《高级文秘与办公自动化》课件第2章

第一节公文写作基础

第二节常用的商务公文

第三节文秘写作技巧

1．公文的概念

所谓公文，就是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。

2．公文拟写的步骤

1)明确发文主旨

2)收集有关资料，进行调查研究

3)拟出提纲，安排结构

4)落笔起草、拟写正文

5)反复检查，认真修改第一节公文写作基础

3．公文写作应该注意的问题

1)切忌长而空，提倡写短文

2)避免“三旧”，力求“三新”

3)详略适宜，突出重点

4)紧扣主题，材料与观点要统一

1．请示公文写作格式

请示是下级向上级请求指示或批准事项所使用的呈批性公文。

1)请示的特点

(1)针对性。

(2)呈批性。

(3)单一性。

(4)时效性。第二节常用的商务公文

2)请示的分类

根据内容、性质的不同，请示分为请求指示性请示、请求批准性请示和请求批转性请示三类。

3)请示的拟写方法

请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：

(1)首部。

(2)正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。

(3)尾部。

4)请示应注意的问题

(1)一文一事原则。

(2)材料真实，不要为得到领导批准而虚构事实。

(3)理由充分，请示事项明确。

(4)语气平实、恳切，以引起领导的重视。

5)请示样例

2．报告公文写作格式

报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。

1)报告的特点

2)报告的种类

3)报告的拟写方法

4)报告样例

3．通知公文写作格式

通知是公文中使用频率最高的一个文种，通常属于下行文。

1)通知的类别

2)通知的拟写方法

3)通知样例

4．公函公文写作格式

函属于平行文。

1)公函的类别

(1)联系函。

(2)告知函。

(3)请批函。

2)公函的拟写方法

(1)标题。

(2)主送机关。

(3)正文。

3)公函样例

5．会议纪要写作格式

会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文，适用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。

1)会议纪要的拟写方法

(1)首部。

(2)正文。

(3)尾部。

2)纪要样例

6．简报写作格式

简报是机关、团体、企事业单位内部，或者是某项中心工作、某次重要会议中所用的沟通信息、交流经验、反映情况、汇报工作的期刊式文字载体。

1)简报的类别

2)简报的编写方法

(1)报头。

(2)文稿。

(3)报尾。

3)简报样例

1．提高公文写作的要求

文秘的重要工作之一，就是草拟公文。

1)维护文件的高度一致性

2)维护文件的严密性与条理性

3)文字表达简明扼要

4)维护文件的稳定性

5)维护文件的连续性第三节文秘写作技巧

2．提高公文写作的技巧

通常我们讲的公文写作能力，一般指完成公文写作任务的本领、本事、技能，包括公文写作过程中的一些心理要素。

1)激励自我，培养兴趣

2)克服自卑，增强自信

3)广泛阅读，积累知识

4)勇于模仿，大胆借鉴

3．工作总结的写作技巧

1)总结的分类

2)总结的结构、内容和写法

(1)标题。

(2)正文。

(3)尾部。

4．述职报告的写作技巧

1)述职报告的性质和特征

2)述职报告的种类

述职报告的种类，可以从几个不同的角度进行划分，因而存在着交叉现象。

3)述职报告的写作要求

(1)要充分反映出自己在任期内的工作实绩和问题。

(2)要实事求是地评价自己。

(3)要抓住重点，突出个性。

4)述职报告的写法

述职报告没有固定的写作模式，根据不同类型和主旨，可灵活安排结构。一般由标题、抬头、正文、落款四部分组成。

(1)标题。

(2)正文。

(3)落款。

5．领导讲话稿的写作技巧

领导讲话是领导参与公务活动的一种方式，是实施领导职能的重要途径。

1)领导讲话稿的类别

领导讲话稿依据不同的场合、对象和用途，可以分为三类22种。

(1)会议类讲话稿。

(2)宣传类讲话稿。

(3)礼仪类讲话稿。

2)领导讲话稿的效用

各种不同种类的领导讲话稿有共同的普遍效用，又有其各不相同的特殊效用。

(1)部署工作。

(2)提高认识。

(3)鼓舞士气。

(4)总结经验。

3)领导讲话稿的谋篇布局

谋篇布局，就是谋划讲话稿的篇章结构。

4)领导讲话稿的观点提炼

讲话的观点，就是讲话人通过讲话所表达的看法或主张。

5)领导讲话稿的材料运用

这里讲的“材料”，是指起草者为着既定的目的，从各方面搜集并写入讲话稿之中的事例、知识或论据，是构成文章或讲话稿的材料。

(1)依据类材料。

(2)佐证类材料。

(3)辅助类材料。

①材料要积极，但要服从、服务于讲话的主题和观点，要做到观点和材料的统一。

②用材料，就要先大量地占有材料。古人讲写文章要“厚积薄发”，积之愈厚，发之愈佳。

6)领导讲话稿的语言运用

有人讲，领导讲话的语言既区别于正式书面文件，又区别于一般的口头随