制度文件管理规范

第一条为规范养老服务有限公司（以下简称“公司”）所有管理制度的制定、发布、修订和废止等工作程序，提升公司制度标准化水平，建立统一、简洁、高效的制度管理体系，结合公司实际情况，特制定本规范。第二章适用范围第二条本规范适用于公司所有部门。第三章职责分工第三条综合管理部是制度发布的归口管理部门，主要拟定制度编号并留存记录、管理业务领域编写规则；（二）确定规章制度的更新计划并督促执行，组织对新增或修订的规章制度进行审核及审批，负责制度的格式审核、校对、审批后发文并对发文的各项制度进行归档；（三）负责对已发布的一级制度按照部门进行登记，并形成《照护养老服务有限公司有限公司管理制度发布清单》）；（四）负责对各部门制度变更(包括新增、修订和废止等)工作进行指导、监督和管理。第四条公司各部门负责各自职责范围内的制度制定、修订等工作。（一）负责执行公司制度管理规则，根据规则对本部门职责范围内的规章制度体系进行建设、管理和持续优化，确保相关制度的有效性、完备性和一致性，实现本部门管理工作的高效、有序；（二）根据管理和业务要求对本领域制度进行新增、修订和废止，并按程序进行报批，牵头对制度内容进行宣传与总结、反馈制度中的问题，便于对制度内容的调整和完善；（四）跨部门制度由关联部门共同编制，在编制过程中应充分听取相关部门的意见，必要时，可开展内外部调研。第四章制度管理规范第五条公司制度按照其规定内容的影响程度、影响范围与操作性可细分为四个级别：（一）零级制度：以基本法、战略白皮书、管理纲要等制度为最高级别管理制度，由公司执委会签发；（二）一级制度：以管理制度、管理规范、规则命名，强调全局层面，需公司全员执行，由公司执委会签发；（三）二级制度：以管理办法、管理规定命名，主要在公司各部门层面，需部门全员执行，由部门负责人签发；第六条公司制度制定、修订应遵循以下原则：（一）合法性原则，制度要符合法律法规的相关规定和国家强制性标准；（二）前瞻性原则，从公司持续发展的角度出发制定制度，避免频繁修改；（三）系统性原则，规章制度之间相互衔接，避免出现割裂、交叉重复或冲突；（四）全局性原则，各部门制定制度，应着眼全局，制度不仅可以在部门施行，也可以在公司进行复制、推广；实际和战略目标，具备切实可行性和适用性。第七条公司制定了制度管理规则，各部门在制度编写实际执行过程中，需根据本规则制定的要求和制度编写模板（附件2）进行规范编写：办法、规定、实施细则、操作指引、作业标准（SOP）”等作为公司制度的名称。各部门可根据制度内容的需要进行制度命名，制度名称必须以“公司简称+管理内容+制度名称后缀”的格式命名。一级制度名称后缀可根据实际情况选择“管理制度、管理规范、规则”中的一种；二级制度名称后缀以“管理办法或管理规定”命名；三级制度名称后缀可根据实际情况选择“实施细则、操作指引或作业标准（SOP）”为后缀命名。公司的制度一经发布均为正式版本，制度名称中禁止含有“草案”、“试行”等词汇。公司管理制度编号由六部分组成，有公司名称简称、组织代隔开，具体形式如下表：公司名称文件名称代码流水号版本号YLFWZHGZV1.0M3养老服务有限公司”简称代表“综部”表示组织第一个制度表示制度第一个版本表示全1．组织代码缩写规则，具体如下表：综合管理部YY财务采购部CW营销招商部YX工程管理部GC设计管理部养生服务中心YS护理服务中心HL物业服务中心WY2.文件名称代码：表示该制度文件的名称后缀，如制度名称后缀为“规则”，则该文件名称代码为“GZ”，如制度名称后缀为“办法”，则文件名称代码为“BF”，文件名称代码，具体形式如下表:制度文件名称后缀ZDGFGZBFGD实施细则SSXZ操作指引CZZY作业标准SOP3.流水号：01表示组织第一个制度，第二个制度流水4.版本号：制度版本初次审批通过为V1.0，下年度集中修订时，原则上，部门名称、文字描述的优化，版本号升级为V1.1，如识别出该制度规则或者内容需要重大修改（修订内容达到5条及以上）时版本号直接升级为V2.0，以此类文件保密级别公开对象特别说明M0一般限于高层管理执委会成员M1一般限于中层以上总监及以上M2限于涉及的某个人或某部门M3全员公开(三)格式要求：制度文件建议使用WPS或Officeword办公软件编写，页边距设置为“普通”（自动格式：上下边距2.54厘米，左右边距3.18厘米）。1.制度封面：包含制度标题、编号、制度属性、制度发布和2.制度目录：制度目录需包含一级标题以及该内容对应的页3.制度标题：字体字号为宋体，二号字，加粗，行距为单倍行距，段后距离设置为1行，段落对齐设置为居中；4.制度正文：字体字号为仿宋，三号字，行距为固定值28磅，段落对齐设置为两端对齐，首行缩进2字符；5.页码设置：页码自制度正文开始编辑，位于页脚居中设置，以阿拉伯数字“1”起始，数字不编虚位（即1不编01）；6.文件中所有的西文字体及数字均设置为仿宋。第八条制度内容的编写必须根据四级制度管理体系把握好制度的内容，根据本规则格式及编写要求做到规范准确、内容详实。制度文件必须包含以下内容：（一）编制目的：简要阐述本制度制定目的、意义及目标；（二）适用范围：描述本制度适用的企业层级范围，如公司（三）职责分工：描述本制度所涉及的相关部门应承担的职（四）制度内容：编写本制度具体相关内容或要求，制定本制度文件检查机制与违反本文件的处罚规则；（五）附则：包含“本制度由部门负责解释”以及“本制度自公告颁布之日起生效实施，原版本()第九条制度新增（一）各部门可根据自身管理活动及业务开展需求新增本领域管理制度，确保本领域的管理制度体系内容不交叉、不重（二）制度文件的编制需符合公司制度编写规范中的要求，格式统一、内容规范、描述准确；（三）制度文件中，如涉及其他相关部门职责或管理要求，制度的责任部门应与相关部门进行充分沟通并达成一致意见后，方可定稿；（四）一级制度定稿后，制度的责任部门应于OA发起“新增制度申请流程”，明确新增制度的目的和层级，并将起草和修订情况填写于制度修订摘要表（附件3），并附上制度文件及所有相关附件表单。待流程审批通过后，经公司审批的一级制度文件由综合管理部拟定发文通知。由部门负责人签发的二、三级制度文件，需完成文件编码及登记，更新本部门的文件管理清单，由部门自行存档，电子档需在部门共第十条制度修订（一）集中修订：原则上，公司于每年10月份由综合管理部牵头对已发布的制度组织集中修订工作，修订时间截止至当年12月底，并于次年1月正式下发；所有部门需回顾本年度所有制度的执行及修订情况，对本领域制度进行新增、调整和完善。（二）动态修订：各部门可根据自身管理活动及业务开展情况适时对本领域制度进行修订。临时补充、完善的一级制度文件，需以《管理提示》（附件4）的形式进行。在集中修订文件时，各修订部门需将《管理提示》的内容更新到新修订文件中。（三）各部门自行修订制度后，一级制度应于OA发起“修改制度申请流程”，明确制度修改的内容，并附上制度文件及所有相关附件表单。待流程审批通过后，经公司审批的一级制度文件由综合管理部拟定发文通知。制度修改完成后，旧版本相应被废止销毁，同时在系统中被覆盖。（四）由部门负责人签发的二、三级制度文件，需完成文件编码及登记，更新本部门的文件管理清单，由部门自行存档，电子档需在部门共享。第十一条制度发布所有需经公司审批的一级制度须OA流程进行审批，由综合管理部统一审核格式、校对，并经公司执委会审批后，由综合管理部统一进行发文，未经发布的规章制度不具有效力。公司一级制度的发文范围原则上为全员发布，发文内容包括：发文通知、制度文件及所有相关附件表单。如各部门对发文范围或发文附件有特殊要求的，应在提起制度审核流程时进行说明。第十二条制度评估制度评估：各部门每年定期对各自制度管理及执行情况进行检查与评估，并在规定时间内完成制度的整改。制度自查：各制度责任部门根据制度执行情况，进行制度执行意见收集、汇总，原则上新发布的制度三个月之后可由制度责任部门根据需要通过《管理提示》的形式进行修订。第十三条培训宣贯制度发文后，公司各部门应自行组织进行学习，及时了解公司的最新管理要求。制度责任部门主导，综合管理部人力及行政协同对重点制度在发文后半个月内进行宣传、培训。拟定的宣传、培训课件、材料需报综合管理部备案。第十四条评审流程（一）公司各部门根据工作实际需要起草制度初稿，一级制度由部门负责人初审，二、三级制度由部门负责人审批。（二）制度涉及两个以上部门的，起草部门组织相关部门评审或会签，以征求相关部门意见，并由起草部门进行进一步修订；（三）经评审或会签完成后，起草部门可将制度提交综合管理部进行格式、规范性审核；随后由起草部门提交OA发文流程进行审批；（四）公司一级制度经执委会审批完成后，由综合管理部在公司范围内进行发布实施。第十五条制度废止公司一级制度的废止应由该项制度的责任部门于OA系统发起“废止制度申请流程”，最终经执委会审批同意后，将相关制度停止实施。需公司审批的制度，废止