企业员工档案保管协议

合同编号：__________企业员工档案保管协议甲方（用人单位）：_______乙方（员工）：_______鉴于甲方作为用人单位，拥有管理员工档案的权利和义务；乙方作为甲方员工，同意将其个人档案交由甲方保管。为确保双方权益，经甲乙双方友好协商，特订立本协议，以共同遵守。第一条档案保管内容1.1本协议所称档案，包括乙方的个人基本信息、入职登记表、劳动合同、工资条、社会保险和公积金缴纳记录、职务变迁、奖惩记录、离职证明等相关资料。第二条档案保管期限2.1本协议签订后，甲方应对乙方档案进行长期保管。除非乙方明确提出解除保管要求，否则甲方不得提前终止本协议。2.2乙方如与甲方解除或终止劳动合同，甲方仍应按照本协议约定保管乙方档案。第三条档案保管方式3.1甲方应采取适当措施确保乙方档案的安全、保密，防止档案遗失、损坏或泄露。3.2甲方应指定专门部门或专人负责乙方档案的管理工作。3.3甲方有权对乙方档案进行查阅、复制和销毁，但需遵循相关法律法规规定，不得侵犯乙方隐私。第四条档案的查阅与复制4.1乙方有权在符合法律法规规定的前提下查阅和复制其个人档案。4.2乙方查阅和复制档案时，应向甲方提交书面申请，并说明查阅或复制的理由。4.3甲方应在收到乙方申请后15个工作日内完成查阅和复制工作，并反馈给乙方。第五条档案的转递5.1乙方如与甲方解除或终止劳动合同，甲方应在办理离职手续时将乙方档案转递至乙方或乙方所在的新单位。5.2甲方转递档案时，应确保档案的完整、密封，并在档案袋上注明乙方姓名、身份证号码、转递单位等信息。5.3乙方在新单位收到档案后，应向甲方出具接收证明。第六条违约责任6.1甲方违反本协议约定，导致乙方档案遗失、损坏、泄露的，应承担相应的法律责任。6.2乙方违反本协议约定，导致甲方无法履行档案保管义务的，应承担相应的法律责任。第七条争议解决7.1本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。7.2双方在履行本协议过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。第八条其他约定8.1本协议一式两份，甲乙双方各执一份。8.2本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至双方解除或终止劳动合同之日止。甲方（用人单位）：_______乙方（员工）：_______签订日期：_______年_______月_______日注意事项：1.确保合同内容的完整性和准确性，包括但不限于档案保管内容、期限、方式、查阅与复制、转递等条款。2.明确双方的权利和义务，特别是甲方作为用人单位的保管权利和乙方的查阅、复制权利。3.注意保密条款，确保甲方在保管档案过程中不得泄露乙方隐私。4.明确违约责任，包括因违约导致的档案遗失、损坏、泄露等情形。5.约定争议解决方式，如友好协商和向有管辖权的人民法院提起诉讼。解决办法：1.若甲方违反合同约定，导致乙方档案遗失、损坏、泄露，甲方应承担相应的法律责任，包括但不限于赔偿乙方损失、恢复名誉等。2.若乙方违反合同约定，导致甲方无法履行档案保管义务，乙方应承担相应的法律责任。3.若双方在履行合同过程中发生争议，应进行友好协商，协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。关键词语的法律名词解释：1.用人单位：指依法成立，招聘劳动者为其提供劳动，并支付劳动报酬的企业、个体经济组织、民办非企业单位等。2.劳动者：指具有劳动能力，与用人单位建立劳动关系，为其提供劳动的人。3.档案：指劳动者的个人基本信息、入职登记表、劳动合同、工资条、社会保险和公积金缴纳记录、职务变迁、奖惩记录、离职证明等相关资料。4.保管期限：指双方约定的一生效，有效期至双方解除或终止劳动合同之日止的期限。5.查阅：指劳动者有权在符合法律法规规定的前提下，查看其个人档案的权利。6.复制：指劳动者有权在符合法律法规规定的前提下，复制其个人档案的权利。7.违约责任：指一方违反合同约定，导致合同无法履行或造成对方损失时，应承担的法律责任。8.争议解决：指当双方在履行合同过程中发生纠纷时，通过协商、调解、仲裁或诉讼等途径解决纠纷的行为。特殊应用场合：1.员工跨国工作：若员工在合同期间内需要跨国工作，甲方应确保档案能够顺利转递至国外，并符合国际档案转移的相关规定。补充条款：甲方应协助乙方办理跨国档案转移手续，包括获取必要的证明文件，确保档案在跨国转移过程中的安全性和完整性。2.员工长期休假：若员工因特殊原因需长期休假，甲方应继续履行档案保管义务，确保档案在休假期间不受损害。补充条款：甲方在员工休假期间仍需妥善保管其档案，不得随意销毁或泄露档案内容。3.员工退休：员工退休后，甲方应将档案转递至乙方指定的退休安置单位或个人手中，并办理相关手续。补充条款：甲方应在员工退休后30个工作日内将档案转递至乙方或乙方指定的单位，并出具转递证明。4.员工死亡：员工去世后，甲方应将档案转递至其法定继承人，并办理相关手续。补充条款：甲方应在员工去世后30个工作日内将档案转递至员工法定继承人，并协助办理相关手续。附件列表：1.乙方入职登记表2.乙方劳动合同3.乙方工资条4.乙方