工作分析与职位评价课件：以工作为基础的系统性方法

第三节任务清单分析法（TaskInventoryAnalysis,TIA）

一、任务清单分析法(TIA)简介1、来源

—它是由“美国空军人力资源研究室”的Raymond

E.Christal(雷蒙德•克里斯托)及其助手开发成功的；

—它的研究始于20世纪50年代，通过从10万多名雇员那里搜集数据进行验证，前后经历了20年时间才趋于成熟完善。

2、调查对象

—工作任务清单的调查对象一般是某一职业领域的任职者及其直接管理者。任职者。他们填写“背景信息”部分，并在“任务清单”中选择符合他所做工作的任务项目并给予评价；任职者的管理者。通常是提供有关工作任务特征的信息。

然后，运用一定的计算机应用程序软件，如克里斯托及其助手发明的综合职业数据分析程序CODAP，对搜集来的信息进行处理、分析、综合，并向管理者提供工作分析报告。

3、内容任务清单系统一般由两个子系统构成：

一是用于搜集工作信息的一套系统的方法、技术；

二是与信息搜集方法相匹配的，用于分析、综合和报告工作信息的计算机应用程序软件。第一个子系统实际上是一种高度结构化的调查问卷，包括“背景信息”和“任务清单”两大部分。背景信息。这一部分包含两类问题：传记性问题与清单性问题。传记性问题：是指那些可以帮助工作分析员对调查对象进行分类的信息，如姓名、性别、职位序列号、职位名称、任职部门、服务期限、教育水平、职业生涯意向、工作轮换愿望等；清单性问题：它们是为了更加深入地了解有关工作方面的背景信息而设计的问题。包括：所用的工具、设备、所要培训的课程、员工对工作各方面的态度等；任务清单。这一部分是把工作任务按照职责或其他标准以一定的顺序排列起来，然后由任职者根据自己工作的实际情况对这些工作任务进行选择、评价，最终理顺并形成该工作的工作内容。

如果任务清单构建得成功，那么在该职业范围内每个调查对象都可以选择清单中的某些任务项目，将它们按照一定标准组合在一起，从而准确地描绘他的工作。

任务清单可以来自：对工作的观察或工作日志；另外的任务清单，如某部门的任务清单或某工作族的任务清单；借助主题专家（SMEs）进行的任务描述。“任务”的描述方式通常是描述一项行动、行动的目标以及其他必要的限定（工作地点、工具等）。

在TIA中，“任务”被定义为“任职者能够清晰辨别的一项有意义的工作单元”。任务评价常用的维度有：相对时间花费、执行频率、重要程度、困难程度等等；各维度的评价尺度可以是5级、7级或9级等。二、TIA的实施步骤（一）构建任务清单

1、方式

任务清单的构建有多种方式，可来自于：对所研究工作的观察或工作日志；另外的任务清单，如某部门的任务清单或某工作族的任务清单；还可借助于SMEs进行任务描述。在此，选择构建“部门任务清单”（即第二种方式）来形成用作调查的任务清单。

2、方法

对人力资源部门的任务清单的构建可采用“目标分解”的方法，具体步骤如下：首先，明确人力资源部的部门目标，再由部门目标导出部门职能，然后，把部门职能分解为必须要做的工作，再把工作逐步分解，直至分解为各个任务项目，最后，把各个任务项目按一定的逻辑顺序编排起来，就形成了用作问卷的人力资源部门的任务清单。

3、三个步骤

（1）部门目标的确定通过资料分析和实践的调查研究发现，人力资源部的部门目标是“通过建立、维持与发展有效的人力资源管理系统，以实现组织的目标。”具体地，它要实现三个主要目标：高工作效率、高员工满意度和合理的人工成本。这三个方面是衡量人力资源管理有效性的主要标准。（2）部门职能的确定为实现部门目标，人力资源部需履行以下五个方面的职能：参谋、辅助、指导；协调、控制；人工成本管理；战略决策的制定和实施；推动组织和管理创新。

①参谋、辅助、指导。（这是人力资源部最基本的职能之一）

a.人力资源部的目标能否真正实现取决于人力资源部能否通过参谋、辅助和指导，使直线经理理解、掌握、接受并正确执行人力资源管理的方针、政策、制度、程序与方法。如果人力资源部不能对直线经理发挥有效的参谋、辅助、指导职能，人力资源部将失去存在的价值。b.人力资源部的参谋、辅助、指导职能还表现在与一般员工（即除管理者之外的普通员工）的关系上。人力资源部应当为一般员工提供诸如绩效考核、薪酬福利、职业生涯规划等各方面的人力资源咨询和服务，使一般员工能从中获益，感受到人力资源部的价值。②协调、控制。（人力资源部职能二）人力资源部负责协调部门之间、上下级之间、个人与组织之间的关系，维护人力资源管理流程的规范性。人力资源部通过人力资源政策的制定、监督检查等控制的手段，发挥对整个人力资源管理系统的控制职能。③人工成本管理。（人力资源部职能三）人力资源管理的许多环节都涉及人工成本管理问题。

a.报酬管理：如何确定薪资水平、福利水平；

b.招聘：招聘本身的成本是相当巨大的，再加上由于招聘不当而造成的间接成本就更难以估量了。人力资源部可以通过有效的招聘程序和方法，为组织节约大量成本。

c.培训与开发：培训开发成本往往很高但又难以衡量效果，因此，建立有效的培训效果预测与评估体系，对控制培训开发成本的意义是深远的。

d.人力资源规划：人力资源规划对预测中、长期的人工成本有重要的作用。④为企业战略决策的制定和实施提供支持和服务。（人力资源部的职能四）通过研究人力资源部门地位和作用的变迁，可以发现一个变化趋势，即人力资源部从毫无战略意义到为战略实施提供支持再到成为组织的战略伙伴。人力资源部可以通过人力资源培训开发、人力资源规划、员工职业生涯开发和管理、提倡员工参与管理、促进公平管理和畅通沟通渠道、推动企业文化建设等工作来为企业提供高素质的、有奉献精神的、忠诚的人力资源，从而为企业战略决策的制定和实施提供支持和服务，并为自己赢得战略决策伙伴的地位。⑤推动组织发展与管理创新。（人力资源部职能五）人力资源部在人力资源管理中应始终站在理论和实践的前沿，扮演“创新者”的角色，人力资源部应负责为企业提供有关管理最新发展动态的信息。

（3）把该职能分解为具体的工作任务项目人力资源部的“参谋、辅助和指导”职能体现在人力资源管理的各个方面，包括：例行的日常管理活动，如人员的甄选、绩效考核、薪酬管理、劳动合同管理、人事纠纷处理等；维持与发展组织与员工系统的管理活动，如制定人事政策、人力资源规划、组织规划设计、工作设计、工作分析、人力资源培训与开发、员工职业生涯规划和管理等。

4、假设

需要说明的是，我们在此构建的企业人力资源部的任务清单是基于以下四个研究假设：（1）规模大；企业的规模较大，人力资源部是一个独立的部门；（2）任务全面；人力资源部的工作任务涉及现代企业人力资源管理的全过程，包括组织规划设计、工作分析、人力资源规划、招聘录用、薪酬管理、人事考核、培训开发、工作时间管理、员工异动管理、人事档案管理等。（3）目标；人力资源部的部门目标是“通过建立、维持和发展有效的人力资源管理系统，来实现组织的目标。”（4）职能；人力资源部能够发挥上述五项职能。

表1企业人力资源部任务清单填写说明（略）背景说明（略）评价维度1：相对时间花费：

0=从来不做，1=极少量时间，2=少量时间，3=平均时间，4=大量时间，

5=极大量时间。评价维度2：重要程度：

0=毫无意义，1=不重要，2=轻微，3=比较重要，4=非常重要，5=极为重要。任务清单是否符合你的工作如果符合请评价【辅助直线经理进行组织规划设计】001研究企业的组织目标与价值系统□012345002设定组织的目标□012345003层层分解组织目标，明确必须要做的事□012345004把要做的事按一定逻辑编组，同类合并成工作（组）□012345005把同类或相关的工作（组）归并为部门□012345…………□012345032组织章程实施情况的监督检查□012345【人力资源规划】033研究企业的战略规划□012345034盘查现有人力资源的数量□012345035盘查现有人力资源的质量□012345036盘查现有人力资源的结构□012345037分析经济发展对人力需求的影响□012345…………□012345069制定其他人力规划执行方案□012345任务清单是否符合你的工作如果符合请评价【工作分析】070明确工作分析信息的使用目的□012345071确定信息搜集的类别和范围□012345072建立工作分析的组织系统□012345073制定工作分析的规范用语□012345074广泛宣讲工作分析的目的和作用□012345075选择信息源□012345076选择信息搜集的方法和系统□012345077利用所选方法和系统搜集信息

□

012345078整理所搜集的信息□012345079工作名称分析□012345080工作任务分析□012345081工作职责权利分析□012345082工作关系分析□012345083工作强度分析□012345084工作环境分析□012345任务清单是否符合你的工作如果符合请评价【工作分析】085任职者必备知识分析□012345086任职者必备经验分析□012345087任职者必备心理素质分析□012345088任职者必备身体素质分析□012345089编写工作描述□012345090编写工作规范□012345091制定工作执行标准文件□012345092制作报酬文件

□

012345093制作工作族文件□012345094培训工作分析文件的使用者□012345095修正工作分析文件□012345【选聘录用】096选聘录用制度规章的拟定□012345097制度规章的分析研究检讨□012345任务清单是否符合你的工作如果符合请评价【选聘录用】098制度规章的更正修改□012345099制度规章的废止□012345100搜集汇总各部门人才需求信息□012345…………□012345133与兼职人员签订聘用协议□012345【报酬管理】134报酬管理方针、原则的拟定□012345135薪资管理制度的拟定

□

012345136薪资管理制度的分析研究改进□012345137薪资管理工作的检讨分析改进□012345138学习国家、地方的薪资管理政策□012345…………□012345178汇总统计报表□012345任务清单是否符合你的工作如果符合请评价【人事考核】179制定人事考核的原则、方针和政策□012345180人事考核制度的拟定□012345181人事考核制度的分析研究改进

□012345182宣传解释人事考核的原则、制度□012345183明确考核的性质和类别□012345…………□012345204奖惩事件之统计分析□012345【培训开发】205制定培训开发方针政策□012345206培训开发政策的分析研究改进

□

012345207培训开发制度的拟定□012345208培训开发制度的分析研究改进□012345209培训开发计划的制定□012345…………□012345240员工培训档案材料的提交归档□012345任务清单是否符合你的工作如果符合请评价【工作时间管理】241工作时间、休息、休假制度的建立□012345242制度的分析研究改进□012345243请假制度的建立□012345244请假制度实施情况的监督检查

□012345245请假制度的修改□012345…………□012345250考勤记录的统计分析□012345【员工异动管理】（员工异动包括：辞职、辞退、内部调动、人事任命、晋升晋级、降职降级、轮岗。）251晋升制度的制定□012345252晋升制度的分析研究改进

□

012345253晋升制度实施情况的监督检查□012345254降职制度的制定□012345255降职制度的分析研究改进□012345…………□012345279工作交接办法实施情况的监督检查□012345任务清单是否符合你的工作如果符合请评价【劳动法律、政策与劳工关系】280学习国家和地方的有关劳动法律、政策□012345281审查企业各项管理制度是否符合劳动法律、政策□012345282与国家法律部门、政府劳动人事部门建立和谐关系

□012345283员工合理化建议制度的建立□012345284员工合理化建议制度的分析研究改进□012345…………□012345310特约医院之联络□012345【人事资料、人事档案管理】311人事资料之汇集□012345312人事资料之调查研究

□

012345313人事资料及报表之查催□012345314人事资料之汇编转呈□012345315人事资料之保管□012345…………□012345331废弃人事档案的销毁□012345（二）利用任务清单搜集信息

在利用任务清单搜集信息的过程中，需要注意以下四个方面：

1、调查范围与对象的确定

第一种方案：选取两个以上行业的多家企业的人力资源部的专职工作人员。

—这样可以搜集到大量数据，借助计算机进行数据处理后，得到有关人力资源部门工作任务的较全面的信息。

—通过这种方式所得的结论具有一般性意义，而且可以对调查所用的任务清单进行较大的修正完善。第二种方案：选取一个行业的多家企业的人力资源部的专职工作人员。这样可以搜集到你所关注行业的企业人力资源部工作任务的大量数据，所得结论具有行业特点。第三种方案：只对一个企业的人力资源部的专职工作人员进行调查。

2、调查方式的选择

（1）集体调查；即把被调查者集中到一起同时进行调查，可以由调查实施者本人发放、回收问卷。优点是：①有机会做广泛、直接的指导，解释调查的目的，回答有关提问；②保证回收率；③保证被调查者有充分的时间提供有用的信息。不利的方面是：增加了成本，如把被调查者从工作现场集中起来的往返时间、路费等。（2）单独调查；即由被调查者本人选择应答的时间和地点，通过正式的组织渠道发放、回收问卷。

3、选择适当的信息源

通常，有关工作执行与否、时间花费的信息最好由工作任职者本人来提供；而一些任务评价信息，如工作的重要程度、困难程度、工作失误后果的严重程度等信息最好由本工作领域经验丰富的管理者来提供，或至少参考他们的意见。

4、遵循填写任务清单的一般步骤填写任务清单的一般步骤如下：第一步，被调查者以填空或选择的方式回答“背景信息”部分的所有问题。第二步，被调查者阅读“任务清单”上的所有描述，并在属于其正常工作范围内的任务描述旁边作标记。第三步，被调查者在另一张空白纸上写出没有被包含在任务清单中但属于其正常工作范围内的所有任务描述。最后，被调查者重新回到任务清单起点，逐一对其所选定的任务（属于其正常工作范围内的任务）进行评价。按照TIA要求，被调查者需要两次浏览“任务清单”，一次是找出被调查者本人所执行的各个工作任务，另一次是对所找出的工作任务进行评价。（三）分析任务清单所搜集的信息任务清单搜集的信息，绝大部分是量化的，可以应用计算机程序进行统计分析。如TIA通常运用“综合职业数据分析系统”进行分析。统计分析方法是任务清单系统最常用的分析方法。

1、描述性统计方法（1）百分比及其分布如，执行某一任务的人数占被调查者总人数的百分比、执行某一任务的时间占总工作时间的百分比、认为某一任务是关键任务的人数的百分比等。（2）集中趋势测量如，每一项任务困难程度的均值/中值、关键程度的均值/中值、时间花费均值/中值等等。（3）离散趋势测量方差或标准差的测量可以用来揭示信息的信度、执行同类任务的各个员工之间的差异等。

（4）相关程度测量（包括重叠度测量）

—相关程度测量可以揭示各个任务或各个工作之间的相似程度，可用于工作分类、建立回归预测模型等。

—相关程度测量在TIA中的运用：最常用的是有关“任务重叠度”的测量。表2任务重叠度测量方法示例Ⅰ.任务重叠度计算公式PO(A,B)=[2X/(N1+N2)]×100在本公式中，PO(A,B)=工作A与工作B的任务重叠百分比X=A、B共有的任务项目数N1=A的任务项目数N2=B的任务项目数Ⅱ.范例工作A：1，2，3，4，5，6，7，8，9，10，11，12，13；工作B：2，3，4，5，6，7，9，11，12，13，15，16，20；工作C：1，9，11，12，13，15，16，17，18，19，20，21，22，23，24，25。PO(A,B)=[2*10/(13+13)]×100=77PO(A,C)=[2*5/(13+16)]×100=34PO(B,C)=[2*7/(12+16)]×100=50注：这里的数字代表工作所包括的各个任务项目。

2、其他分析方法（1）主成分分析。一种降维处理技术，将关系密切的数个解释变量缩减为几个独立的主成分，这些主成分可以以最大的变异量解释原先多数自变量，进而用萃取后的主成分作为新的解释变量。该法可用来对职位进行分类和重要的工作维度（职能）的确定。（2）多元回归分析。例如，把工作任务信息与人员甄选、绩效考核、培训内容设计、工作执行标准、工作满意度等结合起来，分析它们之间的关系，并建立回归模型，为管理决策服务等。（四）利用任务清单编制工作说明书利用任务清单得出的分析数据，通常很容易得到工作说明书中工作描述和工作规范两部分。

1、工作描述的编制（1）工作概要。简明概括工作的性质与主要职责。（2）重要的工作维度。这是比任务更广泛的概念，比如职能。（3）重要的任务。这是任务清单分析结果的直接运用。

2、工作规范的编制

工作分析员利用任务清单编制工作规范文件之前，要进行“任务—知识、技术、能力（KSAs）矩阵”研究，即将“任务”与一些可能需要的“KSAs”组成矩阵，用数值表明两者之间的相关程度。其形式可用表3表示。

表3任务—KSAs矩阵1=相关度极低，2=相关度低，3=平均值，4=相关度高，5=相关度极高任务知识、技术、能力（KSAs）ABCDEFGHIJKLMNT1T2T3T4T5T6T7注：A-N是指某项知识、技术或能力。

这样，就可以找出对单个任务而言最重要的知识、技术、能力，从而进一步确定对整个工作而言所需要的知识、技术、能力类型与程度，为编制工作规范提供依据。

下面给出两个利用任务清单工作分析系统进行分析后得到的工作说明书，以供参考。

表4

人员配置专家工作说明书人员配置专家工作说明书职务名称：人员配置专家职务编码：rl-02-02隶属部门：人力资源部直接上级：人力资源经理职级：薪资幅度：批准人：批准日期：工作概要

设计招募广告和招募策略以吸引应聘者，审查简历，确定薪资给付标准，实施和总结离职面谈，保存所有雇佣和拒绝记录，与雇员就工作空缺体系进行沟通，与顾问公司和代理机构工作往来，为雇主提供咨询、建议、处理人员重新配置有关的文书，编辑公平就业机会报告。重要工作维度信息传播：包括有关向雇员传播、解释复杂信息的活动。应用具体的政策、程序：包括有关利用有明确规定的组织政策和程序的活动。日常备忘录、报告写作：包括有关根据明确的指导方针、标准或日常备忘录和报告进行写作的活动。一般性阅读：包括有关阅读与工作相关的一般性材料的活动。政策说服：包括有关说服无指导关系的雇员执行政策和指导方针的活动。协商：包括有关与雇员和雇员组织进行协商的活动。抽象思考：包括有关构思和整合那些可能涉及几个部门或专门领域的非常规性问题的活动。电话沟通：包括有关通过电话解决抱怨问题和处理复杂信息的活动。薪资管理：包括有关确定和实施薪资指导线的活动。人员配置：包括有关实施人员配置计划的活动。

表4

人员配置专家工作说明书（续）重要任务阅读一般性材料，如手册和信函。明确将要雇佣的人员和专业的数量。出差时间、交通、食宿的计划、安排。为参观访问者准备相应的材料。指导实施雇员关系计划。为月度人员流动报告保存人事内外异动记录。了解其他部门的目标和计划。与组织外部的顾问机构合作。准备年底工作空缺体系的报告。确认与招募有关的重点院校。完成所有雇佣——拒绝活动必需的文书。写作需要判断和创新的文件和备忘录。确定面试考官。权衡候选人的资格与报酬。新雇员报酬给付标准的确定。工作空缺情况的调查。设计吸引合格应聘者的计划。设计招募广告和广告策略。实施测试。审查简历。向代理机构发布工作空缺信息。向雇员解释工作空缺体系。实施离职面谈。

表4

人员配置专家工作说明书（续）重要的知识、技术和能力

选拔测试实施程序的知识。

咨询指导的能力。

说服和影响别人的能力。

面试技术。

计划、组织和确定优先事项的能力。

决策能力。

写作技术。

人事异动政策和程序方面的知识。

报酬政策方面的知识。

医疗保健方面的知识。

公平就业机会法律、规则方面的知识。

表5薪酬考核主管工作说明书薪酬考核主管工作说明书职务名称：薪酬考核主管职务编码：rl-02-03隶属部门：人力资源部直接上级：人力资源经理职级：薪资幅度：批准人：批准日期：工作概要

在公司方针政策和未来发展规划的基础上，在人力资源部部长的领导下，进行薪资的预算、测算，以及人工成本的预算控制活动；进行员工的绩效考核工作，并据考核结果进行薪资升迁调整工作。重要工作维度进行薪酬管理及绩效考核政策。组织并监督薪酬制度及绩效考核体现的实施。控制人工成本。

表5薪酬考核主管工作说明书（续）重要任务根据公司的中长期规划，拟定本岗位的相应计划。建立薪酬及绩效考核体系。制定企业内部激励机制及奖惩制度。负责年度人工成本的预算及控制。负责制定分厂经济责任制及司机班、锅炉班、空调班、打假人员的经济责任制。负责制定修订劳动定额定员管理标准。负责制定养老保险、医疗保险、失业保险、住房公积金的管理制度及交纳办法。制定印鉴管理标准并进行日常管理。负责绩效考核制度的推行及绩效管理思想的导入。负责审核并协助下属制定有关规章制度。审核协助下属人员制定短期工作计划。负责对下属员工的培训、指导、监督、考核等管理工作。负责协助