《商务英语函电》课件-Module 1-2 Writing Principles of Business Correspondence 外贸函电的写作原则

BusinessCorrespondences外贸英语函电WaysofcommunicationTelephoneFaxE-mailLetterTelegramTelexWarmingup日期Date封内地址InsideAddress称呼Salutation正文Body结尾敬语ComplimentaryClose签名SignatureLayoutofBusinessLetter1.信头letterHead2.日期Date3.封内地址InsideAddress4.称呼Salutation5.

正文Body6.结尾敬语ComplimentaryClose7.签名Signature8.事由Subject9.附件Enclosurea参考号Ref.No.b经办人AttentionLinec抄送CarbonCopyBlockFormat齐头式Theblockformatisthesimplestformat;allofthewritingisflushagainsttheleftmargin.FormatTheindentedformat(缩进式）Alsothefirstlineofeachparagraphisindented.Thesemi-blockformatyouraddress,date,theclosing,signature,areallindentedtotherighthalfofthepage(半齐头式）Addressingtheenvelop商务函电的作用：商务函电的作用：一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。所以，在商务函电的写作应掌握7C原则什么是7C原则完整（complete）

正确（correctness）

清楚（clearness）

简洁（concreteness）

具体（concreteness）

礼貌（courtesy）

体谅（consideration）1完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。2正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。3清楚：所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。4简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。5具体：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。6礼貌：文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。7体谅：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。1Correctness正确这里的正确除了指语法、标点及拼写正确外，还要求使用规范的语言，恰当的叙述，精确的数值。如在美式书信中称呼语要用gentlemen而不是gentleman，而英式则多采用DearSirs，后跟逗号。在给商务书信签名时，应检查其内容的正确性，按照惯例检测所写内容是否合适，要正确理解并使用对外贸易中所使用的专业术语。比较下列句子，括号中为正确形式。（1）Itisthreefootslongandfourincheswide.（It'sthreefeetlongandfourincheswide.）（2）Becauseourbookisfull，sowecannotentertainanymoreorders.（Wecannotentertainanymoreorders，becauseourbookisfull.）由此可见，书信写完后要仔细校措词要准确，尤其是日期、数字不能弄错，并注意语法、标点、字母大小写要正确。由于商务函电载明的信息非常正式、严肃，一定要尽力保证其准确性。2Concreteness具体要让信函中所涉及的对象具体化，明确化。任何含糊不清或易于引起误解以致混乱的表达方式都应避免。商务书信中必须使用意义明确的表达方法。当你要确认一封来信时一定要提出它的日期、事由及编号等。在谈判磋商的关键问题上绝对不能马虎大意，明确详细。例如：（1）Wehavereceivedwiththanksyourcheck.Theamounthasbeenplacedtoyourcredit.（WehavereceivedwiththanksyourcheckNo.23forusUS$20000，inpaymentofourmachines.Theamounthasbeenplacedtoyourcredit.）（2）TheUniversalTradingCompanyisoneofourbigbuyers.（TheUniversalTradingCompanyplacedoverUS$2，000，000worthofbusinesswithuseachyear.）达到具体的目标并不难，只需要清晰明了，防止出现抽象、笼统、含糊不清的语句，在抽象概念词句中加上具体的事例证即可。3Clearness清楚写信人必须要做到清楚地表达自己的意图，任何不严密的文字，含糊不清的词句均应避免使用，不能让读信的一方产生误解。当你确定了想要传达的内容之后，就应该用最朴实，简单的语句表达出来，而尽量避免使用具有不同含义，意思不确定的词语。同时也要注意句子的结构安排，使用必要的连词或短语使句子连贯起来，要选择简单的、直接的句式。商务书信讲究简洁，一目了然，因此写信人还应该注意恰当地划分段落，通常情况下，一个段落围绕一个主题。清楚明了的信函显得更富有诚意。例如：（1）Wesendyou4samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay10byair.（Wesendyouyesterday，byair，4samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay10.）（2）AstothesteamerssailingfromShanghaitoNewYork，wehavebimonthlydirectservices.（WehavetwodirectsailingseverymonthfromShanghaitoNewYork.或WehaveadirectsailingfromShanghaitoNewYorkeverytwomonths.）在实务工作中，由于表述不清产生歧义进而导致的经济纠纷屡见不鲜，因此，信函中所述的问题必须让对方清楚明白，不会产生歧义或误解。4Conciseness简洁简洁是写作的灵魂，这话同样适用于商务书信。商务书信应开门见山，内容精炼，才能对繁忙的贸易者有吸引力。精炼是指用尽可能少的语句来表达所要传递的信息，同时又不影响书信的完整性与礼貌性。如果用词晦涩，无法让收信人理解信文，那么函电交流信息的功能就无法实现。因此要使用简练的语言，直截了当地表达意思，尽量少用令人费解的行业术语。例如：（1）Iwishtoexpressmyheartfeltgratitudetoyouforyourkindcooperation.（Thankyouforyourcooperation.）（2）Wehavebeguntoexportourmachinestotheforeigncountries.（Wehavebeguntoexportourmachines.）为达到简洁目的，要注意长话短说，凡是有长和短的表达方式，尽量用后者。避免使用陈旧商业术语而采用现代商业英语。不用冗余表达式而采取简洁表达方式。5

Consideration体谅体谅原则要求信函时要处处从对方的角度去考虑问题，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。下面举几个例子体会一下态度和语气：（1）We'dliketosendourcongratulationstoyou.（We-attitude）

Congratulationstoyouonyoursuccess.（You-attitude）（2）Weallowyoua2%discountforcashpayment.（We-attitude）

Youearna2%discountforcashpayment.（You-attitude）要把握书写时的“体谅”原则，首先要求写信人持有“You-attitude”，而不是“We-attitude”，也就是要多站在对方的立场上措辞，给予对方充分的体谅和照顾，始终考虑到对方的愿望，要求以及读信时的感受。要让读者对你的来函留有良好的印象。你需要为了最好地传达信息、请求、希望等而精心设计好书信的内容。最好能够做到既拒绝了对方优惠的要求又不破坏双方的友好关系，既否定了对方打折的要求又不危及日后的往来。6Courtesy礼貌礼貌是外贸函电的重要特征。友好的口吻和措辞对沟通双方之间的感情、实现信函所要达到的目标具有极大的推动作用。粗鲁生硬的表达对于建立贸易关系和保持长久合作都是极为不利的，应该力求避免。尽量避免使用令人不愉快，不礼貌的措辞用语，要让读者有一种被尊重、愉悦的心情。在书写之前就把握好你的语气，要让对方感觉到具有说服力又不失诚恳，要立场坚定而又不失亲切恰当的语气会让对方感到温暖，产生兴趣。即使在催收欠款或提出索赔要求的书信中，也最好用委婉的语气来表现出礼貌。因此在商务书信中要学会用委婉的语气来指出对方的不尽人意之处。及时回复也是一种礼貌，让客户等待回复是不礼貌的。如果你不能立即回复一封探询信息的来信，那就写信给对方解释原因并应做到尽早地给予答复。礼貌可以带来友谊、互信互助，使对方阅后产生好感。请比较下面的例句：（1）Quoteusthemostreasonableprice.（Willyoupleasequoteusthemostreasonableprice?）（2）Youmadeaverycarelessmistakeduringthecourseofshipment.（Averycarelessmistakewasmadeduringthecourseofshipment.）通过以上的例如，在写作中要多使用一些表客气的套语和词汇，让对方能感受到写信人诚挚的愿望，愿意共同合作，达成交易。另外，被动句的恰当使用，可以避免感慨和无礼。7Completeness完整一封商业书信只有包含了你期望让对方作出反应的所有信息时才可称得上完整。对对方提出的问题应一一作答。对方所提出的问题都是对方所关心的与其利益密切相关的事情，应此，在回信时必须一一回答，并尽可能具体、准确。叙述完整体现在外贸任何环节中，如要建立贸易关系信文应包括信息源，本公司简介，写信目的，交易条件，提供信息咨询，表达合作愿望。为了检查方便，看你的信息是否完整，人们常用所谓5W，即who，where，when，how，why。完整的信件可以让我们取得预期的效果而无须再另写一封信，有利于更好地建立企业声誉，可以避免许多因重要信息不全而引起的纠纷。总之，商务书信中应包括一切必要的信息。尽量不要在商务书信中使用附言，否则会让对方感觉