综合办公室档案管理办法

第第页综合办公室档案管理方法综合办公室档案管理方法档案管理要由专人负责，明确责任，保证原始资料及票据齐全完整，密级档案必需保证安全。一、档案分类和内容1、技术档案：包含以==为代码。2、销售部档案：包含以==为代码。3、行政人事档案包含：包含以==为代码。4、财务档案包含：包含以==为代码。5、公司电子档案：包含以==为代码。6、机密档案:包含以==为代码7、其它档案:包含以==为代码二、档案的编制和要求1、档案编制方式：档案要素包含档案的类别、年限、属性、密级和正文（如无法确认属性要素的，由管理人员列入其他类档案区别管理，），档案转入时，管理员有权要求成档人员确认档案近况。档案入库，管理员应进行识别并列入目录。2、如编制机密档案，应识别密级和机要部分的属性，以确定妥当的保管方式；机密档案在取得的同时应注明相关和涉密人员的姓名，以及有权使用人员的名单、岗位和权限。3、档案目录是档案查找的索引和工具，目录由标题、编码、页码、密级和保管年限构成，置于档案首页，以便查找。4、需调阅相关档案，必需事先联系并取得授权。三、档案存放管理交接原则1、档案依照年度建立，每年度为一卷，统一的年度编码在卷首标明，并在档案封面上注明。2、凡交接档案，要求：先交验档案目录；再抽样验收档案总量的50%，各类比例相当，查验有否短缺、伪造、标注不明等；再抽取30%的档案作为流动样本，验收是否符合工作流程（查流转记录或模拟流转）。档案接转时，双方应商定最终签字交接的时间，一般为五个工作日（供接收方查对和交接方介绍的时间）。四、档案的存、撤、销、并、分规定和流程1、档案封存，由管理员接收时确定封存档案的价值和属性，进而编码、编目，纳入档案库；2、档案撤销，由管理员向相关部门联系并取得撤档批示，在目录上标注撤档时间，记入撤档子目，封存六个月后自动销毁；3、档案销毁，由管理员备案后，定时销毁，销毁时有两人以上在场实时监控；4、档案合并，由管理员依据档案的相关性和同类性进行合并，合并后在原目录和档案库里注明合并后的档案编码、类别、子目及檀卷；5、档案分立，依据档案的不同属性和互异性分立，分立后在原目录和档案库里注明分立后的档案编码、类别、子目及檀卷。6、档案被其他人员借用或调阅后，管理员应及时索取并按原途径归档，除按规定记录使用情况外，还应对档案的完整性、真实性作检查，并按事实记录。7、如档案不符合封存要求或借用前后有异，管理员应叙述理由并查明原因，及时提出要求或采取工作措施，以确保档案完整、安全。8、档案调阅，由要求调阅人将相关人员授权证明或本岗位工作需要的证明交给管理员，由管理员要依据所需调阅的档案的密级程度搭配调阅。调阅不同于借用，如需借用，借用人需按规定填写档案资料借用单，同时对所借用的资料的安全性和完整性负责。调阅必需于当天交还，借用可商定日期，超出商定日期需重新检验档案的真实完整性。9、档案使用后回收，是档案管理的一个紧要环节。管理员要及时验证档案的使用后状态，并对此作好记录。如发现异常情况，向使用人询问并作好相关的措施，以保护档案的安全。10、如加密的档案使用后未及时交还，使用人要给出书面的说明，如有共同使用人，应给出证明。如有泄露，权限审批人负同等责任。11、档案限密原则：由档案制作部门和人员依据档案的属性来进行限密，也可由公司领导对档案进行临时限密，管理员也可依据档案的性质进行限密，全部已限密的档案都必需有相关密级的标识，同时采取相应的保密措施。12、档案保管失去其价值，由管理员依据销毁档案的程序，报批后销毁。销毁时要有两人以上在场，相互做出证明并在档案卡上签名，未解密的档案一般不销毁，如有必需，则由相关权限的人员自行销毁。篇2:民族高校办公室办公用品采购和使用管理方法民族高校办公室办公用品采购和使用管理方法为加强对学校办公室办公用品的管理，规范办公用品的采购与使用，节省本钱，提高效率、防控风险，特订立本方法。一、本方法中的办公用品包含办公文具用品、电脑系列耗材、生活保洁用品等低值易耗办公用品和不属于政府采购范畴的其他办公用品。二、办公用品的采购依照质优价廉、杜绝铺张挥霍、提高办公效率的原则，实行多家供应商比价采购。采购前经学校办公室领导班子集体讨论确定多家供应商，并报分管领导。三、办公用品原则上在学校后勤保障处商贸服务中心和其他校内经营机构采购，校内经营机构采购价格较高或不能供应办公用品的，选择其他供应商比价采购。电脑系列耗材应征求国有资产管理处看法确定有相关资质的供应商。四、采购办公用品必需严格把关。单项办公用品金额超出500元或整单办公用品超出1000元的，采购计划需经学校办公室领导班子集体讨论决议。五、使用办公用品要坚持勤俭节省的精神，严禁铺张挥霍，不得假公济私、随便丢弃。六、对属于资产登记范畴的办公用品要依照《中南民族高校国有资产管理暂行方法》进行资产登记。七、办公用品购买经费的报销严格依照《中南民族高校经费支出审批暂行方法》执行。篇3:办公室管理方法办公室管理制度1.0目的为实现严谨、高效、文明、舒适的办公目标，进一步促进办公室管理的现代化、科学化、规范化，依据公司相关规定特订立本制度2.0适用范围本公司3.0办公环境3.1维护公共办公区域的良好环境是每位员工应尽的职责与义务；3.2每位员工均应将本人工作场合必需物品（资料、文件等）摆放整齐有序并随时保持清洁；3.3各部门办公室地面、桌椅、烟灰缸等做到日日清洁，脏了即时清洁，办公室门窗、定于每周六早上9点前须清洁完毕，由各办公室人员自行清洁。4.0工作纪律4.1上班衣着整齐大方，坐姿端正，树立良好的个人形象和公司形象；4.2严禁高声喧哗、吵闹，严禁闲聊，打瞌睡，营造良好的工作环境；4.3电话、灯光、传真机、复印机、空调、电脑等相关电器按规定使用，下班前须关闭后方可离开；4.4工作时应注意提高工作效率，不允许使用公司电话私人闲谈，给他打个电话做到长话短说；相邻部门来电话如该部门人员不在时，须予以接听记录，并即时转告该部门当事人电话内容；4.5办公室人员在工作接触或接、给他打个电话中要使用文明用语：您好/请/感谢/对不起/再见等；4.6公司电脑及网络统一由机修部维护保养，任何人不得私自带盘上机操作或下载安装，上班时间不允许观观看电影、玩游戏、私人闲谈以及移动电话等；4.7办公室人员要树立较高的服务意识及主人翁精神，要在上级与下级、部门与部门之间起到桥梁与楷模作用；4.8办公室人员须做好保密工作，报废文件须即时销毁，敬重别人的隐私和公司制度。做到不听、不问、不传；4.9定时参加各项会议，参会人员须将移动电话调置静音或关机状态，紧要电话会场外接听；5.0考勤管理5.1办公室业务部、财务部实行六天工作制，周日休息，其它部门每月休息两天，轮休；5.2办公室人员上班时间为上午8：3011：30，下午12：3017：30，全部办公室人员均需按员工打卡规定打卡出勤，迟到、早退、请假、打卡规定及奖罚等按“员工考勤制度”执行；5.3业务员出差需填写“出差申请表”及“工作日报表”经部门主管或公司领导批准后送人事行政部备案，如出差时间延长需电话到公司领导批准并知会人事行政部，否则一律按旷工处理；6.0车辆管理规定6.1公司车辆统一由办公室管理、调度，未经批准任何部门或个人不得擅自布置使用车辆；6.2员工私事不得坐车外出，如因需要跟车帮忙搬运的，需由公司统一按排，员工私自跟车外出所发生的一切事故责任由员工自行承当；6.3未经批准公司车辆晚上一律不得停放在外，违者对驾驶员处100元/次罚款；6.4驾驶员要认真搞好车辆的日常维护和保养工作，出车前后要严格检查车辆，严禁带故障行车；6.5车辆发生故障或其它损耗需修理更换零件时，驾驶员应及时提出修理看法，经公司领导同意后方可进行修理；驾驶员出车加油、维护和修理及车辆运行时要做好记录，包含燃油费、过路费、停车费、维护和修理费以及车辆行使里程记录等；6.6驾驶员不得私自出车或私自将公司车辆载人载货，严禁将车辆交给非公司驾驶员驾驶使用，违者后果自负，且对公司驾驶员处100元/次罚款，如造成严重后果者，公