面向“互联网+”时代的高校档案管理工作研究

1引言服务创新是档案馆工作永恒的主题，是档案馆工作的出发点和落脚点，也是档案馆核心价值观的体现，只有服务工作做好了，档案馆才会有发展。高校档案馆要借助国家“互联网+”行动，助力“互联网+档案”服务，逐渐达到高校档案服务个性化、人性化、网络化、智能化。我们面对新的形势、新的问题和新的机制，应该充分认识当下档案工作存在的问题，与时俱进，开拓创新，思想上高度重视，行动上主动探索，实践上积极创新，努力提升我国高校档案工作的服务创新水平，更好地为我国高校的办学及发展，甚至整个经济社会的发展服务。2“互联网+”的含义近几年，国家相关部门发布了相关指导意见，表明“互联网+”成为新的带动我国经济发展形态，“互联网+”对我国经济发展起着指导性作用。“互联网+”的含义就是“互联网+各行各业”，其并不是单纯的叠加在一起，是利用现代化技术，融合到实体经济中去，创新成新型行业动力，逐步形成以互联网为基础的新型经济模式。3“互联网+”背景下高校档案管理的现状3.1缺乏对档案管理的正确认识由于当前部分高校领导受传统管理观念的影响甚深，片面认为档案管理并非学校管理的主要工作，认为强化学习档案管理并不会直接创造经济收益，认为学校各方面档案资源做到有人保管、不丢失、不泄密即可。正是基于学校领导的片面认知，严重制约了高校档案管理工作的发展。3.2档案馆经费投入和软硬件建设落后因高校本身可运用的经费极为有限，加之与档案馆的经费投入相比，校领导往往更加看重学校的教学与教研，故绝大多数经费运用到了学校的教学与教研之上，进而使得学校的档案馆经投入已逐渐跟不上时代的发展步伐。这也进一步限制了高校档案管理工作的有效发展。4“互联网+”背景下高校档案管理工作实现途径4.1利用“互联网+档案”模式，推进高校档案服务创新“互联网+”时代高校档案工作的服务创新不是喊口号，而是服务创新的实绩，这也正是服务创新的根本目的。随着社会对档案信息的需求越来越高，档案工作人员应采用灵活多样的服务方式，变被动服务为主动服务，变一般化档案查阅为多样化、特色化服务，变粗浅的单层次服务为多层次的全方位服务。档案馆应根据学校给予的人力、财力和物力情况，找准档案工作服务创新的突破口。开展诸如“公开档案网上发布”“学校大事要事纪录”“学生成绩单中英文对照一览”“毕业生档案查询”“档案实体信息库”等服务项目的研究与开发，不断扩大高校档案管理工作为教学科研、师生员工以及整个社会的服务范围。4.2树立“互联网＋”新思维。“互联网+”时代的到来要求各行各业树立互联网思维，以互联网为平台，将互联网技术和信息技术融入其中。面对机遇与挑战，高校档案馆也应该树立“互联网+”思维、数字化思维、数据化思维、用户化思维，将档案馆和互联网紧密结合起来，转变思想观念，转变档案馆的发展形态，开拓档案服务创新模式和手段。4.3利用“互联网+”技术，建立高校档案信息数据库对于高校而言，其中涉及的档案资料实在是很多。这些档案资料中，不仅有马上需要归档的档案资料，还有往年需要整合梳理的档案资料。因此，单凭人力不知道要整理到何时。而通过“互联网+”技术的应用，可以将所有的档案资料进行扫描，扫描入库之后，再根据相应的归类编程，由程序进行归类。还可以将相关允许外界观看的档案资料上传到网络资源平台中，从而形成简便的档案资源调阅。对相应的纸质资源的管理，也可以通过已经规划的电子版进行归库，从而使得整体效率变得更加快速。4.4加强安全保障互联网技术的发展，带给人们便利的同时也会带来隐患，是具有双面性的。我们要认清这些弊端，信息时代最大的弊端就是安全问题。尤其是高校的档案信息安全更加重要。之前网络上争议不断的“徐玉玉案件”，就是因为徐玉玉的个人信息被泄露，不法分子所利用，才使她接到诈骗电话，被骗走凑来的学费，导致突发疾病，夺走了一个花季少女的生命。网络诈骗事件数不胜数，所以安全信息化建设特别重要。当档案管理与互联网相结合时，更要注重信息的安全保障，不要让那些图谋不轨的人有可乘之机，后果十分危险。只有注重信息管理的安全，对数据安全有所保证，才能为高校学子更好的服务。所以保障档案信息安全，在技术上进行严格控制防范，保障信息的安全性。4.5树立正确的观念。传统的档案管理方式是档案管理人员整理纸质版的档案，工作量不仅繁重，而且整理过程也十分复杂，容易出错，工作效率不高。在“互联网+”的时代中，档案管理人员可以利用计算机系统进行档案管理，用电子表格的方法进行档案的整理，这种方式工作量相对较少，工作效率较高，使档案管理人员有更多的时间投入到其他的工作和学习中去。现在档案管理与“互联网+”的模式并没有完全融合，高校如果想真正落实信息化档案管理，就应该一步一个脚印，杜绝揠苗助长，这样才能真正实现档案的信息化管理。高校应该结合自身实际特点，制定相应的方案，循序渐进的落实档案管理信息化建设，有序的开展工作。此外，有关部门应该加大对高校的关注，确保高校的信息化建设在国家政策的扶持下得到有效地进行。4.6提高档案管理工作人员的素质能力第一，通过培训教育，使档案管理人员掌握与互联网和档案管理系统运行原理的相关理论知识。为了给档案管理工作人员提供系统实际操作的规范参考，在培训教育工作的开展过程中，可以针对档案管理系统的操作流程进行梳理和总结，并通过印制操作流程手册的方式，形成一套统一的操作规范，随时供管理人员阅读和学习。第二，利用网络平台的信息公开性特点，将针对档案管理工作人员的考核工作也依托网络信息系统完成，分别从管理人员自评、管理人员互评和校方监督管理人员评价三个维度为档案管理工作人员的管理成效进行评分。一方面，可以帮助校方的监督管理人员了解档案管理工作人员的能力水平；另一方面，对工作人员自身形成一种监督和激励效应，促进其从主观上重视档案管理工作，积极提升个人的工作能力和综合素质。4.7积极开发个性化的信息化档案管理模式不断地创新和发展，才能适应更新和变化。在熟悉并全面掌握了网络信息技术与高校档案管理融合的方法和路径后，管理人员应当结合本校的实际需求，以创新开发的理念和思想为基础，尝试挖掘出适合于本校档案管理需求的档案管理服务功能，以便拓展网络信息技术在高校档案管理工作中的应用价值和空间，使得档案管理工作的服务品质得到更进一步的提升。4.8加强档案标准化建设为了提高高校档案管理的标准化程度，则需要做好增量电子化和存量数字化工作，加强营造出良好的信息传播环境，加强相关管理设备和技术的更新优化，注重对高素质管理人员的培养，在档案传递、分发和借阅的过程中实现一站式管理，保证其规范性和有序性。同时还需要加强制定管理标准，保证所有管理步骤能够有章可循，全面实现网络化管理。5结束语互联网+时代的发展，正在不断影响并改变人们的生产、生活和思维方式，使创新发展成为新常态。互联网+赋予了档案工作新的内涵，互联网技术的应用推动了高校档案工作