杨森公司冷链物流管理存在的问题及对策

杨森公司冷链物流管理存在的问题 及对策一、 杨森公司冷链物流管理存在的问题(一) 杨森公司简介杨森公司创建于2005年，注册资金1600万。公司占地七十余亩，包括了办公区、生活区和仓库等区域，仓库面积一万五千多平方米。公司经营品种齐全，基本用药配送平台完善，供货商及销售客户遍及全国各地。冷藏药品的配送范围仅在陕西省内，主要有一些生物制品，包括前列地尔注射液、注射用头孢哌酮钠他唑巴坦钠、重组人粒细胞刺激因子注射液等七八种冷藏药品。公司质量管理组织机构健全，两名执业药师专门负责所有药品的质量管理工作，另有14名药学或相关专业毕业的大专以上员工从事质量管理、验收、养护等工作。储运部有专门的工作人员管理冷链相关的设施设备，冷藏车也有专门的车队长负责。公司仓库占地总面积大约一万五千平方米，总体分为ABCD四个独立库房（上下两层，分别为常温库和阴凉库），另建有冷库、中药饮片专库、医疗器械专库以及精神药品专库。仓库总体环境良好，配套设施设备完善。为保证药品质量，满足国家最新标准和要求，公司对仓库投入了大量资金用于设施设备建设。这些主要包括：中央空调系统、温湿度管理系统、制冷机组、发电机组、冷藏车、保温箱等。中央空调系统可对仓库内温湿度实施管控。这些都为冷链物流提供了必要的基础设施和设备(二) 杨森公司冷链物流管理存在的问题公司冷藏药品供应和销售渠道按照国家法律规定严格遵守两票制执行，比较简单。硬件和软件设备也比较完备，符合要求。以目前的标准来看，公司的投资力度很大，却还是存在很多运营方面的问题，主要从以下内容可以看出。(三) 运营成本高杨森公司冷链的运输方式大多是少批量的，多批次的，这就很难形成规模性集中性运输。虽然冷藏药品在运输商所需要的设备都很完善，但是公司冷链运营的制度化水平较低，在每个环节的工作效率上显得不高。杨森公司的库房不用租赁，是企业法人名下的土地，减去租赁费用不用计算外，一般情况下普通仓库每平米造价在400元左右，而冷库本身还要装备各种其他设施，例如温湿度自动调控系统，这样算来每平米的造价高达三千元，每年花费的电费也不菲。根据统计，杨森公司20多平方米的小型冷库每个月的电费在四百到六百左右，浮动原因是冷库内的药品数量多少以及冷库内外的温差影响。每年医药冷链冷库要做验证，检测费用8000元，保温箱上所需的探头矫正每个几百元，总体来说在冷链设施设备的投资成本上就高于普通药品运营的成本。(四) 员工的专业素质低在冷链物流的各个环节，收货员和保管员专业是不受限的，杨森公司没有对招聘来的员工的专业要求过分严格，只需要熟悉冷链的管理要求。这种没有硬性指标的岗位，对于“熟悉要求”并没有很明确的界限来说明到底什么是熟悉，程度如何也没有界定。在经过调查以后，杨森公司这两个岗位的员工对于自己的岗位职责并没有很好的履行。具体操作过程并无大错，却也欠妥当，降低了整体的工作效率。其他岗位的工作人员，根据自己的专业、学历和职称在各自岗位履行职责，对于自己专业范围内的工作内容比较了解，但是若涉及交叉学科，就显得捉襟见肘。每一个工作岗位在现实工作过程中不可能只在自己的工作范围，必然会有涉及其他岗位的内容。比如，养护员要求所学专业为药学医学等相关专业，因为养护员主要是对冷藏药品实施的养护，但是同时养护员需要熟悉冷库中的设施设备怎么操作，因为专业问题，设施设备的操作对养护员来说就不是特别专业的领域了。除了工作培训外，设备领域的专业素质就相对低一些。又比如运输员的要求是熟悉冷链管理的要求，现实工作中，又要求其熟悉运输过程中冷藏车保温箱的使用，要时刻注意温度控制系统传达的信息。总体来说，员工的专业素质大体表现在医药、物流和计算机等专业融合上，工作人员不单需要自己在学校的专业能力强，还要懂冷链物流中所需的其他专业，在企业中形成较强的实践能力。(五) 信息化水平低机构都是特别重要的信息管理环节。信息的滞后表现在双方掌握信息不对称。冷藏药品从厂家出库到自己公司的过程，温度管控都是厂家掌握；从自己公司出库到下游机构虽然也有温控信息的记录，但是这两个过程都没有实现全程联网，三方无法实现信息共享，所以在交接过程中主要是依靠人工交接，包括纸质版填写内容和温控记录导出的数据。在储存和库存管理上，采用最原始的人工搬运、分拣进行入库，现代化信息管理程度低，影响了整个冷链运营管理。信息化水平低在很多公司和行业中有体现，不单单是杨森公司面临的问题，更是大多数中小企业冷链物流管理中都有表现出来的问题。(六) 部门间沟通协调差企业内部冷链物流的六大核心环节主要由业务部、质量管理部和储运部负责。凡是涉及质量相关的事宜都需要在质量管理部门主导下进行工作。冷链物流的运营中，储存和配送看似只是储运部的工作，其实都需要质量管理部门的监督指导。杨森公司的质量管理部门和储运部门分别在两个不同的办公区域，主要的沟通方式是电话沟通、办公软件沟通，没有很重要的事情，一般情况下，很少面对面沟通。在长期的工作中形成的沟通习惯并不是很好。有问题需要协调的时候，几个电话才能讲明白，严重影响了工作效率。更甚者，对质量管理部门的指示理解有偏差，导致的错误在被发现以后还要重新纠正工作。二、 杨森公司冷链物流管理产生问题的原因分析(一) 运营成本高的原因分析在运营成本中，成本高的原因有以下内容。（1）前期投入高杨森公司使用的冷链物流一直是自营物流。冷库、冷藏车以及温湿度自动控制设备等给予的投入都比较大，为了保证冷藏药品的质量，冷链建设必须与时俱进，后续使用中也需要持续注入资金用于冷链持续完善。除了这些固定的投入，冷链中的易耗品也都加大了成本投入，比如制冷机等。想要在短期内降低运营成本有很大难度。（2）库存管理不合理杨森公司对需求的预测是按照冷藏药品对应的业务员所负责关注的供需情况决定，然后申请采购。在需求预测的过程中，业务员主要通过主观经验判断获取信息，并没有经过现代科学订货模型计算出来，这样就很容易造成需求量的失真，不准确的需求量间接造成到货后冷库利用不合理，冷藏药品多则容量有限，少则冷库空间浪费。容量有限的情况下，还要临时作出退货处理，造成不必要的隐形冷链物流成本。（3）运输环节选择性忽视在配送冷藏药品时，杨森公司储运部的仓储和运输环节缺少协调，衔接性较差。企业注重药品的质量安全，把更多的关注点放在仓储和运输的温度控制方面，很少关注车辆配送的成本问题，有时候选择性地忽视掉。根据对冷藏车的调研数据（见表4-1）可以看出，冷藏车每年的固定费用虽然不能省去，但是如果能注重配送环节，提升节约意识，也是可以从可变动成本中节约部分运营成本。表4-1冷藏车每年费用表序号车辆固定成本每年所需费用1车辆折旧费用（按五年折旧）318002车辆保险费用288003车辆定期保养57004车辆GPS费用1200车辆变动成本1市区通行证费用80元/天2车辆过路费用根据实际产生费用计算3燃油费用根据油价忽视运输环节成本的原因主要是公司的组织机构设置不合理，公司的储运部岗位职责中没有明确运输成本的相关规定，以至于部门员工不重视，工作效率低，也相对阻碍了运营成本管理的效率。(二) 员工专业素质低的原因分析高素质的专业人才团队会提高运营效率，杨森公司运营效率低也受其工作人员专业素质较低的影响。（1）受教育文化程度不高在杨森公司质量管理部有两名执业药师负责质量管理相关工作，14名药学或相关专业大专以上员工从事冷藏药品的质量管理、验收、养护等工作。储运部和业务部有80名员工负责采购、收货、保管、出库、运输等。这些人员中涉及医药冷链的，从学历看，有4名本科人员，11名大专以上人员，7名大专以下人员。负责冷链的人员约占了这三部门总人数的23%。如下图4-1。图4-1冷链人员与总人数比例（2）内部缺少有效的公司培训杨森公司每月、每季度都有药品相关的法规和专业知识考核，所有部门的员工都需要参与，即使是财务也需要参与，慢慢培养药品知识。这种做法是好的，值得提倡。但是也存在了很大的问题。每次考核，几乎每个部门都存在一种现象，不会的人直接等会写的同事写完试卷，悄悄地参考。从心态上就不重视考核答卷的过程，没有树立正确的观念。写试卷在一部分员工眼里只是一种形式，那么这种考核方式对业务能力的提升毫无帮助。这也体现了公司管理机制上的弊端。(三) 信息化水平低的原因分析杨森公司信息化实施正处于规范化阶段，工作人员对冷链系统已经熟悉，已经是日常工作的必要业务应用范围之内，但是还没有达到融合阶段。所有的冷链物流业务并不完全依赖信息技术，而且在冷链物流中，信息化的创新也没有好的体现。（1）药品信息传递慢，技术落后杨森公司对电子监管码的扫描、记录和上传，经常由于多种原因而信息滞后，在质管部门经常听到业务员催促其上传监管码。电子监管码的缺点是不能得到冷藏药品温度的情况。冷藏药品的仓储、配送环节中温湿度自动监控记录，这些数据只能体现在A自己公司的信息系统中。需要在药品配送时传递给客户相关的温湿度数据记录的时候，则要把数据从系统中拷贝出来，有的信息需要人工记录，则给客户纸质版。从药品信息的传递来看，全程没有实现全联网或实时共享。信息技术的相对落后导致整个信息化水平偏低。（2）软硬件程度低杨森公司在冷链物流信息化建设上硬件配置的数量很充足，台式电脑、笔记本、主机服务器等硬件符合甚至超出了国家标准，但是在质量上却不尽人意。有些电脑已经用过很多年，运行系统缓慢，操作过程稍有困难，最主要的是当电脑服务器出现问题时，很可能会影响数据安全。冷链运营过程中，使用的软件虽然建立了覆盖面大的信息管理系统，但是信息化水平还是不够高。在仓储管理方面，不能使用信息系统对冷库内药品制定出批次使用规划，不能快速收货、分拣。在配送环节中，可以选择车辆、配送方式，但是不能对路线作出合理规划。简单的软件应用并不是信息化的目标。真正的信息化应该形成一个整体的系统。(四) 部门协调沟通差的原因分析冷链物流效率差的原因之一是冷链物流相关部门的沟通协调性差。杨森公司的质量管理部和储运部是涉及冷链物流最重要的两个部门。（1）各部门工作目标不一致由于质量管理部门和储运部内部考核内容不一样，质管部侧重冷藏药品的质量，储运部侧重药品的仓储管理和配送，所以两个部门在工作中的利益也有所差别，协作过程也容易出现冲突。比如质管部需要对冷藏药品进行养护，储运部的工作人员在仓储过程中也要记录药品的相关信息，相当于一项工作双方合作完成。但是有时候会出现互相推诿的情况，有交叉不明确的工作内容，部分员工不愿意负责，推脱给另一方，导致工作进程缓慢。两部门的员工对冷藏药品的认识也不同，工作衔接不畅。（2）跨部门的沟通障碍杨森公司质管部和储运部缺少有效沟通。两部门工作人员大多只关心自己岗位的职责问题，较多考虑自己部门利益，不关心公司的整体利益。这样其实间接削弱了两部门的合作，还容易造成两部门员工工作关系的不和谐，不利于冷链物流的整体运营。杨森公司每周五上午安排部门会议，进行一周工作的总结。这个会议是部门各自组织的，部门之间不存在交流。对于部门间的问题，会议形式过于单一解决不了存在问题。平时工作中，两部门办公地点较远，员工不愿意当面交流，只通过电话的方式表述不清冷链物流中的问题，这是沟通障碍存在的最直观的表现。其次，部门领导之间的会议使领导与员工之间接收的信息不对称。员工在基本工作中最能发现问题所在，反应给部门领导后，再经部门领导之间的沟通协调，作出决定。这样工作效率低，而且不一定能解决问题。同级之间，上下级之间，工作沟通协调的进度缓慢。三、 解决杨森公司冷链物流管理存在问题的对策建议(一) 优化运营成本对于杨森公司来讲，运营成本的优化主要针对的问题，从仓储和配送两个环节进行优化改良。1.提高仓储效率，降低仓储成本经济订货批量的方法使采购成本和仓储成本得到平衡，最终实现总库存成本最低。这种订货方法主要考虑了仓储成本，通过合理的订货，使库存成本最低，公司获得效益最佳。杨森公司现阶段使用计算机系统管理库存，只是比人工管理更简便、更容易一些，但是在科学管理上，这种库存管理方式并不能起到节约成本的作用。在将来的发展中杨森公司可以采用经济订货批量模型科学管理仓储订货环节，同时还可以请客户一起参与对库存管理提建议，尽量减少无效库存，创造更多的利润。在经济订货批量方法的基础上，合理管理库存可以通过合理配送、库存管理信息系统等对库存进行控制。在公司冷藏药品可以正常运转的情况下，达到降低仓储成本的目的。公司现已拥有的库存管理信息系统可以再进行优化升级。借鉴其他公司经验，可以再创建一个库存系统模块。这一模块可以对库存随时监控，该系统可以自动分析出冷藏药品的流动变化规律。工作人员可以根据系统的反馈进行库存调整。冷库管理人员经过公司培训，也可以重新认识和学习冷藏药品库存摆放的要求和技巧，在冷库的各个分区（见图5-1）中规划存储空间如何最大限度的被利用。图5-1冷库内部分区图2.优化配送方式和规划路径（1）优化配送方式优化配送方式，尽可能的做到资源整合。减少配送次数，提高配送效率。合理的配送方式可以采取独家配送和联合配送两种方式。独家配送是指，只有单个客户要求送货时，根据冷藏药品数量多少安排合适的车辆进行单独一次配送。冷藏车配送或是普通车辆+保温箱的方式配送取决于订购冷藏药品数量的多少，冷藏药品较多时可以采用冷藏车，少的情况下可以选择保温箱，节约成本。联合配送是指单次配送多家客户时，冷藏车上混载多家客户订购的冷藏药品，然后公司规划好配送路径，依次配送。这种配送方式节省了每家单独配送的时间，也提高了冷藏车的货物满载率。（2）规划路径在冷链物流中，配送是很关键的环节。杨森公司运输过程一般是直达运输，没有中间环节。但是存在迂回运输、路径不合理等现象，增加了运费开支。冷链物流过程中车辆装载率不高，也造成了资源的浪费，成本太高。本章节在对杨森公司的配送方式和路线进行规划，以达到降低成本的目的。(二) 完善人才培养建设受我国教育大环境的影响，目前大范围内还没有专业的医药冷链物流人才的培养方式。杨森公司的员工素质对公司冷链的管理和发展造成一定的影响。现有员工能力和公司软硬件设施不匹配，资源利用受到限制，这就要求公司完善建设冷链人才的培养体系。1.重视冷链专业人才的培养现阶段中国冷藏药品市场还在持续增大，培养足够多的医药冷链人才是各个药品企业迫切需求之一。冷链高素质人才对企业发展起着关键作用。医药冷链物流涉及了冷藏药品仓储管理、温湿度自动监控系统的信息管理、冷库制冷及冷藏技术、物流管理等多方面知识和技能的融合。再加上冷藏药品的特殊性，特别需要注意耐心、细心掌握冷链技能。在社会缺少专业人才的大环境中，杨森公司需要特别注重对员工冷链物流的培训，增强一线员工的综合岗位能力。2.增强冷链物流管理队伍的素质能力冷链物流人才如果按照初级、中级、高级分，杨森公司在冷链物流的人员招聘上，大多人员的岗位技术含量较低，在加强公司的培训之后首先可以达到冷链物流人才的初级水平。要想提高公司冷链物流方面的运营管理关键还要有专门负责冷链物流的管理人员。如果没有领导者从管理角度出发管理冷链物流，即便有素质好的一线员工，冷链物流也会犹如一盘散沙。为了更好地培养初级冷链物流人才，冷链物流的管理者要规划好科学的配送路线，(三) 优化冷链物流信息管理系统目前医药冷链物流有相当严厉的GSP规范，正规合法医药企业都需严格按标准执行。很多医药公司包括杨森公司，现有的信息化系统主要依靠人工对计算机控制进行本公司内部的冷链信息管理。为了更好的提供服务，为企业长远发展考虑，建议考虑下面两方面的优化改良。1.信息管理技术的应用近年来，国家积极倡导各行业“互联网+”模式发展，物联网作为信息技术的关键部分，在医药冷链的应用中发挥巨大的作用。杨森公司现有的基础设施虽然符合标准，但是相对发达国家成熟的冷链物流系统，信息管理技术相对落后。杨森公司应效仿国外经验，在信息管理的实践中使用新技术。2.与合作企业搭建信息网络平台在现有技术水平条件下，公司不仅能够提高自身信息化水平，还应该打破信息孤岛，进一步建设与合作医院、医疗机构或企业的冷链物流信息网络平台。建立信息网络平台的目的是实现企业内外资源的进一步整合，也可以实现智能采集、实时监控、远程控制等目的。信息平台在资源整合问题上，可起到推广企业冷藏药品的作用，下游客户可以查看杨森公司冷藏药品信息，进而可联系业务部进行合作洽谈。又比如杨森公司冷藏药品在存储过程中温湿度记录都可以上传到平台，供下游合作客户监督。配送过程的温度记录等数据、车辆地理位置信息等，合作机构都可以在平台上查询到。下游合作机构可以对公司冷藏药品更加信任、放心。对于上游企业，杨森公司自身也可以监控对方，对自己采购的药品也能放心。(四) 优化组织机构建设，改善部门沟通方式杨森公司目前只有质量管理部和储运部两个主要部门负责冷链物流。日常工作各司其职，缺少沟通，运营管理存在障碍。杨森公司没有重视公司组织机构方面的作用。现代物流管理中，组织机构占重要地位，在竞争激烈的大环境中，完善的组织机构建设让公司冷链物流更加高效敏捷。1.优化组织机构建设优化组织机构建设的目的是使各个部门工作目标切实联系起来，部门联系更加紧密。依据统