《Access数据库应用技术》课件第1章

第1章数据库基础知识

1.1数据库的基本概念1.2关系型数据库1.3数据库系统1.4认识Access1.5创建教学管理数据库实例上机实验1数据库文件的打开

1.1数据库的基本概念

1.1.1数据与数据处理

信息是对客观事物的特征、运动形态以及事物间的相互联系等多种要素的抽象反映。在信息社会，信息已成为人类社会活动的一种重要资源，与能源、物质并称为人类社会活动的三大要素。数据是信息的符号表示。在计算机内部，所有信息均用0和1进行编码。数据是记录现实世界中各种信息的、可以识别的符号，是信息的载体，是信息的具体表现形式。信息是各种数据所表示的意义，数据则是载荷信息的物理符号。信息是数据经过处理之后更高级的表现形式。在数据库技术中，数据的含义很广泛，不仅包括数字，还包括文字、图形、图像、声音、视频等多种数据，它们分别表示不同类型的信息。数据处理是计算机应用的一个主要发展方向，它涉及对各种不同形式的数据进行收集、存储、加工和传播等一系列活动。数据处理的核心问题是数据管理，即对数据的分类、组织、编码、存储、检索和维护。在计算机系统中，数据管理通常使用数据库管理系统完成。在信息化的当今社会，数据库技术已成为数据管理的重要基础之一，也是计算机软件技术的一个重要分支。数据库技术是一门综合学科，涉及操作系统、数据结构、算法设计、程序设计和数据管理等多方面知识，它的不断发展使得人们可以科学地组织存储数据，高效地获取和处理数据。数据库系统已是当今计算机系统的重要组成部分。1.1.2数据库的概念

从不同的角度来描述数据库这一概念，就有不同的定义。例如，数据库是一个“记录保存系统”(该定义强调了数据库是若干记录的集合)；是“人们为解决特定的任务，以一定的组织方式存储在一起的相关数据的集合”(该定义侧重于数据的组织)；更有甚者称数据库是“一个数据仓库”。严格地说，数据库是“按照数据结构来组织、存储和管理数据的仓库”。在经济管理的日常工作中，常常需要把某些相关的数据放进这种“仓库”中，并根据管理的需要进行相应的处理。例如，企业或事业单位的人事部门常常要把本单位职工的基本情况(职工号、姓名、年龄、性别、籍贯、工资、简历等)存放在表中，这张表就可以看成是一个“数据仓库”。有了这个“数据仓库”，就可以根据需要随时查询某职工的基本情况，也可以查询工资在某一范围内的职工人数等。这些工作如果都能在计算机上自动进行，那么人事管理的效率就会大大提高。此外，在财务管理、仓库管理、生产管理中也可以建立这种“数据仓库”，以利用计算机实现财务、仓库、生产的自动化管理。

J.Martin给数据库下了一个比较完整的定义：数据库是存储在一起的相关数据的集合，这些数据是结构化的，无有害的或不必要的冗余，并为多种应用服务；数据的存储独立于使用它的程序；对数据库插入新数据，修改和检索原有数据均能按一种公用的和可控制的方式进行。当某个系统中存在结构上完全分开的若干个数据库时，则该系统包含一个“数据库集合”。

数据库是通过数据库管理系统(DatabaseManagementSystem，DBMS)软件来实现数据的存储、管理与使用的。

1.2关系型数据库

1.2.1关系数据模型

关系是一个数学上的概念，建立在日常生活中所论及的关系概念之上，例如通常所说的邻里关系、朋友关系、学生与所选修的课程及该课程的成绩关系等。这里所论及的朋友关系涉及了互为朋友的双方，在数学上可表示为(李，张)；邻里关系也涉及互为邻里的双方，可表示为(李家，张家)；学生与所选修的课程及该课程的成绩关系涉及到学生、所选的课程名以及所取得的成绩，在数学上可表示为(李兰，软件基础，90)。(李，张)、(李家，张家)、(李兰，软件基础，90)等在数学上称为元组，括号里边用逗号隔开的对象在数学上称为元组的分量。

在上面的实例中，朋友关系是一个很大的概念，(李，张)只是其中的一个，邻里关系、学生与所选修的课程及该课程的成绩关系也是一样。数学中关系的概念是日常生活中关系概念的抽象。

关系模型即若干个关系模式的集合，其基本的数据结构是二维表，关系之间的联系是通过不同关系中的公共属性来体现的。1.2.2关系型数据库概念

关系是以元组为元素的集合。数据库技术中论及的关系概念应该是：关系是同类型元组的集合。

例如，学生与所选课程及该课程成绩之间的关系R可以表示为

R={(李兰，软件基础，90)，(张娜，高等数学，87)，(张伟，C语言，76)，…，

 (邵华，英语，79)}

这样的一个关系R，在日常生活中通常被记录成如表1-1所示的形式。

表1-1关系R的表格形式1.2.3关系型数据库管理系统标准语言SQL

1.综合统一

数据库的主要功能是通过数据库支持的数据语言来实现的。

非关系模型(层次模型、网状模型)的数据库语言一般都分为模式数据定义语言(模式DDL)、外模式数据定义语言(外模式DDL或子模式DDL)、与数据存储有关的数据描述语言(DSDL)以及数据操纵语言(DML)，分别用于定义模式、外模式、内模式和进行数据的存取与处置。当用户数据库投入运行后，如果需要修改模式，必须停止现有数据库的运行，转储数据，修改模式并编译后再重装数据库，因此很麻烦。而SQL语言集数据定义语言(DDL)、数据操纵语言(DML)、数据控制语言(DCL)的功能于一体，语言风格统一，可以独立完成数据库生命周期中的全部活动，包括定义关系模式，录入数据，建立数据库，查询和更新数据库以及维护数据库等一系列操作，这就为数据库应用系统的开发提供了良好的环境。例如，用户在数据库投入运行后，还可根据需要随时、逐步修改模式，并不影响数据库的运行，从而使系统具有良好的可扩展性。

另外，在关系模型中，实体和实体间的联系均用关系表示，这种数据结构的单一性带来了数据操作符的统一性，查找、插入、删除、更新等每一种操作都只需—种操作符，从而克服了非关系系统由于信息表示方式的多样性而带来的操作复杂性。

2.高度非过程化

非关系数据模型的数据操纵语言是面向过程的语言，使用这样的语言进行数据操作，必须指定存取路径。而用SQL语言进行数据操作，用户只需提出“做什么”，而不必指明“怎么做”，因此用户无需了解存取路径，存取路径的选择以及SQL语句的操作过程由系统自动完成。这不但大大减轻了用户负担，而且有利于提高数据独立性。

3.面向集合的操作方式

非关系数据模型采用的是面向记录的操作方式，操作的对象都是一条一条的记录(一次一条记录)。例如，查询所有平均成绩在80分以上的学生姓名，用户必须说明完成该请求的具体处理过程，即如何用循环结构按照某条路径一个一个地把满足条件的学生记录读出来。而SQL语言采用集合操作方式，不仅查找结果可以是元组的集合，而且一次插入、删除、更新操作的对象也可以是元组的集合(一次一个集合)。

4.以同一种语法结构提供两种使用方式

SQL语言有两种使用方式：一种在终端交互方式下使用，称为交互式SQL；另一种嵌入在高级语言程序中使用，称为嵌入式SQL。交互式SQL能够独立地用于联机交互的使用方式，用户可以在终端键盘上直接键入SQL语言的语句(命令)对数据库进行操作；嵌入式SQL语句能够嵌入到高级语言(例如C、COBOL、FORTRAN、PL/1)程序中，程序员设计程序时，如果涉及到数据库数据的操作，可以在程序中插入SQL语句完成数据的操纵。在两种不同的使用方式下，SQL语言的语法结构基本上是一致的。这种以统一的语法结构提供两种不同的使用方式的做法为用户使用提供了极大的灵活性与方便性。

5.语言简洁、易学易用

SQL语言功能极强，但由于设计巧妙，语言十分简洁，完成数据定义、数据操纵、数据控制的核心功能只用了9个动词：CREATE、DROP、ALTER、SELECT、INSERT、UPDATE、DELETE、GRANT和REVOKE。而且SQL语言语法简单，接近英语句子，因此容易学习，容易使用。

数据查询语言(DataQueryLanguage，DQL)：SELECT，按要求查找满足条件的记录。数据操纵语言(DataManipulationLanguage，DML)：INSERT、UPDATE、DELETE，对关系中的具体数据进行增加、修改、删除等更新操作。

数据定义语言(DataDefinitionLanguage，DDL)：CREATE、ALTER、DROP，对关系模式一级的定义，即可以实现对数据表的创建、修改和删除等操作。

数据控制语言(DataControlLanguage，DCL)：GRANT、REVOKE，对数据访问权限的授予或撤销等操作。 1.3数 据 库 系 统

数据库系统(DatabaseSystem，DBS)是一个复杂的系统，它是由硬件、软件(操作系统、数据库管理系统、开发工具、编译系统和应用系统等)、数据和用户构成的系统。

(1)硬件是指存储数据和运行数据库管理系统(包括操作系统)的硬件资源，即计算机。

(2)软件包括操作系统、数据库管理系统、各种宿主语言和应用开发工具等。DBMS是核心软件，负责数据库的存取、维护和管理。

(3)数据是数据库系统中集中存储的有组织的、集成的、可共享的数据集合。数据库中的数据按一定的数据模型组织、描述和存储，具有较小的冗余度、较高的数据独立性和易扩展性，并可为各种用户所共享。

(4)数据库用户主要有四类：终端用户，从终端上存取数据库中数据；应用程序员，负责设计和编制应用程序；数据库系统分析与设计人员，负责进行系统需求分析、数据库设计、系统功能的设计与实现；数据库管理员，全面负责数据库系统的管理、维护和正常使用。数据库管理系统是管理数据库的软件，是用户与数据库间的接口，负责完成各种数据处理操作。典型的数据库管理系统有MicrosoftSQLServer、MicrosoftAccess、MicrosoftFoxPro、Oracle、Sybase等。

数据库系统主要具有如下特点:

(1)数据共享。数据共享允许多个用户同时使用数据，为多种程序设计语言提供编程接口。

(2)数据独立性。数据独立性指数据存储结构的改变不影响使用数据的应用程序的正常运行。数据独立性包括物理独立性和逻辑独立性。物理独立性指数据存储结构的改变不影响数据库的逻辑结构，所以不影响应用程序；逻辑独立性指数据库逻辑结构的改变不影响应用程序，即应用程序不需修改仍可继续正常运行。

(3)减少数据冗余。数据冗余指一种数据存在多个相同的副本。数据库系统可以大大减少数据冗余，提高数据使用效率。

(4)保存数据一致性。数据库中的数据只有一个物理备份，所以不存在数据不一致的问题。

(5)数据安全性。数据库系统可提供一系列有效的安全措施，阻止非法访问数据，在数据被破坏时也可恢复数据。 1.4认识Access

1.4.1Access的主要特点

MicrosoftAccess2003是Microsoft公司推出的Office2003组件中的一个重要组成部分，是目前应用最广泛的主流桌面数据库管理系统之一。它具有友好的用户界面，一般情况下用户无需编写程序代码，仅通过可视化操作就可以完成大多数的数据管理工作。1.4.2Access的启动和退出

1.由“开始\程序”启动Access

(1)单击Windows任务栏中的“开始”按钮，选择“程序\MicrosoftOffice\MicrosoftOfficeAccess2003”命令，如图1-1所示。图1-1Access2003启动方法

(2) Access2003启动后的窗口如图1-2所示，该窗口主要提供四类功能：开始工作、帮助、搜索结果及文件搜索等。图1-2Access2003窗口

(3)选择一选项后，系统将继续执行其相应功能。本书所有提到的表、查询、窗体、报表、页、宏等对象，都是基于数据库的，在接下来的章节中将会陆续阐述。

2. Access的退出

可以有多种方法退出Access，下面给出三种方法，如图1-3所示。

(1)选择“文件”菜单下的“退出”命令。

(2)单击窗口标题栏右边的  图标，关闭Access。

(3)单击窗口标题栏控制菜单下的“关闭”菜单项。图1-3Access2003退出方法1.4.3Access的工作界面

Access2003的工作界面如图1-4所示，该界面主要由标题栏、菜单栏、工具栏、数据库窗口、任务窗格及状态栏等组成。图1-4Access2003工作界面

1.菜单栏

菜单是Windows系统中窗口的标准组件，里面存放的是事先已归类好的各种功能，如“文件”菜单包含的就是所有与文件有关的命令。

2.工具栏

工具栏包含了各种工具按钮，每个工具按钮对应菜单中的一项功能，例如对应“文件”菜单下的“新建”命令。用户可通过“视图”菜单下的“工具栏”命令对工具栏进行设置。

3.状态栏

状态栏位于Access程序窗口的最下方，一般用于显示当前操作的相关提示信息以及CapsLock(大写锁定)、NumLock(数字锁定)的打开或关闭状态，这有利于用户了解当前操作的状态。

4.任务窗格

任务窗格是Access2003新增的一个功能窗口，通过它可以方便地进行功能操作。单击如图1-5所示的任务窗格标签，可以选择不同的任务窗格。单击任务窗格右上角的  图标，将关闭任务窗格。图1-5“开始工作”任务窗格单击切换不同的任务窗格1.4.4数据库窗口

数据库窗口是最常用的工作环境。当打开或创建了一个数据库时，就会出现相应的数据库窗口，如图1-6所示，窗口的标题栏显示当前数据库的名称。图1-6数据库窗口数据库窗口主要由三部分组成。

(1)工具栏：提供与所选择数据库对象相关的操作命令，主要用于创建、打开或管理数据库对象以及改变数据库对象的显示方式。

(2)对象栏：位于窗口左侧，对象栏下的七个标签对应Access里的七种对象，每一种对象又有其专用的设计窗口，这些将在后面详细介绍。图1-6显示的是“表”窗口。

(3)对象列表框：位于数据库窗口的右侧，用于显示当前数据库对象类型包含的所有对象以及创建对象的快捷方式。1.4.5Access数据库的组成

面向对象是当今计算机技术应用发展的主导。程序员通过面向对象编程来实现所需要的各项功能，操作员通过面向对象的操作来获取所需的操作结果。因此，理解并掌握对象的概念是学习计算机技术的基本内容。

在客观世界中，可以将任何一个事物看做一个对象。或者说，客观世界是由千千万万个对象组成的。一个信息系统也总是包含着若干个数据库，因此，一个数据库即为信息系统中的一个对象。任一对象都具有一系列的属性，设定一个对象实际上也就是设定该对象的各个属性值。不同的对象具有不同的属性。例如，一个Access数据库对象具有名字属性、所有者属性、创建日期属性等。对于数据库对象而言，它具有一个非常重要的属性：成员属性，设定其成员属性值，即设定了该数据库对象是由哪些对象所组成的。能够包含其他对象在其中的对象，被称为容器对象。Access数据库对象是Access中的一级容器对象，其中可以包含Access表对象、查询对象、窗体对象和数据访问页对象等。后面章节讲到的Access表对象、查询对象、窗体对象和数据访问页对象都是数据库容器对象中的二级容器对象，其中可以包含其他的一些对象。所谓面向对象编程，指的是在程序设计过程中逐个地创建对象，并全面地描述所有对象的各项属性，使所有用来构成系统的对象都具有系统所需要的属性值。这些属性值包括数据的存储方式、数据的表现形式、各个对象之间的关系以及各个对象所包含的数据操作规程。

Access2003实质上就是一个面向对象的可视化数据库管理工具，它提供了一个完整的对象类集合。在Access2003环境中的所有操作与编程都是面向这些对象进行的。本节先介绍Access2003各个对象的概貌及其相关概念，使大家对Access2003的基本对象有一个初步认识。后面的章节将详细说明各个对象的具体属性与操作方法。

1.数据库对象

数据库对象是Access最基本的容器对象，它是一些关于某个特定主题或目的的信息集合，以一个单一的数据库文件(*.mdb)形式存储在磁盘中，具有管理本数据库中所有信息的功能。在这个文件中，用户可以将自己的数据分别保存在各自独立的存储空间中，这些空间称为表。用户可以使用联机窗体来查看、添加及更新表中的数据；使用查找功能查找并检索所需的数据；也可以使用报表以特定的版面布置来分析及打印数据；还可以创建Web页来实现与Web的数据交换，允许用户从Internet或Intranet上查看、更新或分析数据库中的数据。总之，创建一个数据库对象是应用Access2003建立信息系统的第一步工作。

2.表对象

表对象是置于数据库容器中的一个二级容器对象，用于存储有关特定实体的数据集合。特定实体的数据集合可以这样理解：如在商品进销存管理信息系统中，商品的库存数据集合就可以设置成为“商品库存”这样一个特定实体的数据集合，而商品的销售数据集合则可以设置成为“商品销售”这样一个特定实体的数据集合。

对每个实体分别创建各自的表对象，意味着每种数据只需存储一次，这将提高数据库的效率，并减少数据输入错误。表对象以行、列格式组织数据，表中的一行称为一条记录，一列称为一个字段。可见，创建表对象是应用Access2003建立信息系统工作中创建数据库对象后的第二步。

3.查询

查询对象也是Access2003置于数据库容器中的一个二级容器对象，利用查询可以通过不同的方法来查看、更改以及分析数据，也可以将查询作为窗体和报表的记录源。最常见的查询对象类型是选择查询。选择查询将按照指定的准则，从一个或多个表对象中获取数据，并按照所需的排列次序显示。可见，查询对象的功能是提供数据库操作人员与数据库表中数据的交互界面。

查询对象的运行形式与表对象的运行形式几乎完全相同，但它只是表对象中数据的某种抽取与显示，本身并不包含任何数据。应当注意，查询对象必须基于表对象建立。

4.窗体对象

窗体对象也是Acccss2003中置于数据库容器中的一个二级容器对象，其间包含的对象也称为窗体控件，主要用于提供数据库的操作界面。窗体对象的构成包括五个节，分别是：窗体页眉节、页面页眉节、主体节、页面页脚节及窗体页脚节。一般情况下，只使用部分窗体节来使得用户能更有效地使用窗体，大部分窗体只使用主体节、页面页眉节和页面页脚节即可满足一般性应用需求。按功能来分，窗体大致可分为三类。

(1)提示型窗体：显示一些文字及图片等信息，没有实际性数据，也基本没有什么功能，主要用于系统的主界面。

(2)控制型窗体：设置相应菜单和一些命令按钮，用以完成各种控制功能。

(3)数据型窗体：用于实现用户对数据库中相关数据的操作界面，是信息系统中使用最多的窗体。

5.页对象

页对象也称为数据访问页，是特殊的Web页，它也是置于数据库容器中的一个二级容器对象。在信息系统中设计数据访问页是为了使用户能够查看和操作来自Internet或Intranet的数据，而这些数据是保存在Access数据库中的。数据访问页也可能包含来自其他数据源的数据，例如MicrosoftExcel等。在Access2003中可以设计出多种不同类型的数据访问页，使用其“页设计视图”进行数据访问页的设计操作，所形成的数据访问页是一个独立的文件，保存在数据库文件以外，但其中的数据却链接在数据库文件中。由此，用户就可以将InternetExplorer浏览器作为工具在这个数据访问页上实现对数据库中数据的操作，从而形成一个完善的网络数据库应用系统。

6.报表对象

报表是以打印的格式表现用户数据的一种有效的方式。Access2003以数据库容器中的二级容器对象形式提供报表对象，使得用户可以控制报表上每个对象(也称为报表控件)的大小和外观，并可以按照所需的方式选择所需显示的信息以便查看或打印输出。报表中大多数信息来自基础的表、查询或SQL语句(它们是报表数据的来源)。报表中的其他信息存储在报表的设计中。作为信息系统的设计者，应该为最终用户设计完善的报表对象实例，使其能够通过信息系统的功能选择得到所需报表。

7.宏对象

宏是指一个或多个操作的集合，其中每个操作实现特定的功能，例如打开某个窗体或打印某个报表。宏可以使某些普通的、需要多个指令连续执行的任务能够通过一条指令自动完成，而这条指令就称为宏。

宏可以是包含一个操作序列的一个宏，也可以是若干个宏的集合所组成的宏组。一个宏或宏组的执行与否还可以使用一个条件表达式来进行控制，即可以通过给定的条件来决定在哪些情况下运行宏。

8.模块对象

模块是专门用来存放VBA(VisualBASICforApplication)程序代码的容器，是开发人员的工作环境，通常在高级数据库应用程序中使用。

1.5创建教学管理数据库实例

1.5.1设计教学管理数据库

下面以设计一个教学管理数据库为例，来学习设计数据库的过程。

一个教学管理数据库应该包含以下四个表。

(1)“学生”表：用来保存学生的基本信息，所包含的字段有学号、姓名、性别、出生日期、班级名称、专业学级、专业名称和生源地等。

(2)“教师”表：用来保存教师的基本信息，所包含的字段有教师编号、姓名、性别、出生日期、工作时间、学历、职称和系别等。

(3)“课程”表：用来保存课程的基本信息，所包含的字段有课程号、课程名称、课程性质、学时和学分等。

(4)“成绩”表：用来保存学生课程的成绩，所包含的字段有姓名、课程名称、任课教师、成绩等。需要注意的是，成绩表中学生的