关于加强会议管理制度

关于加强会议管理制度第一章总则

为保证会议的效率与效果，加强会议管理，明确会议目的，提高决策质量，特制定本会议管理制度。本制度适用于公司内所有层级会议，包括但不限于董事会、管理层会议、部门例会等。

一、会议目的

1.传达政策、决策与信息，确保上下级、各部门间的沟通畅通。

2.解决工作中的问题，协调各部门间的工作关系，提高工作效率。

3.集思广益，为公司的战略规划、经营管理提供决策依据。

二、会议原则

1.减少无效会议，提倡高效会议，严格控制会议时间、规模和频率。

2.提倡开放式讨论，鼓励与会人员积极发表意见和建议。

3.坚持问题导向，确保会议议题具有针对性和实用性。

4.做好会前准备，明确会议议程，确保会议内容充实、有序。

三、会议类型

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议。

3.专题会议：针对特定议题召开的会议。

四、会议组织与管理

1.会议的召集、组织、主持和记录等工作由专人负责。

2.会议通知应明确会议时间、地点、议程、与会人员等内容，并在会议召开前适当时间发送。

3.与会人员应按时参加，不得迟到、早退，如有特殊情况需提前请假。

4.会议主持人负责维护会议秩序，确保会议按照议程进行。

五、本制度的解释权与修订权归公司管理层，自颁布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充或调整。与会人员应严格遵守本制度，共同维护良好的会议环境。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各阶段任务，特制定以下会议流程：

一、会前准备

1.确定会议主题：会议召集人应根据公司战略目标、工作计划或实际工作中遇到的问题，明确会议主题。

2.拟定会议议程：根据会议主题，列出会议讨论的主要议题，明确各议题讨论的时间安排。

3.确定与会人员：根据会议主题和议程，邀请相关部门和人员参加，确保与会人员具备相关决策权或专业知识。

4.发送会议通知：将会议时间、地点、议程等信息以书面形式通知与会人员，并提前确认与会人员是否能按时参加。

5.准备会议材料：会议召集人负责准备与会议议题相关的背景资料、数据报告等，以便与会人员提前了解议题背景。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员在会议开始前进行签到，确保会议出席情况。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和目的，强调会议纪律，提醒与会人员保持手机静音。

3.讨论议题：按照议程逐项讨论议题，鼓励与会人员积极发言，充分表达意见和建议。

4.决策与表决：针对讨论的议题，主持人汇总各方意见，形成决策方案，必要时进行表决。

5.会议总结：会议主持人对本次会议的讨论成果进行总结，明确下一步工作计划和要求。

三、会议纪要

1.会议纪要的编写：会议结束后，由专人负责编写会议纪要，记录会议主题、议程、讨论内容、决策结果等。

2.会议纪要的审核：会议纪要完成后，由会议主持人或指定人员审核，确保纪要内容准确无误。

3.发送会议纪要：将审核后的会议纪要发送给与会人员，以便大家了解会议成果和后续工作要求。

四、会议反馈

1.与会人员对会议流程、会议效果等方面提出意见和建议，以提高会议质量。

2.会议召集人根据反馈意见，对会议流程、组织等方面进行改进。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策的有效执行，特制定以下会议纪要跟踪落实措施：

一、责任分配

1.会议纪要中明确的任务和决策，应明确责任部门和个人。

2.负责人需在会议纪要发出后的规定时间内，确认任务接收，并制定具体实施计划。

3.若任务涉及多个部门，应指定一个主导部门或个人负责协调和监督整体进展。

二、执行监督

1.责任部门或个人应定期向会议召集人汇报任务执行情况，确保各项工作按计划推进。

2.会议召集人应加强对任务执行的监督，对执行过程中出现的问题及时协调解决。

3.对于重要决策和关键任务，可通过设立专项检查或汇报机制，确保执行效果。

三、进度反馈

1.责任部门或个人应在规定时间内，向会议召集人提供任务执行的书面进度报告。

2.进度报告应包括已完成工作、正在进行中的工作、存在的问题及解决措施、下一阶段工作计划等。

3.会议召集人根据进度报告，及时调整工作计划，确保会议决策的有效实施。

四、成果评估

1.对于完成的任务，应进行成果评估，包括目标达成情况、执行过程中的经验教训等。

2.成果评估结果作为对责任部门或个人绩效考核的依据，对表现优秀的团队或个人给予奖励。

3.对于未完成的任务，应分析原因，制定改进措施，并在后续会议中重点关注。

五、信息共享

1.会议纪要和任务执行进度应及时共享给相关部门和人员，确保信息透明，提高工作效率。

2.通过内部通讯工具、公告栏等方式，定期公布会议决策的执行情况，促进团队协作。

六、持续改进

1.根据会议纪要跟踪落实情况，总结经验教训，不断完善会议管理制度和流程。

2.定期组织培训，提高相关人员对会议纪要的编写、执行和监督能力，确保会议决策的落实效果。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源的高效利用，为各类会议提供良好的会议环境，特制定以下会议室管理规定：

一、预订与使用

1.会议室预订：各部门需提前预订会议室，并在预订时提供会议主题、时间、参会人数等信息。

2.会议室分配：根据预订信息，由行政或后勤部门负责分配合适的会议室，确保会议设施满足需求。

3.会议室使用：会议结束后，使用部门应确保会议室整洁，关闭投影仪、音响等设备，并锁好门窗。

二、设施与设备

1.维护与保养：定期对会议室设施进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。

2.技术支持：会议期间，提供必要的技术支持，如投影仪、音响调试，确保会议顺利进行。

3.设备更新：根据实际需要，定期更新会议室设备，提高会议效率。

三、会议环境

1.室内布置：会议室应保持整洁、舒适，室内温度、湿度适中，光线充足。

2.静音要求：会议期间，要求与会人员将手机调至静音或振动，避免影响会议进行。

3.会议秩序：与会人员应遵守会议纪律，不随意离席、喧哗，保持良好的会议氛围。

四、安全与保密

1.会议室安全：确保会议室消防设施齐全，安全通道畅通，定期进行安全检查。

2.会议保密：涉及公司机密或敏感信息的会议，应采取保密措施，如设置保密标识、限制会议记录传播等。

3.保密教育：加强对与会人员的保密教育，提高保密意识，防止信息泄露。

五、费用管理

1.会议室使用费用：根据公司规定，合理收取会议室使用费用，鼓励各部门合理使用会议室资源。

2.节约能源：提倡绿色环保，合理利用会议室资源，避免浪费。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的部门或个人，视情节轻重，给予相应处罚。

2.定期对会议室管理规定执行情况进行检查，发现问题及时整改，确保规定落到实处。

第五章附则

为确保本会议管理制度的贯彻执行，特制定以下附则：

一、本制度自发布之日起生效，原