公司人事档案管理办法规章制度范文（2篇）

公司人事档案管理办法规章制度范文一、总则1.为规范企业人事档案管理，保障员工合法权益，提升管理效能，特制定本规程。2.本规程适用于公司全体在职员工的档案管理工作。3.公司人力资源部门负责制定详细的操作规程，并进行监督和指导。二、档案管理责任主体1.公司人力资源部门负责全体员工档案的建立、维护和管理工作，同时负责相关政策的制定。2.各部门需负责收集和整理员工档案资料，确保档案的完整性和准确性。三、档案的建立与整理1.员工入职时，人力资源部门应使用规定的表格，整理其个人信息及证件复印件，形成档案并存档。2.员工离职时，人力资源部门需整理其档案并归档，注明离职日期。3.针对员工的晋升、调动、升职等情况，人力资源部门应及时更新档案并归档。四、档案的保管1.员工档案应妥善保管，不得擅自转交、遗失、损毁或篡改。2.公司人力资源部门应建立档案管理系统，以确保档案信息的机密性和安全性。3.人力资源部门应定期对档案进行备份，存储在安全的备份设备中，防止数据丢失。五、档案的使用与查询1.员工有权查看自己的档案，但不得擅自复制或提供给他人。2.他人如需查阅员工档案，需获得员工本人的授权，并遵循公司规定的程序。3.人力资源部门应提供及时、准确的档案查询服务，以保障员工的合法权益。六、档案的保密1.人力资源部门应严格遵守国家、地方和公司相关法律法规，确保员工档案信息的保密。2.人力资源部门不得泄露员工档案信息，不得用于非法活动。七、违规处理1.任何单位和个人不得违反本规程，否则将面临相应的纪律处分。2.对于故意篡改、毁损员工档案或泄露档案信息的行为，公司将依法追究法律责任。八、附则1.本规程自发布之日起生效。2.本规程的解释权归公司人力资源部门所有。3.对于本规程未涵盖的事项，由公司人力资源部门另行制定相关规定和流程。本规程旨在规范人事档案管理工作，保护员工权益，提高管理效率。在实际操作中，人力资源部门应严格遵循本规程，员工也应了解并遵守相关规定，确保个人档案的机密性和安全性。通过高效的人事档案管理，将更好地促进公司发展和员工成长。公司人事档案管理办法规章制度范文（二）一、目的与依据为了规范公司人事档案的管理工作，确保档案的完整性、安全性及可查询性，进而提升公司人事管理的效率与质量，特依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，制定本管理办法。二、适用范围本办法适用于公司内所有人事档案的管理活动，涵盖员工入职、调动、离职等各类人事变动的档案管理。三、管理责任1.公司人力资源部门负责人需全面负责人事档案的管理工作，包括档案的整理、归档、存储及销毁等各个环节。2.各部门负责人需负责本部门员工的人事档案管理，确保档案的及时更新与准确完整。四、档案存储与归档1.人事档案的存储形式可根据实际情况灵活选择，包括但不限于纸质档案、电子档案或二者结合使用。2.纸质档案需按照员工姓名、工号、部门等信息进行分类存储，明确标注存放位置及责任人。3.电子档案则需建立统一的命名规范与文件夹管理制度，以保障档案的统一性与可检索性。4.所有人事档案的存储与归档均需通过授权渠道进行，严禁未经许可私自复制、转移档案。五、档案的更新与维护1.员工入职时，需按既定程序提交相关入职材料，包括但不限于身份证复印件、学历证明、就业协议等，并及时归档。2.员工发生调动、晋升等人事变动时，需及时更新档案中的相关信息，并妥善保留原始材料以备查阅。3.员工离职时，需完成离职手续，并按规定程序进行档案的整理与归档工作。4.档案的更新与维护工作需由专人负责，确保及时性与准确性。六、档案安全与保密1.人事档案需妥善保管，严禁私自带离档案存放区域或移交给未经授权的人员，以保障档案的完整性与安全性。2.纸质档案应存放于安全的档案柜中，电子档案则需使用专用存储设备存储，并设置密码保护与权限管理。3.涉密档案需严格按照国家相关规定及公司保密制度进行管理，确保档案的机密性与保密性。七、档案查询与利用1.员工有权查阅自己的档案，但需提出合理请求并经授权后方可进行。2.其他人员查询档案时，需提交申请并说明查询目的与理由，经授权后方可进行查阅。3.档案的利用需遵循相关规定，确保合法合规，并经授权后方可使用。八、档案的销毁与报废1.人事档案在归档满____年后可申请销毁，但需经过相关程序与部门批准后方可执行。2.归档满____年的人事档案在销毁前需进行清理与整理工作，保留重要信息并记录销毁档案明细以备查