合同结算管理制度

合同结算管理制度一、总则1.1为规范公司合同结算行为，确保合同款项的及时支付与回收，维护公司合法权益，特制定本制度。1.2本制度适用于公司各部门与外部单位签订的各类合同结算管理工作。1.3合同结算管理工作应遵循公平、公正、公开、诚信的原则，确保合同双方的合法权益。二、合同结算管理职责2.1合同管理部门负责合同结算的统筹、协调和监督工作。2.2财务部门负责合同款项的支付、回收及核算工作。2.3业务部门负责合同履行过程中的款项结算事宜，包括但不限于：进度款、验收款、质保金的支付与回收。2.4法务部门负责合同结算过程中的法律风险防控工作。三、合同结算流程3.1合同签订后，业务部门应按照合同约定的付款节点，向财务部门提交付款申请。3.2财务部门收到付款申请后，应在规定时间内完成审核，并向合同对方支付相应款项。3.3合同履行过程中，如发生变更、索赔等事项，业务部门应及时向合同管理部门报告，并按照变更后的合同条款进行结算。3.4合同验收合格后，业务部门应按照合同约定，向财务部门提交验收款、质保金等款项的支付申请。3.5财务部门在收到验收款、质保金支付申请后，应按照合同约定进行审核并支付。四、合同结算监督与考核4.1合同管理部门应定期对合同结算情况进行监督检查，确保结算工作的规范性和及时性。4.2对合同结算过程中出现的违规行为，公司将按照相关规定予以处理，涉及违法犯罪的，移交司法机关处理。4.3公司将合同结算管理工作纳入部门及个人绩效考核，对表现优秀的部门和个人给予奖励，对工作不力的部门和个人进行问责。五、合同结算纠纷处理5.1合同双方在结算过程中如发生纠纷，应通过友好协商的方式解决。5.2如协商无果，业务部门应会同法务部门，根据合同约定和相关法律法规，采取适当措施，包括但不限于提起诉讼或仲裁。5.3在纠纷处理过程中，相关部门应保持沟通，及时汇报进展情况，确保公司利益不受损失。六、合同结算档案管理6.1合同结算过程中的所有文件资料，包括合同文本、付款申请、审批单、验收报告等，均应进行归档管理。6.2财务部门和业务部门应确保结算档案的完整性、真实性和可追溯性。6.3合同结算档案的保管期限应按照公司档案管理规定执行，确保在需要时能够迅速查阅。七、持续改进与培训7.1公司应定期对合同结算管理制度进行评估和修订，以适应市场变化和公司发展需要。7.2合同管理部门应组织相关培训，提高员工对合同结算管理制度的认识和执行能力。7.3员工应积极参与培训，主动学习合同结算相关知识，提高自身业务素质。八、附则8.1本制度由合同管理部门负责解释。8.2本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。8.3本制度的修改和废止，须经公司董事会审议通过。九、跨部门协作与信息共享9.2合同管理部门应定期组织跨部门会议，讨论合同结算中的问题，协调资源，提高工作效率。9.3各部门应通过公司内部信息系统，实现合同结算相关信息的共享，确保数据的实时更新和准确性。十、风险预警与控制10.1合同管理部门应建立风险预警机制，对可能导致合同结算风险的内外部因素进行监控和评估。10.2对于潜在的风险，相关部门应及时制定应对措施，防止风险转化为实际损失。10.3在合同结算过程中，如遇到重大风险，应立即启动应急预案，采取有效措施，减轻风险影响。十一、外部合作与交流11.2合同管理部门可参加行业内的研讨会和培训，了解行业最佳实践，提升公司合同结算管理水平。11.3公司应与专业机构保持合作，必要时可寻求外部专家的支持，以提升合同结算管理的专业性和有效性。十二、激励与约束机制12.1公司设立合同结算管理奖励基金，对在合同结算管理工作中表现突出的个人或团队给予奖励。12.2对于违反合同结算管理制度，导致公司损失的个人或团队，公司将根据情节严重程度，采取相应的纪律处分措施。12.3通过建立激励与约束并重的机制，鼓励员工积极参与合同结算管理工作，共同提升公司整体管理