租赁会议室管理制度

租赁会议室管理制度第一章总则

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，规范会议室的使用与管理，特制定以下“租赁会议室管理制度”。

一、目的

本制度旨在明确租赁会议室的申请、使用、维护及管理规定，保障公司各类会议的顺利开展，提高会议质量，营造良好的会议环境。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各部门、各单位租赁使用会议室的相关事宜。

2.本制度所称会议室，包括公司内部所有可供租赁使用的会议室、接待室、培训室等。

三、会议室租赁原则

1.公平、公正、公开原则：会议室租赁遵循先申请、先审批、先使用的原则，确保各部门、各单位公平使用会议室资源。

2.效率原则：会议室的使用应以提高会议效率为前提，合理规划会议时间，避免资源浪费。

3.分类管理原则：根据会议室的规模、设施、功能等因素，实行分类管理，满足不同类型会议的需求。

四、会议室租赁管理部门

1.行政管理部门为公司会议室租赁的归口管理部门，负责会议室的日常管理和维护工作。

2.行政管理部门应建立健全会议室租赁档案，定期对会议室使用情况进行统计分析，优化会议室资源配置。

五、会议室租赁流程

1.会议室租赁申请：各部门、各单位需提前向行政管理部门提交会议室租赁申请，明确会议时间、地点、规模、参会人员等信息。

2.审批流程：行政管理部门收到申请后，根据会议室使用原则和实际情况进行审批，并及时反馈审批结果。

3.会议预约确认：申请部门在收到审批通过的通知后，与行政管理部门确认会议预约，确保会议室的正常使用。

六、其他规定

1.本制度未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

2.本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

3.行政管理部门负责对本制度的解释和修订。

后续章节内容（会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定、附则）将根据本总则精神，结合公司实际情况进行详细规定。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织者应根据公司业务需求，明确会议主题和预期目标，确保会议的针对性和实效性。

2.制定会议方案：会议组织者需制定详细的会议方案，包括会议时间、地点、议程、参会人员、资料准备等内容。

3.提交会议申请：会议组织者向行政管理部门提交会议申请，并提供会议方案等相关信息。

4.会议审批：行政管理部门收到会议申请后，根据会议室资源状况进行审批，并及时反馈审批结果。

二、会议通知

1.会议组织者在获得审批通过后，应及时向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

2.会议通知应提前至少3个工作日发送，以确保参会人员有足够的时间准备。

3.会议通知可通过邮件、电话、短信等多种方式发送。

三、会议召开

1.会议组织者应提前到达会议室，检查设备设施，确保会议正常进行。

2.会议开始前，会议组织者应对参会人员进行签到，确保参会人员到齐。

3.会议按照预定议程进行，会议主持人应确保会议内容紧凑、高效。

4.会议期间，会议组织者应做好会议记录，特别是会议决策、共识和待解决问题。

四、会议总结

1.会议结束后，会议组织者应及时整理会议纪要，明确会议成果、决策和下一步行动计划。

2.会议纪要应发送给所有参会人员，以便于大家了解会议内容和执行会议决策。

3.会议组织者应对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，不断优化会议流程。

五、会议后续工作

1.会议组织者应跟踪落实会议纪要中的行动计划，确保会议决策的执行。

2.对于会议中提出的待解决问题，会议组织者应协调相关部门解决，并及时反馈解决进度。

3.定期对会议决策的执行情况进行回顾，确保会议目标的实现。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议组织者在会议结束后及时编制，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、主要讨论内容、决策事项、行动计划及责任分配等关键信息。

3.会议纪要编制完成后，应由会议主持人审核确认，确保纪要内容的准确性和可执行性。

4.会议纪要应在会议结束后1-2个工作日内发送给所有参会人员，以便于大家对会议内容进行复习和执行。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.会议组织者应建立会议纪要执行跟踪机制，明确各项决策和行动计划的执行责任人、完成时限和验收标准。

2.执行过程中，会议组织者应定期跟进各项任务的进展情况，协调解决执行过程中出现的问题。

3.对于重要决策和关键任务，会议组织者应增加跟踪频率，确保按计划推进。

三、会议纪要的反馈与汇报

1.各责任部门在执行会议决策过程中，应主动向会议组织者反馈进展情况，便于会议组织者掌握全局。

2.会议组织者应定期向公司领导层汇报会议纪要的执行情况，特别是重要决策的落实情况。

3.对于未按计划执行的决策，会议组织者应分析原因，提出改进措施，并及时向上级领导汇报。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为公司重要文件进行归档，以备日后查询和追溯。

2.会议组织者应定期对会议纪要进行整理、归档，确保资料的完整性和可追溯性。

3.行政管理部门应对会议纪要的归档工作进行监督检查，确保归档工作的规范进行。

五、会议纪要的改进与优化

1.会议组织者应收集参会人员对会议纪要执行情况的意见和建议，不断优化会议纪要的内容和格式。

2.定期对会议纪要的执行情况进行回顾，总结经验教训，为今后会议纪要的编制和执行提供借鉴。

3.结合公司业务发展和实际需求，持续改进会议纪要的跟踪落实机制，提高会议决策的执行效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订应通过公司规定的预订系统或向行政管理部门提出申请。

2.预订会议室时，申请部门需提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便行政管理部门进行合理安排。

3.预订成功后，申请部门应遵守预定时间，不得无故占用或提前结束会议，确保会议室资源得到合理利用。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，参会人员应遵守会议室内的各项规定，不得吸烟、乱扔垃圾等。

2.会议室内设备使用前，申请部门应确保已了解设备操作方法，如遇问题应及时联系行政管理部门协助解决。

3.申请部门应在会议结束后，将会议室恢复原状，包括整理桌面、椅子和清理垃圾等。

三、会议室设备管理

1.行政管理部门负责会议室设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。

2.申请部门在会议前应检查设备是否完好，发现问题及时报告行政管理部门进行修复。

3.会议室设备使用过程中，如发生损坏，申请部门应承担相应责任，并及时报告行政管理部门。

四、会议室安全保障

1.会议室使用期间，申请部门应确保参会人员的人身安全，避免发生安全事故。

2.会议室应定期进行安全隐患排查，行政管理部门负责监督整改措施的落实。

3.会议室内应配备必要的消防设施，并定期检查，确保其正常使用。

五、会议室清洁与维护

1.行政管理部门应定期对会议室进行清洁和保养，保持会议室环境整洁。

2.申请部门在使用会议室期间，如发生污染、损坏等情况，应承担相应的清洁和维护责任。

3.会议室的清洁和维护工作应遵循公司相关规定，确保会议室设施完好、环境优雅。

六、会议室管理违规处理

1.对于违反会议室管理规定的部门或个人，行政管理部门有权进行提醒、警告等处理。

2.严重违反会议室管理规定的，将按照公司规定给予相应处罚，并计入部门或个人绩效考核。

3.行政管理部门应加强对会议室管理规定的宣传和培训，提高全体员工遵守规定的意识。

第五章附则

一