DB4209T43-2024《党政机关会议分类及服务规范》

ICS03080CCSICS03080CCSA16孝 感 市 地 方 标 准DB4209/T43—2024党政机关会议分类及服务规范SpecificationsforconferenceclassificationandserviceofThepartyandgovernment20242024081220240912孝感市市场监督管理局发布目 次前言 II范围 1规范性引用文件 1术语和定义 1会议分类 1基本要求 2需求确认 3会前准备 3会中服务 4会后整理 5安全与应急 6档案管理 6监督监督考核 6评价与改进 6附录A（规范性）会议服务礼仪 7附录B（资料性）会议接待单 8附录C（规范性）会场清洁卫生要求 9附录D（规范性）会场布置 10附录E（资料性）常用会场座次安排 11附录F（资料性）会场设施设备布置和调试 13参考文献 14前 言本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。本文件由孝感市机关事务服务中心提出并归口。机关事务服务中心、孝感市标准化所、湖北标拓信息咨询有限责任公司。琴、罗足珍、文东林、李亚秋、沈远东、金华勇、陈芬。22281000，邮箱：17689959@。党政机关会议分类及服务规范范围本文件适用于孝感市市级党政机关举办的各类会议，各县（市、区）党政机关会议可参照执行。规范性引用文件（包括所有的修改单适用于本文件。GB/T30520会议分类与术语LB/T059会议服务机构经营与服务规范SB/T10851会议中心运营服务规范术语和定义GB/T30520-2014界定的以及下列术语和定义适用于本文件。GB/T30520-2014界定的以及下列术语和定义适用于本文件。会议conference[来源：GB/T30520-2014，3.1.1]党政机关会议conferenceofThePartyandgovernmentinstitutions党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关，以及各民主党派、工商联、各人民团体和参照公务员法管理的事业单位主办的会议。会议服务conferenceservice供应方supplier提供会议服务的各类组织和机构。需求方demander提出会议需求的各级党政机关。4会议分类党政机关会议的分类依据、类型和释义见表1。表1党政机关会议的分类分类依据会议类型释义按会议功能划分常规会议电话会议基于电话线路，将一个会场的声音信号传送到其他会议，确保多个会场的人员同时收听而召开的会议。视频会议基于网络通信技术，利用远程视频设备把不同地点的人员无需物理移动而集合起来召开的会议。按会议密级划分非涉密会议机关、单位召开的议题、内容或者文件不涉及国家秘密的会议。涉密会议机关、单位召开的议题、内容或者文件涉及国家秘密的会议。按会议级别划分一类会议二类会议大会。三类会议市直单位召开的工作会。四类会议会等。5基本要求5基本要求供应方依法登记的具有会议服务经营范围的法人机构，具备承办党政机关会议的软硬件条件。应建立与提供会议服务相对应的内部机构，明确各部门岗位工作职责和权限，为各岗位建立岗位工作标准，并在工作中执行。应建立完善的安全管理、档案管理、设备操作、会议接待、礼宾培训、环境卫生等各类会议服务管理制度。供应方应根据会议功能、密级、级别的划分合理配备相应数量的服务人员，设备操作人员应具有相应的专业技术资格。1括但不限于：——会议服务和会务管理的理论知识；——保密政策文件；——会议服务礼仪、涉外礼仪；——普通话及外语应用能力；——操作技能；——常见问题处理及突发事件处置；——特种设备、影音设备专业技术人员专业技能。LB/T059、SB/T10851服务人员应经培训合格后上岗，掌握会议服务政策法规、熟悉会议场地及其他基本情况。应具备良好的个人素质、熟知会议礼仪和礼宾常识、熟练掌握服务技能，会议服务礼仪见附录A。入职前应通过政治审查，并签订保密协议。会场要求会场应具备基本的音响设备、灯光、电子屏系统，特殊场所应具备视频会议系统、投票表决系统、手机屏蔽系统及手机屏蔽柜。会场应具备完善的视频监控系统、消防设施设备和安防设施设备。应明确设施设备维保责任，定期开展设施设备检查、维修和保养，并做好相应记录。会场应提供环保可再生的服务用品和垃圾分类设施及标识。保密要求供应方应建立会议保密管理制度，明确保密工作责任人及职责，定期开展全员保密教育，明确保密纪律。涉密会议应安排在会议设施设备符合保密管理要求和保密技术标准的专用会议室进行，供应方应按照需求方的保密要求，提供涉密安全设备。涉密会议举办前，应对会场音视频设备进行保密检查，不应使用无线话筒录音或以无线代替有线扩音设备。提前摆放指示牌提醒参会人员将随身通信、录音、录像等设备统一存放于指定位置。涉密会议期间，供应方应根据涉密级别在指定位置设置安全线，并安排专人在会场外围巡逻，阻止无关人员进入会场。会议结束后，供应方不应自行销毁涉密文件，不应向无关人员提供涉密会议材料，由会议需求方统一回收。需求确认B。会议供应方应按会议接待单仔细核对会议预定的登记情况，明确会议时间、地点、名称、人数及其他特殊要求。应及时通知相关需要配合的部门，确保会议前的各项准备工作能落实到位。会前准备会场布置会场使用的党徽、国徽、会徽及红旗按会议分类要求悬挂。2供应方应对会场内外相关区域进行清洁，保持会场、房间空气清新无异味，宜使用自然通风，CD。E。供应方可为会议配备休息室和会客室，并做好相应服务工作。会前可按需求方要求，播放适应主题的背景音乐，营造会议前的氛围。用品准备会议桌椅应完好无损，会议茶具无污渍、破损等。矿泉水应在保质期内，瓶体密封完好，商标朝向应一致。热水瓶（壶）80℃以上。茶杯应摆成一条直线，杯把统一向右，与桌面平行，下放杯垫。设备调试供应方应安排专业人员根据会议要求准备并调试好相关设施设备，确保会议顺利进行。一类、F。1d会前应逐个开关灯光，检查其照明效果，亮度与颜色应协调一致，根据会议需要适当调整至最佳，发现故障灯源及时报修。举办视频会议时，会议供应方会前应与会议需求方对接，提前按会议议程调试好音频、视频设备。次检查确认。7.3.6引导服务1h1m～1.5m头”。会前检查7次检查确认。7.3.6引导服务1h1m～1.5m头”。会前检查7会议需求方有会前检查要求时，供应方应在完成会场布置后，及时通知其检查。8会中服务入场管理根据会议安排，帮助参会人员找到相应的座位。参会人员到齐后，服务人员应及时关闭会场门，并站立值守，避免无关人员影响会议进行。茶水服务45°。20min～30min服务人员端放茶杯动作不宜过高，不应从参会人员肩部或头部越过，不应往茶杯直接续水，不应将杯盖扣放在桌上。会场巡查会议开始后，服务人员应在会场周围等候，观察所负责区域是否需要提供服务，不应在会议室会议过程中，服务人员应关闭手机、对讲、耳麦等通讯工具。应观察参会人员动态，满足参会人员的临时需求，如传递麦克风、提供记录用纸和笔等。现场维护应指派人员巡视音响设备、灯光、视频工作情况，根据现场情况控制会场音量及灯光效果。视频技术人员根据需要做好会议的录音录像工作。需要进行议题切换的会议，应根据会议进度及时更换会标。会议过程中，服务人员应时刻关注室内温度与湿度，及时进行自然通风或设备通风换气，确保空气清新、温度与湿度适宜。9会后整理引导退场会议结束应及时打开会场大门，提醒参会人员带好随身物品，引导参会人员退场。会场整理参会人员全部离场后，应将用过的茶杯、水具、文具收回归类，清洁消毒后放入备品柜备用。应检查会务设施设备，有无缺失或损坏，清洁后归位或返还。会后应及时对会场进行清理，对会场进行紫外线或臭氧消毒，对物体表面采用含氯消毒剂擦拭消毒，地面采取消毒液湿式擦地，并对会议室洗手间进行清洁和消杀。会场清理完成后，关闭灯光、空调、音响、门窗，切断电源并关闭会议室，做好会场安全检查记录。遗留物品处理应检查会议室是否有参会人员遗留的物品，如有遗留物品应立刻送还。如未能及时送还，对遗将遗留物品的相关信息告知会议需求方，由会议需求方联系失主。认领人接收遗留物品后应签字确认。一般遗留物品保存半年，贵重遗留物品保存一年。安全与应急应按照需求方要求准备安检设备，配置会议安保人员。应在会议室显著位置定制并张贴安全疏散示意图。定期开展安全隐患排查，并针对发现的安全隐患问题及时进行整改。档案管理3协议等及时汇总、分类和归档。档案保存期限按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定执行。监督考核对服务人员的服务行为进行全程监督，及时整改发现的问题，并定期进行考核评价。13评价与改进会议供应方定期以不同形式向会议需求方和参会人员开展服务满意度调查。对服务人员的服务行为进行全程监督，及时整改发现的问题，并定期进行考核评价。13评价与改进会议供应方定期以不同形式向会议需求方和参会人员开展服务满意度调查。应定期对投诉和满意度调查发现的不合格项及会议需求方提出的意见和建议，采取针对性措施提升会议服务质量。目完成率、有效投诉结案率等。附录A（规范性）会议服务礼仪会议服务礼仪内容见表A.1。表A.1会议服务礼仪项目内容语言规范迎来送往和岗位服务时做到语气亲切、彬彬有礼。讲普通话，语言文明、礼貌、简洁、清晰，语气、语调适中。有问必答，耐心解释，不推诿应付，参会人员未听清时，应重复讲述。表情规范服务人员提供服务时，应目视对方，面带微笑。微笑的展开与收拢应自然大方，不得突然展开或突然收拢。举止规范站姿3020cm走姿人员应为直线，男性服务人员走两条平行线。1104030cm蹲姿捡拾物品时身体重心下降，左脚在前，右脚在后，屈膝下蹲。蹲姿应协调大方，不得全蹲或弯腰蹶臀，不得突然下蹲。鞠躬鞠躬时应以腰部为轴，整个腰及肩部向前倾斜15-30°，目光向下，礼毕后目光注视对方。着装规范工作期间应穿着完整的制服并佩戴工牌。制服保持干净、熨烫平整，鞋袜统一。面部化淡妆，以清新、自然为宜。擦拭香水以淡雅清香为主。指甲修剪整齐洁净，不得涂指甲油、养长指甲。私人首饰不得表露在外。附录B（资料性）会议接待单会议接待单见表B.1。表B.1会议接待单会议名称会场使用单位使用时间单位联系人联系人电话参会人数会场编号候会室编号会议类型视频议( ) 常会议( )非涉会议( ) 涉会议( )主要参会领导场租费标准根据文件规定或供应方与需求方协商一致的费用标准。办会要求供应方将提供以下服务:其他要求备注供应方联系电话：XXX-XXXX附录C（规范性）会场清洁卫生要求见表C.1。表C.1会场清洁卫生要求序号项目会场清洁卫生要求1会议室、会客室(5(6(9(10)应及时清理垃圾桶。2休息室(1)地面应保持整洁，无烟蒂和杂物；(2)座椅应保持清洁，无水迹和污迹；(3)应擦拭茶几桌面、纸巾盒，无灰尘和手指印，及时清理垃圾桶。3楼道4电梯5茶水间6洗手间(3)台盆和台面应有光泽，无积垢、无锈迹和毛发；(4)面池水龙头应保持光亮，无水迹和污垢；附录D（规范性会场布置会场布置见表D.1。表D.1会场布置序号项目会场布置1会场标识号见GB/T2签到台签到台布置于醒目且不妨碍参会人员通行的位置。3主席台布置4徽章和党徽法》、《中国人民政治协商会议会徽制作和使用规定》。5会标使用电子屏会标时，字体、大小与会场匹配或按需求方的要求。6发言台m1.7mm；7桌椅布局按需求方要求确定会议室布局。8桌椅。9桌布桌布以折边固定，折叠边长度为12cm。整个折边可用7颗小钉固定（短边3颗小钉固4球。10用品桌牌157.5cm～10（U350cm11会议资料会议资料统一整齐摆放在桌子居中位置，紧贴桌子下边沿。12热水壶表面应保持清洁光亮，无水迹，水温应控制在80℃以上。13茶杯14茶叶添加茶叶用统一量勺，开水倒7分满。15纸巾摆放纸巾时，纸巾折口统一向左，花形方向一致。16矿泉水矿泉水保质期内，瓶体密封完好，商标朝向应一致。17特殊要求按需求方的要求布置。A7A5A3A1A2A4A6B6B4B2B1B3B5B7A7A5A3A1A2A4A6B6B4B2B1B3B5B7附录E（资料性）大型会议主席台座次安排号领导在1号领导在1号领导右手位置，参见图E.1。主席台人数为偶数时，1号与2号领导同时居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置，参见图E.2。图D.1主席台人数为奇数座次安排示意图图D.2主席台人数为偶数座次安排示意图座谈会座次安排图D.2主席台人数为偶数座次安排示意图座谈会座次安排长条桌长条桌与正门正对时，会议座位安排参见图E.3。长条桌与正门侧对时，会议座位安排参见图E.4。正门注：A为客方（或上级领导