财务报销规章制度简介

河北民油企业征询有限企业费用管理制度

一、目的：

为有效控制XXX企业及各子企业(如下简称企业)各部门的费用支出，同步

使财务支款及报销流程明晰化、规范化，结合我司实际状况，特制定本制度，请

各部门严格参照执行。

二、应用范围：

本制度合用于XXX企业各部门。

三、基本制度及规范

(-)费用报销隼批原则

1、费用报销口勺审批应严格遵照业务和财务双重审核的原则。

2、业务口勺发生必须真实，票据合理、合法、合规。

3、经办人是业务的第一负责人，对业务的真实性及票据的真实性、合法性、

合规性负责，部门主管应对业务的真实性负责审核。财务审票人员对发票的“三

性”进行最终审核，对不符合规定的票据，财务人员有权拒绝接受，予以退回,

对经办人一再提交不合规定发票且金额较大的，可直接向其主管及财务主管汇

报。如木兑务检查或审计检查中发现虚假发票，对有关业务人员及审票人员加倍惩

罚。

4、经办人应及时到财务中心报账，当年的费用必须当年报销或挂账，跨年

的票据或费用一律不得入账。

（二）费用报销流程

1、员工根据报销种类的不一样，填写对应的报销单。

2、报销单应完整填写如下信息：企业名称、费用项目、费用明细、金额（大

小写）、单据张数、部门名称、经办人等，呈交部门主管，进入审批流程。

3、帐套包括：河北民油有限企业帐套业务审批流程（见附件1）。

（三）单据填写规范

1、费用报销单据应使用黑色钢笔或碳素笔填写；报销信息须填写完整、字

迹清晰：

2、大小写金额一致，不得涂改，除差旅费容许不贴票补助外，报销金额必

须与发票金额一致；

3、大写金额的规范写法如下：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、

零、元、角、分、整、拾、佰、仟、万；

4、收到的发票应为有效票据，票面完整清晰，填写规范，符合规定，大

小写金额一致，内容包括单位名称、日期、项目，批量购置口勺需附清单；

5、费用支出必须是预算内支出，部门间协同发生的费用需有预算主管部门

的I签批;

6、需要办理入库手续时必须附入库明细，依领用表分摊费用。

（四）获得票据规定

1、开票名称要规范，企业名称要清晰对的全称，不容许简写、错写。

一般费用发票可开具一般发票，因销售商品给客户的赠品（如毛巾、肥皂等

列入宣传费物品，不含烟酒茶可列入招待费H勺物品）视同为销售，须开具17%增

值税专用发票。需为企业开具增值税专用发票，提供应开票单位企业的开票信息

必须完全对的（各企业开票信息见附件2）；

2、如获得开具办公用品、维修费等总类发票的，后必须附明细，明细上加

盖发票专用章。无明细的总类发票（如食品）一律不得报销。

3、发票中的大小写金额必须清晰、相符，大小写金额不相符发票一律不予

报销；

4、发票上要加盖国家规定样式和大小的“发票专用章”，印章清晰完整（定

额发票中的兑奖联可以撕去，但要保证发票专用章在发票联加盖清晰完整）：

5、税务局代开口勺发票，须同步加盖税务局代开发票章和单位发票专用章，

附完税证复印件；

6、报销明细上口勺内容要与发票项目一致，特殊业务可以另附阐明，不要写

在入账的附件中。报销明细中要清晰列示报销的大小写金额；

7、业务口勺发生要体现出真实、合理的原则。详细控制原则见下：

（1）经办人或部门专门人员必须预先在有关税务网站中查询发票真伪（一

般发票背面均有明确详细的查询网址及查询措施）。如被财务查出假发票一律不

予报销。

（2）自己不得审批自己日勺费用发票，必须由上一级领导审批。

（3）几种部门日勺费用可以费用分割单日勺形式在部门间分摊，分割单必须有

有关部门主管的签字确认。

（五）票据粘贴规定

1、大小：有关原始凭证必须粘贴在与记账凭证纸张大小日勺纸张（差旅费报

销单大小）上，如附件为符合规定大小票据，可不必再粘贴纸张。

2、票据分类：原始凭证先应按照末级会计科目（如办公费、招待费、车辆

费、差旅费等）进行分类整顿，同类末级会计科目H勺原始凭证应粘贴在一起。同

类原始凭证假如数量较多，大小不一，应按凭证规格的大小进行分类，同一张单

据粘贴单上所粘贴的凭证尽量保持大小一致。每张单据粘贴单所粘贴的凭证不得

过多。

3、粘贴规范：

（1）粘贴凭证时，应由上而下、自左至右、均匀排列粘贴，一般粘贴2歹U,

均匀粘贴，上、下及右方不得超过粘贴单边源，两列之间不得重叠、留空或大量

累压粘贴。原始凭证应保持原样粘贴，个别规格参差不齐的凭证，可先裁边整顿

后再行粘贴，但必须保证原始凭证内容H勺完整性。

（2）对于规格较大、纸质较硬的原始凭证（如证明文献），不影响重要内容

的，可将多出部分修剪后再粘贴；不可修剪的，只能通过折叠的措施处理，要分

张折叠，规格大小要与单据粘贴单的规格保持一致。除特殊状况外，一般措施为

齐左折右或齐上折下，并要在装订位置适度粘贴，右折和下折位置要留有余地，

以免后来凭证磨损。

（3）粘贴好的原始凭证与记账凭证一起加封面进行装订，装订后要到达“四

边齐、表面平、无凹凸、书本型”的原则。

（六）费用报销周期

1、报销时间：资金中心每周三对完毕审批流程的单据统一支付。

2、到账时间：无特殊状况，报销单据送交财务登记后来的12个工作日内，

财务会完毕有关审批工作并支付。

3、支付形式：除差旅费、车辆费（维修费除外）、招待费（烟泗茶票据除外）

等个人垫付支付现金的项目外，其他费用不小于2023元的由财务直接向开票单

位开具支票（当地）或电汇（异地）。特殊状况必须事先书面阐明，出具发票收

款单位口勺收据，财务确认后方可支付现金。

四、各项费用控制流程及原则

（-）差旅费：

1、差旅费原则详见附件3。

费用原则含出差当日所发生的住宿费、餐费和市、县短途交通费用，有特殊

住宿安排时，须向部门主管领导请示同意后方可入住，否则超过原则费用自行承

担。

2、业务人员差旅费［1勺控制

（1）出差要有计划性，保证出差效率。部门要对出差的真实性负责审核，

可采用出差地确认等方式确认员工出差的真实性。

（2）1.出差期间，不带车时应本着经济高效向原则选择合理的交通工具，无

特殊状况选择一般列车，如有紧急事情或性价比更合适时，需选择高铁或者飞机

时，必须事先请示部门主管领导，同意后方可乘圣。原则上只报销来回和城际间

的火车、长途汽车费用，按照票据实报实销，不容许出现打车费用，如有特殊状

况需要打车时，必须向部门主管领导请示阐明，并在票据背面注明乘车区间。

2.出差费用补助明细，业务经理出差补助100元/日（包括餐补，住宿

补助，地区公交或三轮车补助），长途车票（机打票）实报实销，每月完毕任务

低于80%者,补助报销50%,高级业务经理出差补助150元/日（包括餐补,住宿

补助，地区公交或三轮车补助），长途车票（机打票）实报实销，区域经理出差

补助200元/日（包括餐补，住宿补助，地区公交或三轮车补助），长途车票（机

打票）实报实销。

（3）带车出差（详细见车辆费的控制原则）：

1）企业车辆考核原则：各部门主管领导进行严格控制,将油耗控制在合理范

围内，粘贴票据进行报销；2）私车公用考核原则：0.85元/公里（包括油费、维

修费、保养费、保险费等所有车辆产生/、〕费用），同步来回高速过路费企业补助

50%,各企业考核人员严格记录行车里程（行车里程二出差返回当日里程数-出差

出发前里程数），以或者数码相机拍摄的里程数为根据。

3）私车公用的车辆是指与企业签订相赁协议，在综合部及财务中心立案的

车辆。其他未签订协议或未立案的一律不得采用该政策。

（4）票据粘贴规定：地区20元/日补助不用粘贴票据，其他部门所有为50

元/日补助不用粘贴票据，剩余费用必须粘贴票据；票据必须是出差当地差旅费

票据，而不能粘贴非出差区域票据和其他非差旅费用票据，假如出差期间未获得

票据，需要寻求有关出差地区票据。

（5）因公事或业务需要外出，当地出差，不超过12小时未发生住宿，不享

有出差补助，当日交通费用按照票据进行实报实销；持续多日出差返程当日只补

助20元餐费。

（6）业务人员趁出差或调动工作之便，事先经领导同意就近回家省亲办事

时，交通费用可以按票实报实销，但在家期间不能享有出差补助，如未经领导同

意而自行回家省亲办事口勺，按照旷工处理。

（7）出差中不容许进行私人旅行，在特殊状况下，如欲进行私人旅行，需

得到领导的同意。私人旅行日数从出差天数中扣除。如未经领导同意而私自旅行

者按照“工处理。

（8）各企业考核人员必须真实精确记录业务人员出差时间，做好差旅费用

的审核工作，保证业务发生的真实性，如发现出差费用不真实者，所发生费用不

予报销，并按情节轻重追究经办人、考核人员及部门审批领导责任。

（9）报销差旅费用时，经办人要严格按照集团企业财务中心规定讲行有关

票据的粘贴，并提交出差总结。差旅费用报销单上必须按照企业规定精确填写：

出差人员姓名、出差区域、出差起止日期、车船费合计、出差补助合计，总金额

合计（大小写均要填写），每日出差补助可不粘贴票据，其他车船费必须粘贴正

规发票，且有经办人和各级审核人员签字。差旅费有关票据要与出差区域相符，

不相符口勺票据一律不得报销，私车公用享有车辆补助的车辆费及公车出差期间车

辆费要与同期间差旅费一同报销。

3、职能部室人员差旅费口勺控制

（1）职能部室人员因业务需要出差的，须系经总经理同意。

（2）出差的原则参照化工部的出差原则。如到一二线都市出差，可经企业

董事长同意，实报实销。

4、企业高管差旅费按实报实销控制。

（二）招待费：

1、招待费原则：

（1）因各部门客户状况不一样，各部门主管自行严格控制招待原则。

（2）原则上饭菜原则（不含酒水）一档招待：厂内不超过60元/人，厂外

不超过80元/人；二档招待：厂内不超过40元/人，厂外不超过60元/人；三档

招待：厂内不超过30元/人，厂外不超过40元/人。各档招待烟泗由部门主管审

批确定。

（3）厂外招待，单次招待超过2023元的必须附消费明细。

2、招待管理规定

（1）就餐地点诜择：外单位来我司联络工作、参观等需用餐的招待原则，

由接待部门按客人级别、事由等分别安排。招待活动无特殊规定的，应优先选择

厂内招待。

（2）招待茶、烟、酒、饮料选择：A）企业职能部门由综合部统一采购；B）

销售事业部及子企业由综合办统一采购，同步必须保证物品是真品。

（3）领用流程：各部门进行厂内、厂外招待前，需要烟、酒、茶、饮料等

物品时，经办人按需填写“招待客户物品领用申清单”（招待部门留存一联，综

合部/办留存一联），明确填写申请部门、日期、招待对象、来客人数、陪客人数、

领用物品名称、数量等内容签字后一部门主管签字一综合部/办填写物品价格确

认签字，并发放。

（4）特殊状况需批量领用时，经办人认真填写领用物品名称、数量等内容

签字后一部门主管签字一总经理/财务总监签字一综合部/办填写物品价格确认

签字；领用部门严格控制实际下发数量，并做好领用登记。

（5）招待申请：A）厂内招待：客户来访需要招待时，用餐前招待部门应填

写“客饭申请单”（一式三联，第一联招待部门留存、第二联厂内餐厅留存、第

三联综合部/办留存），由经办人填写招待客户名称、来客人数、陪客人数、招待

原则等内容并签字一部门主管签字一提交厂内餐厅，进行客饭安排；餐后餐厅及

时核算费用，填写到餐前提交的“客饭申请单”上，并由餐厅主管人员签字确认

后，招待部门、餐厅、综合部/办各留存一联，各部门、餐厅、综合部/办各自做

好招待明细记录，每月28日前三方查对上月29日至本月27日发生招待费用分

割并交财务。财务依经各部门主管签字确认口勺分割单确定各部门费用。

B）厂外招待：客户来访后，因状况特殊需要到厂外讲行、也务招待的，招待

部门必须经部门主管同意后方可安排与客户级别匹配的酒店，如需招待用烟、酒

等物品，按领用流程达行领用，原则上招待烟酒不能自行采购，如有特殊状况，

需经部门主管同意，开具正规发票并附清单。能开具机打发票的餐厅酒店，一律

不准索取定额发票。

（6）客户礼品：礼品口勺赠送要写明原因，人数、原则，经主管副总裁、总

裁书面同意后方可执行。

（7）其他招待活动：除招待用餐外，根据客户喜好，需要安排其他活现时，

必须请示部门主管同意后方可安排合适活动内容。用于高档娱乐的消费项目如洗

浴、桑拿、按摩、歌厅等原则上不在报销范围。如由于业务需要确需请示主管副

总裁同意后方可。

（8）出差招待：原则上不容许'业务人员出差宴请客人，如有特殊状况，需

要招待时，必须提前请示部门主管，同意后，方可安排。

（9）午餐原则上不饮酒，确有需要应合适控制。陪餐人员一般控制在2〜3

人，应为接洽工作的部门负责人和详细业务经办人。

（10）业务招待原则上实行先申请后安排的原则，审批人严格负责地履行自

己的管理职责，认真把关，凡没有完善就餐手续发生的招待费用一律自理。

（11）综合部/办必须有效保证业务招待所需物品，并建立领用台账，综合

部或事业部综合办根据各部门领用状况每月28日前进行上月29日至本月27日

费用分割并交财务。财务依经各部门主管签字确认向分割单确定各部门费用。

（三）办公费：

1、办公用品发生原则（年度办公费限额见附件3）：

（1）个人办公或低值易耗用品：笔、笔芯、订书针、回形针、信纸、信封、

胶水、橡皮擦、笔记本、各类打印纸、多种印刷表格、档案袋（盒）、文献夹等,

遵照保证平常办公需要口勺同步例行费用节省口勺原则，按需领取。

（2）公用办公用品：订书机、计算器、硒鼓等，以旧换新。

（3）办公用品：办公用桌、椅、电脑、空调、打印机、机、机、文

献柜等物品，遵照保证办公需要的同步例行费用节省的原则，采购经济实用商品。

2、办公用品管理规定

（1）管理归口部门：综合部负责企业职能部门所有办公用品的采购、发放、

库存管理；综合办负责销售事业部及子企业。

（2）计划申报：每月1日、15日各部门根据工作需求申报办公用品需求明

细。A）个人办公或低值易耗用品和公用办公用品采购，详细流程：经办人填表签

字一部门主管签字一综合部/办汇总采购明细一副总裁/财务总监审批签字f综

合部/办采购。B）办公桌椅、文献柜、空调由综合部统一采购，详细流程：经办

人填表签字一部门主管签字一综合部汇总采购明细一副总裁/财务总监审批签字

一综合部采购；C）电子类如电脑、打印机、机、机等由集团信息中心统一

采购，详细流程：经办人填表签字一部门主管签字一主管副总裁签字一综合部汇

总采购明细f主管副总审批签字一总裁审批一集团信息中心采购。

（3）入库记录：综合部/办采购物资后，及时做好电子版入库记录。

（4）用品发放：物资到货后及时告知各部门领取办公用品。规定各企业认

真填写《办公用品领用申请单》（一式两联，领用部门一联，综合部/办一联），

由经办人填表签字一部门主管签字一综合部/办签字，综合部/办核算各项物品并

在领用单上填好物品单价及合计金额，进行物品发放，双方做好单据留存工作，

每月28日前查对上月29日至本月27日办公费用分割并交财务。财务依经各部

门主管签字确认的分割单确定各部门费用。

（5）出库记录：综合部/办发放物资后，及时做好出库记录，并做好物资“入

库-出库-库存”一览表。

（6）特殊状况：（1）如确有急需办公用品，需填写临时办公用品申请单，

按照月度申请流程，办理有关手续。（2）如外出办公急需办公用品，自行采购前

必须提前告知综合部/办同意后方可，并开具正规发票并附带采购清单。

（7）费用报销：所有办公费用票据由综合部/办统一审批录入申报，其他各

企业资金计划中不在录入办公费用。特殊状况：A）特殊状况自行采购办公用品，

回企业后及时将费用票据提交综合部/办；B）如发生其他办公费用发票，金额不

不小于1000元，需事先申报部门主管同意，金额不小于1000元，需事先申报副

总裁/财务总监，同意后方可开具，获得发票后附带业务阐明由部门主管和总经

理/财务总监签字后，交综合部/办进行统一报账。办公用品的发票后须附明细，

特殊事项须写出书面阐明。

（四）车辆费

1、车辆费用发生原则（年度车辆费用限额见附件3）：

（1）企业车辆考核原则：各部门主管领导进行严格控制，将油耗控制在合理

范围内，实报实销；

（2）私人车辆考核原则：0.85元/公里（包括油费、维修费、保养费、保

险费等所有车辆产生的费用）粘贴有关费用票据报销，同步来回高速过路费企业

补助50%o

（3）车辆行驶记录与考核

①无论出差还是在企业，车辆司机要坚持做好每日行驶记录，并将各费用如

实精确填写在日行驶记录本上，未作记录而产生的票据一律不予报销。

②带车出差人员以照片记录行车的公里数，出差出发前由部门车管专人拍摄

车辆始发公里数，出差回来当日拍摄车辆终止公里数，如部门车管专人不在，行

车人自行进行车辆公里数拍摄并及时将照片传至车管专人做好立案记录。出差里

程数二出差回企业拍摄公里数-出差出发前拍摄公里数。

③企业车辆，各部门主管严格控制，油耗应当控制在合理范围内。

④私人车辆，车辆费用二出差里程数*0.85元/公里，粘贴票据报销。

⑤企业车辆的台账财务立案，私车公用的要做好出差期间的里程记录，如有

发现油耗超标或时程不符的一律不予报销。

（4）车辆维修保养与考核

①驾驶员要懂得车辆维修保养常识，做好车辆口勺平常保养和保洁工作，使车

辆保持良好运行状态。

②各企业均要规范车辆平常维修保养申请审批流程，部门车管专人应掌握各

车辆保养时间，对车辆的几种关键的维护、保养指标做到心中有数，到保养期限

须及时提醒行车人进行车辆口勺保养与维修。

③车辆需要平常保养与维修时，需填写车辆平常维修保养申请单，按照内部

审批流程进行审批签字，方可维修保养。

④驾驶人员在车辆维修过程中要认真杳对修理项目及修理费用与否合理，车

辆维修保养后，按照企业财务规定开具正规发票及维修保养清单，提交部门车管

专人进行审核立案。车管专人要认真核算各项费用支出的真实性与合理性，确认

无误后签字，走费用审批流程。未填写维修保养申请单而自行维修保养所产生的

费用一律不予报销。

⑤驾驶人在外出差时，如车辆出现故障需要维修时，必需告知部门车管

专人，并获得当地正规维修发票及维修清单，出差回来后及时到部门车管专人进

行立案记录。未告知部门车管专人而自行产生的维修费用不予报销。

⑥驾驶人要保证安全行驶，发生安全事故后，第一时间告知部门车管专人,

处理完毕后填写事故费用单及通过。延期反应或不填写事故费用清单及通过者,

不予报销费用，经交警队立案处理属主责或经保险企业理赔自负费用超过2023

元的，取消驾驶企业车辆资格。

⑦车辆违章：无论企业车辆还是私家车辆，出现车辆行驶违章，罚款所有由

驾驶人负责。

（5）各部门指定车管专人，并做好车辆行驶记录与维修保养台账（见附表）。

车管专人要对各车辆发生费用的真实性与合理性负责，及时将驾驶人提交的报销

单据与日行驶记录、维修保养记录等进行核算，与明细不符者不予报销，超过企

业规定口勺油耗指标者不予报销，对油表弄虚作假者或不准时发油表公里数者视情

节轻重，从月奖金中进行扣罚。

（五）会议费

1、会议费发生

（1）企业组织会议（含内部会议），

（2）参与企业以外会议的。

2、会议管理规定

（1）股东大会、董事会、监事会的会议费列入年度预算，其费用包括会议

期间的差旅费等其他费用；

（2）企业经营管理层日勺会议，包括季度分析会费用也应列入年度预算，企

业各部门各自组织口勺会议列入各部门的年度预算（包括会议期间口勺交通、住宿、

文印、差旅等其他费用）。超过年度预算的费用必须通过部门主管及董事长的书

面同意。

（3）各部门未经同意、无合法理由到名胜古迹、旅游胜地组织非经营管理

有关欧J会议，一律不容许列入年度预算，也不作为会议费的报销范围列支。鉴于

企业各部门常常得到外单位日勺邀请函的状况，如因工作需要必须参与的临时会议

以及预算外的会议，须经总经理同意后方可参与。

（4）经同意参与会议日勺领导及其他人员，但凡由会议主办方开具会议费票

据的，据实报销会议费用，不再另行补助。

（5）外出参与会以人员在出差期间，所支付业务招待费要从严控制，按规

定由主管领导签字同意，经财务总监审核后方可去销。

（6）外出参与会叹人员返回后必须如实填写报销单据，粘贴票据要清晰，

各部门负责人和主管领导要认真核算报销金额及出差天数，经财务中心审核无误

后报销。

（7）报销会议费时发票后须附会议证明材料。会议费证明材料包括：A）企

业组织会议：部门提出经总经理审批的会议召开申请书，会议邀请函（内部会议

不需要），会议签到表，会议议程、会议书面材料、会议图片等其他有关材料。B）

外出参与会议：出办方出具的会议告知，并由主管总经理同意参与。发票开具单

位须是召集会议单位或会议开具单位（如宾馆）。

（六）广告费、业务宣传费

国家有关法规对广告费有明确规定：一是广告必须通过由工商行政管理局同

意具有广告资质的单位制作广告。二是必须获得由广告制作商开具的发票。三是

所制作口勺广告必须通过媒体诸如电视台、报刊杂志等公布的。四是该广告已经通

过媒体公布。对没有公布的广告不得进入当期费用。

而业务宣传费详细表目前如下几方面：一是国家不容许进行广告宣传的I行业

诸如粮食白酒行业、烟草行业为了提高企业著名度而进行赞助活动或倡导社会风

气以企业的名义进行的公益广告费用。二是印制宣传企、业产品和形象的纪念品费

用等。简言之，就是除了上述规定之外的宣传费用都属于业务宣传费。

1、广告费、业务宣传费发生类别

原则上采用下列广告媒体，在征得总裁承认的状况下方可采用其他媒体。

（1）信封、明信片等邮寄宣传。

（2）挂历、台历、毛巾、背心等小礼品。

（3）交通广告、广告牌、墙体广告。

（4）收音机、电视机等电波广告。

（5）宣传彩页、张贴画、画册、易拉宝、报刊、杂志。

2、广告费、业务宣传费管理规定

（1）各部门广告宣