项目资料、档案的管理

项目资料、档案的管理第1条适用范围和目的本规定适用于各工程项目部在工程开工时至工程移交后的整个周期中产生的文件、资料。规范项目部工程管理过程中文件、资料的收发、整理、组卷、查阅、销毁以及移交，保证文件、资料的有效使用。第2条工程文件资料管理的职责第2.1条项目部资料员负责除第三条18项资料外的工程文件、资料的日常管理工作（包括资料编号）并对归当资料的有效性负责。第2.2条项目部专业工程师和项目经理负责工作范围内的工程资料的整理、审查和移交资料员，对文件、资料的完整、正确以及有效使用负责；同时负责保管第三条18项和6项设计图纸资料和实物的看管。第2.3条项目经理对辖区内的文件资料的管理和有效使用负领导责任。第2.4条总工办负责监督本规定的贯彻实施以及本规定第10.4条的保管工作。第3条文件资料的分类第3.1条文字资料：1、工程前期开工手续资料（如：施工许可证、中标通知书、噪音施工许可证、质量备案资料、档案责任制备案资料）2、工程项目合同/协议以及公司批准的延期申请3、施工组织设计和补充施工组织设计（审批单作为其附件）以及监理规划和细则、总施工进度计划4、监理月报、指令、通知、函件和承包商回复（23、24项外的资料）5、甲方指令、通知和承包商回复以及现场移交书和开工令6、设计图纸和设计文件以及交房标准7、甲方专题会议纪要和监理例会纪要8、工程质量事故核查、处理资料9、施工进度统计、计划报表10、工程量报表及请款单11、设计变更12、现场变更洽商与经济签证13、图纸问题技术核定单14、提料单15、认价单16、工程款支付凭证记录表；违约罚单17、（行政监督部门参加的）分部验收资料以及会议记要和整改报告18、施工日记和工程过程检查记录资料（包括样板验收资料）和水电费用计量凭证19、外部文件资料20、公司内部部门间往来资料21、内部工程竣工验收资料、保修期满解除确认表22、勘察资料23、单位工程桩基竣工资料（装订成册版）24、单位工程工程竣工资料（装订成册版）。第3.2条图片图象资料：工程项目照片、录音、录像带等第3.3条电子资料：现场项目管理资料以及公司各部门电邮的资料第3.4条实物：合格样品第4条文件资料的组卷第4.1条文件应分类夹订成册，并在每册文件夹的首页编制该册文件目录。第4.2条对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂；一组资料分装多个档案盒时，“**资料卷一、二、三……”进行标识。第4.3条组卷应以第三条分类为依据，以确保便于查阅。第4.3条文字部分资料除第3条的6和18项外均采用A4纸张整理归档，原资料为非A4时，折叠成A4版式。第4.4条图片、图像以及电子资料保存于项目经理或主管电脑文件夹中，在资料属性中注明资料名称、签署人以及日期等重要身份资料；实物资料保存于监理办公室样板区内（各项目部可根据项目管理特点自行组团）；样板右上角标签注明其属性。第5条文件资料的编号第5.1条原文件资料自带编号时延用其编号；没有时采用第5.2条规定。第5.2条统一编号方法事例栋号名称缩写文件分类缩写-变更例：[8#楼]-BG-TJ（DQ\SN）-001专业分类缩写文件顺序号第6条文件资料收集与整理第6.1条各资料责任人在收到文字性文件资料后应进行审阅、原位标注等工作，并及时移交资料员进行编号归档。第6.2条对于变更已归档的资料，资料责任人应告知资料员修正/废止的部分：全部作废时，将作废资料作为其附件归档，编号不撤消并在资料目录中注明废止和保存地；部分废止时，资料责任人协助资料员在作废项进行“废止、改为**号第*条”标识。第6.3条图纸变更时，资料责任人应书面通知使用人和保存人并限期将作废图纸返回销毁后发放图纸变更。第7条作废文件资料的销毁第7.1条作废的文件资料是指整套施工图纸或者部分施工图纸已经设计方通知进行更换和期满的文件资料。第7.2条销毁方法：设计图纸类：从使用者手中收回并移交总工办专业工程师。外来文件资料：对于监理单位和施工单位：项目经理下达作废工作联函且送达；对于项目部人员：资料员收回标识作废标识后搁置。期满文件资料：由项目经理与资料员进行集中火销毁。第8条文件资料的传递与移交第8.1条设立文件签收本，一切文件资料必须送达时要求签收；设立文件发文本，一切文件资料必须发送时要求接收人签收。第8.2条设计变更、洽商以及签证管理见其管理流程。第8.3条竣工资料的移交（见次页）。第8.4条项目部各岗位人员调离本岗位前项目经理应组织同交接人员办理工作移交；相应责任转移。第9条文件资料的借阅施工过程中，各部门、各人员如需借用相关的项目资料，应到项目部资料员办理相应的借阅手续，填写资料借阅登记表，或出具借条，并在使用完毕后，立即归还；资料员对借出资料进行动态跟踪。第10条现场文件资料的保管期限第10.1条移交档案馆、公司档案室或物业后期满的资料：⑴、第3.1条的1项原件、2项原件、8项、17项、22项原件、23、24、项；⑵、第3.2条中属于第3.1条第8项的内容。第10.2条竣工结算后期满的资料：⑴、第3.1条的3-7项、10-12项、14-16项；第10.3条竣工验收后（内部验收）期满的资料：⑴、第3.1条的9项、13项、18-20项；⑵、第3.2条中不属于第3.1条第8项的内容；⑶、第3.3条中失效的文件资料；⑷、第3.4条。第10.4条移交物业3年后期满的资料：⑴、第3.1条中21项。第10.5条长期保存的资料：第3.1条的19-20项中有效的文件资料；第3.3条中有效的文件资工程竣工资料传递流程图流程编号：前置流程：后置流程：部门名称项目部流程名称工程竣工资料传递（不包括桩基等单独备案项目）分包单位施工单位监理单位项目部档案馆物业公司ABCDEF报总包单位竣工资料3套（原件）报总包单位竣工资料3套（原件）整改并重新申报配合上报竣工资料2套（原件）整改