工程资料管理制度

PAGE目的为规范项目工程资料管理，特制订本制度。范围适用项目的工程资料管理工作术语与定义图纸：包括但不限于系统图、平面图、设备详图、原理图；设备技术资料：说明书及记录资料、设备检测记录、《设备运行记录表》、《巡检记录表》、《设备维护保养记录》等。分类管理原则本部级管理制度。职责岗位职责项目负责人监督本规范的执行。工程负责人制定/优化工程资料管理制度；确认工程资料领/借用手续；组织新设备资料的移交及后期管理。工程助理落实本规范；建立资料台账；完成资料存档、保管及领/借用手续。工程部员工办理借阅手续，进行资料查找；负责办理领/借用手续，进行资料使用。方法及过程控制资料分类工程图纸类项目相关的图纸资料，主要信息源自发展商及其他相关单位及部门；图纸包括但不限于总平面图、图纸说明、分层平面图、结构图、建筑图、系统图（强电、给排水、暖通、弱电）、立面图、装修图、剖面图、详图、大样图、原理图等。原始资料类项目立项、审批、材料/设备进场的原有资料；施工过程中每一道工序现场实测实量的记录资料；项目开工资料、设计变更资料、设备/材料说明书、合格证、检测报告、工程量清单等。设备资料类项目建筑内各类设备、设施的统计及参数资料；设备安装资料，调试记录；运行记录、维保记录及维修记录等；检测记录（水质检测、防雷接地测试&安全阀检测等）。日常文档类部门内部或部门对外收、发的各类文件、资料及日常所处理的文件、资料（有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表等不同形式的历史记录）；检查、检测记录；审批、操作记录；外委承包商提供的检测报告；故障、缺陷记录。二装类项目入驻客户的二装图纸、资料；甲方施工改造及小型工程资料等。工程合同类与外部单位签订的合同，主要针对项目建筑内设备设施的维保、维修、工程施工、改造等；招投标资料。管理要求存档要求（通用）原始资料保存时间为事物生命周期的2-5倍（符合国家档案存放标准）；过程记录存放时间为5-8年；图纸等原始文件第一时间存入会议室（如无源文件可将复印件、影印件或照片存档备查）；各专业建立档案管理体系需交工程部办公室存档，包括所有的工程设备档案资料、维修维保记录等专业涉及的内容。对于档案中的问题，工程部与各专业负责人、档案接口人进行修改、完善；为方便运行期间记录数据的查询、分析由各专业档案接口人负责本专业各类运行记录表格的短期（1个月）保存，保存期过后，统一将记录上交工程助理，进行统一保存；各类档案统一存放档案盒或档案夹内并贴上标签；妥善保存各类档案，如发现用途不明的资料应交工程部负责人审阅确定用途；工程资料负责人应做好档案的收集、整理、鉴定和销毁、统计和利用等基础工作，熟悉所保管的档案情况。查找与借阅（通用）查找资料原则上在会议室指定的区域查阅，避免带出；需要带出会议室查阅的要求有工程部负责人或项目负责人同意；借阅档案时须经相应专业负责人以上人员批准，专业负责人借阅档案须经工程负责人批准，办公室进行登记《文件资料借阅登记表》，按期归还，如需续借的要重新登记；工程图纸资料类：借阅时间最长为1天；设备资料档案类：借阅时间最长为1周。工程图纸资料此类档案属物业管理处重要性档案，需永久保存；在日常工作中由工程部办公室统一管理；根据不同专业划分图纸，按要求统一编号、存档；各专业均按照以下格式要求整理图纸如下；图纸编号的原则：按照每份图纸上所给定的编号，工程部不再另行编号；目录格式如下：如在实际工作中对图纸进行更改，需由各专业负责人在图纸上进行备注说明。设备资料档案此类档案属物业管理处重要性档案，需永久保存；工程部办公室、各专业负责人共同进行管理；根据专业划分设备资料，同时工程部办公室建立统一的表格；主要用于记录各个设备设施的基本参数、厂家、相关说明等，以便对系统的全面了解和控制；设备档案分别形成目录由工程部办公室统一备案；各专业对相关设备发生的变化应及时在专业相关表格中进行修改，确保其时效性。客户二装文档该类档案根据工作要求进行存档，由工程部办公室统一管理；文件按照机电改造、二装文件、竣工图纸等方面进行分类。日常文档该类档案根据工作要求进行存档，由工程部办公室统一管理；文件按照收文、发文、会议纪要、工作报告、内部工作联系单、等方面进行分类。合同文档此类档案属重要性档案，需长期保存；工程部办公室进行管理；根据签约时间顺序保存资料，同时工程部办公室建立统一的表格；用于记录各合同涉及工作项目、厂家、期限等相关说明等，以便对合同的全面系统管理；EHS及风险管理序号风险控制措施1存放安全参照火灾应急预案维护与解释该作业规范解释权归项目工程部所有。相关文件类型编号名称备注管理制度VS(政企)-SHSSXSFM-104工程报修作