办公室主任工作内容及标准

办公室主任工作内容及标准第一章办公室主任工作标准概述

■办公室主任工作的特点1、政治性[要体现党的路线、方针和政策。]2、辅助性[只能根据领导的指示和决定行事，绝不可越俎代庖。]3、全面性[其他职能部门不管的杂事，也要主动加以关心、协调。]4、事务性[事无巨细，几乎都要办公室主任关心、检查。]5、保密性■内部和外部工作条件要求1、干部队伍素质良好2、组织合理和程序科学3、信息渠道灵敏畅通4、办公条件和服务手段不断改善■办公室主任的职责1、承办职责［主办、会办、转办、催办］经上级部门、同级领导个人、下级部门，承办一些事务。2、参谋职责⑴协助领导安排工作⑵协助领导做出决策⑶为领导收集信息时，把好文件筛选关和质量关“顺向”参谋——“辅助性参谋”“逆向”参谋——“劝阻性参谋”“侧向”参谋——“提示性参谋”3、管理职责⑴文书管理｛建立、健全各项有关制度；指导、督促各文书处理部门的工作｝⑵信息管理｛包括党政机关的信息工作｝4、协调职责纵向协调上令下行下情上达以点带面做好推广工作横向协调统一修改文件、规定平衡、安排一些部署、会议、临时检查维护规定、平息矛盾统一各方意见，协助领导作出裁决内部协调协调一致员工的意见让每个员工发挥所长3.《转办通知单》填写完毕之后，应将转办的督查事项内容标题填写在《督办通知单》上，并将有关事项内容的全部资料复印一份，包括领导人的《批示意见》在内。4.确立承办单位的办结时限要求，并填写在《督办通知单》。5.将《督办通知单》、《督办事项》内容的复印件，以及领导《批示意见》的复印件，一并装入信封封好，并在信封上注明编号，送“机要公文交换站”发出。6.对领导人口头交办的事项，如须转办的，除在《转办登记簿》上登记外，一般不填发《督办通知单》，通常采用电话的方式或直接到承办单位转交，然后在转办登记簿上注明转交日期及受理人单位、姓名即可。第六章收文处理标准

■文件呈阅的方法一、注传法和存注法

注传法，即“注发”与“传阅”。此法适宜处理上级来文，上级来文一般固定份数，要固定发某些单位或个人。这种文件的分发，除固定的范围外，要留一份传阅（传后存档），并在该份文件上签署“注发意见”。《注发表》可与《传阅单》连在一起，即《注发传阅单》。注发人同时签“传阅范围”（单位或个人），一式两份。此表附在最前面，与文件订在一起即可。

存注法，是把“存档”和“注发”。这种方法适宜于处理下级送的情况、资料。下级报来的情况、资料一般不予传阅，只分发给有关领导和部门并留一份存档。然后交办公室主任注发，此份自行留存。二、阅注法这是处理下级请示、报告的一种方法。收发员收文登记后，填写《阅办单》，请办公室主任拿出“拟办意见”，然后连同《请示（报告）》一起送有关领导批示。三、拟办批示将请示、报告送领导批示以前，办公室主任对《请示（报告）》中提出的问题，需要拿出初步意见供领导参考。形成“拟办意见”。四、摘要注办所谓“注办”，就是把文件的“处理结果”在文尾或《公文处理单》上，作简短的注明。■请办一、批抄包含“请批”和“抄发”两层意见。批抄就是要解决来文请谁批、送谁阅的问题。批抄包含在拟办中，就是给收文安排一个合理的批阅对象。二、加抄加抄亦称加发。指来文经过批抄以后，还要增发某些单位和个人。三、请办指经授权的文书工作人员，将需要办理的文件直接注明送请主管业务部门经理。请办是拟办意见的一种，可在文件左上角注明“请××部门办”或“请××部门商××部门办”。并加盖公文处理章。三、请批请批是文书部门将收文送领导同志批办。一般要附上“公文处理单”，由领导同志批示具体意见。请批是拟办的重要环节，也可以看作是拟办意见的主要内容。请批一般有三种情形、三种写法：1.经过深思熟虑，对上级来文如何贯彻、下级问题如何解决有一个具体的处理意见时，应该用简单、明确的语言，尽可能将处理方案写明；如果有两种以上的处理方案，也可一并提出，同时表明自己的倾向性意见，供领导决策参考。这种情形可以在“公文处理单”上写上“请××同志批示”，下边写上具体方案。2.提不出具体方案，但可以提出由哪个部门去办。这种情形可以在“公文处理单”上写上“请××同志批示，拟请××部门办理”或者“请××同志批示，拟请××部门主办，会同××部门处理”。3.对重大问题不便发表意见，或者不能确定应该由哪个部门承办的，则只在公文处理单上注明“请××同志批示”即可。四、批办需要贯彻落实的文件，通常有两种批办方法：一是先批请单位领导人阅示；二是同时批送有关部门提出具体贯彻落实意见。需要办理和答复的文件，要批明承办部门、承办人、承办期限及处理要求和方法等。需由两个以上部门承办时，要明确指定牵头的部门，即主办单位。对紧急重大和有疑难问题的文件，应首先请机关领导人阅示，然后再按领导指示办理。阅知性文件，批明需阅知的领导同志、部门和范围即可。批办意见没有固定不变的格式。一般来说，，用“请××办理”、“请××批示”、“请××申视”等，承办部门或承办人必须提出答复意见，不能办理的，要说明原因。另有些来文在结尾写有“如有不妥，请批示”、“不妥之处，请予指示”等，就属于无问题便无需答复的范围。批办这类文件可使用“请××审阅”、“请××阅”、“请××阅酌”、“请××研究”等。这类批办意见，常用于阅知性工作。■传阅一、传阅的范围1.上级机关的指导性文件或重要会议文件。2.需要几位领导共同批办的文件。包括下级机关的请示，上级机关有关部门专项业务文件，以及本机关制发的需要会签的文件等。3.机关领导在文件上有重要批示，需要其他领导同志和部门阅知、阅办的文件。4.重要的刊物、资料以及具有供领导参阅价值的材料和信函。

二、传阅的要求应由文书部门在文件首页附上“文件传阅单”。文件阅毕后，阅看文件的人员要在“文件传阅单”上签注姓名和日期。三、传阅的方法1.分送传阅法先送第一应阅人，第一应阅人退回后，再送第二应阅人，依次传阅。2.集中传阅法利用单位领导集中学习或开会的机会，在会前或会后，将紧急而又简短的传阅件集中传阅。3.设立阅文室法大中型机关设有“阅文室”，有关应阅人员应尽量到阅文室阅读文件。阅文后也应在传阅单上签名，便于管理谁看了、谁还没有看，防止漏阅。4.横传法即文件从主任部门送出后，第一应阅人阅后传至第二应阅人，直至由最后一位阅文人将文件退回办公室。横传交接，阅文双方必须在办公室“挂号”和“销号”，让办公室及时掌握文件的去向。5.回传法后边阅批人的批示意见需要向前边已经作过批示的领导同志通报，这个倒流传阅的过程称作回传。6.专传法由专人将文件送给有关领导同志，坐等领导同志阅完后，马上送其他领导，直到传完为止。这种方式只在两种特殊情况下采用：一是特急件，二是绝密件。

■催办一、催办的具体范围1.上级机关主送本机关，并需要具体实施、贯彻执行的文件。2.所属部门及下级机关主送本机关的请示及其他需要办理的文件。3.平行或不相隶属机关发来商洽、征询事务，需办理或答复的函件。办公室催办工作的重点应放在对内催办上。对外催办一般可由机关主管业务部门负责。二、催办的方法1.电话催办2.发函催办3.登门催办4.请承办部门来人汇报三、催办的具体要求

重视催办工作

健全催办制度

催办文件要有登记——也可以利用“收文登记簿”兼作“催办登记簿”（在“收文登记簿”上留出一部分帐页专门登记催办性文件）。

■承办一、承办工作的要求

按照领导批示，及时提出具体处理意见（有前案材料的应将前案材料附在后面），报本部门领导审批后立即处理，并将处理结果及时报告领导。

凡领导“批办意见”中明确提出由某部门牵头承办的，牵头部门就要先准备好处理意见，邀请协办部门协商会签，将意见归纳整理，报领导审批。如有分歧，应报送领导裁决，或按照领导意见再次会商。

承办人要将“处理结果”填写在“文件承办单上”，或另写一份材料附在承办文件上（注明承办部门和承办人），然后将承办文件转回主管部门拟复。

对已经办理结案的文件，要向交办机关报送结案报告，并做好注办工作。■办复一、办复的含义办复是指需要办理的文件在办理完毕后，对来文机关所作的答复。它体现了收文处理过程的最终结果。办复通常由主管部门承担，但有些承办文件，承办部门也可依据领导同志的指示或经主管部门同意后直接办复。二、办复的形式与做法1.函复即用行文的形式答复。一般情况是，由承办人代拟文稿，然后经部门负责人审查签署后，连同“交办文件”及“领导批示”一并退回交办机关的办公室审核送领导签发。2.口头答复传达处理意见后都要作记录。记