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文档简介

广东省物流与供应链协会会议管理制度第一章总则为提升广东省物流与供应链协会的会议管理水平，确保会议组织的高效性与规范性，特制定本制度。会议是协会开展各项工作的基础和重要环节，合理有效的会议管理有助于促进协会各项工作的顺利进行，增强行业内外的沟通与合作。第二章适用范围本制度适用于广东省物流与供应链协会内所有会议的组织、筹备、召开和管理，涵盖协会内部会议、外部交流会议及各类专题研讨会。所有参与会议的工作人员和与会人员均需遵循本制度。第三章会议的分类与管理根据会议的性质和目的，协会的会议可分为定期会议、临时会议和专项会议。定期会议包括理事会、会员大会等，由协会秘书处负责安排；临时会议因特定事项召集，需提前报备并说明原因；专项会议针对某一特定主题进行讨论，需提前制定议程并报协会领导批准。第四章会议的筹备会议的筹备工作由协会秘书处牵头，具体包括会议通知、议程安排、会议资料准备、场地选择、设备调试等。会议通知应提前至少五个工作日发出，通知内容包括会议时间、地点、议程及与会人员名单。会议资料需在会议开始前完成准备，并确保资料的准确性和完整性。第五章会议的召开与记录会议召开时，应由指定的会议主持人负责引导会议，确保会议按照预定议程进行。会议记录由秘书处指定人员负责，记录内容应包括会议时间、地点、出席人员、讨论事项、决议及后续工作安排。会议记录应在会后及时整理，并在五个工作日内发送给与会人员进行确认。第六章会议的决策与执行会议所作出的决策应经过充分讨论，确保决策的科学性和可行性。决策事项需以书面形式记录，并由会议主持人和相关负责人签字确认。各部门需按照会议决策的要求，及时落实相关工作，并在后续会议上进行进度汇报。第七章会议的监督与评估为确保会议管理的有效性，协会将定期对会议的组织情况进行评估，评估内容包括会议的出席率、决策执行情况、会议的效率及效果等。评估结果将作为后续会议管理改进的参考依据。各部门需定期向秘书处反馈会议的实施情况，以便及时调整和优化管理措施。第八章会议的保密与安全会议涉及的敏感信息和讨论内容须严格保密，所有与会人员应遵守保密协议。会议资料的保管由秘书处负责，确保资料不外泄。会议期间应注意场地的安全，确保与会人员的人身及财物安全，防范突发事件的发生。第九章附则本制度由广东省物流与供应链协会秘书处负责解释，自发布之日起实施。为适应工作需要，制度内容可根据实际情况进行修订，修订方案须经协会理事会审核通过。本制度的实施有助于规范会议的管理流程，提高会议的效率和效果，为协会的各项活

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