《秘书实务》高职全套教学课件

秘书实务项目一

文书写作

项目1文书写作项目2信息工作项目3会议工作项目4接待工作项目5秘书礼仪项目6日常工作全套可编辑PPT课件目录01.文书写作02.文书处理03.印章和介绍信管理04.档案管理主要内容一览01文书写作学习目标知识目标1.熟悉应用文书写作的基本理论2.掌握常见的公务文书写作3.掌握常见的事务文书写作4.掌握常见的商务文书写作知识目标能够掌握常见的公文结构和写法素质目标通过专业知识的学习来提升学生的职业素养任务引入继南京此前一则文件误将“湖南省张家界市”写成“湖北省张家界市”后,类似错误又发生在了吉林省长白山保护开发区的政务微信公众号上。2021年7月30日,“长白山发布”微信公众号发布的一条管控公告,包括标题在内,共出现7“四川省重庆市江津区”的错误表述。事发后,长白山保护开发区管理委员会发布致歉信,并将错误公文撤回。著名景区张家界位于湖南省,这本是中国地理的基本常识,而文件中却把“张家界”写到“湖北省”内;设立重庆直辖市迄今已有20余年,然而长白山保护开发区的公告却错将重庆市重新“划归”四川省。接连出现明显差错的公文,引发网友不满。文书,也被称为应用文书,是机关、团体、企事业单位和个人在日常工作、生活中,为办理各种公私事务而形成并使用的、具有实用价值和一定惯用文章体式的文字信息载体。应用文书写作的基本理论——文书的含义和种类·

根据文书形成与作用领域的不同分为：通用文书和专用文书。根据文书来源的不同分为：对外文书（发文）、收来文书(收文)和内部文书。·

根据文书行文方向的不同分为：上行文、下行文、平行文和泛行文。根据文书涉密程度的不同分为密件和普通件等。0102文书的含义文书的种类应用文书写作的基本理论——文书的格式公务文书的格式公务文书公务文书是指法定机关与组织在公务活动中形成和使用的书面材料,程式化是公务文书的显著特征。公务文书——版头·

份号

格式：6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。·

秘密等级

等级划分：绝密、机密、秘密。

格式：凡有密级和保密期限的公文,应用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。·

紧急程度

等级划分：特急、加急。

格式：①

紧急公文根据实际情况分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。②

紧急程度一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角。③

如需同时标识份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。公务文书——版头·

发文机关标志

组成：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。

格式：

1.居中排布,上边缘至版心上边缘35mm,使用小标宋体字,颜色为红色

。

2.如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准,上下居中排布。·

发文字号

组成：由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。

格式：1.位于发文机关标志下方空两行处,居中排布。2.以2~4字为宜;年份要用阿拉伯数字写全称,并加六角括号“〔〕”,年份不能简化。公务文书——版头·

签发人

组成：由“签发人”三字加冒号和签发人姓名组成。格式：1.居右空一个字符,编排在发文机关标志下空两行的位置。2.“签发人”用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。3.多个签发人签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。·

版头分割线

指发文字号之下4mm处居中印的一条与版心等宽的红色分隔线。公务文书——主体部分主体：主要包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等。·

公文标题

组成：由发文机关名称、发文事由(或主题)、公文文种三个部分组成。

格式：2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空两行的位置,分一行或多行居中排布；排列应当使用梯形或菱形。·

主送机关

规范：使用全称、规范化简称或者同类型机关的统称。

格式：

1.编排于公文标题下空一行的位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号注。2.上行文的主送机关只能有一个，下行文的主送机关可以有若干个；行文方向不定的公文,则不写主送机关。公务文书——主体部分·

公文首页

格式：

1.3号仿宋体字,编排于红色分隔线下空两行的位置,每个自然段左空两个字符,回行顶格。2.正文内容一般要求“一文一事“。3.正文结构层次较多时,可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注，第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。·

附件

格式：

1.在正文下空一行、左空两个字符编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。2.多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号。公务文书——主体部分·

加盖印章的公文·

不加盖印章的公文发文机关署名、成文日期和印章。在正文(或附件说明)下空一行、右空两个字符编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期。居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。公务文书——主体部分·

加盖签发人签名章的公文·

成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(1不编为01)。发文机关署名、成文日期和印章。1.单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空两行、右空四个字符加盖签发人签名章,签名章左空两个字符标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行、右空四个字符编排成文日期。

2.联合行文时,先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。公务文书——主体部分·

附注

格式：

居左空两个字符加圆括号编排在成文日期下一行。·

附件

格式：

1.另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。2.“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第一行。3.附件标题居中编排在版心第三行。4.附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。公务文书——版记部分版记：指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分,包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期。·

分隔线格式：1.与版心等宽。2.首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm)。3.中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。4.首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。·

抄送机关

格式：1.一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一个字符编排。2.“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称公务文书——版记部分·

印发机关和印发日期

格式：

1.4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一个字符,印发日期右空一个字符,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(1不编为01),后加“印发”二字。2.版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。公务文书——页码

格式：1.4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线。2.一字线上距版心下边缘7mm。3.单页码居右空一个字符,双页码居左空一个字符。4.公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。5.公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。公务文书——公文的其他规定01

公文用纸一般使用纸张定量为60~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。

纸张白度为

80%~90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,pH值为7.5~9.5。02

公文用纸采用《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为

210mm×297mm。03

公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm，公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。04

如无特殊说明,公文格式各要素一般用

3号黑色仿宋体字。一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。在特定情况下可以适当调整。05

版面应干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。06

公文应双面印刷;页码应套正,两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%,红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨应实且均匀,字面不花、不白、无断画。07

公文应当左侧装订,不掉页,两页页码之间的误差不超过4mm,裁切后的成品尺寸允许误差±2mm,四角呈90°,无毛茬或缺损。包本装订公文的封皮(封面、书脊、封底)与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。应用文书写作的基本理论——文书的格式事务文书与商务文书的格式事务文书与商务文书二者与公务文书的格式明显不同,其写法相对来说更为灵活。应用文书写作的基本理论——行文制度（公务文书）

行文制度是指应用文书在运行传递过程中应该遵循的有关制度和原则。行文制度内容

包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则。应用文书写作的基本理论——行文制度（公务文书）

行文关系

指发文机关和受文机关之间的关系，它是根据各自的隶属关系和职权范围来确定的。隶属关系业务指导关系平行关系应用文书写作的基本理论——行文制度（公务文书）

·上行文

行文方向

行文方向是指以发文机关为立足点,公文向不同机关的去向或走向。主要四种。下级机关向上级机关发送，自下而上

·下行文上级机关向下级机关发送，自上而下

·平行文同级机关、不相隶属机关之间往来，走向平行

·泛行文向不特定级别的机关运行，走向不定应用文书写作的基本理论——行文制度（公务文书）

行文方式

指根据工作需要,按照一定的行文关系、行文方向所采用的行文方法。

分

类

按发文机关的个数单独行文和联合行文按行文对象的主次主送行文和抄送行文按受文机关的范围逐级行文、多级行文和直达行文逐级行文机关向直接的上级机关或所属的下级机关行文教育的根本法机关向两个及两个以上的机关行文教育的普通法上级机关向所属范围内的所有下级机关的一次性行文应用文书写作的基本理论——行文制度（公务文书）

行文规则

行文应当确有必要、讲求实效、注重针对性和可操作性。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。向上级机关行文，应当遵循的规则向下级机关行文，应当遵循的规则同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。应用文书写作的基本理论——行文制度（公务文书）向上级机关行文，应当遵循的规则·原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。·党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项时,应当经本级党委、政府同意或者授权;属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。·下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。·请示应当“一文一事”。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。·除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。·受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。应用文书写作的基本理论——行文制度（公务文书）向下级机关行文，应当遵循的规则·主送受文机关,根据需要抄送有关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。·党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权,可以向下级党委、政府行文,其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项,经政府同意后可以由政府职能部门行文,文中须注明已经政府同意。·党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。·涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下级行文;擅自行文的,上级机关应当责令其纠正或者撤销。·上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。常见的公务文书写作命令(令)决定公告通告通知通报报告请示批复函意见会议纪要议案常见的公务文书写作——命令(令)

·命令(令)的概念及适用范围

·命令(令)的主要类型1.概念：命令(令)是指国家行政机关、军队机关或领导人对下级机关发布并使用的具有强制性、指挥性的下行文。

2.适用范围：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。发布令用于公布重要的行政法规和规章任免令用于任免国家行政机关的首长行政令用于公布重大的强制性行政措施嘉奖令用于嘉奖有关单位和人员常见的公务文书写作——命令(令)命令(令)的结构和写法

标题

·发文机关+事由+文种

·发文机关(或机关首长)+文种

·按照某发文机关或某发令人在该任期内所发的命令(令)流水编号,直至换届再重新编号。·按照通常方法列发文字号,即发文机关代字+年份+发文顺序号。

发文字号

正文

·行政令正文需要写清楚命令缘由、命令内容和执行的具体要求。

·嘉奖令需要写清楚嘉奖对象的主要事迹和简要评价、命令事项,并提出希望和号召。

·签署和日期有签署领导机关名称的,也有签署领导人姓名的，必须标明该领导人职务的全称。

签署和日期常见的公务文书写作——命令(令)命令(令)实例常见的公务文书写作——决定

·决定的适用范围

·决定的主要类型1.适用范围：①

对重要事项做出决策和部署②

奖惩有关单位及人员③

变更或者撤销下级机关不适当的决定事项2.适用人群：①

党政军机关②

社会团③

企事业单位指挥性决定用于对重大事项或行动做出部署、安排,并要求下级机关贯彻执行任免令用于把宣布某一重大问题的决定事项传达给有关单位和人员法规性决定为了规范人们的某种社会行为或国家某一方面的管理工作而要求制定的类似法规的重要决定奖惩性决定对人或事进行表彰或处理的决定变更性决定对下级机关不适当的决定事项或有关事项做变更或撤销处理的决定常见的公务文书写作——决定决定的结构和写法

标题

·由发文机关、事由和文种三个部分组成。

·标题过长时,可省略发文机关,但不可以省略事由部分。

·开头：决定的根据、目的等,可以是情况的概述,也可以是原因的阐发。

一般用“特决定”“为此决定”等习惯用语来承上启下。·主体部分：决定的具体内容。·结束部分：主体部分后还写有结语,提出希望和号召,也可以将决定的具体内容写完后就结束。

正文

落款

·组成：发文机关、印章和发文时间。

·由会议通过的决定则把通过时间写在标题和正文之间,落款处不标时间。

常见的公务文书写作——决定决定的实例常见的公务文书写作——公告

·公告的适用范围

·公告的主要类型1.适用范围：向国内外宣布重要事项或者法定事项。2.发布途径：电视、报刊、广播、互联网等。3.发布机关：较高级别的国家行政机关或权力机关。重要事项公告适用范围：用于向国内外宣布重要事项。主要内容：必须是国内外关注的大事。法定事项公告适用范围：用于向国内外宣布法定事项,主要内容：国家机关,尤其是立法机关、司法机关等向国内外宣布有关事件的处理结果。常见的公务文书写作——公告公告的结构和写法

标题

·标题可以只写“公告”二字。

·三要素齐全式。

·省略事由或发文机关。

·有时只需写出公告事项和结语

。·有的公告正文需要写出公告的缘由、具体事项和结语三个部分。

正文

落款

·组成：发文机关和发文日期。

·若标题中已经出现发文机关名称,则落款处可省略不写。

·发文日期后写地名,还可以示庄重。

常见的公务文书写作——公告公告的实例常见的公务文书写作——通告

·通告的适用范围

·通告的主要类型1.适用范围：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。2.发布途径：张贴,或报刊、电视、广播、互联网等。3.特点：内容比较具体,业务性强。周知性通告公布需要在一定范围内周知的事项。法定事项公告在一定范围内公布应当遵守事项的通告具有一定约束力常见的公务文书写作——通告通告的结构和写法

标题

·发文机关+事由+文种

·发文机关+文种

·事由+文种·只标明文种,落款写发文机关全称,加盖公章。

·开头：说明发布通告的原因和目的。·中间部分：通告的具体事项，若通告事项涉及的要求、措施较多,则应分项予以说明。·结尾：执行的具体要求(包括时间、程度、范围等),可以“特此通告”结束,也可省略。

正文

署名和日期

·标题已有发文机关且在标题下署有日期的,可不用落款。

·标题没有发文机关或日期,则应在落款处署名。通告与公告的区别

·发布内容不同

·行文范围不同

·使用权限不同常见的公务文书写作——通告通告的实例常见的公务文书写作——通知

·通知的适用范围

·通知的主要类型1.适用范围发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。2.特点①具有明显的时效性

②既可用于向下级机关发文,也可用于向同级机关和不相隶属机关发文。会议通知批转性通知发布性通知转发性通知指示性通知任免通知常见的公务文书写作——通知通知的结构和写法

标题

·完全式要求发文机关、事由、文种三要素俱全。

·省略式

只有发文事由和文种两要素。

正文会议通知的写法批转性通知的写法发布性通知的写法转发性通知的写法指示性通知的写法任免通知的写法常见的公务文书写作——通知通知的实例常见的公务文书写作——通报

·通报的适用范围

·通报的主要类型1.适用范围：表彰先进、批评错误和告知重要情况。2.目的：交流信息、沟通情况。3.特点：具有较强教育作用和指导作用。类型适用范围目的表彰通报用于在一定范围内表扬先进人物和事迹树立典型,号召大家向先进人物或事迹学习批评通报用于在一定范围内批评错误教育和引导人们吸取教训情况通报用于向有关方面知照当前某一重要情况沟通信息,供工作参考常见的公务文书写作——通报通告的结构和写法

标题

·发文机关+事由+文种

·事由+文种

·个别不是特别严肃的情况下,也可以用“通报”二字作为标题

·表彰通报：介绍先进事迹、宣布表彰决定、发出号召、提出希望和要求等。·批评通报：叙述错误事实、指明危害、分析错误性质、申明通报决定、提出引以为戒的要求和切实可行的防范措施等。·情况通报：①

先写发布通报的缘由,然后写明通报事项,最后提出希望和要求；②将内容按问题进行分类,分成若干部分来写。

正文通报与通知的区别

·目的不同

·内容不同

·时机不同常见的公务文书写作——通报通报的实例常见的公务文书写作——报告

·报告的适用范围

·报告的主要类型1.适用范围：向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。2.注意事项：①报告中不得夹带请示事项；②一般情况下不得越级报告。3.特点：汇报性。工作报告向上级机关汇报本机关一段时期内的工作情况情况报告向上级机关汇报本机关工作中的重大情况、特殊情况等答复报告答复上级机关的询问报送报告向上级机关报送物件或有关材料常见的公务文书写作——报告报告的结构和写法

标题

·可省略发文机关,但不能省略事由和文种

。

·组成：报告导语+报告内容+结束语·要求：简明写出报告的目的、起因、依据等。·内容：报告事项的基本情况、取得的成绩和经验等。·结尾：常用“现将情况报告如下”等进行过渡。·结束语：一般用简洁的文字概括全文或者只写“特此报告”。

正文常见的公务文书写作——报告报告的实例常见的公务文书写作——请示

·请示的适用范围

·请示的主要类型1.适用范围：向上级机关请求指示、批准2.注意事项：①一般不得越级请示；②一般只写一个主送机关；③“一文一事”；④不得同时抄送下级机关；⑤应当体现时间的超前性和要求的可行性。请求指示多涉及政策上、认识上的问题请求批准多涉及人事、财物、机构等方面的具体问题常见的公务文书写作——请示请示的结构和写法

标题

·发文机关+事由+文种

·事由+文种

·标题中不能出现“申请”“请求”“要求”之类的词语。

·组成：缘由+请示事项+请示要求·内容：①提出有关问题,要求上级指示或批准。②提出解决问题的建议和意见,供上级机关参考。③请示要符合有关方针、政策,做到切实可行。④请示要求应明确提出要求解决问题的方法或途径。·结语：常用“是否妥当,请批示”“妥否,请批示”等作为结语。

正文请示与报告的区别

·行文目的和要求不同

·主送机关数量不同

·行文时限不同

·写作侧重点不同常见的公务文书写作——请示请示的实例常见的公务文书写作——批复

·批复的适用范围

·批复的主要类型1.适用范围：答复下级机关的请示事项2.注意事项：必须依赖于请示而存在,先有请示后有批复,其内容也由请示的内容来决定。肯定性批复同意下级机关就某项工作提出的请求,认可下级机关的某种设想或想法。否定性批复不同意下级机关的请求,给予否定答复。常见的公务文书写作——批复批复的结构和写法

标题

·组成：发文机关+事由+文种

·组成：引叙来文(批复引语)+批复内容+结束语·引叙来文：针对性批复请示，要求严谨、明确。·批复内容：简单明了，“同意”或“不同意”（要提出有根据的、有针对性的缘由）。·结语：结束语可以写“此复”“特此批复”“专此批复”等,也可不写。

正文常见的公务文书写作——批复批复的实例常见的公务文书写作——函

·函的适用范围

·函的主要类型1.适用范围：不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。2.特点：范围广泛,应用灵活。类型适用范围商洽函同级机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜询问函、答复函不相隶属机关之间相互询问、答复和处理有关问题请批函、批准函有关机关向不相隶属机关的业务主管部门制发；业务主管部门向不相隶属机关制发常见的公务文书写作——函函的结构和写法

标题

·组成：①发文机关+事由+文种；②事由+文种

·组成：①缘由+事项+结束语；②缘由+事项+结束语+结尾·缘由：写明发函的原因、依据。·事项：写明商洽、请批、答复的具体内容。·结尾：①写完即止,无特殊的结尾标志。②结尾处写上“特此函告”或“盼复”“请函复”;若是复函,则写上“特此函复”。

正文常见的公务文书写作——函函的实例常见的公务文书写作——意见

·意见的适用范围

·意见的主要类型1.适用范围：对重要问题提出见解和处理办法。2.特点：使用范围较为广泛。类型适用范围指导性意见党政机关用于布置工作的下行文实施性意见对某一时期某方面的工作规定目标和任务,提出措施、方法和步骤的下行文建议性意见向上级机关提出工作建议、设想的上行文评估性意见业务职能部门或专业人员就某项专门工作、业务工作,经过调查研究后,送交有关方面的鉴定、评估结果常见的公务文书写作——意见意见的结构和写法

标题

·组成：①发文机关+事由+文种；②事由+文种；

·不能以“意见”二字作为标题。

·组成：开头+主体+结尾·开头：制定意见的缘由、目的或依据。·事项：解决“如何认识”和“如何解决”两个问题。·结尾：可提出请求批转的要求。·结构安排：先写原则性指导意见,后写具体的指导意见;先写理论性认识,后写解决办法。

正文常见的公务文书写作——意见意见的实例常见的公务文书写作——会议纪要

·会议纪要的适用范围

·会议纪要的主要类型1.适用范围：于记载会议的主要情况和议定事项。2.特点：一经下发,即要求有关机关和人员遵守、执行。办公会议纪要向下级机关传达会议精神并要求下级机关遵照执行。专题会议纪要是围绕某个专门事项召开的专题会议，把会议情况通报给未参加会议的有关人员,常见的公务文书写作——会议纪要会议纪要的结构和写法

标题

·形式：①会议名称+文种；②会议的主要内容在标题里显示出来；

·一般不使用“关于”介词结构。

·导言部分：会议召开的形势和背景,会议的指导思想、目的和要求,会议的名称、时间、地点、与会人员、主持人,会议的主要议题或要解决什么问题,对会议的评价等。·主体部分：对会议的主要内容、主要精神、主要原则、基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。·结尾部分：对与会人员的希望和要求,也可省略这部分内容。

正文常见的公务文书写作——会议纪要会议纪要的实例常见的公务文书写作——议案

·议案的适用范围

·议案的主要类型1.适用范围：各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。2.特点：只能由各级人民政府行文。类型适用范围立法议案提请审议法律和法规的议案政治议案提请审议办理重大政治事项和重大问题的方案或意见的议案任免议案提请审议决定政府和国家机关主要领导人、国家驻外机构主要负责人任免的议案常见的公务文书写作——议案议案的结构和写法

标题

·形式：①发文机关+事由(提请审议事项)+文种

·组成：提请审议内容+说明(缘由、目的、意义、形成过程等)+要求·形式：①

以提出审议事项为开头,然后加以说明；②

先在开头说明议案的缘由、目的和意义、形成过程等,再提出审议事项,最后结尾。

正文常见的公务文书写作——议案议案的实例常见的事务文书写作传真备忘录请柬邀请信贺信感谢信启事简报会议记录计划总结述职报告常见的事务文书写作标题：一般用文种词。正文：简明、确切,把要交代的事项说明清楚,不需要签名或表示敬意的结束语。

备忘录的结构和写法组成：标题、收件人姓名、收件人单位、抄送人姓名、传真号、发件人姓名、发件日期、总页数、传真号、电话号码、主题及回复要求选项、传真内容等要素。传真的结构和写法常见的事务文书写作①

单面标题+称谓+正文+敬语+落款②

双面（折叠式）封面：写“请柬”二字。封里：写称谓、正文、敬语、落款等。请柬的结构和写法标题：①文种；②会议名称+文种；③事由+文种。正文：说明邀请的原因、活动的内容、活动安排等并提出邀请。邀请信的结构和写法常见的事务文书写作标题：以“贺信”为标题;可以写是谁发出的贺信或是给谁的贺信;也可以写清楚是谁给谁的贺信。称谓：称谓顶格写接受贺信的单位或个人,后面加冒号。正文：

写明对方取得的成绩和重大意义,并表示真诚的祝贺等。结尾：以祝愿词结尾。感谢信的结构和写法标题：“感谢信”或可加上感谢对象。称谓：感谢对象的单位名称或个人姓名。正文：①感谢对方的理由，②直接表达感谢之意。结语：用“此致敬礼”或“再次表示诚挚的感谢”等落款：落款写明感谢者的单位名称或个人姓名及写信的时间。贺信的结构和写法常见的事务文书写作标题：①文种;②启事单位+文种;③事由+文种;④启事单位+事由+文种。正文：具体说明启事的内容,且必须将有关事项全部交代清楚。落款：落款为启事的单位名称或个人姓名及发布启事的日期。启事的结构和写法报头部分：标题+期数+编发单位+印发日期+密级+份号报核部分：按语+标题+正文+作者报尾部分：在简报最后一页的末尾,用横线将报尾隔开,写上发送单位名称和印制份数。简报的结构和写法常见的事务文书写作组织情况写明会议名称、会议日期、会议地点、出席人、列席人、缺席人、主持人、记录人等。内容着重记录会议中心议题及围绕中心议题展开的有关活动,会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解等。会议记录的结构和写法标题①单位名称+时限+内容+文种②单位名称+内容+文种正文前言：对计划所依据的政策、方针和当前基本情况的分析等。具体事项：目标、措施、要求。计划的结构和写法常见的事务文书写作标题

①单位名称+时限+文种;②文章式标题;③双标题.正文前言：概述基本情况,对一定时限内的工作进行汇总。主体：一定时限内工作中所取得的成绩和经验。结尾：今后的目标、计划。落款落款署名和日期,写在正文右下方,署名在前,日期在后。总结的结构和写法标题

①文种;②述职人+时限+内容+文种;③述职人+文种;④复式标题。正文引言：交代述职人的任职时间、任职岗位、工作目标与履行职责的总体情况。主体：具体交代述职人的主要成绩,履行职责期间的经验、教训和原因。结语：述职人的单位名称、姓名和述职时间。述职报告的结构和写法常见的商务文书写作意向书合同订货单商品说明书投标书可行性研究报告市场调查报告招标书常见的事务文书写作标题：①文种;②项目名称(事由)+文种;③合作双方或多方名称+项目名称+文种。导语：包括签订意向书的单位名称、指导原则和依据、意向书需要实现的目标等。正文：

①以分项排列条款的形式,将合作双方或多方的具体要求及各方的权利、义务等交代清楚。②以“未尽事宜,在正式签订合同或协议书时予以补充”作为结语,以便留有余地。尾部：签订意向书的双方或多方代表签字、签字时间和执存份数、电话号码等。意向书的结构和写法首部：标题+合同当事人姓名+导言主部：采用条款的形式,按照与当事人的约定将主要约定事项写清楚。尾部：写明合同生效和终止的时间,注明合同文本的保管方式;落款处要写上当事人的姓名、签章、地址、电话号码等合同的结构和写法常见的事务文书写作标题：①文种;②单位名称+文种;③货物名称+文种正文：包含买卖双方信息、订货信息、配送方式及配送地点信息、支付方式及银行账户、买方的意见和要求。尾部：尾部包括经办人的签字或加盖公章及成文日期。订货单的结构和写法封面：“说明书”字样,有的还印有商标、规格型号、商品标准名称等。前言：包括书信式、概述式。正文：对商品的性能、规格、使用方法和注意事项进行具体的说明。封底：注明厂址,包含国家地区代号和电话号码、电子邮箱等。商品说明书常见的事务文书写作标题

带有“调查”二字；准确揭示调查报告的主题思想。正文导言：说明市场调查的目的、对象、范围、方法和时间、地点等。主体：现状+分析+建议结尾：形成市场调查的基本结论市场调查报告的结构和写法标题：①

招标单位名称+招标项目名称+文种；②招标单位名称+文种；③文种。正文：条文式或表格式。概括写出招标项目的依据和原则,招标单位的基本情况和招标的目的、项目名称,招标条件、经费要求等。结尾：招标单位的名称、地址、联系人、电话号码。招标书的结构和写法常见的事务文书写作标题

①标题一般写上文种“投标书”三字即可；②投标内容+文种。正文：采用条文式写明项目名称、数量、技术要求、商品价格和规格、完成日期等。署名：包括投标单位的单位名称、联系人、联系方式等。投标书的结构和写法可行性研究报告的主要内容投资必要性财务可行性技术可行性组织可行性经济可行性社会可行性针对风险因素的对策02文书处理学习目标知识目标1.熟悉文书处理的总流程和特点。2.了解发文处理的基本概念。3.了解收文处理的基本概念。4.熟悉文书整理与归档的基本概念。知识目标1.能够掌握发文处理的主要程序。2.能够掌握收文处理的主要程序。3.能够掌握文书立卷整理的主要程序。素质目标培养学生的职业素养和爱岗敬业的精神。任务引入某公司负责文书收发的张秘书一贯严格执行交接手续。一天，他签收了一批外来公文。经过清点、查看封口、启封、登记等环节，他发现有一份某单位的机密文件混装在普通文件中，这是他工作中第一次遇到这种情况。张秘书没有随便把此文件退回去，而是将此事报告给了办公室主任，通过正常文书处理程序将文件退给了发文单位。文书处理的总流程和特点

·文书处理的总流程

·文书处理的特点方向性阶段性规范性稳定性发文处理01草拟交拟起草交拟重点是将行文目的、行文对象、行文的指导思想及行文的意图、依据和要求等向拟稿人交代清楚。起草重点1.符合党的路线、方针、政策和国家法律法规,完整准确地体现发文单位的意图,并同现行有关公文相衔接。2.从实际出发,实事求是,切实可行。3.内容简洁、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字精练。4.文种正确、格式规范。5.深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。6.公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关地区或者部门的意见,力求达成一致。7.相关负责人应当主持、指导重要公文的起草工作。发文处理02审核03签发1.文书应当经本单位负责人审批签发。2.党委、政府的办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文,由受权单位主要负责人签发或者按照有关规定签发。3.签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。4.联合发文由所有联署单位的负责人会签。发文处理04复核06缮校缮印1.必须以签发的定稿为依据,不得随意改动。2.严格按照文书格式制版。3.缮印机密文件时,应该有专人负责。4.严格按照确定的份数印制,不得擅自多印。重点：审批、签发的手续是否完备;附件材料是否齐全;格式是否统一、规范。05编号具体方法：①

按任职届别编号

②按单位连续编号

③按年份编号校对常用方法:看校、对校、

读校、折校。发文处理07用印或签署06登记发文登记簿包括序号、发文日期、发文字号、文件标题、附件、密级、份数、发往单位、归档日期、归档号、备注。用印在印好的文件正本的落款处,正确加盖单位公章。签署在领导人签署姓名之前,应该事先印好领导人的职务和签署日期。签署仅限单位的正职领导人,副职领导人不能签署06登记装封：信封上收文单位的名称要写清楚,地址、邮政编码要保证准确无误;密件和急件要在信封上标明密级和紧急程度,亲启件要标明“亲启”字样;封口要牢固。发送：直接邮寄,重要的文件可以通过机要交通或机要通信传递。收文处理01签收02拆封必须由指定的秘书负责进行，若标明由具体人员亲签、亲拆的文书应交由本人。签收的方式1.当面交接时,在对方提供的登记簿上签字。2.在文件投递单上签字。3.在信封内加寄的发文通知单回执上签字。4.以传真或电子邮件的形式回复加以确认03登记装封：信封上收文单位的名称要写清楚,地址、邮政编码要保证准确无误;密件和急件要在信封上标明密级和紧急程度,亲启件要标明“亲启”字样;封口要牢固。发送：直接邮寄,重要的文件可以通过机要交通或机要通信传递。签收的步骤清点核查签字收文处理04登记05审核审核重点：1.是否应由本单位办理。2.是否符合行文规则;文种使用、公文格式是否规范。3.内容是否符合国家法律法规及其他有关规定。4.涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。5.经审核不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。登记的范围（除以下外均需登记）(1)公开的和内部不保密的出版物。(2)一般性的简报。(3)已被综合性文件详细包括的文件。(4)事务性的通知、便函等。(5)领导人的亲启件。收文处理06拟办拟办的范围(1)上级单位送给本单位需要贯彻落实的文件。(2)下级单位的请示及重要的报告。(3)平级单位和不相隶属单位送给本单位的商洽性文件及涉及共同研究写作等问题的文件。(4)几个业务部门联合办理的文件。(5)重要的群众来信。(6)其他需要贯彻和承办的文件。收文处理07批办09催办一般采用电话催办、信函催办、上门催办、会议催办、简报催办等形式批办性文书应当提出拟办意见报本单位负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。08承办承办部门对交办的文书应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。10注办1.一般的传阅文件,相关人员传阅完毕后,文书工作人员应该注明阅毕的日期。2.需要办理复文的文件在办理完毕后要注明“已复文”,并附上复文文号和日期。3.用口头或电话答复的要注明时间、地点、接话人等。4.不需要复文的文件要注明“已办”“已阅”等字样。文书的整理与归档

·文书整理与归档文书整理与归档是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料,按照它们在形成过程中的联系,以件为单位进行装订、分类整理,并进行装盒、归档,使之有序化的过程。平时归卷调整与检查卷内文件材料

·文书立卷的程序卷内文件整理案卷封面的填写和案卷装订文书的整理与归档

·纸质归档文件的整理文书整理与归档是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料,按照它们在形成过程中的联系,以件为单位进行装订、分类整理,并进行装盒、归档,使之有序化的过程。修整装订

·文书立卷的程序编页装盒排架文书的整理与归档

·归档电子文件的整理要求·

归档电子文件的组件(件的组织)、分类、排列、编号、编目,应符合《归档文件整理规则》中的规定。·

归档电子文件的格式转换、源数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求,参照《数字档案室建设指南》(2014年)、《电子文件归档与电子档案管理规范》、DA/T48、DA/T38等标准执行。·

归档电子文件的整理应使用符合《数字档案室建设指南》(2014年)、《电子文件归档与电子档案管理规范》等标准的应用系统。03印章和介绍信管理学习目标知识目标1.了解印章的含义、分类和制发。2.掌握印章的保管和使用程序。3.了解印章的启用和停用。4.了解介绍信的含义和作用。5.熟悉介绍信的类型6.掌握介绍信的保管和使用程序。知识目标1.能够掌握印章的保管和使用程序。2.能够掌握介绍信的保管和使用程序。素质目标培养学生遵纪守法、忠于职守的敬业精神。任务引入案例一某厅办公室印章管理员,一天中午快要下班时,遇到下属公司一位常来办事的党支部书记兼经理,拿着他女儿参加成人高考的登记表,要求其签署主管部门意见,并加盖厅的公章。开始,印章管理员要他找厅人事主管处盖章,但这位经理借口“已经下班,没时间了”,并说“单位已同意盖章了”。这位管理员碍于“熟人面子”,未坚持原则,在登记表上签署了“同意”的意见,加盖了该厅的公章。一年后,群众来信揭发该经理弄虚作假,以权谋私,占用单位指标,骗取单位和主管厅的印章,将不符合条件的子女送入高校读书。经有关部门查实,除对当事人纪律处分外,对不坚持原则,越权、违纪,随意使用印章的某厅办公室印章管理员也给予党纪处分,并责令其写书面检讨。任务引入案例二A公司的员工张某找到B公司的经理助理王某,告知王某,他有一笔好买卖,但是个人身份不如公司签合同方便,想借用B公司的名义,让王某给他出具一份B公司的业务介绍信,等合同签完后就还给B公司,并给王某一万元报酬。王某应允后,张某利用从B公司借用的业务介绍信,以B公司业务经理的身份和B公司的名义与C公司签订了一份钢材购销合同,骗取了C公司价值一百万元的钢材。张某将钢材卖掉后,携款潜逃。这一事件给B公司造成了信誉和财产上的损失。印章

印章种类

单位印章(含钢印)单位领导公用的私章秘书部门的公章是单位对外行使权力的标志印章

印章的制发（要求）

·印章的刻制必须严格按照国家规定办理,无论刻制哪一级单位的印章,都要有上级单位批准的正式公文。·任何单位未经批准不能自行或任意到非指定刻制单位刻制印章,不得私自刻制印章。·业务印章的刻制必须持有本单位的正式公函,刻制单位才能予以办理。·刻制单位和刻制人一律不准留样和仿制。·印章在正式颁发启用前,应备文通知有关单位。为了防止伪造,要做印记;印模除留底外,同时上报国家主管部门备案。如果机构变动、撤销或更改名称,则应立即停止使用印章,封好后交原颁发单位予以注销。印章

印章的保管和使用程序

印章的保管·印章要专人负责,未经领导批准不得擅自委托他人代管。·存放要安全可靠。·防止印章污损。核查审批正确用印用印登记印章的使用程序印章

印章的启用和停用

印章的启用1.启用印章的有关材料和印模应立卷归档,永久保存。2.新印章要到启用通知规定的生效之日起才能正式使用,否则就不具有实际效力。印章的停用印章的停用是指在机构变动、名称改变、印章式样改变时,原印章停止使用。介绍信

介绍信

介绍信是机关、企事业单位联系工作和业务的一种专用书信,具有介绍和证明的作用,是一种简化了的公文。功能：帮助联系工作、洽谈业务。普通介绍信存根介绍信专用介绍信

介绍信的类型

介绍信

介绍信的保管

·专人保管

·安全存放

介绍信的使用程序

经主管领导批准认真填写,加盖印章用印登记存根介绍信的存根要妥善保管并加以存档04档案管理学习目标知识目标1.了解档案的定义和档案保管机构。2.掌握档案收集、档案鉴定、档案整理和档案保管工作。3.熟悉档案统计工作,熟悉档案检索工具。4.熟悉档案利用工作;掌握电子文件的处理工作。知识目标能够掌握档案的整理、保管、统计、检索等工作。素质目标培养学生的职业道德修养和规范操作的意识。任务引入某机关秘书王某,在临时负责该机关办公室工作期间,为了给新购进的复印纸腾出存放位置,在既未请求领导,又未亲自查看的情况下,擅自批准工作人员将1957年至1969年期间的档案从柜中搬出,装入麻袋堆放在机要室,后因办公室调整又转放到油印室。此后,在长达半年多的时间里,王某既没有安排档案管理人员去整理、保管这部分档案,又没有过问这部分档案的下落,使这部分档案最终被人误认为是油印室无用的废纸予以销毁。事发后,王某做出了深刻检讨,并被给予行政警告处分。档案的整理和保管工作

档案的定义

档案是社会组织或个人在社会活动中形成的、保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。档案的本质属性是其历史记录性。

档案保管机构

01档案室职责①指导、监督本单位文件材料的归档工作,保证应归档的文件材料完整、系统,并按时向档案室移交。②负责管理本单位的全部档案。③把具有长远保存价值的档案移交给档案馆。④有些中央和地方专业主管机关、大型企事业单位的档案室,除管理本单位档案外,还对本系统所属单位的档案工作进行指导、监督和检查。02档案馆职责①接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案及有关资料,并进行科学的管理。②通过多种方式,积极开展档案资料的利用工作。③编辑出版档案史料。④参与编修史、志工作。档案的整理和保管工作

档案收集工作

接收与征集分散在各单位或个人手中的具有保存价值的档案。①

对本单位需要归档的档案的接收。②对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有长期和永久保存价值的档案的接收。③对历史档案的接收和征集。包括归档范围、归档时间、归档的质量要求。

·档案收集的内容

·归档制度

·档案馆对档案的收集工作包括档案馆接收档案的范围、保管期限、档案征集的途径。档案的整理和保管工作

档案鉴定工作

档案鉴定是指按照一定的原则、标准和方法对档案价值的评价和预测。

·档案鉴定工作的内容1.制定鉴定档案价值的标准,包括单行规定和档案保管期限表等。2.具体判定档案的价值,确定其保管期限。3.取出无保存价值和保管期限已满的档案并予以销毁。档案的整理和保管工作

·档案鉴定的标准来源标准内容标准形式特征标准相对价值标准

·档案的销毁单位销毁失去保存价值的档案,须由鉴定小组提出意见,登记造册,经单位分管负责人批准后,由二人在指定地点监销,并且在销毁清册上签字。若情况特殊的专门档案另有销毁规定,则按照有关规定执行。档案的整理和保管工作

档案整理工作

01档案整理工作的原则：①

充分利用原有基础；②

保持文件之间的历史联系。02全宗：指一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案的有机整体。03档案的整理

档案保管工作

档案保管工作的要求

·以防为主,防治结合

·加强重点,照顾一般

·自力更生,勤俭节约

·立足长远,保证当前档案的其他工作

档案统计工作

档案统计是以表册、数字的形式,揭示档案和档案工作的有关情况。我国档案统计工作体系：:全国档案工作基本情况统计、专业系统档案工作情况统计、地方档案工作基本情况统计、档案馆和档案室档案工作情况统计。档案数量和状况登记：①案卷目录与卷内文件目录;②档案收进登记簿;③全宗名册;④全宗单;⑤全宗卡片;⑥档案成分和数量变化情况报道表;⑦案卷目录登记簿;⑧总登记簿。档案工作状况登记：①工作日志;②人员进出库房登记;③档案出入库登记;④档案清点、检查登记;⑤档案利用登记簿;⑥利用者登记卡;⑦档案借出登记簿;⑧档案复制、摘抄登记;⑨利用效果登记。

·档案登记工作档案的其他工作

档案检索工具

案卷目录全引目录全宗目录分类目录主题目录专题目录文号索引人名索引地名索引档案馆指南全宗指南专题指南

档案利用工作

档案利用工作的途径：①提供档案原件;②提供复制品;③提供档案信息加工品。档案利用工作的方法:①档案阅览服务;②外借服务;③制发复本;④展览与陈列服务;⑤制发档案证明服务;⑥档案目录信息服务;⑦档案咨询。档案编研工作：①编写档案参考资料；②汇编档案文集和编撰档案史料；③编史修志和撰写论著。电子文件处理

电子文件及其信息类型

·

电子文件

·

归档电子文件

·电子文件的种类文本文件(T)数据文件(D)图形文件(G)图像文件(I)影像文件(V)声音文件(A)程序文件(P)超链接文件(O)电子文件处理

电子文件管理要求（基本原则）

统一管理全程管理规范标准

电子文件的整理与归档

电子文件的收集电子文件的鉴定归档电子文件的保管便于利用安全保密感谢聆听！

秘书实务项目二

信息工作

目录01.信息获取02.信息处理与传递03.信息存储04.保密工作05.沟通与协调主要内容一览01信息获取学习目标知识目标1.掌握信息的概念、特征及分类2.了解信息对秘书工作的作用3.掌握秘书获取信息的范围知识目标能够掌握信息获取的方法素质目标提高学生的职业道德修养任务引入A公司的成总经理出国考察了一次,与法国B公司签订了出口某化工产品的意向书,此产品科技含量很高,外方总经理要来考察其生产流程,并签订合同。但A公司得知这一消息时,距外方总经理来考察只剩三天。成总经理立即唤来袁秘书和李秘书,要他们在两天内写出两份内容扎实的材料:一份是介绍本公司建厂几十年的发展情况;另一份是详细说明本公司在改革开放后积极创新,改善管理,树立质量意识、品牌意识,在市场营销等方面所做出的努力。两份材料均要用准确、全面的数据来加以说明。成总经理强调,要把材料组织好,尽快完成任务,并问道:“你们要不要找人帮忙收集数据?”袁秘书表示不需要,而李秘书回答:“最好找个人帮忙。”任务引入由于袁秘书担任公司秘书已近五年,一直留心收集公司的各种资料,有关公司化工行业的各种统计数据均已细心收集保存,并分门别类,装订成册,平时经常翻阅,早已烂熟于心。因此袁秘书在接到任务后,找出所需资料,一个晚上就草拟好了材料。第二天一早,袁秘书就把材料交给了成总经理审阅。可到了下午三点,还不见李秘书来交材料。成总经理派人去催问,回答是有些数据还没有找到,有些数据还需要核实。成总经理只好找来袁秘书,请他再辛苦一下,把李秘书的那份材料赶出来。信息的概念、特征及分类广义：指对物质世界中的各种事物特征、形态和运动变化的客观描述。狭义：指信息接受主体所感受到并能理解的东西。信息的概念信息的特征普遍存在性可传播性可存储性可再生性可共享性价值时效性数据声音文本图像信息的四种形态信息的概念、特征及分类信息的分类自然信息社会信息按信息源的性质长时信息短时信息按信息的作用时间直接信息间接信息按人对信息的感知方式纵向信息横向信息按信息来源的方向划分动态信息静态信息按信息的运动状态数字信息图像信息按信息的反映形式语言信息文字信息声音信息瞬时信息外部信息内部信息信息对秘书工作的作用

作用

信息是秘书辅助领导科学决策的依据信息是认识事物的媒介、沟通各方面的纽带信息是秘书做好日常服务工作的基础秘书对信息的获取经常与临时及时与有效准确与适用全面与超前

秘书处理信息工作的原则

秘书获取信息的范围

·

基本指导性方针政策、决策指示等资料·

相关的国内外信息·

关于组织情况的动态性资料·

组织相关领导需要的经验性信息和特殊资料·

秘书本人起草的各类文稿资料·

与工作业务相关的通信资料·

综合性和专业性工具书类资料信息对秘书工作的作用

秘书获取信息的途径

各种信息网络上下级之间及与不相隶属机构或平行部门之间往来的公务文书各种会议社会专业性信息机构大众传播媒介公共服务行业和部门各种科研机构、专利机构和学会、协会、研究会等非官方机构政府有关主管部门本单位的分支机构各种生活娱乐场所信息对秘书工作的作用

秘书收集信息的方法

问卷法询访法观察法阅听法网络法交流法交换法量表法索取法检索法02信息处理与传递学习目标知识目标1.掌握信息处理的流程2.掌握信息传递的方式和要求知识目标能够掌握信息处理与传递的方法素质目标提高学生的责任感与参与意识任务引入与季市长接触过的中外朋友,没有一个不敬佩他学识渊博的。和他见面后,文学艺术家会把他看作知己;工程技术专家会把他看成同行;井下工人会说他是贴心人;种地的老农会乐意与他扳着手指谈收成;就连那些在自己研究领域里入痴入迷的“怪人”,也会与季市长有共同语言。不少人称季市长是全才、天才。只有他的妻子知道,老季不过是个比别人勤奋些的普通人。这位出了名的、勤奋的普通人背后,还有一个不出名的、更勤奋的人——市长的秘书老许。季市长上任伊始,就发现办公厅秘书处老许学识渊博、功底深厚。俄罗斯曾派出一个宇航科技代表团来市里访问。季市长要出面接待,许秘书为此准备好了谈话提纲。在会谈中,季市长不仅对世界宇航领域的发展状况进行了透彻的分析,而且展望了未来的发展,对人类共同开发宇宙资源提出了一些很有见解的看法。那些宇航专家一个个竖着大拇指赞不绝口,说季市长的见解精辟,有独到之处。后来,季市长又接待了一个考古代表团。季市长从许秘书准备的材料中不仅掌握了本省、本市的古文化遗产,而且对我国最新考古成果也了解得比较全面,特别是对该考古代表团成员的成果都知晓得十分具体。有位专家曾私下问旁人季市长是不是考古学者出身,当他得知季市长原是建筑方面的专业人员时,他目瞪口呆。任务引入一天,某日本建筑代表团要来市访问。季市长认为自己是建筑出身的,又当了城建系统领导多年,对建筑行业的情况还是比较了解的。因为工作忙,就没有去看许秘书为他准备的资料。结果,在会谈中客人问起中国园林建筑各流派的艺术风格时,季节长一时难以说清楚。好在许秘书在场,礼貌而自然地接过话题,既回答了客人提出的问题,也顾及了领导的威信。从那以后,季市长每天下班前总要看看办公桌上有没有许秘书留下的资料。如果有,那么他一定要带在身边。哪怕工作到深夜,他也会把许秘书留下的资料读完、记住。信息处理信息处理是整个信息工作的核心,是保证信息全面、真实、有效的决定性环节之一。·

信息处理的程序信息筛选信息校核信息加工信息编制信息处理

·信息筛选1.信息筛选的目的：选择出对工作有实际指导意义且与业务活动密切相关的信息。2.信息筛选的要求：准确、完整和新颖。3.信息筛选的方法：看资料的标题看来源看正文妥善保存具有参考价值的资料筛选经过筛选的信息,秘书有时要重新整理成文摘、文稿等形式,信息文稿的写作要求是立意新、标题新、篇幅短、语言凝练。信息处理

·信息校核1.鉴别该信息所反映的问题是否发生,该事物是否存在,有无虚假成分。2.鉴别信息所反映的情况有无偏颇。3.信息筛选的方法：信息校核的范围溯源法比较法核对法逻辑法调查法数理统计法信息处理

·信息加工方法提炼充实综合分析提出意见修饰润色信息处理

·信息编制信息编制的要求·

直接性

·

真实性

·

准确性·

伸缩性

·

朴实性

·

新颖性概念：信息编制是指对筛选、校核、加工后的信息进行编写,将其制作成信息文书或信息刊物的工作。信息处理

·信息编制的步骤确定主题分析材料重组材料

·信息编制的形式编拟目录编制索引制作剪报编写文摘编写简讯编印信息资料册撰写调研报告信息处理剪报制作步骤确定专题确定报纸、杂志等准备必需的工具信息编制编写文摘步骤1.浏览信息,初步确定适合编写哪种文摘。2.分析信息内容,将有用信息分解为要素,厘清主次。3.选择与确定内容。4.综合概念并书写成文。5.内容的准确性检查与文字的推敲润色。信息传递信息传递的基本要素信息传递的方式信源信道信宿信息传递信息传递的基本要素信息传递的方式信源信道信宿信息处理

·信息传递的基本要求编拟目录速度要快质量要高费用要低保密性要强信息传递的方式03信息存储学习目标知识目标1.掌握信息分类的知识和技巧2.掌握著录的方法3.掌握信息检索系统的建立4.掌握信息保管中的问题和方式知识目标能够掌握信息分类的方法素质目标培养学生的职业素养任务引入20××年6月,某市遭受特大洪涝灾害。市政府成立救灾办,负责救灾工作的指挥和协调。时值市委办公室综合科为市委书记起草一个向省委领导汇报工作的材料,材料写到抗洪救灾的情况。救灾办负责收集数据的工作人员刚好是综合科抽调去的。该工作人员在接受任务后及时向有关部门和单位催要数据。因为一些单位来不及统计,报的是估计数,统计数直接填在材料上,但未留底。第二天,市委书记向省委领导汇报。省委领导提出想听抗洪救灾的专题情况汇报。办公室领导及时组织综合科马上赶写材料。材料中自然少不了捐款、捐物等数据,且必须与向省委领导汇报稿吻合。任务引入找原统计数据的工作人员时,发现该工作人员到医院看病去了。好不容易找到他,他却记不起数据是多少了。找救灾办的工作人员也没用,因为昨日数字是估计数,别人并不清楚。想找原材料,但又在省委领导手中。综合科全体动员为此事奔忙,还是没有结果。汇报材料催得很急,只能向省委领导秘书说明情况,并希望秘书想办法抄下数据。出人意料的是,秘书早在他的笔记本中留下了这些数据,问题迎刃而解。信息存储信息存储信息存储，即将加工后的信息以文字、图像等形式,借助计算机等媒介记录、保管起来,以供查考、利用,服务于秘书自身和领导的工作需要。信息资料的分类信息的著录著录是对具体的信息资料进行如实的记载。一般按照一定的格式制成分类卡片,用简明扼要的语言填写。信息的著录的概念著录的主要内容名称项著者项出版项稽核项附注项提要项业务注记建立信息检索系统广义：包括信息的描述、加工和有序化,又包括从信息库中查询所需信息。狭义：指从信息库中查询所需信息。信息检索的概念信息检索系统的类型手工检索系统穿孔卡片式检索系统缩微品检索系统计算机检索系统建立信息检索系统形式：书本式、期刊式、卡片式等常用检索工具分类：目录、文摘、索引、信息资料指南。检索工具

·目录分类①

以整体资料、整卷档案为编目单元。②以单篇资料为编目单元。根据信息资料的具体情况,可以编制分类目录、专题目录、行业目录、地区目录等。

·文摘分类①

指示性文摘（简介）②

报道性文摘

·索引分类①

篇目索引②

内容索引信息传递信息的保管

·概念信息的保管是指信息资料入库的存放和维护。

·存储方法

·要求书面存储、声像存储、计算机存储等。1.有条理性、排放有序、目录清楚、方便使用。2.保管时应防止信息资料的污损和丢失。04保密工作学习目标知识目标1.掌握对秘书的保密要求。2.掌握文件保密工作的内容。3.掌握通信保密、会议保密、宣传报道保密、计算机保密、商务保密的要求。知识目标能够掌握工作中可能遇到的保密要求。素质目标培养学生的爱国情怀和爱岗敬业的精神,提高学生的职业素养。任务引入2018年5月,某事业单位新入职员工贺某被安排到秘书部门工作。由于贺某初入职,对工作情况和相关法律法规还不了解,未履行涉密文件销毁管理规定,将3本秘密级汇编书籍交给保洁人员处理,保洁人员将书籍当作废品卖到了流动废品收购站,被保密行政管理部门的工作人员及时发现,进行了收缴处理。事后,有关部门给予贺某记大过处分。据了解,由于该单位任务较重,所以迫切需要新入职员工能够及时开展工作。虽然秘书部门的岗位均为涉密岗位,但是该单位想当然地认为贺某初入职,没有太多机会接触国家秘密文件,所以既未进行涉密人员审查登记,也未开展保密教育,导致贺某对接触的文件性质与工作内容不了解,完全没有意识到经手的书籍属于涉密文件,也不清楚涉密文件的销毁程序,直接导致泄密事件的发生。保密工作的内容及要求微观角度：根据秘书的实际工作需要,其内容主要有文件保密、通信保密、会议保密、宣