公司档案管理制度模版（4篇）

公司档案管理制度模版一、背景与目标公司档案管理制度的建立旨在规范和有效管理公司各类档案，以确保档案的安全性、完整性和准确性，并提升档案管理的效率和便捷性。二、适用范围本制度适用于公司所有部门及员工，涵盖但不限于办公文件、人事档案、财务档案、合同档案、技术档案等各类纸质和电子档案。三、档案分类与归档1.档案分类应依据其性质、用途及存储媒介进行，以确保档案归属的明确性和归档的合理性。2.档案归档应遵循文件编号和档案类别标准，以利于档案的高效检索和管理。四、档案的存放与管理1.纸质档案应妥善存放在专用的档案室或档案柜中，确保安全并采取必要的防火措施。2.电子档案应存储在安全的电子设备或云存储系统中，以保障档案的完整性和保密性。3.各部门需对其所管理的档案进行妥善保管，并定期进行档案的整理和清理工作。五、档案的借阅与归还1.档案借阅需基于实际需求，须填写借阅申请表并经相关负责人批准。2.借阅人应尽快完成档案使用并原样归还，同时通知档案管理员进行归档处理。六、档案的保密与安全1.档案需严格保密，未经许可，不得向外部泄露档案内容。2.档案存储区域和电子设备应设置密码保护等安全措施，防止未经授权的访问。七、档案的销毁与归档期限1.档案销毁应遵循相关法律法规和公司规定，禁止擅自销毁档案。2.根据档案类型设定不同的归档期限，确保按照规定期限进行销毁或归档操作。八、档案的备份与灾备1.电子档案应定期进行备份，确保备份数据的安全性和可恢复性。2.档案存储区域应配备防火、防潮设备及应急预案，以应对灾害情况，保障档案安全。九、档案的检索与查询1.档案管理员负责档案的检索和查询工作，以确保信息的准确性和快速响应。2.优先通过电子系统进行档案检索和查询，以提高工作效率和准确性。十、违反档案管理制度的后果与处罚1.对违反档案管理制度的行为，相关责任人将承担相应的纪律处分及资产损失赔偿责任。2.档案管理员需严格监督制度执行，及时发现并处理违规行为。十一、其他本制度由公司相关部门负责解释和修订，经董事会批准后实施，并在全公司范围内进行宣传和执行。各公司可根据自身实际情况对本制度进行适当的修改和调整。公司档案管理制度模版（二）一、引言本企业为实现档案管理的规范化和强化，提升档案管理效率与安全性，特此制订本档案管理制度。二、目标与适用范围1.目标：本制度旨在确保公司档案的规范管理、有效利用和安全保存，保证档案的准确、完整和真实。2.适用范围：本制度适用于公司内部所有档案管理活动。三、基本原则1.法规遵循原则：遵守国家档案管理相关法律法规和规定，确保管理活动的合法性与规范性。2.统一管理原则：公司设立统一的档案管理机构，全面负责档案管理工作。3.标准化操作原则：依据标准操作流程，进行档案的收集、整理、归档和检索。4.安全保密原则：确保档案的安全、完整和保密，防止档案丢失、损毁或信息泄露。四、档案管理机构1.公司设立档案管理部门，全面负责档案管理工作。2.档案管理部门由专业人员组成，负责档案的收集、整理、归档、检索及安全工作。五、档案管理流程1.档案收集：各部门每月按时将生成的各类档案提交档案管理部门。2.档案整理：对收集的档案进行整理分类，编制档案目录和清单。3.档案归档：整理后的档案按照目录和清单归档，每份档案标注档案编号和保存期限。4.档案借阅：员工需填写借阅申请表，经上级批准后方可借阅档案。5.档案归还：借阅期满或不再需要借阅时，需及时归还，由档案管理部门核查档案完整性。6.档案销毁：达到保存期限或无需保存的档案，按照公司规定进行销毁，并保留销毁记录以备查证。六、档案管理要求1.档案编号：每份档案需分配唯一编号，以便标识和检索。2.保存期限：根据法律法规和公司规定确定档案保存期限，到期档案进行销毁处理。3.档案存储：档案存储区域应保持干燥、通风，防止潮湿和火灾，采取必要防护措施。4.档案检索：建立完善的检索系统，便于员工查询和借阅档案。5.档案保密：对涉及公司机密和个人隐私的档案，所有人员均有保密责任，未经授权不得泄露。6.档案备份：定期对重要电子档案和纸质档案进行备份，确保档案安全。七、档案管理考核与奖惩1.档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行考核，发现问题并提出改进建议。2.对于管理得当的部门和个人，予以表彰和奖励；对存在问题、不合规的部门和个人，进行批评教育，并视情况给予纪律处分。八、其他条款1.本制度的解释权归公司所有，如有修改或补充，需经上级部门批准。2.本制度自发布之日起生效，原有档案管理制度同时废止。公司档案管理制度模版（三）第一章总则第一条为规范公司档案管理，确保档案的安全与有效利用，提升工作效率和服务品质，特制定本规定。第二条档案管理涵盖档案的收集、整理、归档、保存、使用及销毁等流程。第三条公司档案以纸质和电子两种形式保存，其中纸质档案为主，电子档案为辅。第二章档案管理责任与权限第四条公司档案管理部门全面负责档案管理工作，其主要职责包括：（一）组织、协调及督导全公司的档案管理工作；（二）制定和修订档案管理制度和标准；（三）保管档案，确保其安全与完整；（四）提供档案查询、复制及服务；（五）执行档案的整理、归档和分类工作；（六）指导各部门、分支的档案管理工作；（七）建立和执行电子档案管理系统。第五条各部门、分支应遵循档案管理部门的规定，负责本部门、本机构的档案管理，并指定专人负责档案的管理与保存。第三章档案分类与归档第六条档案分类基于文件内容、形式和功能，归档规范相应制定。第七条在归档前，应对档案进行整理和编目，以保证其准确性和完整性。第八条归档档案应按指定位置存放，禁止擅自改动或移动。第九条归档档案需配备详细目录和编号，便于检索和使用。第四章档案保管与利用第十条档案应按规定的保存期限保管，并采取适当措施防止丢失、损坏或泄密。第十一条保管人员应定期检查和整理档案，确保档案的安全与完整。第十二条档案的使用应遵循既定程序，不得擅自取用或外借。第十三条档案复制及服务应按规程进行，以维护档案的安全和机密性。第五章档案的销毁与移交第十四条档案销毁需经过相关程序审批，由相关部门确认。第十五条档案移交需经过确认，双方应签署移交协议，并存档备查。第六章附则第十六条公司档案管理部门有权对各部门、分支的档案管理工作进行检查和监督。第十七条对违反本制度的人员，公司将进行纪律处分，并依法追究法律责任。第十八条本制度自发布之日起实施，由公司档案管理部门负责解释和修订。公司档案管理制度模版（四）一、目的与背景为确保公司档案资料的有效管理与维护，规范档案管理流程，进一步保护公司信息安全及知识产权，特制定本档案管理制度。二、适用范围本档案管理制度全面覆盖公司全体员工及实习生，涵盖电子档案与纸质档案两大类。三、档案管理职责1.公司领导层需承担档案管理的总体规划与决策职责。2.档案管理部门则负责档案的收集、整理、存储及借阅等具体工作。3.各部门需自行负责其内部档案的归档与管理。4.全体员工及实习生均负有保护档案资料安全的责任。四、档案归档流程1.档案管理部门负责将公司各类档案资料进行细致分类、整理、编目，并最终归档。2.归档过程中，需确保档案依据文件编号、名称、日期等信息进行有序排列，以便于检索。3.档案应分类存放于专用档案室，保持环境整洁、干燥，以防潮损。4.归档后，需及时做好档案备份，并定期开展档案检查工作，确保档案的完整与安全。五、档案借阅规定1.各部门或个人如需借阅档案资料，需提前向档案管理部门提交申请，并填写借阅登记表。2.借阅期限一般限定为____个工作日内，如有特殊需求需延长借阅时间，需再次向档案管理部门提出申请并说明理由。3.借阅期满后，借阅人需按时归还档案资料。4.借阅人需对借阅的档案资料严格保密，严禁复制、泄露或损毁。六、档案销毁流程1.档案管理部门需定期审查并清查过期档案资料。2.过期档案如需销毁，需经公司领导层审批同意后方可进行。3.档案销毁过程需严格遵守相关法律法规及公司规定，确保安全销毁并保护公司信息安全与知识产权。七、档案安全管理1.全体员工及实习生需严格遵守保密原则，严禁将档案资料外传。2.档案室需加强安全管理措施，防止非授权人员进入。3.电子档案需设置密码及权限控制机制，确保仅授权人员可访问及修改。4.对于重要及机密档案资料，需采取加