商务档案管理与保密制度

商务档案管理与保密制度商务档案管理与保密制度第一章总则第一条为加强公司商务档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条本制度适用于公司所有商务档案的管理工作，包括但不限于合同、文件、资料、图纸、电子文档等。第三条商务档案管理遵循以下原则：1.完整性原则：商务档案应当全面、真实地反映公司商务活动的历史和现状。2.准确性原则：商务档案应当准确记录公司商务活动的各项信息。3.安全性原则：商务档案应当采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全。4.有效性原则：商务档案应当便于查阅、利用，为公司的经营管理提供支持。第二章职责分工第四条公司档案管理部门负责商务档案的管理工作，其主要职责包括：1.制定和实施商务档案管理制度；2.指导、监督各部门商务档案管理工作；3.对商务档案进行收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；4.定期对商务档案进行清理和评估；5.提供商务档案的查询、复制、利用服务。第五条各部门负责人对本部门商务档案管理工作负总责，具体职责包括：1.负责本部门商务档案的收集、整理、归档工作；2.确保本部门商务档案的完整性和准确性；3.对本部门商务档案的保管和使用进行监督管理；4.协助档案管理部门开展商务档案的鉴定和销毁工作。第三章档案收集与整理第六条商务档案的收集应当遵循以下要求：1.全面性：收集的商务档案应当包括公司各项商务活动的相关资料；2.及时性：收集商务档案应当及时、准确，确保档案的真实性；3.真实性：收集的商务档案应当真实反映公司商务活动的实际情况。第七条商务档案的整理应当遵循以下要求：1.分类整理：按照档案的内容、形式、时间等进行分类整理；2.编号归档：对每份商务档案进行编号，方便查阅和管理；3.确保准确性：整理过程中，对档案内容进行核实，确保信息的准确性。第四章档案保管与利用第八条商务档案的保管应当遵循以下要求：1.安全保管：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全；2.定期检查：定期对档案进行巡查，发现安全隐患及时整改；3.档案修复：对破损的档案进行修复，确保档案的完整性和可利用性。第九条商务档案的利用应当遵循以下要求：1.查阅审批：查阅档案需经档案管理部门审批；2.保密原则：查阅、复制、借用档案时，应遵守保密规定；3.保管期限：按照国家档案保管期限规定，对商务档案进行保管；4.信息化管理：积极推动商务档案的信息化管理，提高档案的利用效率。第五章保密管理第十条商务档案保密管理应当遵循以下原则：1.依法保密：依据国家有关法律法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的商务档案进行保密；2.确保安全：采取有效措施，确保商务档案的保密安全；3.分类管理：对商务档案进行分类，根据保密程度采取不同的保密措施。第十一条商务档案的保密措施包括：1.保密标识：在档案上标注保密等级和保密期限；2.保密设施：采取物理、技术、管理等措施，确保档案的保密安全；3.人员管理：对接触商务档案的人员进行保密教育和审查，防止泄密事件发生；4.档案销毁：在销毁涉及保密的商务档案时，应当采取符合国家规定的销毁方法。第六章鉴定与销毁第十二条商务档案的鉴定应当遵循以下要求：1.依法鉴定：依据国家档案鉴定标准和公司实际情况，对商务档案进行鉴定；2.客观公正：鉴定过程应当客观、公正，确保鉴定结果的真实性；3.依据充分：鉴定依据应当充分，包括法律法规、行业标准、公司内部规定等。第十三条商务档案的销毁应当遵循以下要求：1.依法销毁：依据国家档案销毁规定，对不再具有保存价值的商务档案进行销毁；2.安全销毁：销毁过程中应当确保档案的实体安全和信息安全；3.审批手续：销毁档案