艺术档案收集规范

艺术档案收集与整理规范范围本文件规定了艺术档案收集与整理的术语和定义、基本要求、收集方式、收集内容、实物整理、数字化整理和归档。本文件适用于艺术档案的收集和整理工作。规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T11821-2002照片档案管理规范GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范GB/T39784-2021电子档案管理系统通用功能要求DA/T1档案工作基本术语DA/T13档号编制规则DA/T18档案著录规则DA/T52档案数字化光盘标识规范DA/T58电子档案管理基本术语DA/T74电子档案存储用可录类蓝光光盘（BD-R）技术要求和应用规范DA/T75档案数据硬磁盘离线存储管理规范DA/T78-2019录音录像档案管理规范术语和定义DA/T1、DA/T58界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

艺术档案指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。基本要求文化艺术资料的收集与整理应坚持原始性、真实性、可靠性的原则，并遵守国家相关保密规定。应以艺术内容为单位，随时随地进行收集。收集的文化艺术资料应齐全、完整、系统，应收尽收。应遵循文化艺术资料形成的规律，保持内容间的有机联系。文化艺术资料归档应保证纸质文件与电子文件协调统一。资料收集收集方式通过接收文化艺术相关单位在文化艺术活动中形成的资料。通过征集散失在社会上的反映文化艺术活动内容的资料。通过代管方式和现代化管理条件代为保管。收集内容综合性资料包括但不限于以下内容：各类艺术节形成的资料；调演、汇演、巡演形成的资料；各种艺术比赛评奖活动形成的资料；专场文艺演出活动形成的资料；各类艺术展览形成的资料；各种艺术活动获奖形成的资料；各种艺术学术会议形成的资料；各类艺术活动的计划、方案、总结；各类艺术活动的统计报表；各类对外文化交流活动形成的资料；文艺集成、史志、艺术志等的原稿、定稿、书籍等；革命文化史汇编的书籍和原素材；各类艺术调研成果；各类文艺刊物和出版的重要刊物原稿；各种艺术评论、报道、剪报等；历史文化遗产的抢救、挖掘形成的资料；艺术单位的大事记、组织沿革史等。文学创作资料包括但不限于以下内容：文学本（手稿与印刷本）；创作；采风素材。艺术表演资料包括但不限于以下内容：剧本，包括导演本、演出本、改编本、移植本、外国剧作译稿；还应保留创作的手稿、修改本、发表本；导演和舞蹈编导资料、导演构思、导演计划、导演阐述、导演总结、排练计划；场记、舞台调度资料；舞谱资料；歌曲资料（包括词、曲）；总谱、分谱、旋律曲谱、钢琴谱、合唱谱；剧照、造型照、空景照、气氛照、活动照；角色手记和演员心得；舞台布景设计和制作图；灯光设计图；音响效果图；服装设计图(附衣料）；化妆造型设计图；道具设计与制作图；剧（节）目审查意见资料；演出日志、说明书（节目单）；剧（节）目广告、海报、评论文章；观众来信等。美术、摄影资料包括但不限于以下内容：绘画（中国画、油画、版画、水彩画、素描、速写、壁画、宣传画、年画、挂历、漫画、连环画等）创作形成的草稿、定稿、作品照片和文字说明等；雕塑形成的画稿、三维画稿、定稿和作品说明等；工艺美术创作资料；民间美术创作资料；书法篆刻作品资料；美术展览活动资料；摄影艺术活动资料。社会文化资料包括但不限于以下内容：群众文学（小说、诗歌、散文、民间文学等）创作活动中形成的资料；群众艺术活动形成的资料；组织群众艺术业务培训和辅导形成的资料；群众文化艺术理论研究形成的资料：民族民间艺术调查研究形成的资料；传统民族民间艺术挖掘、抢救、整理形成的资料；民间剪纸艺术形成的资料；少数民族文化艺术活动中形成的资料；少儿文化艺术活动中形成的资料。艺术研究包括但不限于以下内容：文学艺术论著研究资料；美术研究形成的课题资料；艺术史研究形成的课题资料；艺术品种研究形成的课题资料；艺术专题研究资料；艺术作品研究形成的资料；乐器研究资料。个人艺术档案包括但不限于以下内容：个人艺术经历登记表：姓名、笔名（艺名）、性别、籍贯、出生年月、民族、何时何地加入何种党派、文化程度、级别（职称）、业务专长、婚姻、健康状况、主要社会职务、本人简历、艺术经历、艺术成果（特色）；艺术活动资料：生活照和艺术照各一张、个人艺术总结、角色自传、学术性的发言稿件、发表的文章、被邀请参加的各类艺术活动资料、创作的作品、说明书、活动照片、获奖的奖状（复印件）等实物；应对知名老艺术家在文化艺术工作、学习、生活中形成的具有保存、利用价值的，不同载体的各种文字、声像资料和实物进行抢救性收集、保护。档案整理实物整理分类艺术档案的分类主要包括：综合类：在组织、参与、协办的评选、汇演、晚会，年度计划总结、大事记、对外交流等综合艺术活动中形成的各种形式和载体的资料。业务类：在开展艺术创作、艺术演出、艺术研究、艺术教育和社会文化活动中形成的各种形式和载体的资料。个人类：在职务活动中或参与其他社会活动中形成的有保存和参考价值的资料。应采用实体分类和检索分类的方法进行分类。立卷分类成卷的档案，应遵循艺术资料的形成规律和特点，保持资料之间的有机联系。卷内文件应区别不同情况进行排列，密不可分的资料应依序排列在一起，便于保管和利用。立卷的资料应符合一体化管理要求，资料份数以及每份存档文件的组成、内容均应齐全完整。排列应按照三大类和载体的不同，根据内容结合产生时间的顺序，以大流水编号，各年度间组成的案卷连贯排列。大类与大类之间的排列不应交叉排列编号，保持独立流水编号排列。编号应按照艺术档案分类、立卷和排列顺序编号。编号应遵循唯一性、合理性、稳定性的原则。编号时应做到类别内不重号、各类不缺号。艺术档案的编号应符合DA/T13的要求。编目案卷盒和案卷目录编制案卷盒封面应设置立档单位、主题词、类别、作者、日期、保管期限、归档排列案卷号、卷内件排列序号、全宗号、目录归档号等项目。案卷盒封面式样及规格见附录A。案卷目录应设置案卷号、剧目号、时间、内容、件数等项目。案卷目录式样见附录B。件内目录编制件内目录应设置顺序号、作者、日期、内容、页号等项目。件内目录式样见附录C。录音、录像、光盘目录编制录音录像卡目录的编制应符合DA/T78-2019第6章的规定。光盘卡目录的编制应符合DA/T52的规定。录音卡应设置名称、时间、磁带性能、分钟、录制者等项目。录音卡式样见图D.1。录像卡应设置名称、录制日期、演出单位、录制地点、片长、录制形式等项目。录像卡式样见表D.1。光盘卡应设置编号、立卷人、名称、时间、单位、地点、长度、格式等项目。光盘卡式样见表D.2。声像目录应设置日期、顺序号、类别、名称、规格、制作等项目。声像目录式样见表D.3。照片目录编制照片目录的编制应符合GB/T11821-2002中5.5的规定。照相册目录应设置顺序、时间、内容、张号等项目。照相册目录式样见表E.1。照相册案卷目录应设置卷号、日期、内容、张数、底片光盘号等项目。照相册案卷目录式样见表E.2。数字化整理数字数据艺术档案电子文件数字数据应与艺术档案电子文件一并归档。艺术档案电子文件数字数据的管理与维护应符合GB/T39784-2021中11.3的要求。分类艺术档案电子文件的分类应符合6.1.1的要求。排列艺术档案电子文件的排列应符合6.1.3的要求。编号艺术档案电子文件的编号应符合6.1.4的要求，并能唯一识别和定位归档电子文件。编目艺术档案电子、纸质文件的编目应统筹进行。艺术档案电子文件应按DA/T18要求著录，并按6.1.5的要求形成归档文件目录。储存艺术档案电子文件整理完毕后，应根据编号等标识符构成要素，在计算机存储器中逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储电子文件，并在数字数据中自动记录电子文件在线存储路径。艺术档案电子文件及其数字数据应配置安全在线存储，定期扫描、诊断硬磁盘，发现问题应及时处置。应选择具备高容量、高速度、高稳定性的存储介质，并及时更新。备份艺术档案电子文件应定期离线存储到可长期保存的脱机载体上。离线存储应按6.2.6进行存储。离线存储应一式二套，一套磁盘介质，一套光盘磁带介质。离线存储可采用一次写光盘、磁带、硬磁盘等载体。载体管理应符合DA/T74和DA/T75的要求。归档归档时应经过科学分类、整理，便于保管和利用。归档文件应完整、准确、系统。移交归档应有相应目录，交接资料由交接双方签字确认后归入档案。对临时形成的档案应及时进行整理和保管，确保档案的完整性和准确性。电子文件归档应符合GB/T18894的要求。纸质文件归档应符合相关档案管理的规定。

（资料性）

案卷盒封面式样及规格案卷盒封面式样及规格见图A.1。案卷盒封面及规格图

（资料性）

案卷目录式样案卷目录式样见表B.1。案卷目录案卷号剧目号时间内容件数备注

（资料性）

件内目录式样件内目录式样件内目录式样见表C.1。件内目录…………装订线…………顺序号作者日期内容页号备注备案表式样备考表式样见表C.2。备考表全宗号：分类号：目录号：总页数：情况说明：立卷人：年月日

（资料性）

录音、录像、光盘目录式样录音卡式样录音卡式样见图D.1。录音卡录像卡式样录像卡式样见表D.1。录像卡XXX艺术档案录像记录卡No名称录制日期共盘第盘演出单位录制地点片长录制形式机型开始TC结束TC导播摄像录像剪辑字幕声源录制声道CH1CH2唱词光盘主要演职员备注光盘卡式