公证处处务会议管理制度

公证处处务会议管理制度第一章总则

为确保公证处处务会议的有序、高效进行，提高决策的科学性和民主性，根据相关法律法规，结合我处实际情况，特制定本会议管理制度。

一、会议目的

1.公证处处务会议是处内决策层进行工作讨论、研究问题、协调利益、部署任务的重要形式。

2.通过会议，提高全体成员对公证业务的了解，加强内部沟通，促进团队协作，提高工作效率。

二、会议原则

1.实事求是原则：会议讨论问题时，应坚持实事求是，客观公正地分析问题，提出合理化建议。

2.民主集中制原则：会议决策应充分发扬民主，广泛听取意见，集中统一决策。

3.高效务实原则：会议应注重实效，简化程序，缩短时间，提高效率。

三、会议类型

1.定期会议：每周召开一次，总结本周工作，部署下周任务。

2.临时会议：根据工作需要，由处长或分管领导提议，可随时召开。

四、参会人员

1.必须参会人员：处长、副处长、各科室负责人。

2.邀请参会人员：根据会议议题，可邀请相关工作人员或专家参加。

五、会议组织

1.会议由处长或分管领导主持，负责会议的组织、召集和议程安排。

2.会议秘书负责会议记录、纪要整理及会议通知等工作。

六、会议纪律

1.参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，应提前向会议主持人请假。

2.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，保持会场安静。

3.会议内容应严格保密，未经允许，不得泄露会议讨论情况。

本制度的解释权归公证处所有，自颁布之日起执行。如有未尽事宜，可由处长或分管领导提出修改意见，报处务会议研究决定。

第二章会议流程

为确保公证处处务会议的高效有序进行，明确会议各环节流程，特制定如下会议流程：

一、会议筹备

1.确定议题：会议秘书在会前收集各科室提出的议题，整理后报处长或分管领导审批。

2.下发通知：会议秘书根据审批后的议题，提前至少一天向参会人员下发会议通知，明确会议时间、地点、议题等内容。

3.准备材料：会议秘书负责整理会议所需资料，并于会前分发给参会人员。

二、会议签到

1.会议开始前，会议秘书负责组织参会人员进行签到，确保参会人员准时到场。

2.签到表由会议秘书保存，作为考核参会人员出勤情况的依据。

三、会议议程

1.会议主持人宣布会议开始，介绍会议议题和议程安排。

2.各科室负责人或相关人员汇报工作，并提出需要解决的问题。

3.参会人员针对议题展开讨论，提出建议和意见。

四、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成决策。

2.重大事项需进行表决，表决方式可采用口头表决或举手表决。

3.表决结果由会议秘书记录，并在会议纪要中体现。

五、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论和决策情况进行总结，强调会议成果和下一步工作要求。

2.参会人员就会议总结发表意见，确保对会议决策的理解和执行。

六、会议记录与纪要

1.会议秘书负责记录会议全过程，包括议题讨论、决策结果等。

2.会议结束后，会议秘书整理会议记录，形成会议纪要，并在会后的第一个工作日内将会议纪要分发给参会人员。

3.参会人员对会议纪要内容进行确认，如有异议，应在接到会议纪要后的两个工作日内向会议秘书反馈。

七、会议资料的归档

1.会议结束后，会议秘书负责将会议资料、会议纪要等文件进行整理归档，以备查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保公证处处务会议决策的落实，加强会议纪要的执行力度，提高工作效率，特制定会议纪要跟踪落实制度如下：

一、跟踪责任分配

1.会议纪要中明确的任务和决策，应明确责任人和完成时限。

2.会议主持人根据工作性质和内容，指定相关科室或人员负责具体任务的落实。

二、落实进度汇报

1.责任人应按照会议纪要的要求，及时向会议主持人或分管领导汇报工作进展情况。

2.汇报周期由会议主持人根据任务紧急程度和实际情况确定，原则上不少于每周一次。

三、督促与协调

1.会议主持人或分管领导应加强对任务落实情况的督促，确保工作按计划推进。

2.如在落实过程中遇到问题，责任人应及时反馈，会议主持人负责协调解决。

四、检查与评估

1.会议主持人或指定的人员应对已完成任务进行检查，评估工作成效。

2.检查结果作为科室和个人绩效考核的依据，对未按要求完成的任务，应追究相关责任人的责任。

五、会议纪要的修订与更新

1.如任务在执行过程中发生变化，需对会议纪要进行调整，由会议秘书负责修订。

2.修订后的会议纪要应重新分发给参会人员，确保相关人员了解最新决策内容。

六、持续跟踪与反馈

1.会议秘书应对会议纪要中的任务进行持续跟踪，定期向会议主持人汇报落实情况。

2.责任人应主动关注工作进展，对存在的问题及时提出解决方案，确保会议决策得到有效执行。

七、归档与总结

1.会议纪要落实完成后，会议秘书负责将相关资料整理归档，以便日后查阅。

2.会议主持人组织对本次会议决策的落实情况进行总结，分析存在的问题，为今后工作提供借鉴。

第四章会议室管理规定

为保障公证处处务会议的顺利召开，提供良好的会议环境，确保会议设施的正常使用，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.需使用会议室的科室或个人，应提前向会议秘书提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数等信息。

2.会议秘书根据预订申请统筹安排会议室，确保会议时间不冲突。

二、会议室布置

1.会议秘书负责根据会议需求布置会议室，包括座椅摆放、会议设备调试等。

2.会议室布置应简洁、整齐，符合会议性质和参会人数。

三、会议室设备管理

1.会议室内的设备应定期检查、维护，确保设备正常运行。

2.参会人员应爱护会议室设备，遵守操作规程，如遇故障，应及时报告会议秘书。

四、会议室环境卫生

1.会议室应保持干净、整洁，严禁在会议室内吸烟、进食。

2.会议结束后，责任科室或个人应负责清理会议室，恢复原状。

五、会议室安全

1.会议室应定期进行安全检查，排除安全隐患。

2.会议期间，参会人员应遵守消防安全规定，熟悉紧急疏散路线。

六、会议室使用规范

1.会议室主要用于处内会议、培训和接待等活动，不得挪作他用。

2.严禁在会议室内大声喧哗、乱丢杂物，保持安静、整洁的会议环境。

七、违规处理

1.对违反会议室管理规定的科室或个人，将视情节给予通报批评、罚款等处理。

2.因违反规定造成会议室设施损坏的，应照价赔偿或修复。

本规定自颁布之日起实施，望全体员工严格遵守，共同维护会议室的正常使用秩序。如有未尽事宜，由会议秘书负责解释和补充。

第五章附则

为确保公证处处务会议管理制度的实施效果，特制定以下附则：

一、本管理制度适用于公证处所有处务会议。

二、本管理制度解释权归公证处所有，