采购部规章制度及工作流程文档

文件编

XX电子设备有限公司ZB-XZ-XX11.15

号

编制总经办

采购部工作管理规范

页码第1页，共5页

1.0目的

加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降

低采购成本，提高采购业务的质量和企业的经济效益。

2.0、范围：

本制度适用于公司所有物品（原材料、包材辅料、五金电器设备、固定资

产及设备、办公用品、劳保用品、食堂用品等）或劳务（技术、服务等）

的采购。

3.0、采购部人员架构及岗位职责：

3.1、采购部人员架构

+采购部设采购经理1名（兼采购员），采购内勤（兼采购员）1名、外勤

驾驶员（兼采购员）1名目前公司主要有7大类物资的采购（原材料、外

购件、外协件、外加工件、辅助物资、劳保用品、办公品），根据采购部实

际人员的配备，采购经理、采购内勤、外勤驾驶员分工分类别的采购相应物

资。

3.2、岗位职责

3.2.1、采购部经理

3.2.1.1建立和健全本部门规章制度、各项工作的工作流程，给本部门

所有员工确定工作职责、工作标准，落实公司和本部门各项规章制

度及流程。

3.2.1.2全面负责采购工作。对采购商品的价格、质量、到货周期等进

行监督、把关，对采购订单、合同进行审核。

3.2.1.3供应商的开发与管理按照请购部门采购申请单中对质量的要

求进行筛选供应商并建立供应商档案。根据送货及时率、售后服务

质量、价格对比相结合建立供应商评估体系。

3.2.1.4付款的监督及执行。按照ERP流程、财务制度认真填写付款审

批单。

3.2.1.5加强内部团队建设。保证部门与部门之间的友好关系，建立部

门之间日常沟通反馈制度。

3.2.1.6弓虽化部门的安全意识，无任何安全隐患，无钱款丢失捽制责任

事故发生率为零，确保整个团队无任何经济问题。

3.2.1.7严格按照公司制度，及时高效地执行领导交办的其他工作。

3.2.1.8了解和掌握公司各部门物资需求及消耗情况，熟悉各类物资的供应

渠道和市场变化情况。熟悉掌握各类物资的型号规格、性能参数及用途。

3.2.1.9做好供应商的管理与筛选工作。

3.2.1.10指导并督促下属展开业务，不断提高其业务技能，确保公司的

正常运作。

3.2.1.11做好与相关部门的协调与配合工作。

3.2.1.12做好本职范围内的物资采购工作：

3.2.1.12.1

3.2.3、采购员（采购经理兼、采购内勤兼、外勤驾驶员兼）

①根据《采购部管理制度》、《采购部物资到货制度》等公司管理制度，

对请购物资进行仔细核对，确保采购物资的准确无误。询价时要做到

货比三家，“同等质量选价格低的，同等价格选质量好的工严格按照

公司关于《合同审核的最新规定》进行《采购订单/合同》的编制与

审核。确保采购物资按要求到货，以保障正常的生产秩序。

②为提高公司的竞争力，降低生产成本，努力做好采购物资的成本控制

工作。③对包材的品质进行监控。

④做好到货物资的检验单、入库单等单据的收集整理，按要求做好账目

的核对。

⑤为确保公司产品品质及生产的稳定，及时剔除不合格供应商，引进合

格供应商。

⑥强化个人的安全意识，无任何安全隐患，无钱款丢失，个人无任何经

济问题。

。及时高效地完成领导交办的其它工作。

3.2.4、内勤

①根据《采购部管理制度》、《采购部物费到货制度》、等公司管理制度,

对请购物资进行仔细核对，确保采购物资的准确无误。询价时要做到

货比三家，“同等质量选价格低的，同等价格选质量好的L严格按照

公司关于《合同审核的最新规定》进行《采购订单/合同》的编制与

审核。确保采购物资按要求到货，以保障正常的生产秩序。

②为提高公司的竞争力，降低生产成本，努力做好采购物资的成本控制

工作。

④做好到货物资的检验单、入库单等单据的收集整理，按要求做好账目

的核对。

⑤为确保公司产品品质及生产的稳定，及时剔除不合格供应商，引进合

格供应商。

⑥强化个人的安全意识，无任何安全隐患，无钱款丢失，个人无任何经

1、不以任何形式、任何理由向供应商收受或索取个人佣金、回扣、礼

金礼券、贵重物品等。

2、不以虚假票据、虚假合同套取个人费用或从事与业务无关的活动；

不弄虚作假损害或侵占公司利益。

3、不指使或授意下级人员同意验收或接收质量不合格、不符合合同约

定的材料、工程等。

4、不违反合同约定擅自变更或决定产品的定价、标准及指定的材料。

5、不泄露应当保密的与招标活动有关的情况和资料；不将制作的标书

及相关资料，提供给投标方，获取好处。

6、不利用公司的商'11/秘密、知识产权、业务渠道及其它资源为本人或

者他人从事牟利活动。

7、不从事、参与、支持、纵容对公司有现实或潜在危害的行为。

（四）、道德准则

1、“爱岗敬业”。“爱岗敬业”是采购员做好任何一项工作的出发点,

也是采购员首先应当具备的最基本的“职业道德”O采购员只有热爱本职岗

位工作，并在本职岗位上尽心尽力、尽职尽责，才能全身投入采购工作。同

时，采购从业人员要认真钻研采购业务，才能干好本职工作。

2、“诚实守信”。“诚实守信”是采购员做好采购工作的根本

前提，是做人、做事、干工作的基本准则。采购员只有具备了言行一致、做

老实人、说老实话、办老实事，不弄虚作假、不欺上瞒下，严格遵守和兑现

自己作出的承诺。才能在具体的采购工作中，严格地履行好自己的权利和义

务。

3、“廉洁自律”。采购员自我约束、自我规范、自我控制、自觉树立

高尚的觉悟、良知和道德水准，自觉增强抵制不正之风的能力。只有这样，

才有助于采购员工作和采购宗旨的充分完成和实现。

4、“客观公正”。“客观公正”是采购员的职业灵魂。它要求采购从

业人员在实际工作中，要公平正直，没有偏袒，既不得搀杂个人的主观意愿,

也不能被他人的意见所左右；严格按照统一的评标规则和标准确定中标或成

交的供应商，不得有任何主观倾向，以切实维护各供应商的切身利益。

5、“坚持原则”「“坚持原则”就是要求采购员在其采购活动中，要严

格依照规定的操作程序进行操作，不以自己主观或他人强加的意志所转移。

6、“优质服务”。采购员一定要时刻树立“优质服务”的工作态度,

对来任何供应商都要做到态度温和、语言文明、尊重事实、谦虚谨慎。

（五）、奖惩

对于为公司做出贡献的员工经主管领导同意上报华东区管理委员会给

予一定的物质奖励，对于违反工作制度、流程、及相关规定的视情节严重性

按照公司管理规定及国家法律法规严肃处理。

五、采购部流程：

（一）、请购

1、五金电器设备、固定资产及设备、劳保用品、包材的请购：一般是由

请购部门的内勤在0A系统上填写《靖江区请购单》，经各相关领导审批，最

后交采购部门进行采购；办公用品的请购原则上是按照各部门上报办公用品

采购的月计划由行政部统一请购，如果在月计划之外的采购则由请购部门的

内勤在0A上提交《靖江区请购单》。

特别说明：在请购市值超过5万元人民币以上（含5万元）的固定资

产，请购部门需同时提交华东区管委会出具的相关《审核意见书》，方可进

行请购申请，采购部给予采购。

2、原辅料的请购：一般是由生产部按照销售订单制定生产计划，经生产

部领导审批后，原料交由进出口部采购，辅料交由采购部门进行采购。

3、食堂用品的请购：由食堂负责人（管理员）负责提出请购。

4、紧急请购：原则上不允许进行紧急请购，如有紧急请购，则有请购部

门直属领导审批签字后打印纸版的请购单交由采购部直属领导、靖江区主管

领导、靖江区负责人签字确认后交由采购部门进行采购。

5、大型成套设备及大宗商品的采购：原则上需要由2名采购员协同进

行采购。

（二）、采购物资的核对

采购员应根据收到的《请购单》，及时与请购部门联系，以确定所请购物

品的具体性能参数及使用要求等信息，力求采购工作的正确无误。

（三）、询价、比价

根据核对后《请购单》，及时寻找合适的供应商，进行相关信息的收集,

对各供应商的报价本着“同等质量比价格；同等价格比质量”的原则进行比

价、核价、上报、批示。

（四）、供应商的选择及评价

1、供应商信息资料的收集。

2、对供应商进行初审，初审合格后，先由品控部、生产技术部、采购部

等相关部门进行评审并出具意见。对于产品质量、企业状况都符合要求的，

最后由主管领导签字同意后，建立合格供应商的档案并报公司备案。

3、对于合格供应商要定期（半年）进行评价，对供货质量下降的供应

商，相关部门应书面通知，要求期限整改，再根据相关部门的评价结果决定

是否继续订货。对于不及时配合我公司处理问题的供应商，采购部将取消合

格名单，并报相关领导审核。

（五）、《订单/合同》的制定

1、低值办公用品、食堂采购的蔬菜、肉类、禽蛋、调料、大米等物资无

需签订《采购订单/合同》。采购员需定期了解市场行情的变化并及时向部门

经理汇报，以便及时调整供应商。

2、包材、生产辅料、五金机电设备、大型设备、高价值办公设备、劳保

用品等产品均需签订《采购订单/合同》（金额小于1万元的，需签订《采购

订单》；金额大于等干1万元的，需签订《采购合同》C

（六）、《采购订单/合同》的审核与签订

1、《采购订单》采购员根据询价结果拟完《采购订单》后，交由采购

部经理审核签字，由采购部内勤加盖采购章，再经供应商签字盖章，《采购

订单》即可生效并转入执行阶段。

2、《采购合同》采购员根据询价结果初步制定《采购合同》后，按照

以下流程进行合同的审核：

合同管理部审核一法务部审核一采购部经理审核一审计部审核

一财务部副总经理审核一华东区负责领导审核。

经过上述审核流程后，合同再交由供应商签字盖章，最后交我公司财务

部盖章生效并转入执行阶段。

（七）、合同的跟踪

对于转入执行阶段的《采购订单/合同》，采购员应及时跟踪并了解《采

购订单/合同》的执行情况，以减少意外状况和不确定因素的发生，进而保

证物资的及时到位。

（八）、验收、入库

1、包材、生产辅料等产品到货后，应在第一时间将到货产品的相关信息

录入ERP系统，再由品控部门进行产品检验，在品控验收合格并出具检验合

格报告单后及时通知仓库办理入库手续，仓库凭品控部的检验报告单办理入

库手续。原则上不合格的产品拒绝入库，如有紧急放行，需相关部门经理级

以上的领导审批。

2、五金机电设备类物资到货后，应在第一时间将到货产品的相关信息

录入ERP系统并通知请购部门的相关人员对产品进行验收确认，在产品准确

无误后，通知库管收货并办理产品的入库手续。在验收入库的过程中出现不

合格产品，仓库有权拒绝入库，由采购部与供应商联系退货或者调换c

3、大型设备到货后，由供应商与请购部门办理设备交接手续。在供需双

方对设备进行调试及试用后确认产品的无质量问题后办理相关的产品合格

验收证明。

4、劳保用品、办公川品到货后，由行政部的相关人员进行验收入库，并

开具入库单，由采购部和行政部共同签字确认。在验收入库的过程中出现不

合格产品，行政部有权拒绝入库，由采购部与供应商联系退货或者调换。

5、食堂物资到货后，由食堂负责人负责验收，对到货物资的数量、质量

进行检验并签字确认。食堂负责人在验收过程中发现菜品有质量问题的可拒

收，并通知相关采购员与供应商联系退货或者调换。

（九）、核对发票

对于已入库的合格采购物资，应及时核对发票、入库单、订单/合同等资

料。发现票据、单据有问题的应及时排查原因，以杜绝将不完整的票据资料

流转到下一流程。

（十）、报销

1、签订《采购订单/合同》的产品报销：采购员根据请购单，将核对好

的订单/合同、入库单（地磅单）、检验报告以及对方开具的合法发票，交给

采购部内勤报销，然后交给财务办理付款。

2、不签订《采购订单/合同》的产品报销：采购员根据情况说明、请购

单，入库单，对方开具的合法发票交由采购部内勤报销，然后交给财务办理

付款。

（十一）、已入库产品的退货

对于已入库的产品，生产领用部门在使用过程中发现产品不合格的，应

及时通知品控部再次对这批产品进行检测。再次检测结果确不合格的，应出

具相应《退货通知》，由品控部领导和生产部领导签字确认C仓库人员凭《退

货通知》通知采购员。采购员首先应将质量事故情况向采购部经理汇报，并

根据与供应商签订的相关产品采购合同之规定及公司关于相关物品退货之

规定提出处理意见，经采购部经理同意后及时办理退货手续。处理完后还应

及时向采购部经理及相关领导汇报处理结果，并且在供应商考核时，将此供

应商做降级处理，情况严重的将取消其合格供应商资格。另外，采购员在办

理退货时，还应及时向财务了解相应的货物发票是否已入账。如发票尚未入

账的，则将货物发票一并退还给供应商；如果发票已经验票通过，则由财务

部相关人员到当地税务机关开具相关证明，由采购员交给供应商开具相应的

红票。红票应在月底结账前交给财务，以便及时冲账。

（十二）、工作流程示意图

1、包材采购流程:

0A系统接收包材《请购单》

结合《请购单》的审核意见及时与请购部门

沟通，确认产品型号、规格、需求日期等

根据包材物资的长期《供货合同》，结合近

期各供应商的供货情况制定合理的《采购订

有长期《供货合同》无长期《供货合

同》

制定长期《供货合

法务部审核

价格有无变动有变动

产品询价采购部审核

1

上I1

、、/--------

供应商签字、盖率

->财务部盖章、合同生

制定《采购订单》

采购部经理审核、签字

采购部内勤盖章

A

供应商签字、盖章，订单生效

跟踪《采购订单、合同》的执行情况

根据公司对不合格品的处理

规定，对不合格品进行处理,

产品到货、检验并经相关部门审核确认不合格〉

〈合格〉

办理入库手续

核对发票

将核对完毕的清购单、订单合同、入库单、发票以

及其他相关资料等一并交由内勤办理付款事宜

2、生产辅料采购流程:

0A系统接收生产辅料《请购单》

结合《请购单》的审核意见及时与请购部门

沟通，确认产品型号、规格、需求日期等

根据辅料物资的长期《供货合同》，结合近

期各供应商的供货情况制定合理的《订单合

有长期《供货合同》无长期《供货合

同》

价格有无变动有变动

产品询价

无

上

审计部审核

公章使用

申请单

财务部审核

采购部经理签字

华东区负责人审核、签字

供应商签字、盖章

L-►财务部盖章、合同生

制定《采购订单》

采购部经理审核、签字

采购部内勤盖章

A

供应商签字、盖章，订单生效

跟踪《采购订单、合同》的执行情况

根据公司对不合格品的处理

规定，对•不合格品进行处理，

产品到货、检验并经相关部门审核确认不合格〉

〈合格〉

办理入库手续

核对发票

将核对完毕的清购单、订单合同、入库单、发票以

及其他相关资料等•并交由内勒办理付款事宜

3、五金机电采购流程:

0A系统接收《请购单》

结合《请购单》的审核意见及时与----------------►与供应商沟通

请购部门沟通，确认产品型号、规「蟀产品细节

信息

新供应商

（金额小于1万元〉，金额大于1

万元）

符合要求

根据询价单

制定《采购订单》

采购部经理审核、签

字

采购部内勤盖章

供应商签字、盖章

采购订单生效

〈合格〉

办理入库手续，核对发票

将核对完毕的请购单、订单合同、入库单、发票以

及其他相关资料等一并交由采购部内勤办理付款事

4、大额固定资产及设备采购流程:

金额大于5万元的固定资产及设备，0A系统接收《请购单》

请购时需提交集团华东区管委会审核>附《华东区管委会出具的相关审核意

结合《请购单》的审核意见及时与组织相关人员对供应商进行考察，详细了解供

请购部门沟通，确认产品型号、规应商各方面的情况，对各供应商及其产品进行

新供应商

产品询价或进行招标依据供应商考核制度

对新供应商进行考核

确定供应商及产品型号规格、价格等

符合要求

报公司备案

制定设备《采购合同》

法务部审核

采购部审核

华东区负责人审核、签字

跟踪《采购合同》的执行情况

根据《采购合同》

对于产品不合格

之规定进行处理

产品到货、检验、调试〈不合格〉

〈合格〉心

AB

AB

办理设备验收证明，核对发票

将核对完毕的请购单、订单合同、入库单、发票以

及其他相关资料等一并交由采购部内勤办理付款事

5^办公用品/-宜

OA系统接收《请购单》

与清购部门确认产品规格、型号及到货日期

小额办公用品办公设备

依据供应商考核制度对

新供应商进行考核

产品询价新供应商

〈金额小于1

万元）〈金额大于1万元〉

符合要求

报公司备案

根据询价单

制定《采购订

采购部经理

审核、签字

通知供应商送货公章使用编写询

申清单价说明

财务部审核

▼

采购部经理签字

采购部内勤盖章

华东区鱼荒人审核、签字

供应商签字、盖章

供应商签字、盖

早V

——>财务部靛章，合同生

〈合格〉

将核对完毕的请购单、订单合同、入库单、发票以及其他

相关资料等一并交由内勤办理付款事宜

6、劳保用品采购流程:

OA系统接收《请购单》

与请购部门确认产品规

格、型号及到货日期

依据供应商考

核制度对新供

产品询价应商进行考核新

供应商

金额＜1万元金额21万,

符合要求

报公司备案

制定《采购订单》

编写询

价说明

公章使用

采物部经理审核、签字

申请单

供应商签字、盖章

采购部内勤加盖公章

华东区负责人审核、签字

供应商签字、盖章

《采购订单》生效

跟踪《采购订单、合同》的执行情况

根据公司相关规定，对

不合格品进行处理，并

产品到货、验收经相关部门审核确认不合格〉

〈合格〉

办理入库手续，核对发票

将核对完毕的请购单、H单合同、入库单、发票以及其他相

关资料等一并交由采购部内勤办理付款事宜

7、食堂菜品采购流程:

每周一次到菜场了

解最新行情，及时

向部门经理汇报调

查情况，并根据实

际情况及时调整供

信息反馈

8、

与诗购部门沟通,确认新品的

相关性能、技术参数、品质要