文秘档案管理制度VIP

文秘档案管理制度一、制度目的本制度旨在规范企业内部文秘档案的管理，确保信息的保密性、完整性和可追溯性，提高文秘工作效率，保障企业的正常运营和信息安全。二、适用范围本制度适用于公司内全部涉及到文秘档案管理工作的部门和人员。三、基本原则保密原则：对于涉及商业机密和个人隐私的档案，必需严格遵守保密规定。完整原则：文秘档案必需保管完整，不能进行删除、窜改或损毁。可追溯原则：文秘档案的管理必需有明确的记录和追溯制度，以确保信息的真实性和可靠性。规范原则：文秘档案管理必需依照规定的流程和标准进行，不得随便更改或绕过规定程序。四、档案分类与归档档案分类依据档案的性质、用途和保管期限，将文秘档案分为以下几类：机密档案：包含商业机密、合同、策划方案等紧要文件。经营档案：包含客户信息、供应商合作协议、市场调研报告等。内部管理档案：包含会议纪要、内部通知、培训资料等。历史档案：包含企业发展历程、重点事件记录等。归档程序档案负责人依据档案的分类订立相应的归档标准和流程。归档前，对档案进行整理、编目，并标注档案编号、名称、日期等紧要信息。归档时，将档案依照肯定的次序装订、封存，并在档案封面上加盖公章。归档完成后，将档案交由档案保管人进行管理，记录入档案库存系统。五、档案保管与查阅档案保管档案保管人必需具备肯定的专业知识和责任心，严格遵守保密规定并保证档案的安全性。档案保管室应具备相应的防火、防水、防盗等设施，并定期进行安全检查和维护。档案保管人应订立档案调拨、借阅和存放等管理制度，确保档案的完整性和安全性。档案查阅工作人员需要查阅档案时，必需提出书面申请，并经过主管领导审批。档案保管人依照申请人的要求供应查阅，并记录查阅人、时间、目的等信息。查阅完毕后，工作人员必需保证档案的完整性，如有遗失或损坏，需及时报告并承当责任。六、档案借阅与归还档案借阅借阅档案需填写借阅申请表，并经过主管领导批准。借阅人应定时到指定位置借取档案，并签署借阅记录，借阅期限为5个工作日。借阅档案仅限于本人使用，不得转借或泄露给他人。档案归还借阅期满后，借阅人应定时将档案归还，并填写归还登记表。若借阅人需要延长借阅期限，必需提前申请并经过主管领导批准。归还的档案应经过借阅人和档案保管人核对，确保档案的完整性和数量无误。七、档案销毁销毁程序档案保管人定期对档案进行清理，发现有过期、无用或损坏的档案，需及时汇总报告。档案保管人应编制销毁清单，包含档案名称、编号、销毁原因和日期等信息。销毁前，需经过主管领导审批，并进行证明和备案，确保销毁程序的合法性和可追溯性。销毁时，应采取安全、环保的方式进行，如碎纸、磁带磁化等。销毁记录销毁完成后，档案保管人需填写销毁记录表，并注明销毁的具体内容和数量。销毁记录表需备份并存档，记录必需真实可靠，以备日后审计或复查需要。八、制度遵守和责任追究遵守制度各部门和人员必需遵守本制度的要求，不得违反或规避规定。对于制度遵守不严的行为，将视情节轻重予以相应的批判、教育或纪律处分。责任追究对于档案保管人、借阅人有档案丢失、泄漏或损毁等行为的，将追究相应的责任。对于相关部门和人员在档案管理工作中发生失职、玩忽职守等行为，将依据公司规定进行相应处理。九、附则对于尚未涉及到的特殊情况，将依据实际情况进行增补和解决。本制度自颁布之日起生效，修订或废止需经主管领导批准。以