人事档案管理制度及流程

人事档案管理制度及流程一、制定目的及范围为规范人事档案的管理，确保档案信息的真实性、完整性和安全性，提高人事管理的效率，特制定本制度。适用于公司所有员工的人事档案管理，包括入职、在职及离职人员的档案管理。二、人事档案管理原则人事档案管理应遵循以下原则：1.真实性原则：档案信息必须真实、准确，反映员工的真实情况。2.保密性原则：人事档案涉及员工的个人隐私，需严格控制访问权限，确保信息安全。3.完整性原则：人事档案应包含员工的基本信息、工作经历、培训记录、考核评价等完整信息。4.规范性原则：档案管理过程应遵循统一的标准和流程，确保管理的规范性和一致性。三、人事档案管理流程1.档案收集在员工入职时，需收集以下资料：身份证复印件学历、学位证书复印件职业资格证书复印件个人简历及其他相关材料收集资料后，由人事专员进行审核，确保资料的真实性和完整性。2.档案录入所有收集的档案资料需录入人事档案管理系统。人事专员需逐项核对资料，确保信息录入的准确性。录入完成后，进行数据备份以防止信息丢失。3.档案分类与存储根据员工的信息，将档案分为不同类别进行存储：入职档案：包括入职申请、身份证明、学历证明等。在职档案：包括工作表现、考核记录、培训资料等。离职档案：包括离职申请、离职证明等。所有档案需存放在专门的人事档案柜中，确保档案的安全性与完整性。4.档案更新与维护员工在职期间，人事档案需定期更新。每年进行一次档案审核，检查信息的准确性和完整性。收集员工的最新工作表现、培训记录等信息，并及时更新档案。对于员工的任何变动（如调岗、晋升、离职等），需及时更新相关档案信息。5.档案查询与使用人事档案可根据需要进行查询和使用。查询需填写申请表，由人事专员审核后方可进行查询。除人事专员外，其他人员如需查阅档案，需获得相关领导的批准。查询记录需在档案管理系统中进行登记，以备后续审查。6.离职档案处理员工离职时，人事专员需进行离职档案的整理与归档。收集员工的离职申请、离职面谈记录、工作交接资料等。离职档案需在员工离职后一个月内完成整理，并转入离职档案存储区。离职档案保存期限为五年，期满后可根据相关规定进行销毁。四、档案安全管理人事档案涉及员工的个人隐私，需采取相应的安全措施：1.权限管理：对人事档案的访问权限进行严格控制，仅允许人事部门相关人员及授权领导进行查看。2.数据备份：定期对人事档案管理系统进行数据备份，确保档案信息的安全性。3.档案柜管理：人事档案柜需上锁，定期检查存放情况，杜绝档案丢失或损坏的风险。五、档案管理责任人事档案的管理责任由人事部门负责。1.人事专员职责：负责档案的收集、录入、更新和维护，确保档案信息的准确性和完整性。2.部门负责人职责：对本部门员工的人事档案进行监督，确保档案管理的合规性。3.员工职责：在入职、在职及离职过程中，配合人事部门提供真实、完整的个人信息。六、档案管理培训定期对人事部门及相关人员进行档案管理培训。1.培训内容：档案管理制度、流程、法律法规及保密要求等。2.培训频率：每年至少进行一次培训，确保所有相关人员了解并掌握档案管理的要求。七、档案管理监督与评估建立档案管理的监督与评估机制。1.内部审计：定期对档案管理工作进行内部审计，检查档案的完整性与准确性。2.反馈机制：鼓励员工对档案管理提出意见和建议，以便于持续改进和完善管理流程。八、制度的修订与完善根据实际情况和法律法规的变化，定期对人事档案管理制度进行修订。1.修订流程：由人事部门根据反馈意见和审计结果，提出修订建议，报领导审批。2.通知实施：修订后及时通知所有相关人员，并进行相应的培训和宣传。人事