2021制造业印章使用及管理规定

2021制造业印章使用及管理规定第一章总则为规范公司印章的使用和管理，确保印章使用的合法性、安全性和有效性，特制定本规定。印章是公司在法律和商业活动中重要的身份识别和权利证明工具，其使用涉及到合同签署、文件审批、财务支付等多个环节，因此必须加强对印章的管理，防范风险，维护公司合法权益。第二章适用范围本规定适用于公司各部门、各子公司及其员工在工作中使用的所有印章，包括法人章、合同章、财务章、发票章及其他特殊印章。所有员工在使用印章时，必须遵循本规定的相关要求和流程。第三章印章管理职责公司印章管理由综合管理部负责，具体职责如下：1.负责印章的刻制、保管和使用记录，确保印章的安全性。2.负责印章的使用审核，确保印章使用的合法合规。3.定期对印章使用情况进行检查和评估，发现问题及时整改。4.组织对相关员工进行印章使用和管理的培训，提高员工的合规意识。各部门需指定专人负责本部门印章的使用和管理，确保印章使用符合公司规定。第四章印章的刻制和保管印章的刻制需经过严格的审批流程，具体步骤如下：1.需提交印章刻制申请，说明刻制理由和用途，填写《印章刻制申请表》。2.综合管理部审核后，向合法的印章刻制单位下单，确保印章符合国家标准。3.印章刻制完成后，需在综合管理部登记备案，并由专人保管。印章的保管要求：1.印章应存放在专用印章柜中，柜门应上锁，防止无关人员接触。2.每个印章使用后，必须立即归还至指定位置，确保印章不被遗失或滥用。3.定期对印章柜进行检查，确保印章完好无损，记录检查情况。第五章印章的使用流程印章的使用流程应遵循以下步骤：1.使用印章前，申请人需填写《印章使用申请表》，说明使用目的、文件内容及使用时间。2.申请表需经部门负责人签字确认，确保符合公司业务需求。3.申请人持申请表至综合管理部，审核后方可使用印章。审核内容包括：用途合规性、文件合法性等。4.印章使用后，申请人需在《印章使用记录表》上进行登记，记录使用时间、用途和归还情况。对于特殊情况，如紧急合同或临时文件的印章使用，需事先获得公司高层的批准，并在事后补充相关申请和登记。第六章印章的监督和评估为确保印章管理的有效性，综合管理部应定期对印章使用情况进行监督和评估，具体内容包括：1.定期检讨印章使用的合规性，发现违规使用情况及时处理，严肃追责。2.每季度对印章使用记录进行统计分析，评估印章使用的合理性。3.针对印章使用过程中出现的问题，及时修订管理规定，确保制度的有效性和适用性。所有员工应对印章使用情况进行监督，发现异常情况及时向部门负责人或综合管理部报告。第七章印章的损毁和遗失处理如印章损毁或遗失，应立即按照以下流程处理：1.发现印章损毁或遗失后，使用人需第一时间向部门负责人报告，并填写《印章损毁及遗失报告表》。2.部门负责人需及时通知综合管理部，并协助进行相关调查。3.综合管理部应在3个工作日内进行调查并提出处理方案，包括重新刻制和相关责任追究。4.如印章遗失涉及到法律责任，需向公安机关报案，并配合调查。第八章附则本规定自发布之日起生效，由综合管理部负责解释和修订。各部门在执行本规定过程中，如有特殊情况，可向综合管理部提出申请，综合管理部将结合实际情况进行审议。第九章责任追究对于违反本规定的行为，视情节轻重，可能面临以下处罚：1.轻微违规者，给予警告或通报批评。2.情节较重者，视情况给予降职、停职等处分。3.情节严重或造成重大损失者，将追究相关责任，按公司相关规定进行处理。结语印章作为公司重要的