2023年OA办公操作手册

附件

云南建工第四建设有限公司

0A办公操作手册

一、目的

规范公司0A办公操作流程，增强广大干部职工的0A办公能

力，提高信息化办公的水平和质量，提升企业发展层次。

二、职责和权限

（-）公司综合办公室

公司综合办公室为0A办公系统运用的主控部门，负责按《0A

办公操作手册》组织、指导、监督、检查0A办公系统的运用实

施情况；并对办公操作流程进行修订与完善。

（-）公司信息中心

公司信息中心为0A办公系统运用的协管部门，负责提供技

术支持和系统维护,

（三）公司机关其他职能部门、直管部（分公司）

按照《0A办公操作手册》的有关要求，及时收发文或审批相关

表单，保证公司各种管理信息的通畅流通，快捷、高效推进各项

管理工作；职能部门根据业务要求，提供业务表单样式并编制处

理流程。

三、文件处理要求

（-）及时性

-2-

公司通过0A系统下发的文件，职能部门、直管部（分公司）

收文员耍及时按文件要求处理，单个文件规定的处理时限为2个

工作日（紧急文件除外），若在规定时限内没有处理，公司将给

与相应处罚。

（二）针对性

在选择文件加签或者知会对象之前，要先仔细阅读并掌握文

件内容，针对性地转发给文件所涉及或需要告知的人员，坚决杜

绝漫无目的地普发。

（三）时效性较强的文件，收文员要进行追踪处理。

四、《0A办公操作手册》主要内容

（一）登陆界面和控件安装

（二）公司上行文、下行文（行政红头文件）管理

1.发文管理

2.收文管理

（三）公司便笺红头文件管理

1.发文管理

2.收文管理

（四）公司协同文件管理

1.发协同

2.收协同

（五）文件的撤销、回退、终止

（六）归档文件的查阅和共享

-3-

1,归档文件的查阅

2.归档文件的新建和操作

3.归档文件的共享

（七）发布公告和新闻

1.发布公告

2.发布新闻

五、0A办公系统的实施流程

（一）登陆界面和控件安装

1.登录网址

电信、铁通网络登录地址：http://116.249.5.13

联通网络登录地址:http://221.213.103.132

2.首次登陆前需要做的2件事情：

（1）将登陆地址设为IE的受信任地址。操作如下：

打开IE一工具一Internet选项一安全一受信任的站点一站

点一输入http://116.249.5.139(或者

http://221.213.103.132）添加一确认。注意取消“对该区域中

的所有站点要求服务器验证”的选项。

哥about:blank-MicrosoftInternetExplorer

文件（E）编辑（目查看（y）收藏工具（D帮助（由

。后退▼。▼回向小|户提邮件和新闻（由►

弹出窗口阴止程序（E）►

地址（3|固about:blank

管理加载项（白…

同步⑸…

WindowsUpdate（U）

启动迅雷5

Internet选项9)…

-4-

点击打开后，找到“安全”一“受信任站点”，点击“站点”

在弹出的窗口中，填入0A登陆地址，将下方小方框中的勾去

掉，点击添加，并“确定”。

一5一

然后点击“安全”“自定义级别”

进入以下界面后，将所有与“ActiveX”有关的设置设为“启

用”，点击确定。

安全设置3X

设置IS）：

ActiveX控件和插件

ActiveX控件自动提示

O禁用

0启用

对标记为可安全执行脚本的ActiveX

O禁用

®启用

O提示

对没有标记为安全的ActiveX控件逆

用

O禁

O

启

®用

提

-示

"。

重叠自定义设置

重置为《）：|安全级-低3重置⑥

一6一

打开“隐私”窗口，将下方小方框内的勾去掉，并点确定。

(2)进入首页面后，在右上角处点击“辅助程序安装”

安装插件，登陆界面一辅助程序安装一安装所有插件，操作如

下：

点击此处安装

UFIDAAC协同・0A

企北嘉团版(并发数500)

-7-

在弹出的窗口中选择安装。ffice控件，之后确定等待系统

自动安装。也可选择下载office解压后，执行setup,exe程序

安装。

辅助程序。耻。控件

Office插件高级版本（手写批注）客户端控件

尊敬的客户:

来自网页的消息

当前您选择的是0做猫件高级版本（手写批注）

点击确定迸行安装，点击既肖放弃

取）肖

（二）公司上行文、下行文（行政红头文件）管理流程

1.公司发文管理流程

（1）拟文

点击“公文管理”中的“发文管理”一“拟文”，选择“公

司发文模板”，点击“确定”弹出公司发文稿纸（发文单），分别

选择拟稿部门、主送部门、抄送部门（视情况而定是否选择）和

文件名称，填写好文单之后，点击“正文”插入正文，若文件有

附件，则点击“插入”上传相应的附件。最后点击左上方的“发

-8-

送”。

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.wnaa

无

公文

•若有附件，点示此处上传相应阳件(3KW®：

云南建工第四建设有限公司发文稿纸

耀总.»*■▼«®»*■

ME.

拟播部****核槁

印刷_校对例段

主选，Vg骏■“经科财+・安金5・.丘利8%、.人电费

文件需要发往的单位

沙送，经

(2)部门主管核稿

拟文程序结束点击发送之后，文件以及文单根据系统中预先

设置好的流程自动发送到部门主管进行核稿。文件发起者可以在

“跟踪事项”跟踪整个流程的运行过程和节点处理情况。

(3)文号管理

-9-

文件经过发起者部门主管审核签字之后，文件流程到“文号

管理”节点，由具有相应权限的公司发文人员进行处理，给与该

行政文件相应的文号，文号通过手工输入，并且同一个文号在发

文系统中限用一次C输入后点击“确定”和“提交”按钮，提交

给分管领导（班子成员）、主管领导会签。

-I3W5&J一田I旧n目系i>.电殳.文号售磔

与修发〉33退

（4）文件套红

上行文、下行文（行政红头文件）的会签由公司所涉业务的

分管领导、总经理会签；最后由公司法定代表人（董事长）签发。

-10-

云南建工第四建设有限公司发文稿纸

缓学普通密级普通

签发1会签।

【已阅】同意孟春柳

t同意】同意，按规定办理吕小林2014-02014-04-2409:51

4-2409:51【同意】同意马利波2014-04-2409:20

拟稿部门物资管理部拟稿扬雪核稿同意廖学智201

4-04-2309:54

所发文件通过领导会签、签发之后，流程到公司发文人员进

行文件套红。按照以下流程选择文件红头模板，并严格按照《党

政机关公文格式》(GB/T9704-2012)进行调整，调整至标准格式

之后提交到下一节点。

-11-

话选择套用模板：

公司行政文件CT行）

点击下拉要单选择卅应的文件红头催他

点上“？工”：：-,<­.一一药定］|取消

云南虹第四建段有限公司文件.

云建四政发（2014）30号~

云南建工第四建设有限公司.

关于彭福定等同志任免职的通知

（4）印章管理（加盖电子印章）

文件红头套好之后，要在文件落款处加盖电子印章，此节点

由具有加盖电子章权限的公司发文员来操作，具体流程如下：点

击“签章"按钮弹出签章对话框一在“电子印章”栏目中输入签

章密码，弹出印章图样一点击右上方“确定”按钮一调整印章在

-12-

文件上的位置（加盖在文件落款处）一点击“提交”。

乂上同志的任免职时间均从2014年3月24日起计算。~

（5）发文归档和交换

点击右上方按钮选择“部门归档”，弹出归档网页对话框,

选择相应的文件夹进行归档处理。

-13-

m归若—河英对话推

皎”。

>节点权限:封发

金回退

。已阅同意不同意点击此处进行归呼

•消息推送

部门收发员交汇

<£麦单稿收发色磔)杨晓婷

暂存待办

备注：“交部门收发员交换”与“交单位收发员交换”功能

相同；区别在于选择“交部门收发员交换”自动默认本部门的收

发员，选择“交单位收发员交换”则显示公司所有收发员，包括

除行政系统外的党工群、纪检等系统的收发员，要选择执行人。

(6)文件封发

-14-

“封发”是发文的最后一步流程，选择文件封发执行人f

点击“确定”按钮，弹出公文送文单，点击“发送”，文件发出,

整个发文流程结束。

选择节点执行人

选择节点执行人

公司发文期（单人执行）执行人：丽婷彳

点击比下拉菜单一择文件-―我i

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敏修济⑥友（201。调效械

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亘

2.公司收文管理流程

（1）签收

公文签收单弹出之后，先填写签收编号，建议采用当日日期

一15一

作为文件的签收编号，例如“20140414”,然后点击“签收”按

钮。系统自动弹出“调用模板”对话框之后，依据文件来源选择

相应模板，“部门文件传阅单”用来签收公司所发文件，“公司收

文单”用来签收集团所发文件。

调用模板

直收支模板*正文।流程

艺部门文件传阅单，》一

=公司收文生•：〉：一

（2）发送

公文买

♦*«三篇建工MZW&m公旬关于彭△定号冏有任免g根!知

KXAk

发文0收第合办公室

告一落苫三零友智国手BWAB.Di-tl

■五洞舞翻建鹏懿昌睛赢1涔;与公妻、该二分公凝云南而将使就工及后函才博加

圣牧一&公文总典

公文文号云速函及（2014130号ttft0

««

签发人£«BM814年，月1＜日

签收入釜收日融2014年4月16日

妥收编号《^0140414]>刊用（WW

*记人MW（选弄人员）

缘腰酎件说第

U一募一一力神II打即|

选择收文模板之后，只需填写收文时间，点击发送。

-16-

公婚？蓑■梅虹爆龙电孑度件计划/©/日程公共顾个人移岸合力公常用工箕

想用无V

公文卓5F抬门E8?if0金官C院人

云南四建文件传阅单

黄制部门胎於室

「一------..--

20imi4文件翁号

文件质云魏工第KM即公司行监弱雕任电能1纪

（3）填写拟办意见

若选择的是“部门文件传阅单”，则弹出“云南四建文件传

阅单”，需要收文员填写拟办意见再发往部门主管批示；若选择

的是“公司收文单”则弹出“云南建工笫四建设有限公司文件审

批单”，直接发往部门主管填写拟办意见。下图分别为“部门文

件传阅单”模式和“公司收文单”模式。

云南四建文件传阅单

编制部门综合办公空

收文时间2014-05-06文件编号

文件标题关于成立机椀

拟办意见.

工同意】建议转发领导到甲及部门人左传闻。杨晓婷2014-05-061422

此杼拟办意通市公司收文技埴写

领导批示：此彳此小山.「之钟L写

【同意】同意按拟办意见这理。王春富2014-05-0614:23

传阅人签字

-17-

云南建工第四建设有限公司文件审批单

来文机关云南建工集团有限公司本部收文日期

云南建工集团有限公司关于对“3.31”等4起生产安全事故调查报告的批复

文件标题

原文字号办文编号20140221

密级普通缓急普通

【同意】建议转发公司领导班子，各直管部（分公司）以及机关各部门，同

拟办意见时由安全生产部负责督导宣传落实，汲取经验教训，强化安全管理,呈报孙

副总阅批。王春富2014-04-2113:58（由览门主管喧写状办〉见）

领导批示

【同意】同意办公室意见孙明书2014-04-2212:52

意见

（由相关领导阅批）

（4）收文归档

点击“部门归档”在弹出的目标文件夹中选择相应的文件夹

进行收文归档。点击“确定”按钮确认归档成功。

,节点极限办理

归乃到…登归骨目录

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《丽［」滔苴》公告所:加匡♦轴竺

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（5）收文办理

按照收文单领导批示意见办理该文件，点击“加签”或者“知

-18-

会”从系统中选择需要加签或者知会的人员，点击“确定”和“提

交”发送。收文办理流程结束。

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云南ALL第四it或f▼/&Pr'堂全皿IS存为组1'

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CJ同fc能雷

Cjaw4

知会的人员。消息嫌送

O编台办公窗•

跟穿金部指fir人

处理后归世

岂W存待办

H

W

H

特别注意：在收文办理中，收文员在“加签”或者“知会”

给别的人员的同时:也给自己加签或者知会一份，并将该文件处

于“待办事项”状态，收文员在这个文件的办理流程中就能起到

把控作用。每隔15天，收文员对文件流程进行“终止”处理，

这就解决了因流程长时间处理不完而积压问题。文件流程被强制

终止后，流程中所有节点视为被本人处理。具体操作如下：

文件办理15天后，点击待办事项中的文件一点击右上方箭

头按钮一选择“终止”，该文件所有流程（包括加签、知会对象）

终止。

-19-

-待办事项（原）

”云南建工第四建迨有限公司关于领早班子工作分工的补充ii知前；今日1114杨晓瘴收文

2013-11-29杨展国收文

鹿多】

鼎I

领导班子

收文员在此流程

杨晓惮发起者郃主管领导脏子中起到把控作用

一®

方义

取办】峥］

8阑读J

马俊

A原

节点权限阅读

台部门归档,知会O

Lol因惚喳

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=三三

3：•消息侬

处理后归档

-20-

收文员在终止处理之后，文件流程如下显示:

潘文

杨晓婷发起者发起者部门主管发起者

阑读］

李期

战办）毗示］位毛管理］

im)

杨晓嫣

螭］

（三）公司便笺红头文件管理流程

1.发文管理

（1）拟文

点击“公文管理”中的“发文管理”-“拟文”，选择“公

司发通知模板”，点击“确定”弹出公司发文稿纸（发文单），分

别选择拟稿部门、主送部门、抄送部门（视情况而定是否选择）

和文件名称，填写好文单之后，点击“正文”插入正文，若文件

有附件，则点击“插入”上传相应的附件。最后点击左上方的“发

送”。

当网俭公文做，弗•发文修理世女

-J）次迸饵击付&I'・《T丁HI.，同F4H他"一，曲入，色工文49，j工文力iftm

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http://116.249.5.13/«eeyoff>/9«H«ricController.cio?Vi*vvPa0«=coll*boration/templete/indoxa£ot«g

UM帆

学号：

0发文.如文S1旅程

□S公司发文横改云南建工第四建设不

公FQ处

缓急.毡通

-21-

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云南建工第四建设仃限公司发文稿纸

（2）复核

通知拟文点击发送之后，文稿复核工作由发起者办理，填写

复核意见，点击提交。

文单正文旅程

韵E障管理帘豉）公司发文组

僚「

唐红）医章】囹发】

|金（回退止»

。同意不同意O学用溶

向克

《应先-龙建K生此“二尉'支衩意见.）

3消息推送

插入pm牛co）

音存符办

-22-

(3)通知套红

所发文件通过部门主管核稿、经分管领导签发之后，流程到

公司发文人员进行文件套.红。

云南建工第四建设有限公司发文稿纸

JM0

*发，

【同意】同意V利波2014-05-1916:59

同京王融201

拟稿部G财.中心拟稿

4-05-1916:24

t同意】

同意！王

印刷校对至荃201

4-05-191

443

王题词，

字号，封发日期，20M内切

杼*,三*it工第四注金有阳公司关于成立修价皆千人才唐的左却

按照以下流程选择通知红头模板，并严格按照《党政机关公

文格式》(GB/T9704-2012)进行调整，调整至标准格式之后提交

-23-

无

6，选择套红事板-网页对语框。消息候

M-tto:/3/seeyon/edocDoc'empaxe.do^meth提交暂存待办

酒送择套用模板:

部门发文明通知

t

点击此〈表至单七掩“部门发文或地知“咫丁

J

云南建工第四建设有限公司,

云南建工第四建设有限公司关于2

2014年五一劳动节放假的通知・,

公司各职能部门，直管部、分公司：~

通知红头套好之后，要在通知落款处加盖电子章，此节点也

是由具有加盖电子章权限的公司发文员来操作，具体流程如下：

点击“签章”按钮弹出签章对话框f在“电子印章”栏目中输入

签章密码，弹出印章图样一点击右上方“确定”按钮一调整印章

在文件上的位置（加盖在文件落款处）f点击“提交”。

-24-

（5）发通知归档和交换

点击右上方按钮选择“部门归档”，弹出归档网页对话框,

选择相应的文件夹进行归档处理。

~25~

9日档网支对以悔

选择口标文档夹

文档中心

年口2012

iI2011

•:一企笞即文档（云南建工）

国；I公共资诙（质量技术•安全）

㈢；公司文件

•1LEJ期法穿活也

•1।人力造沟勺栏

•「I企业揪京制度

•】；।企业文化建设

•I企业信息化*栏

W匕市琼泾青甘栏

⑷:质信技术寿栏

归档成功之后选中“交部门收发员交换”点击“提交”。

U：彘〉皈清।

（6）文件封发

“封发”是发文的最后一步流程，选择文件封发执行人一点

击“确定”按钮，弹出公文送文单，点击“发送”，文件发出，

整个发文流程结束C

诜择节点执行人

选择节点执行人

公司发文蛆（单人执行）执行人：胡喳好[

点E此F枚邛:单电探文件封发执行人

取清|

-26-

公文法文单

标短关于召开径济会依iS知

送往单位

法文人发文单位琮台办公主

英发人割!梯笠发日期2014空月汨

公文文号公义冲次

密级借巨X息直度普通

主面司份数0

打印

2.收文管理

收便笺红头文件流程与收行政红头文件流程相同，可参照以

上“公司收文管理流程二

（四）公司协同文件管理流程

1.发协同

点击“协同工作”一新建事项，填写所发内容标题，选择流

程（所发往的对象）。若是发送文档文件，则点击“插入”按钮

插入文档或者通过“正文类型”插入相应格式的文档；若是发送

图片文件，则点击下方绿色图标上传图片文件。

-27-

公琮蝠程电得件mitAH於施1SI1

的

点击比图标上传用用文件

插入文件。点击“插入”，选择相应格式，弹出上传文件网

页对话框，点击“浏览”选择目标文件（注意：选择上传的文件

要小于50MB）。点击“确定”完成上传。

插入图片。点击绿色图标，弹出上传图片对话框，点击“浏

览”选择目标图片（注意：将选择上传的图片属性宽度更改为

“700”，以达到图片在系统的最佳显示）。点击“确定”完成上

传。

-28-

最后点击“发送”完成。

协同工作公文管理表单应用知识管理