文件归档与保管制度

文件归档与保管制度第一章总则第一条目的为了规范企业的文件归档与保管工作，提高文件管理效率和信息安全性，订立本《文件归档与保管制度》（以下称为“本制度”）。第二条适用范围本制度适用于本企业内全部文件的归档与保管工作。第三条定义文件：指企业内产生的各类纸质文件、电子文件和其他载体上的文书资料。归档：指依据肯定的规定将文件存放到指定的存档位置，并进行记录的过程。保管：指对已归档文件进行定期检查、整理、防止丢失和损坏的相关工作。第二章文件的归档第四条文件归档责任企业内各部门应指定专人负责文件归档工作，并明确其职责和权限。文件归档责任人应具有肯定的文件管理和归档知识，能够娴熟操作归档系统。第五条文件归档流程文件归档应依照订立的文件归档规定进行，包含文件的分类、编号、归档位置和归档期限等。文件归档前，应进行文件整理、鉴定文件紧要性并进行密级标识。文件归档后，应及时更新归档记录，并确保归档位置的安全性和可靠性。第六条文件归档规定文件分类：依据文件性质、用途和管理需求，将文件分为公文、合同、报告、会议记录、档案等不同类别。文件编号：采用统一的编号规定，标识文件的类别、年度和序号，确保每个文件都能独立编号并能够快速检索。归档位置：依据文件的紧要性和保密级别，将文件存放在特地的文件柜、文件架或电子存储设备中，并进行记录。归档期限：依据法律法规和企业内部规定，对文件的保存期限进行明确规定，并及时进行备案和更新。第七条文件归档记录文件归档记录包含文件分类、编号、归档位置、归档责任人、归档日期等信息。文件归档记录应及时录入归档系统，并定期进行备份和归档系统的维护。第三章文件的保管第八条文件保管责任文件保管责任人应依照规定的时间和频率对已归档文件进行保管工作，并明确其职责和权限。文件保管责任人应定期对文件进行检查、整理和修复，并确保文件的安全和完整性。第九条文件保管流程文件保管应依照订立的文件保管流程进行，包含定期检查、整理、修复、借阅和销毁等环节。文件保管责任人应订立具体的工作计划和保管措施，并确保文件保管工作的落实。第十条文件保管措施文件保管位置应设立安全可靠的文件库房、档案室或电子存储设备，并定期进行环境检测和消防设施的维护。文件保管责任人应对文件进行分类编排、密级标识、装订和封存，并订立恰当的借阅流程和权限管理措施。文件保管责任人应对文件进行定期检查、整理、修复，并记录文件的状态变动和修复情况。第十一条文件保管记录文件保管记录包含文件保管责任人、保管位置、保管日期、检查记录、借阅记录等信息。文件保管记录应及时更新，并按要求报送到相关部门或单位。第四章文件的整理与销毁第十二条文件整理责任企业内各部门应定期对已归档的文件进行整理，清理过期、重复和无效文件，并及时报告上级部门。文件整理工作由文件归档责任人负责，并可以委托专业机构进行帮助。第十三条文件销毁责任文件归档责任人应依照规定的期限和程序对已归档文件进行销毁工作。文件销毁应严格依照相关法律法规和企业内部规定进行，防止信息泄露和环境污染。第十四条文件整理与销毁流程文件整理与销毁应依照订立的流程进行，包含文件检查、申请报批、审核审批、文件封存和销毁记录等环节。文件整理与销毁工作必需由专人负责，并进行记录和备案。第十五条文件整理与销毁记录文件整理与销毁记录包含整理清单、销毁申请、审批文件、销毁报告和销毁证明等。文件整理与销毁记录应及时更新，并按要求报送到相关部门或单位。第五章违规处理第十六条违规行为对于未按本制度要求进行文件归档和保管的行为，将视为违规行为，将依照企业内部规定进行处理。第十七条处理措施对于首次违规行为，相关责任人将被口头警告，并要求进行整改。对于重复违规行为或严重违规行为，将予以相应的纪律处分，并追究相关责任人的法律责任。第十八条处理记录对违规行为的处理情况应进行记录，并及时报告到上级部门和相关部门。第六章附则第十九条监督检查上级部门对本企业的文件归档与保管工作有监督检查权，并可以委托专业机构进行帮助。监督检查结果应及时通知相关部门，并对问题进行整改和督促落实。第二十条本制度的解释权归本企业负责人全部。第二十一条本制度自发布之日起执行，如有修改，应经本企业负责人批准并重新发布。结束语本《文件归档与保管制度》将对