公司档案管理规定模版（2篇）

公司档案管理规定模版一、文件管理流程1.文件起草与编制文件的起草人需明确文件目的、内容及形式，并在规定的模板上进行编制。编制过程应确保清晰、简明，语言准确无误，避免模糊表达。编制完成后，需经审核确认，以确保内容准确并符合公司规范。2.文件审批与签发文件的审批应遵循公司组织架构及权限层级，确保文件的合法性与效力。审批人需仔细审核文件内容，确认其符合公司政策、法律法规及标准。审批过程中，可提出修改意见，但需征得起草人同意后方可进行修改。文件经审批通过后，方可签发。3.文件传送与分发文件的传送应采用电子邮件、内部文档管理系统等安全可靠的方式。分发时，需根据文件内容及相关人员职责进行，确保文件准确送达至指定人员。4.文件登记与归档文件应按照公司分类标准进行登记，记录文件名称、编制日期、文号等信息。归档过程中，需遵循公司管理规定，确保文件安全可检索。归档后，应制作归档目录并定期汇总，以维护文件秩序。5.文件保管与销毁文件应妥善保管，保持完整性与可读性，并采取防火、防水、防盗等措施。保管责任人需定期进行检查与盘点，发现问题及时解决。对于过期或无效文件，应按照公司规定进行销毁，并记录销毁过程。二、文件标识与管理1.文件标识文件应依据标识规则进行命名，包含名称、编号、版本等信息。标识信息需清晰易读，便于识别与检索。2.文件分类根据文件性质、用途及存续期限等因素进行分类，便于管理与利用。常见分类包括收文、发文、内部文件、协议合同及会议纪要等。3.文件存储文件应存储在指定介质上，包括电子文档与纸质文档。电子文档应存于文件服务器或云盘中，确保数据安全可靠。纸质文档则应存放于文件柜或档案库中，采取防潮、防火、防盗措施。4.文件检索与利用文件检索应便捷高效，支持通过名称、编号及关键词等方式进行。利用文件时，需遵循公司权限控制规定，确保机密性与保密性。5.文件修改与废止文件修改应遵循公司流程，包括编制修改申请、审批及签发等环节。废止文件应进行标识并从库中移除，以防误用与混淆。三、档案管理责任1.档案管理部门公司应设立档案管理部门，负责档案的管理与维护工作。该部门需制定档案管理制度、流程及规范，确保管理工作有序进行。2.档案管理责任人各部门应指定专人负责档案管理工作，包括归档、保管及检索等。责任人需定期报告档案管理情况并参与相关培训。3.档案管理培训公司应定期组织档案管理培训活动，提高员工对文件管理的认识与操作技能。培训内容涵盖文件编制、管理流程、管理规定等方面。四、档案管理监督与评估1.监督检查公司应定期开展档案管理监督检查工作，确保文件完整性、可读性及保密性等方面符合要求。发现问题应及时纠正并整改。2.绩效评估将档案管理纳入绩效考核体系，对档案管理责任人进行评估。评估标准包括文件管理情况、利用情况及统计数据等方面。五、其他规定1.文件备份公司应定期对重要文件进行备份处理以防数据丢失或损毁造成损失。2.文件传输安全对传输文件进行加密处理并实施身份验证机制以确保传输过程的安全可靠。3.文件审计定期对文件使用情况及完整性进行审计检查，发现问题及时处理并改进。4.文件借阅管理对需借阅公司文件的人员进行登记与申请管理以确保文件的安全性与可追溯性。以上为公司档案管理规定模板内容，具体规定可根据公司实际情况进行适当调整与完善。公司档案管理规定模版（二）第一章总则一、为规范公司档案管理工作，推动公司信息化进程，促进科学决策，特制定本规定。二、本规定适用于公司内所有档案的管理工作。第二章档案的定义与分类一、档案系指公司内生成、收购、合作获取的各类文件、记载、资料等载体。二、根据档案的不同目的和用途，将其划分为以下几类：1.办公档案：涵盖日常办公中产生的文件、通知、报告等，以及与业务活动紧密相关的资料。2.人事档案：包含与公司员工相关的所有档案资料，如员工合同、培训记录、考勤记录等。3.财务档案：涉及公司财务活动的所有档案资料，如会计凭证、财务报表等。4.业务档案：涵盖公司各类业务活动的相关档案，如业务合同、客户资料、项目文件等。5.专有档案：指公司特定部门或项目所需的档案，例如研发档案、法务档案等。第三章档案管理原则一、合规性原则：档案管理工作需严格遵守相关法律法规及公司内部规章制度。二、完整性原则：确保公司档案真实、完整地记录公司历史、业务活动和重要决策等信息。三、安全性原则：公司档案应严格保密，以保障档案的安全和完整性，防止遗失和损坏。四、便利性原则：档案需合理组织、分类和编目，以便于检索和利用。第四章档案管理责任一、公司档案管理部门负责档案管理工作，负责制定和实施相关管理制度。二、各部门应积极参与本部门档案的管理，并配合档案管理部门的工作。三、档案管理部门应建立档案管理责任制，明确各级管理人员和工作人员的职责。第五章档案的采集与整理一、档案的采集和整理需遵循规定的程序和要求，以确保档案的真实性和完整性。二、档案采集和整理工作应及时完成，并建立目录和索引，便于后续检索和利用。三、原始资料应至少保存五年以上，并进行电子备份，以确保档案的安全。第六章档案的归档与存储一、档案的归档应遵循分类和文件编号原则，将档案存放于指定档案库或存储设备中。二、定期检查和维护存储设备，以确保档案的安全和可靠性。三、档案的存储地点应符合防火、防水、防盗等安全要求。第七章档案的借阅与调阅一、公司员工借阅档案需按照管理规定和程序进行申请和审批。二、档案的调阅应迅速响应，及时提供所需档案，并做好出库和归档工作。三、借阅和调阅档案应做好记录，以确保档案的安全和可追溯性。第八章档案的销毁与归档一、档案的销毁需遵循规定的流程和程序，并经授权审批后方可进行。二、保管期限到期的已归档档案，应按规定进行归档或销毁处理。三、档案的销毁和归档应做好相关记录，以确保档案管理工作的真实性和责任追溯性。第九章档案安全管理一、档案管理部门应制定档案安全管理制度，确保档案的保密和安全。二、对档案管理人员进行培训，提高其档案安全意识和技能。三、配备必要的安全设备和措施，以保障档案的安全和完整性。第十章档案管理评估与监督一、档案管理部门应定期进行档案管理评估，以评估和改进档案管理工作的质量和效果。二、公司对档案管理工作