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文档简介

派遣员工档案管理制度流程一、制定目的及范围为规范派遣员工的档案管理，提升人力资源管理效率，确保派遣员工信息的准确性和完整性，特制定本制度。该制度适用于公司所有派遣员工的档案管理工作，包括档案的建立、维护、更新和销毁等环节，旨在通过科学合理的流程设计，确保人事管理的规范和高效。二、档案管理原则档案管理应遵循信息真实、完整、保密和安全的原则。确保每位派遣员工的基本信息、工作记录、考勤情况及其他相关资料都能及时、准确地记录和更新。同时，档案的存取应有明确的权限管理制度，防止信息泄露和滥用。三、档案管理流程1.档案建立在新派遣员工入职时，人力资源部需与派遣公司确认员工信息，包括姓名、性别、出生日期、身份证号、学历、工作经历等。填写《派遣员工档案表》，内容包括个人基本信息、联系方式、岗位信息、合同期限等。确认信息无误后，将《派遣员工档案表》存入电子档案系统，并生成纸质档案。2.档案维护定期更新档案信息，特别是在员工职位变动、合同续签、培训记录、考核结果等方面，确保档案信息的时效性。每季度由人力资源部进行一次档案信息的检查，确保信息的准确性和完整性。如发现错误或缺失，及时与派遣员工沟通确认并进行修正。档案信息更新后，需将更新记录及时归档存入电子系统，确保历史数据可追溯。3.档案使用各部门在需要使用派遣员工档案信息时，需向人力资源部提交申请，说明使用目的。人力资源部对使用申请进行审核，确认合规后，提供相关档案信息。使用记录需存档，以备后续查阅。严禁未经授权的人员随意查阅或使用档案信息，确保员工隐私的保护。4.档案安全档案存储应分类管理，电子档案和纸质档案应分别存放，电子档案需设置权限，限制访问。定期对档案进行备份，确保信息不丢失。纸质档案应存放在专门的档案柜中，只有相关负责人有权限访问。对于涉及敏感信息的档案，需采取加密措施，确保信息安全。5.档案销毁根据法律法规及公司相关规定，派遣员工档案在员工离职后需保存至少五年，过期档案需进行销毁。销毁档案需填写《档案销毁申请表》，由人力资源部审核后，由专门人员负责销毁，并做好销毁记录。销毁过程中需确保信息无法恢复，避免信息泄露。四、备案与审核所有档案管理工作应有明确的备案要求。每位派遣员工的纸质档案和电子档案均需归档保存。人力资源部需定期对档案进行抽查，确保档案的完整性与准确性。抽查结果应形成报告，作为档案管理工作的重要依据。五、档案管理职责1.人力资源部职责：负责派遣员工档案的建立、维护、更新和销毁，确保档案信息的真实、完整和安全。2.各部门职责：在使用派遣员工档案信息时，需遵循申请和审核流程，确保信息使用的合规性。3.派遣员工职责：在入职和在职期间，需配合人力资源部更新个人信息，确保档案的准确性。六、反馈与改进机制为持续优化档案管理流程，设立反馈渠道，鼓励各部门和派遣员工对档案管理工作提出建议。人力资源部定期召开会议，总结档案管理中的问题与经验，制定改进措施，确保档案管理工作与时俱进，满足公司发展的需要。通过

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