《外贸英语函电u》课件

外贸英语函电PPT课件本课件旨在帮助学习者掌握外贸英语函电的写作技巧，提升商务沟通能力。涵盖询盘、报价、订单、信用证、付款等外贸流程中的常见函电类型。课程大纲11.外贸英语函电概述介绍外贸英语函电的基本概念、特点和重要性。22.外贸函电类型详细讲解外贸函电的主要类型，包括询价函、报价函、订单函等。33.外贸函电结构分析外贸函电的结构要素，包括开头、正文、结尾等。44.外贸英语函电写作技巧传授外贸英语函电写作技巧，如语言规范、格式排版、礼仪规范等。课程目标掌握外贸函电写作技巧熟悉常用函电类型，例如询价函、报价函、订单函等。学习不同类型函电的写作结构和格式。提升商务英语表达能力积累外贸函电常用词汇和句型，提高商务英语写作水平。学习运用恰当的语气和礼仪，确保表达清晰、准确、专业。增强商务沟通能力了解不同文化背景下的商务礼仪和沟通方式，提高与外国客户的沟通效率。学习处理常见商务问题，例如询价、报价、订单、付款等。函电类型询价函询价函是外贸业务中最常见的函电之一，用于向供应商或制造商咨询商品的价格、规格、交货期等信息。报价函报价函是供应商或制造商根据客户的询价函，提供商品的价格、交货期、付款方式等信息的函电。确认函确认函是用来确认订单、合同等重要事项的函电，确保双方对内容理解一致。感谢函感谢函是用来表达感谢的函电，可以用于感谢客户的订单、合作等。函电结构标题清晰简洁地概述函电的主要内容，方便收件人迅速了解主题。称呼使用正式的称呼，例如"尊敬的先生/女士"或"尊敬的贵公司"，体现对收件人的尊重。正文详细阐述函电内容，使用清晰简洁的语言表达，并注意逻辑性和条理性。结束语表达对收件人的感谢或期望，例如"此致敬礼"或"盼复"，体现礼貌和专业性。签名写明发件人姓名、职位和公司名称，并盖章以示正式和有效。常见问候语正式通常用于商务场合，例如，商业信函、合同等。DearSir/MadamDearMr./Ms.[姓氏]非正式通常用于非商务场合，例如，朋友之间的信件或电子邮件。Hi[姓名]Hello[姓名]询价函目的发送给供应商，询问商品价格和相关信息。内容商品名称、规格、数量、交货时间、付款方式等。目标获取报价，为下一步交易做准备。报价函产品信息清晰描述商品规格、型号、材质、颜色等信息，方便客户了解产品细节。价格条款提供明确的价格方案，包括单价、总价、付款方式、运费等，确保客户对交易金额了解清楚。有效期设置报价有效期，避免因时间因素导致报价失效，维护双方权益。确认函订单确认确认订单细节，包括商品数量、价格、交货日期等。物流确认确认货物已发货，并提供运输方式、预计到达时间等信息。合同确认确认双方已达成一致，并签署合同，保证交易顺利进行。感谢函感谢函目的表达对客户的感谢，维护良好关系。感谢客户的合作，表达对未来合作的期待。感谢函内容感谢客户的订单，感谢客户的信任和支持。对客户的帮助表示感谢，如提供信息或意见。对客户的合作表示感谢，期待未来的合作。投诉函提出问题详细说明投诉事项，例如延误、质量问题等，提供具体证据。寻求解决方案明确要求对方采取的解决措施，例如退款、更换、赔偿等，并设定合理期限。语气专业保持礼貌和客观，避免情绪化用语，使用正式的商务语气。记录时间记录投诉日期和时间，以便日后查询和追溯。解释函1说明原因解释函用于解释订单延期、货物短缺或质量问题等情况。2提供解决方案解释函应提供解决方案，如延期交货日期或退款。3表达歉意解释函应表达歉意，并承诺未来改进。4保持友好关系解释函应保持友好关系，避免引起客户不满。付款函付款方式付款函是用来告知客户付款方式的正式信函，如电汇、信用证等。付款期限付款函通常会明确付款期限，并说明逾期付款可能产生的后果。付款细节付款函应包含清晰的付款细节，如银行账户信息、收款人等。发货通知11.订单确认确认客户订单，包括产品规格、数量、运输方式等。22.准备货物安排货物打包、贴标签，确保货物完好无损，符合运输标准。33.运输安排选择合适的物流公司，安排货物运输，并提供货物追踪信息。44.通知客户通过邮件、电话或其他方式通知客户发货信息，包括货运单号、预计到达时间等。收货确认确认货物核对货物数量和质量，并检查是否有损坏或遗失。签署确认在收货单上签字确认收到货物，并保留收货单作为凭证。反馈信息及时将收货信息反馈给供应商，并告知任何问题或异常情况。延期函合同条款延期函需说明合同条款中关于延期的规定，例如是否允许延期，延期需要满足什么条件等。延期原因明确说明延期的具体原因，例如不可抗力因素，生产问题，运输问题等。延期时间明确说明延期的时间范围，例如延期多少天，延期到什么时候。取消函正式通知明确告知对方取消交易或合作意向。提供取消原因，但避免过度解释。表达歉意礼貌地表达对对方造成的不便表示歉意。避免使用负面词汇，保持专业语气。追款函礼貌和专业追款函语气要礼貌专业，避免使用强硬或威胁性的语言。明确且详细追款函需要明确说明欠款金额、付款期限和付款方式，确保信息清晰无误。附上相关证明追款函可附上发票、订单等相关证明文件，佐证欠款情况。续签合同11.重新协商条款双方根据实际情况重新协商合同条款，并进行修改和补充。22.确认新条款双方对修改后的合同条款进行确认，并签署新的合同。33.更新合同内容将新合同内容存档并更新相关记录，确保双方对新合同内容保持一致。礼物邀请节日礼物在重要节日，如圣诞节、春节或情人节，向客户赠送精美礼物，表达节日问候，增进情感。商务合作礼物当合作达成或项目顺利完成时，可以赠送一些实用或具有纪念意义的礼物，感谢客户的信任与支持。特殊纪念礼物在客户生日或公司周年庆典时，可以赠送一些个性化的礼物，例如刻有客户姓名或公司标志的纪念品，表达真诚的祝福。礼品选择礼物应根据客户的喜好和文化背景选择，避免送一些可能引起误解的礼物。推荐新客户介绍新客户向潜在客户介绍新客户，扩展业务网络，获取更多商机。客户关系管理建立良好客户关系，赢得客户信任，提高客户满意度。专业服务提供高质量的专业服务，满足客户需求，建立长期合作关系。合作共赢与新客户建立战略合作伙伴关系，实现互利共赢，共同发展。建议改进积极主动积极寻求改进方法，不断提升工作效率和质量。换位思考站在客户角度，了解其需求，并提供针对性的改进建议。勇于创新探索新的解决方案，突破传统思维，提升函电写作水平。寻求反馈定期收集客户反馈，针对问题进行改进，不断完善函电内容。应对客户不满保持冷静倾听客户的意见并保持镇定，避免情绪化反应。真诚道歉对客户的不满表示歉意，并承诺采取措施解决问题。积极解决问题理解客户的诉求，提供有效的解决方案，并及时跟进处理进度。寻求解决方案必要时，寻求专业人士的帮助，例如客服部门或技术支持团队。保持客户关系积极沟通定期联系，了解客户需求，提供专业建议。优质服务提供高质量产品和服务，满足客户期望。真诚关怀节日问候，生日祝福，展现企业真诚。快速响应及时解决问题，满足客户需求，赢得信任。英语函电常用词汇问候语常用的问候语包括：DearSir/Madam,DearMr./Ms.[姓名],ToWhomItMayConcern。交易术语常用的交易术语包括：FOB,CIF,CFR,DDP,CPT,EXW。付款方式常用的付款方式包括：L/C,T/T,D/P,D/A,O/A。运输方式常用的运输方式包括：Air,Sea,Rail,Road,Multimodal。语法点分析时态和语态正确使用时态和语态，确保句子意思清晰准确。句子结构理解主语、谓语、宾语等成分，避免语法错误。词汇搭配注意常用搭配，使语言表达更准确地道。标点符号正确使用标点符号，增强可读性。格式与排版规范排版清晰明了，便于阅读。精简内容避免冗长，简洁高效。统一格式标准格式，便于识别。敬语使用体现尊重英文函电中常用“Yourssincerely”和“Yoursfaithfully”作为结束语，表示对收件人的尊重。表达礼貌根据函电的性质和收件人的身份，选择合适的敬语，体现专业礼仪。增强亲近感在一些非正式的函电中，可以使用“Bestregards”或“Kindregards”等较为亲切的敬语。商务礼仪着装商务场合穿着得体、整洁，男士通常穿西装，女士可以选择职业套装或连衣裙。避免过于休闲或暴露的穿着。沟通使用礼貌的语言，避免使用俚语或粗俗的词汇。保持眼神交流，积极倾听，尊重对方的观点。时间观念准时赴约，并尊重对方的时间安排。避免迟到或过早离开会议。礼节握手时应保持眼神交流，并适度用力。在