文书档案管理制度（2篇）

文书档案管理制度一、背景概述文书档案，涵盖组织或个人在工作、交流和活动中产生的公文、会议纪要、报告、合同、函件等记录，是信息安全管理与知识积累的重要组成部分。对其进行有效管理和归档，有利于保障信息的准确查询和安全利用。因此，建立一套科学规范的文书档案管理制度至关重要。二、目标与准则1.目标：本制度旨在规范组织内的文书档案管理，确保档案的完整性、可靠性和保密性，同时提升管理效率和利用效益。2.准则：a.科学规范：制定合理的管理标准和流程，以实现文书档案的有序管理。b.公开透明：文书档案管理应公开透明，接受相关人员的监督。c.资源优化：合理配置管理资源，提高资源利用效率。d.保密安全：强化保密措施，确保文书档案的安全。e.整体融合：将文书档案管理纳入组织整体管理体系，与其他管理活动协调一致。f.持续完善：不断总结经验，优化管理制度，提升管理水平。三、组织架构与职责1.组织架构：a.设立文书档案管理委员会，由相关部门和人员组成，负责制度的制定和修订。b.设立专门的文书档案管理部门或岗位，负责日常管理工作。c.文书档案管理需与其他如行政管理、信息化建设等部门建立紧密协作。2.职责：a.管理委员会：制定和调整管理制度，协调各部门间的工作。b.文书档案管理部门/岗位：制定具体操作规程，指导和协调各部门的文书档案管理工作。c.相关部门：按照管理制度和操作规程，负责文书档案的创建、传输、存储、查询和销毁等。四、文书档案管理流程1.创建：a.根据制度和规程，准确填写文书档案信息，并进行审批。b.对重要文件，实行二级审批，确保文件的真实性和可靠性。c.对日常文书，建立明确的写作规范和审批流程，确保制度执行。2.传输：a.采用安全的传输方式，如电子邮件、网络共享，确保文件的完整性和保密性。b.对涉密文件，遵循国家相关法律法规和保密管理制度进行加密和传输。3.存储：a.建立电子存储系统，对文书档案进行分类、编号和归档。b.纸质文件，设置专门存储区域，进行分类、编号和档案盒管理。c.定期备份和存储电子文件，确保数据安全。4.查询与利用：a.提供文书档案查询和利用服务，确保信息的及时准确传递。b.根据制度和规程设定权限，确保文件安全和权限控制。5.销毁：a.根据法律法规和管理制度，对无效文件进行销毁处理。b.对涉密文件，按照保密管理制度进行销毁。五、监督与评估1.建立文书档案管理监督机制，包括内部审计和外部考核，确保制度执行。2.定期进行管理评估，总结改进，适时调整管理制度和操作规程。六、附则本制度自发布之日起生效，如需修改，须经管理委员会审批并修订。具体操作规程由相关部门制定和调整，须遵循本制度要求执行。文书档案管理制度（二）一、总则本规定旨在规范文书档案管理流程，提升工作效率，确保重要信息的安全。所有部门及个人均须严格遵守。二、文书档案管理的涵盖范围文书档案管理涵盖纸质及电子两种形式，涉及与本机构业务相关的所有文书档案。三、文书档案的分类与编号1.根据文书档案的内容和性质，应进行系统分类，如行政、财务、人事等类别。2.每份文书档案应按照统一编号规则进行编码，并在档案目录中注明对应信息。四、文书档案的保管1.纸质档案应存放在专用设施内，确保妥善保管，保管期限遵循国家法律法规和相关规定。2.电子档案存储须符合信息安全标准，保证数据的完整性和可访问性。3.文书档案保管人对档案安全负有责任，确保其不受损害。五、文书档案的编制与归档1.编制文书档案时，应遵循规定的格式和内容要求，确保信息准确无误。2.归档时，遵循分类原则，将编制好的档案整理入指定的档案袋或盒，标明名称和编号。六、文书档案的查阅与借阅1.经过正当程序，部门和个人可申请查阅，需填写查阅登记表，并按时归还。2.借阅文书档案需填写申请表，经审批后方可进行，借阅期限及归还确认应符合规定。七、文书档案的销毁1.按照国家法律法规和相关规定，到期的文书档案应及时销毁。2.销毁过程应遵循既定程序，确保彻底销毁，并记录在销毁记录表中，由主管部门审批。八、文书档案的备份与恢复1.电子档案应定期备份，备份数据需存放在安全环境中，保证备份的完整性。2.遇到数据丢失或损坏，应立即进行恢复操作，确保文书档案的完整性和可用性。九、文书档案管理的监督与考核1.定期对文书档案管理工作进行检查，对不符合要求的情况进行整改和处理。2.每年对文书档案管理工作进行考