我公司各项工作服务，根据中共中央组织部、国家档案局

发布的《干部档案工作条例》特制定本制度。

第二条人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，

也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路

线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了

解和正确选拔使用干部服务的。

第三条人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，

在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、

工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源

管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应

由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。

第四条在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家

的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安

全。

第二章体制、任务和人事档案干部

第五条人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力

资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部

门的检查指导。

第六条人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案

工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、

鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。

第七条人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想,

坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断

提高政治、业务素质，努力做好本职工作。

第三章人事档案材料的收集范围与归档要求

第八条为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人

事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部

任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作

中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。具

体收集归档范围见附件。

第九条公司各级党委（总支）、各厂、各处室（科室）要建立

主动送交人事档案材料的工作制度，并由各单位党委（总支）的

人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料，属于归档范围

的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人

事档案室归档，员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离公

司前全部移交档案馆。

第十条收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归

档的材料应真实准确，完整齐全，文清楚，对象明确，手续完备、

具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签的，应在盖章签后方

能归入人事档案。

第十一条不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，

可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请人力资

源处负责人审查批准，由专人负责监销。

第十二条人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，

不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。？

第四章人事档案的管理和利用

第十三条人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理,

并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、

排架。人事档案室对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管，

并按有关部门的规定收取管理费。

第十四条对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案

名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，

发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和

准确无误。

第十五条根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密

科学地保管。档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施

的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和

适宜的温湿度。

第十六条档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，

干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作

细则》和有关规定执行。

第十七条严禁任何人私自保管他人档案，人事档案干部不得

保管本人和亲属的档案。不得在电话里泄露档案内容C

第十八条做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐

步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。

第十九条凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人事档

案室办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“济南啤酒集团

总公司人力资源处”公章，方能有效。

第二十条对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。

查借阅人事档案应严格按档案室制定的《人事档案查（借）阅制

度》办理。

第五章档案的转递

第二十一条人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送,

不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事或

组织部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。

第二十二条如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经

人力资源处负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人

的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室

统一转递。档案转出后，逾期一个月示见对方退回回执应写信催

回，以防丢失。

第二十三条为使人事档案能够随着公司的人事变动，干部职

务变动而及时调整，公司人力资源处应将人事变动情况、干部调

动单位和任免通知及时通知人事档案室°因商调而转出档案后，

人力资源处应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调

成功有关部门应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

第二十四条公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除

合同、终止合同、除名、开除等，在没收到人力资源处转来的转

递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定

下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。

第二十五条公司各单位、部门应积极配合档案室做好员工档

案的转递工作，学生分配单位有变化时应及时通知档案室，以使

档案能正确投递。

附件

人事档案材料收集归档范围

1、员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表（如

职工履历表、登记表），任免呈报表（包括上报的考察材料），鉴

定、民主评议和组织考核形成的综合材料，离退休审批表，军队

转业部门审批表等。

2、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，

续聘审批表，退职材料。

3、出国出镜人员审批表、登记表及在外表现情况的鉴定材料。

4、党代会、人代会、政协会议的工、青、妇等群众团体代表

会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的.简历表、政绩材料。

5、办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审

批材料。

6、评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术人员任

职资格申报表，专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的

审批表。

7、员工更改姓名、民族、年龄、入党入团时参加革命工作时

间等过程中形成的个人申请表，组织盲查报告，上级批复以及所

依据的证明材料。

8、党团组织建设中形成的入党志愿书（1—2份系统的）和转

正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织

审批意见及所依据的材料，民主评议党员工作中形成的组织意见。

民主评议党员登记表，优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格

党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料，退党材料，

取消预备党员资格的组织意见；入团志愿书、申请书、团员登记

表、退团材料；加入民主党派的材料。

9、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人

结论的意见、检查交待、旁证材料；甄别复查结论、调查报告、批

复及有关的主要依据材料。

10、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、

先进模范事迹。

11、各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证

材料、刑事判决书。

12、员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响

的论文等目录。

13、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等

级的材料。

14、办理丧事活动中形成的悼词、讣告；非正常死亡的调查

报告。

15、高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作

中形成的学生（学员）登记表、学习成绩登记表、毕业登记表，授

于学位的材料，学历证明书，学习鉴定材料。

16、学生学籍变动记录材料。

17、学生在校期间每学年的思想品德评定表。

18、毕业学生体检表。

19、其他可供组织参考有保存价值的材料。

档案管理规章制度2

一、分管档案工作的领导职责

1.组织本单位档案工作的宣传、贯彻，执行《中华人民共和

国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

2.加强对本单位档案工作的领导，将档案工作纳入本单位的

整体发展计划，列入本单位议事日程，督促分管部门按上级和本

单位档案部门要求做好应做的工作。

3.关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财

力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条

件，使档案工作与局各项工作协调发展。

二、档案人员职责

1.贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规，建立健全

档案管理制度°

2.对各有关处室形成的‘各种材料的收集、整理、立卷和归档

进行监督和指导。

3.负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集

领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。

4.负责管理本单位各种门类和载体的档案，维护档案的完整、

准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。

5.按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

6.按规定向档案馆移交应进馆的档案。

三、兼职档案人员职责

1.坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征,

制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

2.负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，

保证归档文件材料完整、准确、系统。

3.归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，

案卷标题简明扼要。

4.保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5.主动接收本单位档案员的业务指导和督促检查，按规定时

间向档案室移交。

6.积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

7.按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索

工具。

8,按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。

档案管理规章制度3

1、物业档案建立的内容

业主入伙资料

业户家庭资料

业户联系电话

包括：正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话，如家

庭电话、单位电话、手机、呼机、E-mail地址等。

业户室内装修管理资料

包括：装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等。

业户日常维修资料

包括：维修、维修回访等记录情况。

业户反馈资料

包括:服务质量回访记录、业户投诉及处理记录、业户意见征

询、统计记录等。

2、物业档案管理的具体措施

业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的，其内容包

括业户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情

况、室内装修管理:：资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。

业户档案的.收集

—物业设立档案室，建立相应规章制度，对业户档案进行严格

管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发,

扩大资料来源，从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档，实行业

户一户一档。

业户权籍资料管理

从业户入伙开始，应着手权籍资料的收集工作，权籍资料的收

集、整理、归档，应做到条理清晰、完整齐全，便于查阅。管理和

使用好权籍资料，动态反映业户权籍状况，为业户需求提供服务。

业户档案的整理

各个业务范围上收集到的信息资料，统一交档案员集中整理，

整理的重点根据资料内容、来源进行分类，做到条理清晰、便于查

阅。

3、业户档案的归档―广场一号楼项目（-一）管理处的业务接

待将收集到的业户资料每月五日前提交档案中心。—物业档案中

心员按照物业管理自身的内在规律和联系，将资料分类有序地保

存，并输入计算机存档，运用计算机的先进手段进行档案资料的管

理。

4、档案的利用

为业户服务工作及时提供档案资料，直接或间接地为业户管

理服务，从而有效地提高服务质量和服务水平。

5、业户档案的管理

业户档案的使用应有严格的规定，借阅必须由具备规定条件：:

的人员经登记后方可借出，归还时须由专人进行检查，如有破损，

立即修复，严重时追究有关人员的责任。业户档案存放时要做好防

火、防潮、防蛀工作，计算机使用时应防止电脑病毒侵入。

档案管理规章制度4

一、综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的‘管理工作，

有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。

二、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。

档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。

三、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好C

四、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物

相符。

档案管理规章制度5

第一章总则

第一条为加强平江县非国有企业档案的科学管理，有效地保

护和开发利用，更好地为非国有企业服务，根据《中华人民共和

国档案法》（以下简称《档案法》）、《档案法实施办法》和有关法

律、法规，结合平江县非国有企业实际情况，制定本办法。

第二条本办法主要适用于本县行政区域内一切个人所有和经

营的各类生产、经营性企业、私营有限责任公司（如汽车、建筑、

装修、商贸等行业）以及非国家控股的股分制（合作制）企业。

第三条本办法所称的非国有企业档案是指非国有企业在生产、

经营、科研、基本建设以及各项管理等活动中形成的，对本企业

具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子等不同

形式的历史记录；是维护非国有企业历史真实面貌、合法权益的

历史凭证，是提高产品质量、增长经济效益的重要条件。

第四条非国有企业对本企业档案依法享有所有、使用和依据

国家法规进行处置的权利，并有保护档案的义务。

第五条非国有企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案,

在企业内实行集中统一管理，维护档案的完整、准确、系统和安

全，便于企业各方面利用的原则。

第六条县以上地方人民政府档案行政管理部门负责对本区域

非国有企业档案工作的监督和指导，制定相关业务规范和技术标

准。

第二章档案机构与人员

第七条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：

（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制

定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等

有关规章制度；

（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴

定、统计和提供利用工作；

（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归

档工作;

（四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工

作。

第八条企业档案工作人员应当忠亍职守，遵纪守法，应具备

档案专业知识，并经过档案管理专业培训，熟悉企业职能任务，

并保持相对稳定。

第九条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期

交本企业档案部门集中管理c任何人不得拒绝归档C

第三章文件材料的形成与归档

第十条非国有企业纸质文件材料的归档范围，主要有以下几

方面：

（一）党群类：包括党务、工会、青年团、妇女、纪检、商会、

协会、群众团体等方面形成的文件材料；

（二）行政管理类：包括行政管理、劳动人事、后勤福利、外

事工作、员工聘用、解聘、工资管理、安全保卫、社会保障、劳动

者维权以及法律、法规、规章制度、章程等方面的文件材料；

（三）经营管理类：包括非国有经济实体设立、变更、破产、

出资证明、验资证明、股权证明、经营决策、企业改革、计划、统

计、资产管理、商务合同、产品销售、经营信誉、清产核资、财务

管理等方面的文件材料；

（四）生产技术管理类：包括生产管理、技术引进、技术革

新、能源管理、计量、环保、企业信息化建设、标准化、质量管理

等方面的文件材料；

（五）产品类：包括产品设计、制造、工艺、工装、检测、鉴

定、评优、质量管理、认证等方面的文件材料；

（六）科学技术研究类：包括新开发的项目建议书、可行性

研究方案、试验记录、成果申报、总结、鉴定、推广应用、专利技

术转让、技术革新文件、图纸、科研项目的报奖、推广应用等方

面的文件材料；

（七）基本建没类：包括土地、房屋证明、基建项目设计、施

工、监理、竣工验收、投入使用、维修、改扩建等方面的文件材

料；

（A）设备仪器类：包括购进设备仪器的全套随机文件、安

装调试、检查维修、设备台帐等方面的文件材料；

（九）会计档案类：包括财务报表、帐簿、凭证、财务报告、

审计等方面的文件材料；

（十）职工档案类；包括干部职工、离退休人员、死亡人员、

职工鉴定、考核、奖励与处分、技能评定、工资、保险、福利等方

面的文件材料；

其他载体归档范围:

（一）电子文件；

（二）录音带、录像带；

（三）奖杯、奖状、锦旗、证书；

（四）照片。

第十一条凡归档的文件材料，必须字迹工整，图像清晰，签

字等手续完备，便于长期保存。

第十二条归档时间

（-）各项管理方面的文件材料，在形成的次年六月底前组

成保管《平江县非国有企业档案管理暂行办法》出自：

单位，由产生文件的职能部门负责人审定签字后归档；

（二）产品、设备、基建、科研等方面的文件材料，在任务完

成后或告一段落时组成保管单位，由项目负责人签字后归档；

（三）产权方面的文件材料，在工作进行完毕或文件正式生

效后归档；

（四）会计核算方面的文件材料，由财会部门整理立卷，保

管一年后向档案部门移交。如有特殊情况，也可以分阶段归档。

第十三条建立文件材料的形成、积累、整理和归档制度，并

列入管理工作程序，列入企业有关部门的‘职责范围和有关人员的

岗位责任制。

第十四条档案人员应参加产品试制定型、创优、科研成果鉴

定或评审、基建工程竣工验收，以及引进技术资料验收、设备开

箱验收等活动，指导、监督文件材料归档工作。

第十五条企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加会议

获得的文件材料，按照归档范围的规定，及时交档案部门归档。

第四章档案的管理与利用

第十六条建立健全各类档案的登记、交接、保管、统计、保

密、利用、鉴定、销毁及图纸更改补充等管理制度。

第十七条编制档案及其有关图书、资料、信息等总目录、分

类目录和底图目录等检索工具，完善信息查询体系。

第十八条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加

强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

第十九条开发档案信息资源，实行档案、有关图书资料和信

息一体利用，为改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消

耗、提高经济效益等各项活动提供档案信息服务；积极配合技术

部门参与信息市场和技术市场交流。

第二十条企业档案现代化应与企业信息建设同步发展，不断

提高档案管理水平。

第二十一条企业提供利用、公布档案，不得侵犯国家、社会

和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。

第五章非国有企业档案的归属与流向

第二十二条非国有企业档案由本单位妥善保管，原则上不向

国家档案馆移交。

非国有企业可委托当地国家综合档案馆代管其档案，接受委

托的国家综合档案馆可按约定收取整理、鉴定、保管等所需的费

用。

第二十三条非国有企业解散、破产时，其档案可以向国家综

合档案馆寄存、捐赠或转让。

第二十四条外商投资企业终止、解散后，中外合资经营企业、

中外合作经营企业的档案交由原中方合资、合作者妥善保存，或

向当地国家综合档案馆移交。除法律法规另有规定外，外商独资

企业的档案应留在中国境内，向当地国家综合档案馆移交。

第六章奖励与惩罚

第二十五条企业对管理、保护和开发利用档案工作做出突出

贡献的人员，应当予以表扬和奖励；企业应当建立档案工作责任

追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进

行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐慝和擅自销毁而造成档案丢失或

损坏的直接责任者，依据《档案法》进行处理。

第二十六条违反本办法，有下列行为之一的，由县级人民政

府档案行政管理部门给予警告，并对该非国有企业及相关责任人

员依法给予行政处分或罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任；

（一）擅自提供、抄录、公布属于保密范围的档案的；

（二）明知本单位保存的档案面临危险而不采取措施，造成

档案损失的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）向外国人和外国组织出卖或者赠送涉及国家利益、人

民生命财产安全，对国家和社会具有现实和长远利用价值的档案;

（五）擅自非法携带档案及其复制件出境的。

第二十七条当事人对行政处罚不服的，可依法申请行政复议

或提起行政诉讼。

第七章附则

第二十八条各非国有企业行政管理部门可根据本办法，结合

本企业实际情况，制定实施细则。

第二十九条本办法由平江县档案局负责解释。

第三十条本办法自20_年7月1日起执行。

档案管理规章制度6

一、牢固树立保密观念，严格遵守党和国家的保密制度，严

防失密、泄密事故发生。

二、不得向与工作无关人员谈论档案内容，不准用电话、传

真提供密秘级以上档案。

三、凡借阅秘密级以上档案，须经主管领导及档案馆长批准,

未经批准不得借出、复制或摘抄。

四、档案人员不得随意丢放、擅自提供、抄录、公布、损毁、

丢失、涂改、伪造或销毁档案、绝密档案要单独保管。

五、密级档案要经常查对，失泄密时要及时上报局主管领导，

并对责任者进行追究处量。

六、非档案工作人员不得进入档案库房。

七、任何人不准私自保存档案或携档案进入公共场所。

八、档案管理人员应熟知本局各类档案的密级划分，调密级

档案时，不少于两名工作人员。

九、档案在传递时应以机密件通过机要通信转出，或由档案

人员二人以上专呈递送。

档案管理规章制度7

1.目的作用

公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少

的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作

职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

2.管理职责

2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘

档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室

的业务领导和工作实务指导。

2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样

也应执行本制度所规定的各项条款要求。

2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理

部的领导下，其管理的主要职责为：

2.3.1制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。

2.3.2协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的

指导监督。

2.3.3负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。

2.3.4总结经脸，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，

使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。

3.归档资料的范围、内容

3.1计划性文件资料

包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计

划。

3.2批示性文件材料

包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标

准等；公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录

等。

3.3法规性文件

包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行

的规定、要求、标准等文件；公司内部制定的各类规章制度。

3.4公司的重大决议

包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及

其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。

3.5总结性文件

包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位

的工作总结及单项性的各种总结报告。

3.6凭证性材料

包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭

证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材

料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。

3.7汇报性材料

包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报

表等；公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等

3.8劳资人事资料

包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培

训考核、工资核定记录等相关资料。

3.9调研性资料

包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经

销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。

3.10声像制品资料

包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时

或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用

的各种资料。

3.11证件性文书资料

包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许

可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产

资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。

3.12馈赠行资料

包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、

书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

4.文件资料的‘立卷归档

4.1档案的收集

4.1.1凡属本制度第三条所涵盖的文件资料，均应归档统一

管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档；会

计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。

4.1.2银行票据由财务部立卷留存；各类报表（应收帐报表、

销售报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立

卷留存。

4.1.3业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷

留存。

4.1.4各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存；内

部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。

4.1.5公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总

到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种

会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。

4.2立卷归档的时间

4.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应

在三日内递交办公室立卷归档。

4.2.2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位

的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延

长。

4.3立卷归档的要求

4.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定

完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。

4.3.2移交档案要填写移交清单，移交清单一式两份，双方签

字后各执一份。

4.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、

印本和底稿、正文和附件必须归在一起。

4.3.4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期

等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表

达出来，装订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。

4.3.5填写案卷一律用炭素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或

铅笔，字迹应清楚、准确。

4.3.6立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特

点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷

能正确反映企业生产活动状况和面貌。

4.3.7立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷，把

有密切联系的文件组合在一起。

4.3.8立卷应把上级文件于本公司文件（除请示、批复外）按

保管期限和文件年限分开立卷。

4.3.9立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原

则进行插卷。

4.3.10文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列,

系统地反映问题，做到查找方便。

4.3.11各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、

馈赠品等）归档必须有条件，并保持其完好无损。

4.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要

人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完

5.文秘档案的借阅

5.1文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，

外单位人需须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

5.2各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围得

文秘档案资料。如需查阅非本部门得重要文件和有密级档案，须

经公司领导或原形成档案得部门领导批准，方可借阅。

5.3文秘档案得借阅者应负责档案得完整和完好，不得私自

影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标

语，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

5.4对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采

取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与

原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制

件加盖公章，以示复制件不会有误。

5.5必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好

后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材

料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案

管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。

5.6文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短

期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。

如延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要

及时催还。

5.7借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值

和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

6.文秘档案保密要求

6.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，

加强保密意识，双方共同做好保密工作。

6.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、

机密、秘密三级0

6.3有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。有密级档

案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

6.4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室

主任或副总以上级领导批准。

6.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任

鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

6.6外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需

材料。

6.7档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节

轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

6.8企业在职工工作人员调离本企业时，需按档案室要求整

理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，

才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交

接之后，方能调离。

7,超期档案的销毁

7.1对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公

室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规

定销毁。

7.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价

值时，再行销毁，以免误毁。

7.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将

销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在

销毁注册上签字。

档案管理规章制度8

教师业务档案是教师教学工作基本情况的重要历史记录，其

主要内容有：教师登记表；统计考核鉴定（包括：考核鉴定表；教

学检查听课评议情况等）；学术水平包括：论文；教材编写；科研

成果等；专业技术职务动态及奖惩情况等，是教学管理工作中的

重要档案之一。

1、教师业务档案由教务处统一管理，每到学期、学年末，根

据责任制考核情况，结合教师的工作实际进行全面考核，分别由

教务处长、教学部滇写相应部分。填写力求实事求是，公正确切。

2、查阅和摘抄教师业务档案需经领导批准，管理员不得泄露

档案中的有关内容。

3、核签的教师业务档案所载内容，任何人不得随意涂改和更

换。

4、教师调离学校时其业务档案并入本人人事档案随调，学校

教务处可保留其业务档案的,复印件作为教学资料妥善保存。若有

单位外调情况时，凭介绍信允许抄录。

5、教师业务档案属永久性保存，必须妥善保管，防止蛀烂，

填写时一律用钢笔或毛笔，字迹清楚工整。

6、教师业务档案是记载衡量教师教学工作实绩和水平的原始

资料，也是教师晋级、提干、职称评定的重要依据，应严格手续，

认真对待，不得弄虚作假、含糊敷衍或丢失。

档案管理规章制度9

第一章总则

第一条为了进一步加强流动人员人事档案的管理，维护人事

档案的真实性、严肃性，完善人才流动社会化服务体系，促进人才

合理流动，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》

及有关法律、法规,制定本规定。

第二条本规定所称流动人员人事档案是指：

1、辞职或被辞职的机关工作人员、企事业单位专业技术人员

和管理人员的人事档案；

2、与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管

理人员的人事档案；

3、待业的大中专毕业生的人事档案；

4、自费出国曾学人员的人事档案；

5、外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私

营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案；

6、外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；

7、其它流动人员人事档案。

第三条流动人员人事档案管理遵循：“集中统一，归口管理”

的原则，接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。

第二章流动人员人事档案管理机构

第四条流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组

织部门和政府人事行政部门素数的人才流动服务就（以下简称人

才流动服务机构），其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；

严禁个人保管他人人事档案。

第五条跨地区流动的人员人事档案，可由其户籍所在地的人

才流动服务机构管理，也可由其现在工作单位所在地的人才流动

服务机构管理。

第六条尚未建立人才流动服务机构的地区，流动人员人事档

案仍由原人事档案管理单位管理。

第七条人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的

收集、管理、保管、利用、转递等管理工作，人证做好与流动人员

身份认定、档案工资记载、出国（出境）政审工作，经授权做好相关

的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。

第三章流动人员人事档案的转递

第八条人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员

流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档

函十五天内，将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流

动服务机构，转递的流动人员人事档案必须完整齐全，不得扣留材

料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后，及时将档案转递

通知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料

不齐全或不清楚，应要求原单位补齐或查清楚。

第九条流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送

取,不得邮寄或交流动人员本人自带。对流动人员本人自带的人事

档案，人才流动服务机构不得接受。

第十条人才流动服务机构接管人员人事档案，须由流动人员

或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动

人员或其现所在单位签定档案管理合司书，合同书须明确双方的

权利、义务等内容。

第十一条人才流动服务机构开具的转档手续，与机关、国有

企事业单位开具的转档手续具有相同的效力。机关、国有企事业

单位必须凭人才流动服务机构开具的转档手续，方可接收流动人

员人事档案。

第四章流动人员人事档案的收集、整理与利用

第十二条人才流动服务机构应加强与流动人员及其现在工

作单位的联系做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动

人员认识档案的内容c收集的材料必须经过认真的鉴别。需经单

位盖章或本人签字的，签字盖章后方能归入档案。

第十三条人才流动服务机构应按照干部档案整理工作的有

关规定，认真做好流动人员档案材料的整理工作。在整理档案过程

中，要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容，不得擅自涂改、抽

取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。

第十四条人才流动服务机构应按照《干部档案工作条例》中

的有关规定，建立健全流动人员人事档案查阅、借阅工作制度和注

意事项。

（一）查阅流动人员档案应办理审批手续。查阅单位应申名查

阅理由，管档单位杈据规定和需要确定需提供的档案材料。

（二）查阅单位应派中共党员到人才流动服务机构查阅流动人

员人事档案。对不符合规定条件的，人才流动服务机构可根据实际

情况向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。

（三）人才流动服务机构对高级专业技术人员和涉及国家秘密

的流动人员人事档案要严格保管，严格查阅手续。

（四）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

（五）查阅档案必须严格遵守保密规定和阅档规定，严禁涂改、

圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案

内容。

第五章流动人员人事档案的保管

第十五条人才流动服务机构应具备流动人员人事档案的'物

质条件，建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配备铁制的档案

柜;经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设

施和安全措施;档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。

要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管

理的现代化。

第十六条建立健全流动人员人事档案的内部规章制度，加强

流动人员人事档案工作的政策研究和理论研究，实行目标管理，不

断提高流动人员人事档案管理的效率和质量。

第十七条流动人员人事档案管理应由专人负责。档案管理人

员必须是党性强、作风正、忠于职守、具有一定的档案管理专业

知识的共产党员。

第六章监督与处罚

第十八条对违反本规定有下列情形的，由党委组织部门和政

府人事行政部门会同有关部门进行处理：

1、擅自管理流动人员人事档案的单位或个人；

2、擅自涂改档案内容或伪造档案材料的；

3、擅自向外公布、泄露档案材料的；

4、在流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等

管理工作中，出现违反本规定行为，造成严重后果的°

档案管理规章制度10

第一条为加强企业安保台帐资料档案管理，夯实安全管理基

础工作，合理利用安保台帐资料档案信息资源，根据《中华人民

共和国安全生产法》、国务院《企业事业单位内部治安保卫条例》

和《广东安全生产条例》等法律法规，按照《广东XX安保档案管

理办法》的要求，结合我市XX企业实际，特制定本管理细则。

第二条安保档案是指将企业安全保卫、安全生产管理工作，

用文字、图表、声像等不同形式的载体，进行收集、归纳和存放

保管，即将安保工作台帐资料收集整理归档。内容包括：依据国

家安全保卫、安全生产的法律法规，结合企业特点制订的安全保

卫、安全生产规章制度和安全操作规程，安防和消防设施状况、

安全检查、培训教育、发破案、事故调查和处理、经警和zhi管

理等。

第三条建立健全市、县（市、区）局以及支局（班组）三级安

保台帐资料档案管理制度，并作为工作考核内容之一。市、县（市、

区）局安全主管部门以及支局（班组）应明确管理人员（台帐档

案管理责任人），对本单位安全生产、安全保卫台帐、档案资料的

收集、登记、整理，规范管理台帐资料档案。

第四条安保档案管理工作实行统一领导，分级管理。在省局

和地方政府主管部门指导下，市局监督保障部负责对全市义X企

业安保档案实施监督考评管理。

第六条市、县（市、区）局安全管理部门应依据有关规定将

安保台帐资料档案管理工作纳入评选安全保卫、安全生产先进单

位或个人的条件之一。

第七条安保台帐资料档案归档的'范围：

一、市、县（市、区）局和市局直属单位范围：

（一）安全管理机构，包括：机构设置；安全责任人、专（兼）

职安全管理人员（含注册安全主任）名册。

（二）安全责任制，包括：各级领导、职能部门和各岗位的安

全职责；领导履行安全职责考评的情况；上级单位与本单位签订

的安全责任书；本单位与所管辖的二级单位签订的安全责任书。

（三）各级领导对安全保卫、安全生产工作的批示、讲话的

文书或声像。

（四）安全保卫、安全生产的管理规章制度；设备等安全操

作规程。

（五）日常工作台帐记录，包括：工作计划和总结；消防设施

（设备）、经警、金库、仓储等安全检查；安全教育、隐患整改、

事故调查和处理等记录。

（六）安全教育，包括：安全教育的年度计划；参加地方政府

有关部门组织的安全培训、知识竞赛活动记录；安全责任人、安

全管理人员参加安全培训、持证记录；职工安全教育记录；特种

作业人员培训、考核、持证上岗记录等。

（七）工程建设项目中安防设施亩查（验收），包括：新建、

改建、扩建和技术改造等工程项目的安全设施“三同时”报建与

审批资料，各种证照领取资料。

（八）安全检查记录，包括：历次（本单位和上级单位）安全

检查记录；重点部位、专项安全检查记录。

（九）事故隐患整改，包括：事故隐患登记；应急防范措施；

整改要求、计划措施；整改结果等记录。

（十）事故调查和处理，包括：事故上报、登记记录，事故调

查报告、处理结案材料和防范措施等。

安全检查和事故隐患整改的记录必须有被检查（隐患整改）

单位负责人和检查（负责隐患整改）人员签名。

（十一）发破案记录，包括：发案报告、破案经过、处理结果

等。

各单位可根据上述范围结合本单位管理权属范围进行安保档

案材料收集归档。

二、支局（班组）范围：

（一）安全管理机构，包括：上级安全机构设置文件和本支

局安全工作分工；安全责任人、兼职安全员（副支局长担任，无

设副支局长的由支局长负责）及支局人员分工名册。

（二）安全责任制，包括：上级下发的各级领导、职能部门和

各岗位的安全职责文件和本单位负责人、各岗位职工安全工作职

责；上级对本单位履行安全职责考评的情况；上级单位与本单位

签订的安全责任书；本单位与岗位职工签订的安全责任书。

（三）各级领导对安全保卫、安全生产工作的批示、讲话的

文件材料；上级下发的安全工作总结、工作要点；本单位工作计

划和总结；

（四）安全保卫、安全生产的管理规章制度、检查规范；各种

设备的安全操作规程；上级制订以及本单位结合实际制订的遇突

发事件的应急处置的救援预案和防范措施，包括如：遇盗抢、诈

骗、火灾、洪涝、地震等突发事件的应急处置预案、办法。

（五）日常工作记录台帐，包括：有关消防设施（设各）、电

源线路及电器、物品堆放、门（锁）重点部位等上级安全检查隐

患及整改（必须有被检查单位检查人员签名）、本支局（班组）每

日班前班后自查整改隐患等记录；网点（金库）出入登记簿、值

守登记簿；防入侵报警设（撤）防登记簿（卡）等。

（六）安全教育台帐，包括：上级下发的教育的年度计划和

本单位年度安全教育学习安排表；参加上级组织的安全培训、知

识竟赛活动记录；本单位组织进行的职工安全教育学习记录簿；

案例通报等有关学习资料。

（七）案件、事故及事故隐患自查情况上报登记记录，案件、

事故（隐患）报告材料（上报后自留一份存档）。

第八条安保档案工作实行“同步”管理，即：下达任务与提

出安全工作要求的文书材料的形成、积累、整理和归档同步；检

查工作与检查记录材料的形成、积累、整理和归档同步；鉴定、

验收安防设施与鉴定、验收建设工程文件材料的立卷和归档同步;

发案（事故）情况、调查处理、结案和归档同步。

第九条安保台帐档案资料的归档应在以下时间内完成：

（一）文书和声像档案由经办部门或者经办人员在每一项工作

任务完成后移交档案管理人员归档；

（二）工程建设项目中安防设施档案，在工程任务下达后安全

主管部门督促承建单位在工程验收后两个月内，复印一分交安全

部门归档，周期过长的可以按形成阶段分期归档；

（三）重要的安全工作会议、专业性技术会议和学术会议的

文件材料，在会议结束后一个月内整理、立卷，并移交档案管理

人员归档。

（四）带有密级的安全管理文件材料，应由经办人随时形成

随时归档。

（五）破案和事故处理后即将材料整理归档，随后将对责任

人的处理结果也一并归档。

第十条收集安保档案材料时，应保证安保档案材料的完整。

整理材料时，应遵循档案材料的形成规律，保持材料之间的有机

联系，便于保管和使用。

第十一条安保档案材料整理过程中，应根据不同内容和载体

分别进行立卷。对未完成的档案材料，整理时应单存放，等完成

后组卷归档。

第十二条对录音带、录像带、照片、唱片、光盘等非纸质载

体的安保档案材料进行归档时，应将每一单项（盒或盘）作为一

个保管单位，单编排档号，并采取按年度结合内容的方法分类整

理和编号。其中与文字材料有直接联系的应编写互见号或互见卡。

第十三条映和记录本单位在安全管理或活动中并对以后有重

要参考借鉴作用的安保档案材料，应永久保存。在本单位组织或

参与的重的安全活动中形成的，并具有一定参考价值的档案材料,

应长期保存。

第十四条在职务活动中形成的文件材料，必须定期移交档案

管理人员集中管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。

第十五条因机构调整安全部门变动时，应当妥善保管安保档

案，整理登记后向接收部门移交，不得散失。

档案管理人员调动时，属于归档范围的'文件材料必须全部上

交，并办理移交手续，不得擅自带走或毁弃。

第十六条安全部门保存的档案主要供本单位使用。外单位的

工作人员查阅档案时，需说明使用其目的和使用范围，并经安全

部门负责人批准后方可查阅。

第十七条借用安保档案者应负责所借档案的安全和保密，不

得擅自转借，不得折叠、剪贴或抽取、拆散档案，严禁在安保档

案上勾画、涂抹、填注、加字、改字或以其他方式损害档案的原

有状态。

第十八条重要和密级的安保档案，需要向外单位或个人交换、

复制时，须报请单位主管领导批准。

第十九条安保档案的保存价值应定期进行鉴定。对保管期限

的变动、密级调整和需要销毁的档案，必须经安全部门负责人批

准。

第二十条安保档案的销毁由档案管理人员执行，并经安全部

门负责人批准。销毁档案时，由档案管理人员和安全部门指派人

员监督销毁并在销毁清册上签字。

档案销毁后及时调整档案柜架，并在目录及检索工具中做出

相应的注明。

库存档案未经鉴定并履行批准手续的，严禁销毁。

第二十一条凡有下列事迹之一的，应给予奖励。

（一）安保档案的收集、整理或者开发利用方面做出成绩的；

（二）对安保档案的保护和现代化管理做出成绩的；

（三）执行国家档案法律、法规和企业档案管理制度表现突

出的。

第二十二条违本办法有下列行为之一的，由所在单位对直接

责任人员给予行政处分，造成损失的可以根据档案的价值和数量,

按有关规定责令赔偿。

（一）损毁、丢失或擅自销毁具有保存价值的或者应当保密

的安保档案；

（二）将职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有或

者拒绝向档案管理人员移交的；

（三）擅自提供、抄录或者公布有密级档案的;

（四）涂改、伪造档案的；

（五）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

第二十三条本管理细则适用于各县（市、区）XX局、市局直

属单位，各单位可根据本管理细则，结合本单位实际情况制定实

施细则。

第二十四条本办法自公布之日起施行。

档案管理规章制度11

一、目的：

为使学校人事档案管理与利用有章可循，特制定本规则。

二、内容：

1、归档制度

（1）对资料进行鉴别，看其是否符合归档要求。

（2）按照资料属性、内容，确定其归档的具体位置。

（3）将资料放入档案，并输入资料库。

2、核查制度

检查核对一般定期进行。但突发事件之后或对有些档案发生

疑问之后也要进行检查核对

3、保卫制度

（1）、指定专人负责档案保管。

（2）、备齐必要的'存档设备。

(3)、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

(4)、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

4、统计制度

(1)人事档案的数量。

(2)人事档案材料收集补充情况。

(3)档案整理和保管情况。

(4)档案及设备利用情况。

5、转递制度

档案转递一般由工作调动等原因引起，

(1)取出应转走的档案；

(2)填写人事档案转递记录；

(3)按发文要求包装、密封

6、借档制度

(1)由有关单位部门开具介绍信，说明要求出具证明材料的

理由，并加斧章。

(2)其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，

提供证明材料；

(3)证明材料由人事处审阅，加斧章，然后登记、发出。

档案管理规章制度12

为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证

档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达

到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合

实际情况，特制定本制度，具体内容如下：

一、档案管理的范围

本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动

中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全

管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经

营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产

品销售、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理

等方面有保存价值的原始材料。

二、档案的管理部门

公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案

的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根

据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收

集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档

时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要

继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。

接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安

全，使档案更好地为公司各项工作服务。

三、档案的分类

在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，

将所涉及的'档案划分为十类：

1、行政管理。

2、人事管理。

3、财会档案。

4、生产经营管理。

5、技术质量安全管理。

6、基建档案。

7、外来文件。

8、声像档案。

9、实物档案。

10、其他档案。

财会档案诗司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相

关资料的收集、整理、归档。

实物档案诗司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、

奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一类档案内容又要根据需

要及实际情况分成若干小类进行管理。

四、归档要求

1、归档的文件材料要完整、系统、准确。

2、归档的文伶材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文

件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。

3、存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，

并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。

4、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完

整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文

件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷

内目录”o目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写）,

字迹工整、清晰，装订整齐C

5、档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情

况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在

前，计划、总结在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在

后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按

文件的重要程度或形成时间先后排列。

6、文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件

归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。

7、归档时间：部门或责任人应于殂关工作结束后立即（最迟

一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移

交归档。

五、档案的查阅和借阅

1、查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内

容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及

时归还。

2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必

须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意

见后方可复制。

3、原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必

须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时

应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做

到以下几点：

（1）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案

柜翻阅查找。

（2）按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按

时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅。

（3）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他

人。

（4）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、

涂写。

（5）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和

借阅者当面核对清楚。

（6）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任。

（7）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可

办理调离手续。

六、档案的移交

档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，

接收方核对签收。

七、档案的保管

1、要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五

防”工作°

2、档案柜所在办公室严禁吸烟。

3、档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及

时向领导报告，并采取补救措施。

4、对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已

破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作,

所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长

期、永久三类分别保管。

5、档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门

除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

八、档案的销毁

公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴

定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销

毁。

档案管理规章制度13

为了加强和规范会计档案管理，建立健全会计档案的立卷、

归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、

有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，根据《会计法》和

《会计档案管理办法》的规定，结合本单位工作实际情况，特制

定本制度。

第一条会计档案的归档范围。

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、会计年度数

据备份盘、会计核算系统软件、操作人的密码等会计核算专业资

料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其

他会计凭证。

（二）会计账簿类。包括总账、明细账、日记账、固定资产明

细账、辅助账簿、其他会计账簿。

（三）财务报告类。包括月度、年度财务报告、其他财务报

告，报告中要有会计报表、附表、附注及必要的文说明。

（四）其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计

档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他在

会计核算工作中直接形成的对国家和社会及各核算单位具有保存

价值的会计核算资料。

第二条会计档案的整理。

会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。

各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个

类型的案卷，将各卷按顺序编号。

（一）会计凭证

（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目

录，每月立卷一份C

（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢

固、美观。

（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年

度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

（二）会计账簿：各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年

使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填

写“结转下年”样，不填其它内容。

（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对

各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账

壳，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活

页账不得装订在一起。

（4）会计账簿的装订顺序：

a、会计账簿装订封面；

b、账簿启用表；

c、账户目录；

d、按本账簿页数，顺序装订项页；

e、会计账簿装订封底。

（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现

象。

（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账

簿名称和编号。

（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日

记账、银行存款日记账、分户明细账、辅助账。

（三）会计报表

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成

册，年度终了统一归档保管。

第三条会计档案的归档保管。

（一）当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由业务人员

保管一年，期满后转入档案室并由专人保管。

（二）会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、

保管、调阅、销毁等一系列工作。

（三）机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，

由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接

管人员逐一接收。

（四）磁性介质会计资料的归档。年度终了，系统管理员将

当年账簿、报表等会计电算化资料备份并详细标注，装盒交档案

室归档。包括：会计年度数据备份盘；同期的操作系统、相关应

用程序软件及会计核算系统软件；操作人的密码、操作日志等其

他会计资料。会计档案磁性资料保管期限与书面资料一致。会计

软件保管期截止该软件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介

质保存的会计资料，根据保管期限，由系统管理员定期复制，且

应标识清楚，双份归档，异地存放。

第四条会计档案的保管期限。

会计档案的'保管期限分为永久保存和定期保存两类。定期保

存的会计档案其保存期限从会计年度终了后的第一天算起，分为

3年、5年、—年、15年、25年5类。详见附表一。

第五条会计档案的借阅。