建筑公司档案管理制度样本（三篇）

建筑公司档案管理制度样本建筑公司档案管理制度第一章总则第一条为加强建筑公司的档案管理工作，规范档案的收集、整理、利用和保存，提高档案管理的效率和质量，根据国家有关法律法规和建筑公司实际情况，制定本制度。第二条档案是建筑公司对其业务活动和行政管理进行记录和凭证的一种载体，是公司重要的资料资源，其保管和利用工作应符合档案管理的规范和要求。第三条建筑公司档案管理工作应遵循“科学管理、规范操作、便于查阅、安全保密”的原则，加强档案管理人员的培训和岗位责任意识，确保档案的完整性、真实性和可靠性。第四条建筑公司档案管理工作应当依法进行，逐级负责原则，建立健全档案管理制度，落实档案管理工作责任，加强档案管理配套设施的建设和档案工作的监督检查。第二章档案管理机构第五条建筑公司设立档案管理机构，负责公司的档案管理工作。第六条档案管理机构根据公司的档案管理需求和规模，设立档案管理部门，由专职档案管理员负责具体的档案管理工作。第七条档案管理部门的职责包括：1.制定并落实公司的档案管理制度和规定；2.负责公司档案的收集、整理、利用和保存工作；3.组织档案的存储、借阅、调阅和销毁工作；4.组织档案的数字化化处理和电子档案管理工作；5.开展档案管理培训和档案知识宣传工作。第三章档案的收集和整理第八条建筑公司的各个部门应按照规定，按时将产生的文件、资料等原始档案移交至档案管理部门，由档案管理员进行登记、分类、整理存放。第九条档案管理部门应根据档案的种类、格式和载体，对收集到的档案进行分类编目和整理，建立档案检索系统，确保档案的易查性和准确性。第十条对于重要的档案资料，应采取措施进行数字化化处理，确保档案的安全、可靠和长期保存。第四章档案的利用和保密第十一条建筑公司的档案应根据需要进行及时、准确、便捷的利用，为公司的业务活动和决策提供支持和依据。第十二条档案的利用应按照公司的档案利用申请制度，由档案管理部门负责审批和借阅，确保档案的安全保密和正常使用。第十三条对于涉及国家秘密、商业机密和个人隐私等涉密档案，应按照国家有关法律法规和保密规定进行保管和使用，严禁私自移交和外借。第五章档案的保存和销毁第十四条建筑公司档案的保存应按照国家有关法律法规和档案管理要求进行，包括纸质档案的保存、数字化档案的备份和电子档案的存储等。第十五条档案管理部门应定期对档案进行检查和评估，对于无继续保存价值的档案，应按照规定进行销毁，确保档案的清爽和整理。第六章档案管理的监督和检查第十六条建筑公司档案管理工作应定期接受上级档案管理机构的监督和检查，确保档案管理工作的合规性和规范性。第七章附则第十七条本制度的解释权归建筑公司档案管理机构所有，如有需要进行修订和补充，应征得公司领导的批准。第十八条本制度自发布之日起生效。建筑公司档案管理制度样本（二）一、总则为了规范和提高建筑公司的档案管理工作，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，特制定本管理制度。本制度适用于建筑公司所有部门和相关人员的档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。二、档案管理职责1.公司领导负责制定档案管理政策和制度，并监督实施；指导和协调各部门的档案管理工作；对档案管理工作进行定期检查和评估。2.档案管理部门负责组织和实施档案管理工作；制定档案管理流程和具体操作规范；维护和更新档案管理系统；进行档案整理、分类、归档工作；提供档案查询和借阅服务；定期对档案进行备份和灾备恢复工作。3.各部门负责产生、收集和整理本部门的档案资料；按照规定的流程和规范进行文件的转交、借阅和归档；组织档案的整理和清理工作；配合档案管理部门进行档案的扫描和电子化工作。三、档案管理流程1.文件的产生与收集：各部门按照规定的格式和程序产生文件，并在文件上注明相关的编号、日期和文件分类；文件的收集要做到及时、准确，避免遗漏和错误。2.文件的转交：各部门在需要转交文件时，按照流程向档案管理部门提交转交申请；档案管理部门按照规定的时间要求进行文件的接收和登记，并通知相应的部门负责人；文件的转交和接收双方必须签署相关的转交接收单，并妥善保管。3.文件的借阅：各部门需要借阅档案时，必须向档案管理部门提交借阅申请；档案管理部门审核借阅申请，并在规定的期限内提供借阅服务；借阅人必须填写借阅登记表，并按时归还借阅的档案。4.文件的归档：档案管理部门按照规定的分类和编码原则，对收集到的文件进行整理、分类和归档；归档文件必须经过归档人员的审核和授权，确保文件的准确性和完整性；归档文件必须按规定的时间进行封存和保管。5.档案的处理：档案管理部门定期对存档文件进行检查和清点，发现问题要及时处理；对于无用的档案和过期的文件，必须按照规定的程序进行销毁。四、档案管理规范1.档案编号与分类：档案管理部门负责制定和管理档案编号体系，并保证档案编号的唯一性；档案管理部门负责制定和更新档案分类标准，并进行相关培训。2.档案存储与保管：纸质档案必须妥善存放，防潮、防火、防鼠害、防损毁；电子档案必须进行定期备份，并保证数据的安全性和可访问性。3.档案查询与借阅：各部门和人员需要查询或借阅档案时，必须经过正式的申请和审批；档案管理部门要提供档案查询和借阅服务，并记录查询和借阅的情况。4.档案的保密：涉及公司商业秘密和客户隐私的档案必须严格保密，只能在授权的情况下查阅和使用；涉及个人隐私的档案必须遵守相关法律和规定，保护个人信息的安全和私密。五、档案管理评估为了不断改进和提高档案管理工作，建筑公司将定期进行档案管理评估。1.档案管理评估的内容包括：档案的完整性、准确性、安全性和可访问性。2.档案管理评估的方式包括：内部审核和外部审计。3.档案管理评估的结果将作为改进档案管理工作的依据，并向公司领导汇报。六、附则建筑公司档案管理制度样本（三）1.目的与范围1.1目的：建立健全建筑公司的档案管理制度，确保公司档案的规范管理和安全保密。1.2范围：适用于建筑公司所有部门和员工，包括公司的纸质档案和电子档案。2.档案分类与归档2.1档案分类：将档案按照不同的类别进行分类，包括项目档案、合同档案、财务档案、人事档案等。2.2归档程序：建立统一的档案归档程序，包括档案编号、文件目录、归档检查等环节，确保档案的完整性和准确性。2.3档案存放位置：制定明确的档案存放位置，并设置专门的档案室或档案柜，确保档案的安全和易于查找。3.档案管理权限与责任3.1档案管理员：公司设立专门的档案管理员，负责档案的管理和维护。3.2档案借阅与归还：对档案借阅和归还进行严格管理，制定借阅申请和归还手续，确保档案的安全和跟踪管理。3.3档案安全保密：制定档案保密制度，对涉密档案实行严格的保密措施，包括权限管理、查阅审批等。4.档案保存与销毁4.1档案保存期限：根据相关法规和业务需求，制定档案的保存期限。对于已过期的档案，及时进行销毁处理。4.2档案销毁程序：建立档案销毁程序，包括审批流程、销毁记录、销毁方式等，确保档案的合规销毁。5.档案数字化管理5.1档案数字化：鼓励将纸质档案进行数字化处理，提高档案的管理效率和可访问性。5.2数字档案管理系统：建立数字档案管理系统，实现档案的在线检索、备份和共享，确保档案的安全和便捷管理。6.档案管理培训6.1培训计划：制定档案管理培训计划，对相关员工进行培训，提高其档案管理意识和技能。6.2培训记录：记录档案管理培训的相关信息，包括培